személyes hatékonyság, személyes produktivitás, információs túlterhelés

A személyes hatékonyság és az információ kapcsolata

Talán észrevehető, hogy elég sokat töprengek mostanság az információs túlterhelés, az információ áramlás és a személyes hatékonyság, eredményesség, produktivitás kapcsolatán, nem hagy nyugodni.

Mint gyakorló GTD-s teljesen egyetértek azzal, hogy ma az információs túlterhelés és a személyes hatékonyság kéz a kézben járnak. A baj csak az, hogy két különböző irányba akarnak elindulni.

Mielőtt részletesebben belemennénk a témába érdemesnek tartom megvizsgálni, hogy mi is az információ és milyen kapcsolatban állhat a produktivitással, a személyes hatékonysággal és azok kérdéseivel.

Az információ definíciói, innen-onnan

A világ jelen állása szerint az információ értelmezett adatot, értesülést, hírt, üzenetet, tájékoztatást jelent, valamilyen esemény megtörténtéről vagy épp meg nem történtéről. A mondata kulcsszava az értelmezett szó, mely magába foglalja azt a szellemi erőfeszítést avagy, kognitív ráfordítást amivel az adatból információt állítunk elő.

Egy másik elterjedt értelmezés szerint, az információ olyan új ismeret, amely megszerzője számára szükséges és értelmezhető, továbbá

valamilyen bizonytalanságot (nem tudást) szüntet meg.

Van egy olyan értelmezés is, ami még csikó koromban, a főiskolán ütötte meg a fülemet. E szerint az információ olyan szubsztancia, amely egy eseményrendszer egyik vagy másik eseményének bekövetkezéséről elemi szimbólumok sorozatával közölhető.

Ezt az elemei szimbólumos dolgot most engedjük el és fókuszáljunk a szubsztanciára.

A szubsztancia minden létező legáltalánosabb és legbensőbb lényege, tartalma, amely oka önmagában van, és amely minden átalakulásnál megmarad. További jellemzője, hogy vagy jelen van vagy nincs. Ismétlem: vagy van, vagy nincs.

Még egyszer, ezúttal kicsit hosszabban:

az információ vagy rendelkezésre áll, vagy nem.

Vagy tudom, hogy mikor érkezik a vonat és melyik vágányra, vagy nem.

A legmenőbb, hogy az információ önmagában értéket képvisel, ami lehet bármilyen: társadalmi, tudományos, termelési – gazdasági, hatalmi érték.

Ez egyben azt is jelenti, hogy az  információval képesek vagyunk egy már meglévő értéket növelni, azaz értéknövelő. Mivel értéket képvisel, így profitot, illetve extraprofitot is termelhet.

Jó mi?

Személyes hatékonyság és információ: Hol párhuzam?

Miről szól a személyes hatékonyság? Arról, hogy jó feladatokat jól oldom meg: azaz az elvégzett munkáról. No nézzük a párhuzamosságokat.

Figyelem! Önkényes filozofálás következik.

Tehát ott tartottam, hogy az információ feldolgozása szellemi erőfeszítést, kognitív ráfordítást igényel. Magyarul: munkát, energiabefektetést. Ebben el lehet fáradni! Nem vicc!

Bocs, egy kicsit elkalandoztam.

Az adat értelmezéséhez szellemi erőfeszítés, kognitív ráfordítás az az valamennyi energia szükséges, így lesz belőle információ. Ezután fog jelenteni számomra valamit. 

Kábé mikor ránézel egy Excel táblázatra és azt mondod magadban, hát ez meg mi a fa… szösz? Mit jelentenek ezek?

Az egyes feladatok, dolgok elintézéséhez szintén fizikai, szellemi vagy egyéb energiák mozgósítása szükséges.

Ebből következik, hogy minél jobb minőségű az információ, annál hatékonyabban tudjuk azt feldolgozni.

A személyes hatékonyság nyelvére fordítva:

minél több jó minőségű információval dolgozunk annál hatékonyabbak lehetünk. 

Új ismeret

Ha az információ új ismeret, akkor a hétköznap beeső feladatok is párhuzamba állíthatóak. A feladataid elvégzésével egy kívánt állapot felé tudsz továbblépni: azaz megszüntetsz egy bizonytalan (vagy ha úgy tetszik egy nem kívánt) állapotot.

  • Tudomisén elküldesz egy fontos emailt, amire valaki már nagyon-nagyon régóta várt.
  • Esetleg pont Te kapsz egy olyan emailt, amiben olyan információ lesz, amire régóta vártál. Mondjuk egy időpontot.

Eddig nem tudtad, de most már tudod.

Szubsztancia: Jelen van vagy nincs jelen.

Az információ vagy rendelkezésre áll vagy nem, egy adott esemény vagy megtörtént vagy nem, a feladat vagy elkészült, vagy nem. Ezt nem tudom tovább ragozni.

Egy kicsit talán mégis.

Projektmenedzser lennék – az az ipse, aki azt hiszi, hogy 9 nő egy hónap alatt ki tud hordani egy gyereket -, ezért számomra információval bír, ha megtudom, hogy valami kész vagy nincs kész. Számomra a bizonytalan állapotot az jelenti, hogy nincs jelen az információ: aznem tudom, hogy elkészült-e.

Még rugózok ezen egy kicsit.

Többször leírtam már, hogy bizonytalan állapot: Nem tudom mi az.

Gondolom nem csak engem nyugtalanít, ha valamiről nem tudok.

%image_alt%De inkább kimondom, bocs leírom hangosan és lassan: az információ hiánya minimum szorongást, de akár stresszt is okozhat. Elkezdek egy mondatot a többit képzeld oda.

“Jön a főnök idegesen és azt kérdezi, hogy…”

Ismerős a helyzet?

Vagy várj mondok jobbat: létbizonytalanság.

Ismerős a fogalom?

Magyarán, ha csökkenteni akarod a stresszt magad körül, csökkentsd az információhiányt!

Ezt gondolom erről.

Értéket képvisel

Ha az információ önmagában értéket képvisel, akkor szintén párhuzamban állítható, lévén az elvégzett munka, feladat is értéket képvisel.

Értéket növel

Szintén újabb párhuzamot jelent az érték növelés képessége. Ahogy az információval, úgy munkákkal, elvégzett feladatainkkal azaz befektetett energiánkkal is képesek vagyunk valaminek az értékét megnövelni és így eredményeket elérni, profitra szert tenni.

Személyes hatékonyság és dolgaink?

A fentiek alapján én azt következtetést vonom le, hogy feladatainkkal, dolgainkkal és energiánkkal úgy kell bánni, mint az információkkal.

Miről beszél ez itt??? Mi van?

Mert mi is egy feladat, amit végrehajtasz?

Olyan lépések sorozata (folyamata), ami egy nem kívánt állapotból, valamilyen inputból, energiaráfordítással egy új értéknövelt növelt állapotba visz el. Ez a kimeneti állapot vagy érték, pedig nagyban függ a bemenetektől, a bemeneti információktól.

Tehát, minél jobb minőségű az információ annál kevesebb energiaveszteséggel tudjuk az értékké alakítani: az eseményt megtörténté tenni.

Minél pontosabban tudom, hogy mit kell csinálnom annál könnyebb megoldani.

Minél pontosabb az információ, annál jobb döntéseket hozok.

Melyik a pontosabb feladatleírás szerinted?

Ássál egy árkot vagy ássál egy 20 méter hosszú, 50 cm mély, 50 cm széles árkot a házad elé.

Szerintem is a második.

Ezért gondolom azt, hogy személyes hatékonyságom azaz, hogy egy adott napon mennyire vagyok produktív, felfogható úgy is, hogy a jól megfogalmazott feladatokat optimális sorrendben végzem el.

A hatékonyság ott leledzik, hogy saját munkám során a hozzáadott érték maximalizálására – az optimumra – törekszem, az által, hogy a maximális hozzáadott értékkel bíró feladatokat végzem el.

Ezért fontos megtervezni a napodat!

Az információra lefordítva, olyan információ fogyasztására égetem el véges kapacitású mentális energiámat, ami számomra értékkel bír. Nem a bulvár szennyet, hanem inkább projektmenedzsmenttel kapcsolatos dolgot olvasok, amit később tudok hasznosítani, amiből tanulok. Számomra értékkel bír.

Tulajdonképp nyugodt szívvel állíthatom azt is, hogy a feladataink és tennivalóink esetében is pontosan ugyanolyan precízen kell eljárnunk, mint az információ esetében:  rengeteg közös vonásuk van, arról nem is beszélve pont ugyanúgy esnek be életünkbe: ad hoc módon, szűretlenül.

Milyen közös tulajdonságai vannak az információknak és a feladatoknak, tennivalóknak?

A feladat már önmagában tekinthető információnak, minél jobban definiálva van annál könnyebb megérteni (annál kevesebb szellemi ráfordítást igényel) és megvalósítani.

A lényeges azonban az is, hogy a feladatokra igazak azok a megállapítások, amelyek az információkra.

Rendelkezik az információ áramlás mennyiségi dimenziójához kapcsolódó jellemzőivel.

  • Több csatornán érkezhet (főnököd, email, posta).
  • Ezek a csatornák lehetnek párhuzamosak (kaphatsz sms-t mikor valakivel beszélgetsz?).
  • az információ a különböző csatornákból különböző sebességgel áramolhat.

Rendelkezik a minőségi jellemzőivel is,

  • Felhasználhatóság: Van egyáltalán értelme ezzel foglalkozni? Kell nekem ez a munkámhoz? Nekem kell ezt egyáltalán megcsinálni?
  • Teljeskörűség: Tényleg minden szükséges információ rendelkezésre áll? Tényleg minden szükséges lépést megtettem a teljes megvalósításhoz? Honnét tudom, hogy készen vagyok? Mikor ér véget a feladat?
  • Érthetőség: Mások számára is egyértelmű a munkám eredménye? Ők könnyen megértik azt? Azt ért
  • Pontosság: Munkám eredménye tekinthető egy másik folyamat inputjának, tehát ha pontatlanul végzem a dolgom, akkor más már hibás inputokkal fog dolgozni. Mi több, a döntés kimenetelét az információ pontossága alapjában határozza meg. Ez is egy érdekes kérdés.
  • Relevancia: Fontos ez nekem?
  • Időszerűség: Most kell megcsinálni? Ja, hogy már rég meg kellett volna csinálni.
  • Megbízhatóság: Biztos, hogy így kell csinálni?
  • Validitás: Biztos, hogy ezt kell csinálni?

Nekem ezek a kérdések segítenek eldönteni, hogy mivel is foglalkozzak.

De én azt hittem…

Hányszor hallod hetente? A lelkemben lakó fehér galamb ilyenkor búsan lehajtja a fejét és csak annyit búg magában:

Miért nem győződtél meg róla?

Hányszor cüccögtél vagy ment fel benned a pumpa, mert valamiről azt hitted, hogy… Aztán közben beleszaladtál akkora pofonba, hogy csak na.

De kérdem én: Ki akadályozott meg benne, hogy meggyőződj róla, igaz-e az amit, annak hiszel? Megtörtént-e az a dolog, amiről azt hiszed, hogy megtörtént?

Félre ne érts, én is sokszor azt hiszem, hogy… és be is nézek dolgokat. De ilyenkor ránézek a fehér galambra, az a rohadék meg pofán röhög. Én meg tudom, hogy mit búg:

Miért nem győződtél meg róla?

Az emberi hülyeség határtalan

Már a múlt héten is találkoztam az angol nyelvű hírrel, de ma az Index is megírta: Az olvasók háromnegyede bedől az álhíreknek.

Na kész mondom, gratulálok annak a háromnak, szívem legmélyéből.

Miért zavar ez engem?

Van egy kedvenc cikkem, melynek címe How people fuck up their lives és most nem leszek politikailag korrekt, a címe magyarra fordítva: Hogyan basszák el az ember saját életüket…

Többet nem írok csúnyát, de ez így volt rendjén.

Szóval kétféle módon cseszheted el az életed:

  • Hozol EGY nagy rossz döntést: Rossz befektetést vagy hitelt választasz. Mondjuk egy QUAESTOR-ra bízod a pénzed. És ezt most előjel nélkül mondom, nem akarok senkit megbántani, de a példa sajnos  nagyon adja magát. Hozol egy rossz döntést, aztán buktad, amit egész életedben megkerestél.
  • RENDSZERESEN sok apró rossz döntést hozol: Többet költesz, mint amennyit megkeresel. Energiaitalon élsz. Olvasás helyett a tévét bámulod.

A szomorú az egészben az, hogy döntéseket a rendelkezésre álló információk alapján hozunk, és a legtöbbször nem győződünk meg a fentiekben felsoroltakról:

  • Rendelkezésre áll-e minden információ a döntéshez?
  • Valós-e az információ?
  • És még sorolhatnám…

Vajon hova tartunk ma, ha az amerikai emberek 75%-a kérdés nélkül elhiszi azt, amit az orra elé nyomnak? És ők ezek alapján az információk alapján hoznak meg döntéseket?

Kíváncsi vagyok, hogy itthon mekkora lehet ez a százalékos érték.

No, de megint elkalandoztam.

Összegezve

Az információs túlterhelés világában alaposan meg kell győződnünk a rendelkezésre álló információk minőségéről és mennyiségéről ahhoz, hogy a megfelelő döntéseket hozzunk a következő lépésekről. Hiszen a jó információ értéket képvisel!

Ha legközelebb meghozol egy döntést, akkor ne azt hidd, hanem győződj meg róla!

Legközelebb, ha egy feladatot fogalmazol meg próbáld meg minél pontosabb leírni.

Remélem a fenti információk elfogyasztása és feldolgozása számodra és értéket jelentettek és a személyes hatékonyság is már egy kicsit mást jelent neked is!

Oszd meg másokkal is!

Hozzászólások

hozzászólások