A Trello szokás hatalma

Legutóbbi bejegyzésemben arra bíztattalak, hogy Rögzíts mindent, ami foglalkoztat és erre a Trello-t használd!

Ahhoz, hogy atombiztos szokásokat alakíts ki, egy olyan környezetet kell magad körül kialakítani, amely támogatja a produktív életmódot.

Ezt leginkább különböző vizuális emlékeztetők használatával tudod megtenni. 

Könnyítsd meg az életed: Iktasd ki az erőfeszítést igénylő dolgokat!

Nemrégiben átrendeztem a szobámat, mert nagyon nem ment a papírmentes működés, az iratgyűjtő tálca, a szkenner, az iratmegsemmisítő, a szemetes és a dossziék össze-vissza voltak a szobámban. Kicsit átgondoltam a dolgokat, átpakoltam őket gyakorlatilag egymás mellé, szépen sorjában, így már nem kell össze-vissza rohangálnom, ha egy papírt a helyére akarok tenni: minden szem előtt van és kéznél.

Azért tettem mindezt, mert el kellett fogadnom azt, hogy a helyes szokások kialakításához, megtartásához rengeteg akaraterő és fegyelem szükséges. 

Ráadásul az akaraterőm meg olyan, mint a telefonom akkumulátora: véges kapacitású, nap végére lemerül.

A Trello szokás hatalmaMost komolyan, ki a fenének van kedve még este szkennelni, aztán előkeresni a dossziét és beletenni a papírt megfelelő helybe?

Hát a régi rendszer szerint nekem sem volt nagyon.

Ráadásul még ott van egy csomó dolog: család, barátok, sport, munka, a szemetet is le kéne vinni a Dolgozz okosan!-ra is kéne írnom egy bejegyzést a Trello-ról.

Ezek a dolgok mind kihatnak az akaraterőmre. Ha rossz a kedvem vagy stresszes vagyok, akkor nulla az akaraterőm: biztosan nem fogok nekiállni este 8-kor még precízen rendezgetni a dokumentumait. Fogok inkább egy sört és kiolvasom az internetet,

Kezdőként valahogy így lehetsz Te is (pont így jártam én is, nyugi). De ez így van rendjén.

Az ember agya nem szereti munkát, mindig csak azt keresi, hogy hogyan takaríthat meg energiát.

Erre találta fel a természet a szokásokat.

A trükk ott van, hogy egy új szokás kialakítása is fegyelmezettséget és önuralmat kíván, szóval mégiscsak dolgoznia kell az agynak, de csak addig, amíg automatikussá nem válik.

Szóval van megoldás!

Csak segíteni kell az agynak abban, hogy energiát spóroljon: ki kell iktatni minden olyan a dolgot (konkrétan a gondolkodást), amik miatt erőfeszítésbe telik egy látszólag egyszerű tevékenység is, mint egy feladat felírása a Trello-ba.

A bolygó neve: szokás!Charles Duhigg: A szokás hatalma

A szokásokról Charles Duhigg A szokás hatalma című könyvében már szinte mindent leírt, amit nekünk földi halandóknak tudni kell a szokásokról.

De azért röviden összefoglalom, hogy miről is van szó. 

A szokások olyan apró nap-mint-nap meghozott döntések, amelyek alapján teljesen automatikusan egy bizonyos cselekvéssort hajtunk végre.

A Science Daily cikke szerint tetteink 40%-a szokásokon alapul.

OMG! Ez alapján ideje komolyan venni. Ha így nézem, akkor életem gyakorlatilag szokásaim összessége:

  • Hogy mennyit sportolok? Szokás kérdése.
  • Hogy milyen produktív vagyok? Szokás kérdése.
  • Hogy felírsz-e valamit a Trello-ba? Szokás kérdése.

A szokásaim határozzák meg, hogy ki vagyok.

Ó, jaj, akkor ismerkedjünk meg a felépítésével közelebbről egy mindennapos történet segítségével:

  1. Csöng a telefonod, fel kell venned. Kíváncsi vagy ki az és mit akar? – Ez a jel vagy emlékeztető, az az inger, ami emlékeztet valamire. ehet egy esemény, egy cselekvés, a nap egy bizonyos időpontja, egy helyszín, más emberek vagy akár érzelmi állapot is. Az emlékeztető hatására indul be az a reflexszerű, mást ne mondjak, tudatos odafigyelést nem igénylő cselekvéssor a rutin.
  2. Felveszed a telefont. Beszéltek. – RutinJel hatására végrehajtott tevékenységek.
  3. Meg tudod, hogy ki az és mit akart. Jutalom. Az a haszon, amit a cselekvéstől vár az ember. (szerk.: vagy büntetés, attól függ ki keres).

Ennyi.

Tehát azt mondjuk, hogy egy olyan emlékeztetőre van szükség, ami rögtön a helyes rutint hívja meg. Erre talán a vizuális jelek a legjobbak.

De mi van, ha nincs semmilyen emlékeztető jel?

Gondolhatnád. Hiszen mi emlékeztethet téged arra, hogy felírj valamit? Igazad van. Semmi.

De.

Make work visible! – ezt mondja a Personal Kanban.

Legyen szem előtt, hogy mit kell tenned. Legyen kéznél és szem előtt a Trello. Így egyáltalán nem kell gondolkoznod, hogy mit kell tenni.

Lásd, hogy mit kell csinálni! 

Gondoskodj arról, hogy mindig legyen egy olyan vizuális jel (emlékeztető) vagy jelrendszer, amely végigvezet a folyamaton úgy, hogy pillanatara se kell megállnod: Gondolkozni.

Én ezért rendeztem újra a dolgozószobámat.

Ránézek a tálcámra, ott a papír. Megfogom és eldöntöm, hogy mi legyen a sorsa:

  • szkennelem (a szkennert látom, kéznél van hurrá);
  • berakom az iratrendezőbe (az iratrendezőt látom, kéznél van hurrá);
  • kidobom a szemetesbe (a szemetest látom, kéznél van hurrá);
  • megsemmisítem, (az iratmegsemmisítőt látom, kéznél van hurrá).

Mindig minden szem előtt van, így tudom, hogy mit kell tenni. Nulla erőfeszítéssel.

Ezt egyébként bármire alkalmazhatod:

  • Minden reggel vizet akarsz inni? Tegyél az ágyad mellé egy üres poharat.
  • Többet akarsz edzeni? Szerezd be otthonra a szükséges eszközöket és tedd olyan helyre, ahol mindig szem előtt lesznek
  • Többet akarsz futni? Készítsd össze futós szetted és tedd a bejárati ajtó közelébe, így hazaérkezés után már indulhatsz is.

Én általában a következő kérdést szoktam feltenni:

Hogyan tudom ezt a feladatot a lehető legkevesebb erőfeszítéssel megoldani?

Ha erre meg van a válasz, akkor már megint megúsztam valami felesleges dolgot.

Csináld meg Trello-ban is!

Beesik egy tennivaló, rögzítenem kell.

  • Amint észlelem, hogy valamilyen teendőm van (jel) emlékeztetem magam arra, hogy fel kell írni, mert utána elfelejthetem. Ezzel be indítottam a rögzítés folyamatát.
  • Megkeresem a legközelebbi a Trello-t és felírom (rutin).
  • Én vagy az életok császára: Felírtam és tudom, hogy ezen már nem kell aggódnom: stressz mínusz. Hawaii, dizsi, napfény. (jutalom)

Trello

Bármilyen alkalmazást (Trello, Todoist, Asana, Wunderlist) is használsz a lényeg, hogy mindig szem előtt legyen egy könnyen elérhető helyen.

Így szinte azonnal és fájdalommentesen fogsz tudni bármit felírni.

Ha jól megcsinálod a pillanatok alatt hozzászoksz és elkerülhetetlen lesz, hogy automatikus legyen a rögzítés.

A Trello esetében a következők szerint járj el:

Így most már gyakorlatilag bármilyen helyzetben tudsz rögzíteni, ha megszáll az ihlet!

Jelzem, hogy egyéb feladatkezelő alkalmazások (Todoist, Asana, Wunderlist) esetében is léteznek hasonló megoldások.

Szájbarágó

Azzal, hogy könnyen elérhetővé teszed a megoldást és vizuális jelekkel emlékezteted magad az egyes lépésekre, teendőkre gyakorlatilag kiiktatod az emberi “gyengeséget” a folyamatból: nem kell hosszasan keresgélni egy ikont vagy egy dossziét, minden ott van, ahol lennie kell. Szem előtt, kéznél. Nem kell gondolkodni, agyad boldog!

Arra bíztatlak, hogy folyamatosan keresd környezetedben azokat a lehetőségeket, amelyek támogatják a produktivitást.

Továbbmegyek, alakítsd úgy a környezeted, hogy ne is kelljen gondolkodnod a következő lépésen, hiszen adja magát.

Ha környezeted produktív, akkor Te is erre a sorsra vagy kárhoztatva, még akkor is, ha éppen hulla fáradt vagy!

Új szokás kialakításakor gondoskodj arról, hogy legyen mindig egy vizuális inger, ami beindítja a folyamatot és egyben emlékeztet a pontos lépésekre!

Levezetésképp

Ha jobban érdekel a szokások témaköre, akkor javaslom olvasd el Charless Duhigg A szokás hatalma című könyvét.

 

De íme, itt egy rövid magyar nyelvű könyvajánló, ahol még tömörebben elmondják a tutit.

 

Az alábbi videó pedig egy hosszabb, de már angol nyelvű összefoglaló.

 

Ez pedig egy jó kis előadás, szintén Charless Duhigg, szintén A szokás hatalma.

 

A könyv egy oldalra sűrítve.

Charles Duhigg: A szokás hatalma

 

Hozzászólások

hozzászólások

Személyes produktivitás, , , , , , , , , ,