A megannyi email közt, ami mindennap elárasztja a postaládákat, elengedhetetlen, hogy a miénk valahogy kitűnjön, elolvassák és reagáljanak rájuk.
A következőket teheted ennek érdekében.
Tedd világossá a lényeget
Amikor e-mailt írsz, az egyértelműség legyen a legfontosabb szempontod. A címzettje valószínűleg naponta üzenetek tömkelegét nézi át. Ha már az elején egyértelművé teszed fő mondanivalódat vagy kérésedet, jelentősen megnöveled annak az esélyét, hogy az e-mailt észrevegyék és reagáljanak rá. Gondolj erre: ha az e-mailed hosszú bevezetővel kezdődik, akkor a legfontosabb üzenet eltűnhet a felesleges részletek alatt.
Használj félkövér betűtípust az intézkedést igénylő pontokhoz
Hogy még hatékonyabbá tedd e-mailjeidet, emeld ki a legfontosabb részt: teendőket. Használj félkövér formázást, hogy felhívd a figyelmet erre az információra. Ez a módszer kettős célt szolgál: biztosítja, hogy a címzett azonnal megértse, mit várnak el tőle, és így az e-mailje már első pillantásra érthető lesz.
A példák beszédesebbek
Képzeld el, hogy két e-mailt kapsz. Az első egy részletes háttérsztorival kezdődik, különböző pontokon kanyarogva, mielőtt végül kiderülne, hogy mi a kívánt lépés. A második e-mail azonban egy félkövérrel szedett feladatlistával kezdődik, így rögtön világossá válik, hogy a feladó mit kér. Melyik e-mailre reagálsz gyorsabban?
Kezdd a fontos dolgokkal
Úgy struktúráld az e-mailt, hogy a legfontosabb üzenet vagy kérés könnyen észrevehető legyen. Ez azt jelenti, hogy a feladatokat az e-mail legelejére helyezed. Ez biztosítja, hogy még ha a címzett csak az első néhány sort olvassa is el, akkor is kiderül, hogy mit kell tennie. Ez a módszer tiszteletben tartja a címzett idejét és figyelmét, és elősegíti a hatékonyabb kommunikációt.
Következtetés
Egy jó tanács: amikor e-mailt írsz, mindig az elejére tedd a teendőket, vagy félkövér betűvel, vagy olyan helyre, ahol görgetés nélkül is látszik, így nem kell görgetni, hogy látható legyen. Ellenkező esetben a feladat elveszhet. Ha ezt az egyszerű technikát alkalmazod, az e-mailek kitűnnek a zsúfolt postaládából, és gyorsabb válaszokra és cselekvésekre késztetnek.