Email küldési tippek: Mielőtt elküldenéd

Mindannyian ismerjük azt a helyzetet, amikor sietve próbáljuk üríteni az e-mail fiókunkat, és ennek következtében hibát követünk el a válaszadás során. Ilyenkor egy követő e-mailt kell küldenünk, hogy kijavítsuk a hibánkat. Szerencsére van egy egyszerű trükk, hogy ez ne történjen meg velünk: számoljunk el tízig, mielőtt elküldjük az e-mailt.

Számolj el tízig és nézd át

Alakítsunk ki egy szokást, hogy minden e-mail végén megállunk, elszámolunk tízig és átnézzük a munkánkat. De pontosan mit is nézünk át ilyenkor?

Először is ellenőrizzük a tárgymezőt. Győződjünk meg róla, hogy a téma releváns és helyesírási hibáktól mentes. A tárgymező az e-mail első benyomása, ezért fontos, hogy világos és érthető legyen.

Másodszor, nézzük át az e-mail szövegét. Keressünk nyilvánvaló hibákat. Sok e-mail program rendelkezik beépített helyesírás-ellenőrzővel, így ha piros hullámos vonalat látunk, az egy potenciális hibát jelez. Javítsuk ezeket a hibákat, mielőtt elküldenénk az üzenetet.

Harmadszor, győződjünk meg róla, hogy nem küldünk érzelmi töltetű e-mailt. Az e-mail inkább információk és feladatok közlésére való. Ha érzékeny témáról van szó, inkább telefonáljunk vagy küldjünk videoüzenetet. Az érzelmek sokszor félreérthetők írásban, ezért jobb, ha személyesen vagy videón keresztül beszéljük meg őket.

Végül ellenőrizzük a csatolmányokat. Ha azt ígértük, hogy küldünk valamit az e-mailben, akkor győződjünk meg róla, hogy a link helyes vagy a fájl megfelelően csatolva van.

Extra Tipp: Visszavonási lehetőség

Néhány e-mail program, mint például az Outlook webes verziója és a Gmail, rendelkezik „visszavonás” opcióval. Ez egy kis késleltetést biztosít az e-mail elküldése előtt, így lehetőségünk van visszavonni az e-mail küldését, ha meggondolnánk magunkat. Ez számos alkalommal hasznos lehet.

Jó szokások kialakítása

Az e-mailezés sokszor rutinszerűvé válik, és hajlamosak vagyunk elhamarkodottan küldeni az üzeneteinket. Azonban ha rászánjuk azt a pár másodpercet, hogy átnézzük az e-mailt, sok kellemetlenséget elkerülhetünk. Íme néhány lépés, amit érdemes követni:

  1. Tárgymező ellenőrzése: Legyen releváns és hibamentes.
  2. Szöveg átnézése: Keressünk nyilvánvaló hibákat és javítsuk ki azokat.
  3. Érzelmi tartalom ellenőrzése: Ne küldjünk érzelmi töltetű üzenetet, ha nem muszáj.
  4. Csatolmányok ellenőrzése: Győződjünk meg róla, hogy minden ígért fájl vagy link szerepel az e-mailben.

Összefoglalás

Az e-mail küldésének egyszerűnek tűnő feladata is számos buktatót rejthet magában. Azonban egy kis odafigyeléssel és néhány jó szokás kialakításával megelőzhetjük a hibákat és a követő e-mailek küldését. Számoljunk el tízig, mielőtt elküldjük az e-mailt, és mindig nézzük át a munkánkat. Ez a kis lépés nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy professzionálisabb és hatékonyabb kommunikációt folytassunk.

Hozzászólások

hozzászólások