Ha fontos, akkor miért nem teszel bele egy kis energiát?

Amikor a produktivitás kerül szóba sok olyan történettel találom magam szemben, hogy valami milyen fontos volt és hú, meg hí; aztán persze a nagy rohanásban a történet mesélője elfelejtette időben elintézni azt a valamit, mert „annyi dolga volt és egyébként is azt se tudta hol állt a feje”.

Kifogás. Inkább nem tett energiát abba, hogy foglalkozzon a dolgaival.

  • Jó esetben nincs következménye annak, hogy elfelejtesz valamit;
  • kevésbé jó esetben kapkodásba torkollik a történet;
  • rossz esetben totál szívás: mondjuk egy kiváló büntetés a késedelmes fizetésért.

Ilyen történetek persze mindenkivel megesnek – velem is és gondolom veled is – itt inkább az a nagy kérdés, hogy ezek milyen arányban fordulnak elő az ember életében.

Valamint számomra még kérdés az is, hogy mit tesz az ember, vagy hadd legyek inkább konkrétabb Te mit teszel azért, hogy minél kevesebb ilyen történeted legyen?

Nincs rá időm, se energiám!

Aki személyesen ismer az jól tudja, hogy nálam a GTD a non plus ultra; a produktivtás alapja. Így általában lelkesen ajánlom is mindenkinek, hogy próbálja ki és minden szebb lesz.

Ilyenkor el is mantrázom GTD 5 legfontosabb lépését, ha már szóba kerül a téma:

  • Írd fel azokat a dolgokat, amik a figyelmed igénylik!
  • Tisztázd le őket: pontosan mit jelentenek?
  • Tedd a helyükre őket: teendő, projekt vagy kuka?
  • Tekints át rendszeresen dolgaid, tervezd meg a hetedet és a napodat!
  • Csináld meg!

Ennyi.

Erre sokszor jön a válasz, hogy ez milyen bonyolult és neki erre nincs ideje és egyébként is fejben tartja, mit neki.

Aha! – gondolom magamban. Ismét egy kifogás.

A produktivitás ott kezdődik, hogy energiát teszel dolgaid kezelésébe

Nemrégiben egy ilyen beszélgetésben voltam valakivel és egy feszültebb pillanatomban majdnem kiszaladt a számon a következő pár mondat:

„Ha olyan rohadt fontos és sürgős volt, akkor meséld már el nekem, hogy miért nem teszel bele egy kis energiát dologba és írod fel? Arra is lusta vagy szánj két percet a feladatra? Nem ér ennyit az egész? Ez most komoly?”

Na jó nem ebben a formában, de az eredetit inkább nem írom le, ha nem haragszol.

Azt gondolom, hogy feladatok felírásával egyben állást is foglalsz amellett, hogy van olyan fontos számodra az adott feladat, hogy el is végezd.

Igenis energiát kell tenni abba, hogy a dolgokat úgy alakítsd, ahogy Te szeretnéd, hogy történjenek; magától sajnos nem fog menni. Ez a produktivitás: a jót jól csinálni. Ehhez viszont kell egy rendszer: a produktivitási rendszer.

Bár egy saját produktivitás rendszer kialakítása valóban időt és energiát igényel, megéri befektetést:

  • kevesebb fejben tartandó és még kevesebb elfelejtett teendő, elintéznivaló;
  • kevesebb sürgőssé váló feladat.

Előre jelzem, nem szponzorált hirdetést olvasol, inkább ennyire hiszek benne: kérdés nélkül GTD az egyik legjobb alap egy saját rendszerhez.

Ha valóban fontos, akkor miért nem írod fel és gyűjtöd egy helyre dolgaid?

Minden alkalommal, amikor elfelejtesz valamit, egyben kihagyod annak lehetőségét, hogy azzal foglalkozz, amivel szeretnél.

Miért? Egyszerű: ha az elmédre hagyatkozol, mindig a leghangosabb feladattal fogsz foglalkozni – ezek pedig a sürgős feladatok, nem pedig a neked fontosak.

Felírni nem tart semeddig valamit, cserébe jó érzés, ha tudatában vagy annak, hogy van egy megbízható rendszered, ahol tárolni tudod dolgaid – nyugalmat ad. Nem felejtődnek / vesznek el azok nyamvadt feladatok és nem kell az agyadra hagyatkoznod: vajon eszedbe jut-e időben?

Arról nem is beszélve, hogy a feladatok rögzítésével rengeteg szellemi kapacitást szabadítasz fel, amit a fontos dolgokra fordíthatsz.

Vedd a fáradtságot, írd fel egy központi helyre, ha valami felmerül!

Ha valóban fontos, akkor miért nem foglalkozol vele, tisztázod le, hogy pontosan mi a cél, a teendő?

Időt és energiát arra is kell szánnod, hogy átgondold vajon milyen lépések vezetnek a célhoz? Mire van szükség ahhoz, hogy valami megtörténjen? Ha még ideje korán letisztázod, hogy mit is jelent pontosan az, amit felírtál még időben kieshetnek olyan dolgok is, amiket korábban el kell intézned vagy esetleg viszel akkus csavarhúzót magaddal.

Sőt, minél pontosabban tudod, hogy mit kell csinálnod. annál kevésbé fogod halogatni a dolgot: kisebb, konkrét lépésekre tudod bontani azt a nagy feladatot és pikk-pakk neki is tudsz állni.

Vedd a fáradtságot és tisztázd le, hogy pontosan mit is jelent számodra az adott dolog!

Ha valóban fontos, miért nem teszed a helyére?

Rengeteg dolgot írhatsz fel, tisztázhatsz le, de ezeket a helyükre is kell tenni. De nem ám csak úgy, hébe-hóba.

Nem mindegy, hogy egy projektről, teendőről vagy valami teljesen felesleges dologról van szó.

Helyezd a megfelelő listára őket: minden a helyére kerül, felülről láthatod majd dolgaid és egyúttal előkészíted a terepet a következő lépéshez. Egészen tisztán fogod látni azt 200 dolgot, ami foglalkoztat.

Ha valóban fontos, miért nem tekinted át rendszeresen teendőid?

Na minden a helyére került, de ugye ez még sajnos nem elég. Most jön a legnehezebb része: tudatosan, megfontoltan hetente és naponta áttekinteni a listáid.

A heti és napi rendszeres áttekintés célja, hogy mindig biztos lehess magadban: amikor nekiállsz a feladataid elvégzésének, azzal foglalkozol, amivel foglalkoznod kell.

Sőt, nyugodt lehetsz azon dolgok felől is, amiken éppen nem dolgozol.

A GTD ezen lépése segít abban, hogy a valóban fontos feladatokra összpontosítsd a figyelmed; valamint, hogy új ötleteket generálj.

Időbe és fáradtságba telik, de megéri.

Ha valóban fontos, miért nem tervezed meg a napodat?

Van egy rossz hírem, egy nap mindenkinek 24 órából áll, ha úgy érzed, hogy nem vagy produktív lehet, hogy rosszul döntesz arról, hogy mivel töltöd szorgos napjaid.

Ahhoz, hogy igazán produktívnak érezd magad meg kell tanulnod maximálisan kihasználni a rendelkezésedre álló időt, energiát és egyéb, a napodat befolyásoló tényezőket.

Ez tervezést igényel, ezért ebbe is időt és energiát kell tenni: Tervezd meg úgy a napodat, hogy a terved a legjobban illeszkedjen a két legfontosabb kontextushoz: rendelkezésre álló energia és idő.

Cserébe nyugodt lehetsz afelől, hogy maximális hatékonysággal töltötted a napodat!

Ne kifogásokat gyártsd, inkább tegyél bele energiát!

Mint olvashattad a GTD elsajátításába, illetve öt lépésébe is időt, energiát kell beletenned; de cserébe nyugodt lehetsz afelől, hogy a fontos dolgokat időben elintézed.

Így pedig jóval kevesebb dolog válik sürgőssé, ami egyet jelent a kevesebb stresszel.

Minden nap véges mennyiségű energia áll rendelkezésedre és ezt kell meg tanulnod úgy menedzselni és felhasználni, hogy a számodra fontos dolgokkal tudj foglalkozni.

Kifogások helyett inkább próbáld ki a GTD-t és alakítsd ki produktivitási rendszered!

Hozzászólások

hozzászólások

Back to Top