Biztos ültél már olyan megbeszélésen, ahol nem volt egyértelmű, ki kicsoda, és mi a cél. Ha produktív megbeszélést szeretnénk elengedhetetlen, hogy tisztázzuk a meeting szerepeket és szándékokat. Atul Gawande „Checklist” című könyve például nagyszerűen bemutatja, miként csökkenthetjük a feszültséget és növelhetjük a hatékonyságot, ha mindenki tisztában van a nevével és szerepeivel, feladataival.
A bemutatkozás ereje
Gawande kutatásai alapján rámutatott, hogy amikor az emberek megosztják másokkal nevüket és szerepüket jelentős pozitív hatással bír: például orvosi műtéteknél, a komplikációk és halálozások 35%-kal csökkennek. Ezt aktivációs jelenségnek nevezi: ha bemutatkozunk, később szívesebben kommunikálunk, és felvetjük a problémákat.
Például, ha egy operáció során mindenki elmondja a nevét és feladatát, ez nem csak kínos helyzeteket előz meg, de a csapatmunkát is támogatja, mivel mindenki nagyobb hajlandóságot mutat a rész vételre és esetlegesen felvetni az aggodalmait.
Meeting szerepek és célok tisztázása
A neveket tudni nem elég; elengedhetetlen a szerepek és a célok tisztázása is. Ha mindenki tisztában van azzal, hogy ki miért van jelen, segít elkülöníteni saját személyét a szerepétől. Ez különösen fontos, amikor érzékeny témákat beszélünk meg.
Gondolj csak bele, ha valakinek kényes kérdést kell feltennie, könnyebb lesz számára, ha előre tisztázhatja, hogy csak a szerepe miatt teszi ezt, és nem személyes véleménye vagy meggyőződése miatt.
Új perspektívák és megoldások
Ha a résztvevők tisztában vannak szerepeikkel az:
- őszinte és építő jellegű kommunikációt;
- produktívabb és hatékonyabb megbeszéléseket eredményez.
A fentieken túl nagyon fontos, hogy csak azokat hívjuk meg, akikre valóban szükség van a megbeszélésen. Ha valaki jelenléte mellőzhető, lehet elég tájékoztathatni emailben vagy egy heti státuszjelentésben.
A „Miért vagyok itt?” kérdés feltevése nem csak egy filozófiai dilemma. Az a kérdés, amit minden megbeszélésen fel kellene tennünk magunknak. A nevek és célok tisztázása segíthet abban, hogy világosabb legyen a kommunikáció és a problémákat gyorsabban oldjuk meg. Ha figyelünk Gawande tanácsaira, jelentősen javíthatjuk a csapatmunka minőségét. Így lehet lépésről lépésre megteremteni a zavartalan, produktív munkakörnyezetet, ahol mindenki hozzájárulhat a közös cél eléréséhez.
Tegyél lépéseket a hatékonyabb megbeszélések irányába: tisztázd a meeting szerepeket, legyél tisztában a célokkal és légy része egy eredményesebb, összhangban működő csapatnak!