Az időgazdálkodás nem egy mai találmány, hiszen a történelem folyamán az emberek mindig is arra törekedtek, hogy az idő előrehaladását valamilyen új módon kövessék nyomon, és idejüket egyre jobban tudják felhasználni. Ennek oka, hogy mára mind a munkában, mind a magánéletben egyre fontosabbá vált, hogy milyen célokat, eredményeket érnek el.

A folyamatos és gyorsuló fejlődésnek eredményeképp lett a Pareto-elv az időgazdálkodás és a személyes hatékonyság egyik legfontosabb alapelve, lévén különösen jól használható szabály gyakorlatilag bármilyen probléma megoldásánál. Legrövidebben talán így lehet megfogalmazni:

Pareto-elv: A kevés lényeges elválasztása a lényegtelen sokaságtól

A történet 1906-ban kezdődött, amikor is Vilfredo Pareto olasz közgazdász egy érdekes dologra lett figyelmes: Olaszország földterületének 80%-át a lakosság 20%-a birtokolja. Később rájött arra, hogy ez nem olasz sajátosság, hanem egész Európára igaz. Még tovább kutakodott és felfedezte, hogy ez a szabály nem csak a tulajdonviszonyokra vonatkoztatható, hanem bármire. Állította, hogy a megtermelt javak 80%-a a társadalom 20%-ához kerül a társadalomra jellemző vagyonelosztás során.

Ezt valahogy így képzeld el.

Telt múlt az idő és újból felmerült kérdés, immáron Dr. Joseph Juranban: igaz-e, hogy az üzleti problémák 80%-át az okok 20%-ából fakad.

Nem fogod kitalálni a választ: Igaz!

Idővel ez az alapelv az üzletemberek egyik leghasznosabb eszközövé vált, ha bármilyen döntést kellett leküzdeni mivel tudták, hogy a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Avagy az inputok 20%-ából lesz az output 80%-a.

És akkor meg is érkeztünk.

Időgazdálkodás, személyes hatékonyság

Mind az időgazdálkodás, mind a személyes hatékonyság területén igaz, hogy az eredményeid 80%-a a befektetett energiád 20%-ának köszönheted. Az persze már más kérdés, hogy mennyi a befektetett energia.

Azonban fontos kiemelni, hogy itt nem a mérnöki precizitással kiszámított munkaterhelésről van szó, hanem arról, hogy a napi vagy heti áttekintés során, mindig azt figyeld, hogy az elvégzendő tevékenységek közül, melyiknek van a legnagyobb hatása, eredménye.

Időgazdálkodás a gyakorlatban

A 80/20-as szabály a hétköznapi időgazdálkodás során egészen egyszerűen gyakorolható.

Nézz meg 10 feladatot a feladatlistádon, priorizáld őket és a két legfontosabb feladat lesz az a helyes megfejtés. E két feladat elvégzésével vélhetően eléred az aznapra tervezett eredmények 80%-át: kevés befektetéssel már meg is van a nagyja.

Ha stressz nyelvére szeretnénk ezt esetleg lefordítani, akkor az életedben előforduló emberek, események, tevékenységek 20%-a felelős a stressz, 80%-áért és a tevékenységek mindőssze 20%-a felelős a boldogságod 80%-áért. Menő, nem?

Menjünk tovább és íme még néhány elgondolkodtató állítás a személyes hatékonyság, az időgazdálkodás világából:

• A megszakítások 80%-áért, a források (kollégák, alkalmazások) 20%-a felelős. Én például pont ma lőttem ki az Outlook összes figyelmeztetését.
• A döntések 80%-a a megbeszélés idejének 20%-ában kerülnek meghozatalra. Igen, egy megbeszélést, akár 15 perc alatt is le lehet tudni, ha mindenki felkészül rá.
• A lecsúszott határidők 80%-áért a problémák 20%-a felelős. A problémák felgöngyölítéséhez használd az 5 miért módszerét!

A Pareto-elv nem csak az időgazdálkodás esetében hasznos!

Mint láthatod a Pareto-elv nem csak az időgazdálkodás esetében hasznos, hanem az élet bármely területén használhatod: problémák megoldására, döntések meghozatalára, megszakítások lecsökkentésére és még estig sorolhatnám.

Ezzel a szösszenettel az volt a célom, hogy elkezdj azon gondolkodni, hogy a Pareto-elvet hogyan tudod alkalmazni majd a hétköznapjaidban.

Ha hasznos találtad ezt a bejegyzést, iratkozz fel hírlevelünkre és nem maradsz le a Dolgozz okosan! híreiről, újdonságairól.