Az információs túlterhelés kapcsán már említettem a folyamatos online / bekapcsolt állapot létezését, ami annak a következménye, hogy mára folyamatosan fel vagyunk csatlakozva az internetre. Most szeretnék egy másik jelenséget is röviden bemutatni, aminek kialakulása szintén a technológiai fejlődésnek köszönhető és ami az információs túlterhelés kapcsán merül fel legtöbbször.

Őszinte leszek.

Kiráz a hideg, ha sürgetnek.

Két ok miatt.

  1. Az egyik, hogy a kapkodás többnyire az átgondolatlanság jelensége.
  2. Úgy gondolom, hogy a kapkodásnak többnyire valami sületlenség a vége:
  • egy rosszul meghozott döntés,
  • egy félig kész feladat,
  • egy rosszul elvégzett  feladat.

Erről pedig lesújtó véleményem.

Nem szeretem, ha a sürgősség hamis érzetét keltik bennem, feleslegesen. 

A jelenség felelősei a gyors elérést megcélzó úgynevezett push (nyomó) üzenettovábbító megoldást alkalmazó médiák, kommunikációs technológiák és eszközök közül kerülnek ki..

Ez az a technológia, amely gyakorlatilag magától küldi neked az információt és hozzájárul a nem megfelelő időben történő, így felesleges információ fogyasztásodhoz is.

Mi is ez a push dolog?

Információ továbbítás, fogadás szempontjából alapvetően kétféle médiát különböztethetünk meg: a push médiát és a pull médiát.

  • A push média esetében az információ továbbításának a kezdeményezője az az a kibocsátó, nyomja (push) az információt feléd.
  • A pull média esetében pedig a fogadó fél a kezdeményező, ő húzza le feldolgozásra és szelektálásra az információt. Magyarul Te döntesz arról, hogy mikor férsz hozzá az információhoz.

Az információs túlterhelés és a sürgősség

Az információs túlterhelés okozta problémák egyik gyökere valamint a sürgősség hamis érzete abból eredeztethető, hogy ma már jellemzően az információ kontroll nélkül, nem a saját döntésünk alapján “push” módon érkezik: azaz nincs ráhatásunk, hogy mikor, milyen információt fogyasztunk.

Pontosabban a fenéket nincs, egyszerűen nem foglalkozunk vele. Tudtad, hogy a telefonodon, a tableteden és számítógépeden is be lehet állítani, hogy milyen értesítéseket kapj?

További problémát jelent, hogy a kommunikációs csatorna / eszköz mód megválasztásakor az emberek rendre keverik a küldendő információ sürgősségét és annak tartalmát.

Biztos, hogy gondoltál már Te is hasonlóra: „Te most komolyan azért hívtál fel, hogy elmond: Maradt pogácsa tárgyalóban?”

Az, hogy maradt egy kis pogácsa a tárgyalóban nem biztos, hogy olyan fontos és sürgős, mint hogy ég a ház.

Ahogy a fentiekből sejthető sok vállalkozás, vállalat és persze ember esetében mára rossz szokássá vált, hogy az egyes médiumokat nem megfelelően használják: Sok helyen az email lett az elsődleges kommunikációs eszköz, tekintet nélkül az üzenet sürgősségére, prioritására.

Ez azonban komoly kommunikációs káoszhoz vezethet.

Szerintem ismerős a szitu neked is:

  • A kolléga, a főnök az általa sürgősnek vélt üzenetét megküldi neked, a szerencsés címzettnek emailben.
  • Majd 2,0314 másodperc múlva felhív vagy megjelenik: Küldtem egy emailt megkaptad?
  • Te meg csak nézel.

Tudat alatt talán mindenki tisztában van azzal, hogy az emailekhez a fogadó fél általában pull (húzó) módon fér hozzá: ő dönti el, mikor ellenőrzi beérkező leveleit; de attól tartva, hogy a sok fontos vagy kevésbé fontos email között elveszik a mienk vagy nem reagál rá időben push módszert alkalmazunk, hogy tuti célba érjünk: felhívjuk, vagy személyesen megkeressük.

Ezen rossz szokások alkalmazásával generáljuk a sürgősség hamis érzetét:

  • sürgős információt közlünk egy alapvetően nem sürgős üzenetekre szánt csatornán keresztül;
  • vagy épp fordítva: nem sürgős üzenetet küldünk sürgős üzenetekre szánt csatornán keresztül.

Megoldás?

Azzal persze lehet vitatkozni, hogy az email mire való; mi több el is kerülhető a fentiekben vázolt „úristen mindjárt leég a ház, ha azonnal nem kapom meg az infót, hogy hol van a poroltó” problémakör az email tekintetében.

Egyszerűen folyamatosan ellenőrizni kell a bejövő üzeneteket, és amit sürgősnek érzünk, arra rögtön válaszolunk.

Úgy! Igen! Ez az!

Az email értesítő gyakorlatilag erre van kitalálva: jelez, villog, felugrik, csenget, ha új email érkezik és már ugorhatunk is az inbox mappába, hogy írjuk válasz levelünket.

Gratulálok! Függő lettél!

De sajnos nem nyert!

Ez a kommunikációs gyakorlat azonban nem megoldás mert a nap végén csökkenti a produktivitást, két okból is:

  • Az egyik gond elég triviális: nem mindig vagyunk gép előtt vagy épp mással foglalkozunk, így nem vesszük észre az értesítőt. Sürgősség bukta.
  • A másik gond, pedig az, hogy a folyamatos megszakításokkal és feladatok közti váltással már bele is sétáltunk a multitasking fájó csapdájába, hiszen a multitaskingról már jóval korábban kimutatták, hogy csökkenti a produktivitást és a munka minőségét.
  • Arról nem is beszélve, hogy nettó idegesítő.

Egyébként is miért vadásszuk a sürgős emaileket állandóan, ha az emailek nagy része nem is sürgős?

Ha Lean szemlélet oldaláról közelítjük meg a kérdést, akkor a sürgős üzenetekre használjuk a push rendszereket, a nem sürgősek esetében, pedig a pull rendszereket, így kevesebb energia veszik el, a kommunikációs csatornák hibás használatából.

Bezzeg, ha okosabban választanánk kommunikációs csatornát!

Magyarul: Ha ég a ház, akkor ragadd meg a telefont; de ha csak egyszerű üzenetről van szó, akkor lehet elég, ha emailt írsz.

Az információ komplexitása, interakció igénye

Ide kívánkozik az is, hogy sokszor problémát okozhat még a kommunikációban az is, hogy az üzenet komplexitását és interakció igényét sem vesszük figyelembe a csatorna kiválasztásakor: Lehet, hogy nem a Facebook Androidos csevegőjében kell megbeszélni a fontos üzleti kérdéséket. Csak, hogy sarkítsak egy kicsit.

Ha a téma komplex, akkor érdemes szóban, személyesen megbeszélni; különösen akkor, ha reakciót várunk rá, vagy közös munkát igényel.

Mi a mai üzenet?

Eredményesebb lehetsz és segíthet úrrá lenni a sürgősség hamis érzetén, ha a kommunikációs eszközeid, csatornáid tudatosan; az üzenet sürgősségének, komplexitásának és az interakció szükségességének megfelelően használod. Ráadásul még az ismerőseid is jobb fejnek fognak tartani.

Ez pedig egy kis ábra, melyet a nemrégiben megosztott Dan Markovitz videó inspirált és teljesen idevág.

 

Információs túlterhelés

Az IM az Instant messaging-re utal: SMS, Viber, WhatsApp.

Nézd át!

Rágd meg, és ha szerinted is hasznos volt oszd meg ezt a cikket másokkal is!

 

Hozzászólások

hozzászólások