Az életed szervezettebbé tétele nem kell, hogy bonyolult legyen. A Todoist egy egyszerű, de rendkívül hatékony eszköz, amellyel könnyedén átláthatod és kezelheted a feladataidat, legyenek azok személyes vagy munkahelyi jellegűek. A következő videóból meg tudhatod, hogyan hozhatsz létre fiókot, hogyan kezdheted el használni, és milyen funkciókkal teheted hatékonyabbá a mindennapi életedet. Egyszerű lépések következnek, amelyekkel bárki könnyedén elindulhat a feladatai rendszerezésében.
Hogyan hozz létre Todoist fiókot
Az első lépés a feladataid szervezésében egy ingyenes Todoist fiók létrehozása. Ehhez látogass el a Todoist oldalára és kattints a “Start for Free” (Ingyenes kezdés) gombra. A regisztráció egyszerű: Google, Facebook vagy Apple fiókkal is bejelentkezhetsz, így nem kell új jelszavakat megjegyezned.
Ha inkább saját e-mail címedet és jelszavadat szeretnéd használni, ez is lehetséges. Miután létrehoztad a fiókodat, a Todoist rövid bemutatót nyújt az alapok megismeréséhez, és lehetőséged van személyre szabni a profilodat. Ha csapatban dolgozol, a felület beállítható úgy is, hogy egyszerre kezeld a személyes és csapat feladataidat. Azonban most koncentráljunk a személyes használatra.
Projektek létrehozása: Hogyan rendszerezd a feladataidat
A Todoist egyik leghasznosabb funkciója a projektek létrehozása. A projektek segítségével kapcsolódó feladatokat csoportosíthatsz, így sokkal könnyebb áttekinteni őket, mint egy hosszú, összevont listában. Új projektet könnyedén létrehozhatsz a bal oldali menüben található plusz ikonra kattintva, majd a “Projekt hozzáadása” gombra kattintva. Adj nevet a projektednek, például: “Életadminisztráció”, amely a mindennapi kis, de fontos feladatok kezelésére szolgál.
Ezután kiválaszthatsz egy színt, amellyel könnyedén kiemelheted a projektet a listáid közül. A projektek nézete is változtatható: választhatsz a hagyományos lista nézet, táblanézet vagy akár naptárnézet közül, ha előfizettél a Pro csomagra. A nézet később is bármikor megváltoztatható, így nincs szükség arra, hogy túl sokat gondolkozz a beállításokon.
Feladatok hozzáadása: Határidők és rövidítések
Amikor létrehozol egy projektet, elkezdheted hozzáadni a feladataidat. A feladatokhoz határidőt is rendelhetsz, ami különösen fontos, ha rendszeres teendőkkel foglalkozol. Például, ha minden hónapban emlékeztetőt szeretnél arról, hogy beadd a havi jelentéseket vagy intézd el az éves adóbevallásodat, beállíthatsz ismétlődő feladatokat. Az ismétlődő határidők segítenek, hogy ne felejtsd el ezeket az apró, de fontos feladatokat.
A feladatok hozzáadásakor a Todoist természetes nyelvi felismerést alkalmaz, vagyis beírhatod a határidőt, mintha valakinek mondanád. Például beírhatod: “holnap”, “jövő szerdán” vagy akár “minden hónap első napján”. A rendszer felismeri és hozzáadja a megfelelő határidőt a feladathoz. Ez a funkció rendkívül időtakarékos, hiszen nem kell manuálisan kiválasztanod a dátumokat a naptárból.
Ismétlődő határidők: Hogyan állítsd be őket
Az ismétlődő határidők kiválóak arra, hogy rendszeresen elvégezd azokat a feladatokat, amelyek hetente, havonta vagy akár évente megismétlődnek. Ha például minden hónapban emlékeztetni szeretnéd magad arra, hogy emlékezz anyukád születésnapjára vagy havonta jelentsd be a munkahelyi jelentéseket, az ismétlődő határidők segítenek abban, hogy ne maradjon ki semmi fontos.
Ezek a határidők nem csak emlékeztetőként szolgálnak, de mentális teret szabadítanak fel, hiszen biztos lehetsz benne, hogy a rendszer automatikusan a megfelelő időben figyelmeztet majd. Így nyugodtan koncentrálhatsz a jelenlegi teendőkre.
Feladatok részfeladatokra bontása
Néhány feladat egyszerű, de vannak olyanok, amelyek komplexebbek és több lépésből állnak. Ilyenkor érdemes a feladatokat kisebb részfeladatokra bontani. Például, ha az éves adóbevallásod elkészítése stresszt okoz, próbáld meg külön lépésekre osztani: gyűjtsd össze a szükséges dokumentumokat, nézd át a kiadásokat, stb. Így a feladat nem lesz annyira nyomasztó, és biztos lehetsz benne, hogy nem hagytál ki semmit.
A feladatok újraszervezése: Számíts a változásokra
Ahogy a feladataid nőnek, érdemes őket újraszervezni. A szakaszok használatával további struktúrát adhatsz a projektjeidnek. Például létrehozhatsz külön szakaszokat a pénzügyek, a házi kedvencek gondozása vagy a napi teendők számára. Ezáltal könnyebb átlátni a feladataidat, és prioritásokat állíthatsz fel a fontosabb teendők számára.
Hogyan használd a különböző nézeteket
A Todoist többféle nézetet is kínál, amelyek segítenek abban, hogy mindig az éppen aktuális feladatokra összpontosíts. A Ma nézet (Today view) megmutatja azokat a feladatokat, amelyeket aznap kell elvégezned, míg a Beérkező (Inbox) nézet az összes olyan feladatot tartalmazza, amelyeket még nem rendeltél projekthez.
Ha szeretnéd megtervezni a hetedet vagy hónapodat, a Közelgő (Upcoming) nézet kiváló erre. Itt a feladataidat dátum szerinti oszlopokba rendezheted, vagy átválthatsz lista nézetre, ha az átláthatóbb számodra.
Mobilalkalmazások és widgetek
A Todoist nem csak az asztali gépen, de mobilon is elérhető, így bárhol, bármikor hozzáadhatsz vagy módosíthatsz feladatokat. Az egyik leghasznosabb funkció a Quick Add widget, amely lehetővé teszi, hogy a telefon zárolt képernyőjéről azonnal hozzáadj egy új feladatot, ha eszedbe jut valami.
Ehhez csak töltsd le az alkalmazást a telefonodra, és a zárképernyőn engedélyezd a widgetet. Ezután egy érintéssel megnyithatod a feladat hozzáadását, és akár hanggal is rögzítheted a teendőidet.
Hogyan tarts ki hosszú távon
Bár a Todoist rengeteg funkciót kínál, fontos, hogy egyszerűen kezdj neki. A legjobb módszer az, ha olyan rendszert alakítasz ki, amelyet hosszú távon is fenntarthatsz. Ne próbáld meg egyszerre kihasználni minden funkcióját, inkább kezdj egyszerűen, és fokozatosan építsd be a többi lehetőséget is a rutinodba.
Összegzés
A Todoist remek eszköz arra, hogy rendszerezetten tartsd a mindennapi feladataidat. A projektek és feladatok létrehozása, az ismétlődő határidők, a mobil alkalmazás és a widgetek mind segítenek abban, hogy ne maradjon ki semmi fontos az életedből. Próbáld ki a Todoist-et, és tapasztald meg, mennyivel könnyebb így kezelni a feladatokat!