Az életünkben naponta rengeteg információ áramlik felénk különböző csatornákon keresztül. Ez az információáradat sokszor olyan intenzív, hogy képtelenségnek tűnik minden feladatot és teendőt kordában tartani. Gyakran érezhetjük úgy, hogy egyszerűen nem maradunk friss szellemileg, mert a figyelmünket folyamatosan más és más inger tereli el. Ebben a cikkben olyan megoldásokat mutatok, amelyek segítenek abban, hogy ne vesszünk el az információk tengerében, és hatékonyabbá váljunk a mindennapokban.
Tudatosítsd és oldd fel a problémát!
A legtöbb ember hajlamos engedni a belső és külső nyomásnak, és átugrani az éppen érkező feladatokra. Ezzel azonban az eredetileg tervezett teendők elmaradnak, és a nap végén gyakran azt érezzük, hogy nem haladtunk semmivel. Ez az érzés ismerős lehet sokak számára, hiszen a folyamatosan beérkező új feladatok rögzítése és rendszerezése nélkül az elménk túltelítődhet.
Fontos felismerni, hogy agyunk nem arra lett tervezve, hogy hatalmas mennyiségű információt tároljon és rendszerezzen. Ezért javasolt egy produktivitási rendszer bevezetése, amely leveszi az elménkről ezt a terhet, így felszabadítva a kreatív energiáinkat. Ehhez pedig első lépésként szokássá kell tennünk a feladatok rendszeres rögzítését.
Miért jó neked, ha rendszerezed a feladataidat?
Az információk rendszerezésének számos előnye van, amelyek közül néhányat az alábbiakban összegyűjtöttem:
- Az elme tehermentesítésével több kreatív energiánk marad a fontos feladatokra.
- Csökken a stressz, mert tudjuk, hogy semmiről nem maradunk le.
- Nagyobb kontrollt nyerünk a napunk felett, mivel minden szükséges információt megtalálunk, amikor szükség van rá.
Csatornák és gyűjtőpontok
Csatornák és gyűjtőpontok
Az első lépés a feladatok rendszerezése felé az, hogy azonosítsuk azokat a csatornákat, amelyeken keresztül az információk érkeznek hozzánk. Ezek lehetnek például:
- e-mail fiókok (céges, magán),
- azonnali üzenetküldők (Viber, WhatsApp, Slack),
- közösségi média platformok (Facebook, Instagram, LinkedIn),
- naptárak (céges, magán),
- szóbeli kommunikáció.
Miután azonosítottuk ezeket a csatornákat, létrehozhatunk egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, például a számítógépünkön, telefonunkon vagy tabletünkön található alkalmazások. Ezt követően csökkenthetjük a csatornák és gyűjtőpontok számát, hogy minimalizáljuk az érkező információk mennyiségét és ezzel a figyelmünket elterelő értesítések számát is.
1. Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid
Először is azt javaslom, hogy tudatosan azonosítsd, ha kell készíts egy listát azokról a fizikai és online, elektronikus csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged. Néhány ötlet kezdésnek:
- Email
- céges
- magán
- Azonnali üzenetküldők
- Viber
- Slack
- Skype
- Közösségi média
- Telefon
- céges
- magán
- Naptár
- céges
- magán
- Postaláda
- Irattartó
- Szóbeli kommunikáció
A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz). Ezek lesznek a gyűjtőpontjaid.
Ha akarsz ebből a két dimenzióból csinálhatsz egy mátrixot, amiből egy átfogó képet kaphatsz arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ. Ehhez inspirációként készítettem egy móricka táblázatot, ahol az “x”-ek azt jelentek, hogy az adott eszközön van-e gyűjtőpontod.
|
Lehetséges gyűjtőpontok | |||
|
Csatorna |
Céges telefon |
Privát telefon |
Céges laptop |
|
Facebook Messenger |
x |
x | |
|
Céges email |
x |
x |
x |
|
és így tovább… |
Nos, elvileg ezeket kéne átnézned rendszeresen ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.
Ha ezekkel meg vagy kialakul egy valós képed arról, hogy hány helyen támadhat az információ.
2. Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjait számát
Ha nem akarod magad különösebben szívatni, akkor a következő lépés, hogy minimálisra csökkented gyűjtőpontjaid és csatornáid számát, így a potenciális értesítések száma is csökkeni fog, amikről tudjuk, hogy remek figyelemelterelők.
Minél kevesebb a lehetséges információforrás, annál kevesebb dolgot kell átnézned később.
Ehhez a következőket kell tenned:
- minimalizálod az eszközeiden használt alkalmazások számát;
- kikapcsolod, minimalizálod az értesítéseket;
- nehezen elérhetővé teszed a megnyitásra csábító alkalmazásokat.
Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben!
Minimalizáld az alkalmazások számát
Sokan sokféle alkalmazást használunk a kommunikációra, erre talán a legjobb példák az azonnali üzenetküldők: Viber, Skype, Facebook, Slack és még sorolhatnám. Valószínűleg Te is használsz legalább hármat.
Ahhoz, hogy minimalizáld a használt alkalmazások (csatornák) számát egyrészről érdemes megvizsgálnod, hogy szükséged van-e egyáltalán az összes általad használt alkalmazásra vagy van esetleg, amit eltávolíthatsz a képből?
Nálam például így vérzett el a WhatsApp: nagyjából két emberrel kommunikáltam az alkalmazáson keresztül, így inkább áthelyeztem a beszélgetést a Facebook Messengerre az esetükben, utána pedig viszlát WhatsApp.
Másrészről érdemes azt is megnézed, hogy vajon az összes eszközödre / felületedre (gyűjtőpont) fel kell, hogy legyen telepítve az adott csatornához kapcsolódó alkalmazás? Sokszor teljesen feleslegesen vannak bizonyos eszközökre telepítve egyes alkalmazások vagy böngésző bővítmények. Személyes kedvencem az, amikor egy kiváló bővítménynek köszönhetően egy megbeszélésen a kivetítőn felugrik egy Facebook üzenet értesítés, aminek az első néhány szavát még el is lehet olvasni. Epic fail.
Ha találsz néhány alkalmazást, amire egész egyszerűen nincs szükséged vagy nincs keresnivalója az adott eszközön, akkor távolítsd el.
Minimalizáld az értesítések számát
Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.
Ez elsőre talán furának és kicsit babrásnak tűnhet, de szerintem idővel Te is rájössz, hogy milyen frankó is az, ha nem szakítja két percenként valami félbe a munkádat. Remélem elég hamar.
Tehát ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogy azonnal értesülj az adott csatornáról érkező információkról. Ha nincs, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki, tüntesd el.
Tedd nehezen elérhetővé
Legutóbbi szabadságom alatt a munkahelyi leveleim kezelésére használt alkalmazást egész egyszerűen a telefonom legutolsó oldalára húztam át, így amikor valamiért a telefont kellett használnom, nem az Outlook ikonja volt az első, ami fogadott a kezdőképernyőn. Nem csábított, hogy megnyissam.
Miért írom ezt ide?
Mert, ha már a telefonod tele kell legyen tömve mindenféle alkalmazással, amelyek értesítésekkel bombáznak, a legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz, hogy áthelyezed a telefonod kezdőoldaláról azon alkalmazások ikonjait, amelyek értesítései kevésbé fontosak vagy ideiglenesen nem szeretnéd őket szem előtt tudni.
Így az ominózus alkalmazások nem lesznek közvetlenül az orrod előtt, aminek köszönhetően egyrészről nem fogod minden alkalommal látni az új üzenetre utaló jelvényeket vagy értesítéseket, másrészről kisebb ingerenciát fogsz érezni az alkalmazás megnyitására, így azok nem fogják elterelni a figyelmed.
Fél siker, gyerünk tovább!
3. Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése
Az Inbox-ok alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan tereled, gyűjtöd a dolgaid későbbi feldolgozás céljából.
Ezek a helyek lesznek személyes produktivitási rendszered belépési pontja.
Ide tartoznak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (pl: email, feladatlista).
Az inbox-ok kialakítása során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:
- Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
- Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, ezúttal sem teszek másképp. Kiváló alkalmazás
- Email: Javaslom, hogy lehetőség szerint egy levelező alkalmazást használj, például vezesd be Gmail-be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid, én is így csinálom egyébként. Ezt is meg tudod oldani például úgy, hogy a céges levelezésre az Outlook-ot használod, privátra pedig a Gmail-t. Ha több munkahelyi vagy privát email címed van, akkor külön-külön egy helyre terelheted őket. Az emaileket különböző bővítmények segítségével át tudod emelni a feladatkezelődbe és így végső soron a teendők között kötnek ki azok a levelek, amelyek teendők lapulnak.
- SMS: A másik nagy trükk, amit szeretek alkalmazni az az SMS-ek átemelése Gmail-be vagy a Todoist-ba, ezt is megtehet, például az IFTTT-vel. Így nem kell azokkal sem foglalkozni.
- Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a jegyzetekben található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem. Ráadásul a Pleexy nevű alkalmazás segítségével össze tudod drótozni jegyzeteid a Todoist-tal vagy a Wunderlist-tel.
- Dokumentumok: Egy jó OneDrive-ot, Google Drive-ot vagy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni. Ide jöhetnek a dokumentumok, PDF-ek, képek és megannyi fájl.
- Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár vagy az Outlook naptár a megoldás.
Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid! A cél, hogy inboxaid száma is minimális legyen!
4. Áramvonalasítsd gyűjtőpontjaid
Ahogy a fentebb már feszegettem bizonyos dolgokat áramvonalasítani (automatizálni) is tudsz. Így rengeteg melót spórolhatsz meg magadnak.
A legtöbb feladatkezelőbe például lehet emailt továbbítani és a levél feladatként bekerül.
Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom a fentiekben pedzegetett IFTTT , Pleexy és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat.
Amiket én használok:
- ha nem fogadott hívásom van az Android telefonom, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (IFTTT);
- ha megcsillagozok a Gmail-ben egy levelet létrejön egy feladat a Todoist-ben, ráadásul úgy, hogy a feladatra kattintva rögtön meg is nyílik az adott email (Pleexy / Zapier);
- ha kommentet fűzök egy Trello kártyához, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (Butler for Trello / Zapier)
További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre.
Egy jó szkenner is csodákra képes, ha már papírmentes működésről van szó.
5. Alakíts ki helyes szokásokat!
A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.
- Rögtön írd fel,
- fotózd le,
- szkenneld fel.
Miért?
Mert az agynak megvan az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.
Cserébe a szokások olyan cselekvéssorok, rutinok; amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy, a lehető legkevesebb energiát igénylek.
A Wikipedia szerint így:
“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, amelyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”
Tehát próbálj meg mindenből szokást formálni:
- írd fel a feladatokat egy helyre,
- a leveleid mindennap dolgozd fel.
Ha szokást formálsz belőlük, akkor jóval könnyebb dolga lesz az elmédnek és így könnyebb lesz a hétköznapijaidba integrálni ezeket a lépéseket.
Automatizálj minél több mindent!
További érv a szokások mellett, hogy azok egyes lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.
Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is, éljen a standard work:
- az SMS-eid akár emailben is megkaphatod (lásd feljebb),
- nem fogadott hívásaid akár a feladatkezelődben.
Csak, hogy két személyes kedvencet kiemeljek.
Érdemes elsajátítanod az IFTTT, Pleexy és Zapier használatát, ehhez lejjebb hasznos linkeket találsz.
Használatukkal új dimenziók nyílnak meg előtted!
6. Igazítsd rögzítő eszközeid az Inbox-aidhoz
Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de nézzük meg közelebbről, úgy már nem is olyan vészes.
- Ha szervezesről vagy GTD értelemben vett projektek menedzseléséről van szó, magam részéről a Kanbant és a Trello-t kedvelem a legjobban. Ismerkedj meg vele Te is.
- Az operatív, napi dolgok menedzselésére pedig a Todoist-et használom.
Mindkettő széles körben elterjedt, remek irodalmuk van az interneten és kiválóan automatizálhatóak különböző alkalmazások segítségével. Ezeket bátran ajánlom neked is!
Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj az egyik megoldás használatához érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:
- Telepítsd fel az alkalmazást (Trello, Todoist) a telefonodra!
- Helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot. Így pikk-pakk eléred az alkalmazást, ha rögzíteni akarsz valamit a rendszeredbe.
- Számítógépeden, pedig tedd be a linkjüket a könyvjelzősávodba (Chrome esetében: CTRL+D)
- Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket, ezekkel weboldalakat tudsz eltenni későbbre. (Lejjebb belinkeltem.)
- Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail és Outlook integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni, mivel az emaileket és be tudod pakolni a rendszeredbe. (Szintén belinkeltem lejjebb).
- A legtöbb alkalmazásba már emailben is lehet küldeni feladatokat, ismerd meg ezeket a funkciókat is közelebbről. (Ahogy ezt is.)
Néhány hasznos link
- Todoist: Chrome bővítmény
- Todoist: Mozilla bővítmény
- Todoist: Gmail bővítmény Google Chrome-hoz
- Todoist: Outlook bővítmény
- Todoist: Feladatok továbbítása emailben
- Trello: Chrome bővítmény
- Trello: Mozilla bővítmény
- Trello: Gmail bővítmény Google Chrome-hoz
- Trello: Outlook bővítmény
- Trello: Feladatok továbbítása emailben
A következő egy hónapban foglalkozz a Todoist-tal vagy a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.
- A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod. Ha automatizálsz néhány lépést, még egyszerűbb dolgod lesz.
- Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agyad azt hiszi, hogy a leírt feladatok elkészültek.
- Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.
- A rád zúduló információt, feladatokat kézben és rendben tudod tartani.
Kapcsolódó videók
Todoist
Feladatok továbbítása emailben
IFTTT + Todoist
Trello
Feladatok továbbítása emailben
Trello + Outlook
IFTTT + Trello
Automatizálj!
A fentiekben hivatkozott automatizálásra alkalmas megoldásokról pedig összegyűjtöttem néhány videót arra az esetre, ha valamelyik felkeltette volna az érdeklődésed.
