Időgazdálkodás: A 80/20-as Pareto-elv

Szerző:
80/20, pareto, időgazdálkodás, személyes hatékonyság, produktivitás, személyes produktivitás

Az időgazdálkodás nem egy mai találmány, hiszen a történelem folyamán az emberek mindig is arra törekedtek, hogy az idő előrehaladását valamilyen új módon kövessék nyomon, és idejüket egyre jobban tudják felhasználni. Ennek oka, hogy mára mind a munkában, mind a magánéletben egyre fontosabbá vált, hogy milyen célokat, eredményeket érnek el.

A folyamatos és gyorsuló fejlődésnek eredményeképp lett a Pareto-elv az időgazdálkodás és a személyes hatékonyság egyik legfontosabb alapelve, lévén különösen jól használható szabály gyakorlatilag bármilyen probléma megoldásánál. Legrövidebben talán így lehet megfogalmazni:

946834[1]Pareto-elv: A kevés lényeges elválasztása a lényegtelen sokaságtól

A történet 1906-ban kezdődött, amikor is Vilfredo Pareto olasz közgazdász egy érdekes dologra lett figyelmes: Olaszország földterületének 80%-át a lakosság 20%-a birtokolja. Később rájött arra, hogy ez nem olasz sajátosság, hanem egész Európára igaz. Még tovább kutakodott és felfedezte, hogy ez a szabály nem csak a tulajdonviszonyokra vonatkoztatható, hanem bármire. Állította, hogy a megtermelt javak 80%-a a társadalom 20%-ához kerül a társadalomra jellemző vagyonelosztás során.

Ezt valahogy így képzeld el.

Időgazdálkodás Pareto-elv
forrás: http://stickfigureeconomics.blogspot.hu/2012/06/understanding-pareto-principle-aka-8020.html
Időgazdálkodás Pareto-elv
forrás: https://eppic.biz/2014/10/03/my-1st-friday-favorite-guru-series-joseph-juran/

Telt múlt az idő és újból felmerült kérdés, immáron Dr. Joseph Juranban: igaz-e, hogy az üzleti problémák 80%-át az okok 20%-ából fakad.

Nem fogod kitalálni a választ: Igaz!

Idővel ez az alapelv az üzletemberek egyik leghasznosabb eszközövé vált, ha bármilyen döntést kellett leküzdeni mivel tudták, hogy a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Avagy az inputok 20%-ából lesz az output 80%-a.

És akkor meg is érkeztünk.

Időgazdálkodás, személyes hatékonyság

Mind az időgazdálkodás, mind a személyes hatékonyság területén igaz, hogy az eredményeid 80%-a a befektetett energiád 20%-ának köszönheted. Az persze már más kérdés, hogy mennyi a befektetett energia.

Azonban fontos kiemelni, hogy itt nem a mérnöki precizitással kiszámított munkaterhelésről van szó, hanem arról, hogy a napi vagy heti áttekintés során, mindig azt figyeld, hogy az elvégzendő tevékenységek közül, melyiknek van a legnagyobb hatása, eredménye.

Időgazdálkodás a gyakorlatban

A 80/20-as szabály a hétköznapi időgazdálkodás során egészen egyszerűen gyakorolható.

Nézz meg 10 feladatot a feladatlistádon, priorizáld őket és a két legfontosabb feladat lesz az a helyes megfejtés. E két feladat elvégzésével vélhetően eléred az aznapra tervezett eredmények 80%-át: kevés befektetéssel már meg is van a nagyja.

Ha stressz nyelvére szeretnénk ezt esetleg lefordítani, akkor az életedben előforduló emberek, események, tevékenységek 20%-a felelős a stressz, 80%-áért és a tevékenységek mindőssze 20%-a felelős a boldogságod 80%-áért. Menő, nem?

Menjünk tovább és íme még néhány elgondolkodtató állítás a személyes hatékonyság, az időgazdálkodás világából:

  • A megszakítások 80%-áért, a források (kollégák, alkalmazások) 20%-a felelős. Én például pont ma lőttem ki az Outlook összes figyelmeztetését.
  • A döntések 80%-a a megbeszélés idejének 20%-ában kerülnek meghozatalra. Igen, egy megbeszélést, akár 15 perc alatt is le lehet tudni, ha mindenki felkészül rá.
  • A lecsúszott határidők 80%-áért a problémák 20%-a felelős. A problémák felgöngyölítéséhez használd az 5 miért módszerét!

A Pareto-elv nem csak az időgazdálkodás esetében hasznos!

Mint láthatod a Pareto-elv nem csak az időgazdálkodás esetében hasznos, hanem az élet bármely területén használhatod: problémák megoldására, döntések meghozatalára, megszakítások lecsökkentésére és még estig sorolhatnám.

Ezzel a szösszenettel az volt a célom, hogy elkezdj azon gondolkodni, hogy a Pareto-elvet hogyan tudod alkalmazni majd a hétköznapjaidban.

Ha hasznos találtad ezt a bejegyzést, iratkozz fel hírlevelünkre és nem maradsz le a Dolgozz okosan! híreiről, újdonságairól.

[sc name=”minicrm_hirlevel_feliratkozas”]

DO!

Szerző:

Üdv a Dolgozz okosan! a blogon, ahol leginkább a személyes hatékonyságról, a produktivitásról, az időgazdálkodásról, a mentális energiád megfelelő beosztásáról, a David Allen-féle GTD (Getting Things Done / Intézz el mindent) szemléletről és egyéb – szerintem – a produktív, avagy eredményes életmódhoz, a kevesebb stresszel járó élethez szorosan kapcsolódó kérdésekről, dolgokról és az ezeket támogató online / offline megoldásokról olvashatsz.

A nevem Végh József, hétköznap különféle, az informatikához így vagy úgy kapcsolódó projektek menedzselésével, vezetésével, minőségbiztosításával foglalkozom.

Munkám során pár dolgot sikerült megtapasztalnom a feladatok határidőre történő el nem végzéséről és az ehhez kapcsolódó mondakörről.

Az eddigi legfontosabb tanulság, hogy a tudatosság, a megfontoltság és a tervezés hiánya miatt sokan folyamatos késésben vannak, munkájuk tűzoltásból, kapkodásból, hibákból áll. Egy kollégámtól hallottam egyszer: „Mi már nem tüzet oltunk, hanem égő házat építünk!”. Ezt nap, mint nap tapasztalom is: a „nem volt rá időm” vagy az „elfelejtettem” elhangzása után már kezdődhet is az égő ház építése és a kapkodás.

A mások által összeszedett késések miatt, idővel saját feladataim is feltorlódtak és a munkával járó stressz az egekbe szökött, a munka-magánélet egyensúlyom pedig egy időre teljesen munka javára billent, jöttek az éjszakázások és a hétvégi munka. Egy idő után aztán nálam is betelt a pohár és úgy döntöttem, hogy akkor ebből most elég, kézbe veszem a dolgokat. Hát erre kerestem megoldást.

Így a következő kérdéseket tettem fel magamnak:

  • Hogyan végezhetném eredményesebben, ha úgy tetszik hatékonyabban a munkámat?
  • Hogyan kerülhetném el ezeket a tűzoltásnak csúfolt helyzeteket?
  • Hogyan alakíthatom úgy a dolgokat, hogy mások is hatékonyabban végezzék el a munkájukat?
[embedyt] [sc name=”minicrm_hirlevel_feliratkozas”]

Így hát kezdtem különféle cikkeket keresni, olvasni, gyűjteni az időgazdálkodás, a személyes hatékonyság, a produktivitás és a kapcsolódó témákban. Célom az volt, hogy megkönnyítsem saját munkámat, hogy kihozzam a maximumot a hétköznapokból. Ez időtájt szaladtam bele a Getting Things Done (GTD) módszerbe, amely azóta gyökeresen megváltoztatta az életemet. Két év telt el mire napi rutinná vált a Collect, Process, Organize, Review, Do. Ez időszak jöttem rá, hogy minél inkább elsajátítom ezeket a szokásokat, a GTD folyamatait, annál inkább haladnak úgy a dolgok, ahogy én azt szeretném. Ez jó, gondoltam.

Kutakodás során eszméltem rá, hogy szinte alig van magyar nyelvű ismeretanyag ezeken a területeken. Így hát nagyjából 2012 év végére fogalmazódott meg bennem gondolat, hogy akkor kéne csinálni egy felületet, ahol ezeket az okosságokat bárki elolvashatja.

Na jó, de hogyan, ha nincs rá időm? Ugye, ugye.

Így 2015-ben már ott tartok, hogy sikerül időt szakítani a blogolásra, a tanulásra és emelett rendszeres futásra is úgy, hogy sem munkámat, sem magánéletemet nem hanyagolom el.

Dolgozz okosan! produktivitás, személyes hatékonyság, időgazdálkodásDolgozz okosan!

A Dolgozz okosan! blog célja, hogy olyan cikkeket olvass, amelyek a produktivitás valamely dimenziójában segítséget tudnak nyújtani abban, hogy feladatait kézben tartsd, magadhoz ragadd az irányítást a hétköznapokban. A blog küldetésének tekintem, hogy a nap végén segítsen

  • csökkenteni a hétköznapi stresszt;
  • visszaállítani a munka és magánélet egyensúlyát;
  • többet elérni, kevesebb erőfeszítéssel.

További célom, hogy felhívjam a figyelmet arra, hogy napjainkban az állandó rohanás, az információs túlterhelés, az energiaitalok, a kávék, a túlórák korát és a multi-tasking korát éljük, a tudatosság és megfontoltság helyett, egy olyan társadalomban, ahol az elfoglaltnak tűnés (ezt be kell idéznem; busyness: lively but meaningless activity) többet ér, mint az elért eredmény.

A megfontoltság és a produktív szokások kialakításán túl fontosnak tartom hangsúlyozni azt is, hogy törekedni kell az ingyenesen rendelkezésre álló vagy épp fizetős szoftveres megoldások a lehető legprofibb módon el kell sajátítani, azokat a saját életünk megkönnyítésére felhasználni. Vallom ugyanis, hogy a hétköznapi ember számára elérhető hardverek, szoftverek vagy webes alkalmazások funkcionalitásának elenyésző részét használjuk munkánk során, nem aknázzuk ki azokat. Ez viszont nem jó.

A fentiekből már sejthető, hogy a blog tervezetten két területtel fog foglalkozni:

  • a produktivitás avagy személyes hatékonyság kérdéseivel, módszereivel, szokásaival;
  • valamint azokkal technológiai megoldásokkal, melyek a produktív életvitelt támogatják, segítenek a produktivitás megvalósításában.

DO! productivity

Egy sikeres pályázatnak keretében megalapítottam egyéni vállalkozásomat, mely DO! productivity fedőnév alatt működik. Vállalkozásom küldetése, hogy ügyfelemet sikeresen végigvezesse egy olyan úton, melynek végére:

  • az időgazdálkodás terén tudatos lesz,
  • ismeri és a hétköznapok során tudatosan alkalmazza a személyes hatékonyság alapelveit és módszereit,
  • szervezettebb és összeszedettebb lesz,
  • a számára értékteremtő dolgokra tud majd fókuszálni
  • ismeri és kiaknázza az általa használt szoftverek és eszközök által nyújtott lehetőségeket,
  • megbízható, jól működő személyre szabott produktivitási rendszere lesz, amelynek segítségével, mind a magánéletben, mind a munkában a legfontosabb dolgokra fókuszálhat.

Így hát, ha le kéne írni egy szóban, hogy mi a vállalkozás főtevékenysége azt mondanám, hogy fókuszmenedzsment.

Gondolatébresztő

Kognitív torzítások: A racionális döntéshozatal akadályai

Szerző:

Az emberek többsége azt szeretné hinni, hogy döntéseik racionálisak, logikusak és jól átgondoltak. A valóság azonban az, hogy az emberi agy tele van olyan kognitív torzításokkal (cognitive biases), amelyek láthatatlanul befolyásolják gondolkodásunkat és döntéseinket. Ezek a torzítások gyakran észrevétlenül vezetnek félre minket, nem csak a mindennapi életben, de a hosszú távú célok elérésében is. Ebben a fejezetben húsz olyan kognitív jelenséggel ismerkedhetsz meg, amelyek mindannyiunk gondolkodására hatással vannak, és amelyek tudatában racionálisabb döntéseket hozhatsz.

TL;DR

  • Kognitív torzítások: Az agy automatikus hibái, amelyek torzítják a gondolkodásunkat.
  • Ismert példák: Megerősítési torzítás (confirmation bias), elérhetőségi heurisztika (availability heuristic).
  • Felismerésük jelentősége: Tudatában kell lennünk ezeknek a jelenségeknek, hogy elkerüljük a hibás döntéseket.

A kognitív torzítások befolyásolják a döntéseinket

Az emberi agy gyorsan dolgozik, és ez a gyorsaság gyakran hasznos, például veszély esetén, amikor azonnali cselekvésre van szükség. Azonban ez a „gyors gondolkodás” hajlamos hibás következtetésekre vezetni. Az agyunk gyors, de nem mindig pontos. Az automatikus gondolkodási minták miatt gyakran kognitív torzításokkal torzítjuk a valóságot, ami hibás döntésekhez vezethet.

Példa: A megerősítési torzítás (confirmation bias) az egyik legismertebb kognitív torzítás. Ez akkor lép fel, amikor csak azokat az információkat vesszük figyelembe, amelyek megerősítik a már meglévő hiedelmeinket, és figyelmen kívül hagyjuk azokat, amelyek ellentmondanak nekik. Ez a torzítás megakadályozza, hogy objektíven lássuk a valóságot.

Heurisztikák: Az egyszerűsített döntési szabályok

Az agy gyakran egyszerűsítő szabályokat, úgynevezett heurisztikákat alkalmaz a gyors döntéshozatal érdekében. Az egyik leggyakoribb ilyen heurisztika az elérhetőségi heurisztika (availability heuristic). Ez azt jelenti, hogy döntéseinket azon információk alapján hozzuk meg, amelyek könnyen eszünkbe jutnak, függetlenül attól, hogy azok mennyire reprezentálják a valóságot.

Példa: Ha gyakran hallunk repülőgép-balesetekről, hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy a repülés veszélyes, még akkor is, ha statisztikailag sokkal biztonságosabb, mint az autózás. Ez a heurisztika torzíthatja a valószínűségekkel kapcsolatos észlelésünket.

Az érzelmek befolyása a döntésekre

Az érzelmek nagyban befolyásolják döntéseinket. Az affektus heurisztika (affect heuristic) alapján az emberek hajlamosak érzelmi reakcióik alapján dönteni, ahelyett, hogy objektív tényekre támaszkodnának. Az érzelmek hatása gyakran elhomályosítja a logikus gondolkodást.

Példa: Ha egy termék reklámja érzelmileg megérint minket, valószínűbb, hogy megvásároljuk, még akkor is, ha a termék valójában nem jobb, mint a versenytársaké. Ez a heurisztika megmutatja, hogyan manipulálható a fogyasztói viselkedés.

Az első benyomás torzító hatása

Az első benyomás jelentős hatással van a további döntéshozatalra. Az úgynevezett horgonyhatás (anchoring effect) miatt az elsőként kapott információk meghatározóak lesznek a későbbi döntések szempontjából. Ez a jelenség gyakran tudattalanul befolyásolja a gondolkodásunkat.

Példa: Ha egy boltban először egy nagyon drága terméket látunk, a többi, olcsóbb termék is drágának tűnik, még akkor is, ha azok valójában megfizethetőek. Az első benyomás tehát aránytalanul nagy hatással lehet a döntéseinkre.

A keretezés hatása a döntésekre

A keretezési hatás (framing effect) azt jelenti, hogy ugyanaz az információ különböző módokon tálalva eltérő hatást gyakorolhat ránk. Ez a jelenség különösen fontos a marketing és a politika területén, ahol a prezentáció módja gyakran tudatosan torzítja az információ észlelését.

Példa: Ha egy termék 90%-ban hatásos, az pozitív benyomást kelt, de ha ugyanazt mondjuk, hogy 10%-ban hatástalan, az már negatív érzést vált ki. A keretezési hatás arra figyelmeztet, hogy kritikus szemmel kell figyelnünk az információkat.

A visszatekintési torzítás hatása

A visszatekintési torzítás (hindsight bias) azt a jelenséget írja le, amikor utólag úgy gondoljuk, hogy egy esemény kimenetele előre látható volt, még akkor is, ha valójában nem volt az. Ez a torzítás gyakran túlságosan magabiztossá tesz minket a múltbeli döntéseink helyességét illetően.

Példa: Ha egy befektetés sikeres, utólag könnyen mondhatjuk, hogy „Tudtam, hogy így lesz!”, pedig a döntés pillanatában nem volt biztosíték a sikerre. Ez a torzítás hamis biztonságérzetet adhat.

A veszteségkerülés befolyásolja a kockázatvállalást

A veszteségkerülés (loss aversion) azt jelenti, hogy az emberek hajlamosak jobban félni a veszteségtől, mint amennyire vágynak a nyereségre. Ez a torzítás gyakran irracionális döntésekhez vezethet, amelyekben inkább a biztosat választjuk, még akkor is, ha a kockázat vállalása megérné.

Példa: Sokan inkább megtartják a biztos, de kisebb nyereséget hozó befektetést, mint hogy kockáztatnának egy nagyobb, de bizonytalanabb haszon reményében. Ez a torzítás akadályozhatja a sikeres stratégiai döntéshozatalt.

Hogyan kerüljük el a kognitív torzításokat?

A kognitív torzítások befolyásolják mindennapi döntéseinket, ezért tudatosan törekednünk kell arra, hogy felismerjük és kezeljük ezeket. Ha tisztában vagyunk ezekkel a torzításokkal, megalapozottabb és racionálisabb döntéseket hozhatunk, és elkerülhetjük az automatikus hibákból eredő negatív következményeket.

Példák a mindennapi életből:

  • Megerősítési torzítás: Csak azokat a híreket olvassuk el, amelyek igazolják a véleményünket.
  • Elérhetőségi heurisztika: A médiában gyakran említett események valószínűségét túlbecsüljük.
  • Veszteségkerülés: Inkább megtartjuk a meglévő állapotot, mint hogy kockáztassunk egy változtatást.

Összefoglalva: A kognitív torzítások mindannyiunk életére hatással vannak. Minél jobban megértjük ezeket a jelenségeket, annál könnyebben hozhatunk valóban racionális döntéseket, és annál inkább elkerülhetjük a hibás gondolkodás csapdáit. Tudatossággal és kritikus gondolkodással leküzdhetjük a kognitív torzítások negatív hatásait, és jobban irányíthatjuk saját döntéshozatalunkat.

Todoist: Az élet egyszerűsítésének kulcsa

Szerző:

A feladatkezelő alkalmazások világában kevés eszköz bizonyult annyira hasznosnak és intuitívnak, mint a Todoist. Akár diák, akár szakember vagy, a mindennapi teendők, határidők és célok követése kritikus fontosságú lehet. A Todoist pont ebben nyújt segítő kezet: rendszerez, emlékeztet, és biztosítja, hogy semmi ne maradjon el. Ez az alkalmazás nemcsak a feladatkezelés mestere, hanem egy olyan eszköz, ami az életed minden területén támogat, bárhol és bármikor.

TL;DR

  • Minden eszközön elérhető: Android, iOS, webes felület, desktop alkalmazás.
  • Rugalmas és testreszabható: Saját gondolkodásodhoz igazíthatod.
  • Helyalapú emlékeztetők: Az adott helyszínen érkező értesítések.
  • Címke alapú keresés: Kategorizálhatod és könnyen megtalálhatod a feladataidat.

A Todoist minden eszközön elérhető

A Todoist egyik legnagyobb előnye, hogy minden eszközön szinkronizálódik, legyen szó okostelefonról, tabletről vagy számítógépről. Mindig kéznél van, amikor szükséged van rá. Akár az irodában dolgozol, akár úton vagy, vagy épp otthon pihensz, a feladataidat bármikor, bárhol elérheted. Ez az eszközök közötti nahtlan váltás lehetősége megkönnyíti a feladatok kezelését.

A webes felület egyszerűsége és gyorsasága kifejezetten praktikus, ha gyorsan kell hozzáférned a feladataidhoz. Ráadásul a desktop alkalmazás offline módban is használható, így akkor is rendszerezheted a feladataidat, ha éppen nincs internetkapcsolat.

A Todoist rugalmas és testreszabható

A Todoist egyik legnagyobb erőssége a rugalmas használhatósága. A felület és a funkciók testreszabhatók, így mindenki saját igényeire szabhatja a használatát. Színkódok, címkék és szűrők segítségével könnyedén kategorizálhatod és rendszerezheted a feladataidat. Az egyedi címkék létrehozásával különböző projekteket és feladatokat is elválaszthatsz egymástól.

Az alkalmazás nem erőlteti rád saját módszerét, hanem alkalmazkodik a te gondolkodásmódodhoz. Ha vizuális típus vagy, akkor a színkódok segítenek abban, hogy gyorsan áttekintsd a teendőidet. Ha inkább strukturáltan szeretsz gondolkodni, akkor a hierarchikus projektkezelés lesz a kedvenced.

Helyalapú emlékeztetők

Az egyik legérdekesebb funkciója a helyalapú emlékeztető. Ez azt jelenti, hogy a Todoist emlékeztetőt küld, ha egy bizonyos helyszínre érkezel, vagy elhagyod azt. Például, ha a gyógyszertár előtt mész el, az alkalmazás emlékeztethet, hogy vedd meg a receptet. Ez a funkció kifejezetten hasznos azok számára, akik hajlamosak elfelejteni az apróbb teendőket a mindennapok során.

Címke alapú keresés a hatékony rendszerezésért

A címke alapú keresés a hatékonyság csúcsát jelenti. A Todoist lehetővé teszi, hogy feladataidat különböző címkékkel (tag) lásd el, így később könnyedén megtalálhatod őket. Ez különösen akkor hasznos, ha egy-egy nagyobb projektben több különböző típusú feladatot kell menedzselned. Például egy “munka”, “család” vagy “személyes” címkével gyorsan csoportosíthatod feladataidat, és később egyszerűen előhívhatod azokat.

Ezek a címkék nemcsak a keresésben segítenek, hanem abban is, hogy tiszta áttekintést kapj a különböző projektjeidről. Akár komplex, több lépcsős projekteket is könnyedén kezelhetsz, ha megfelelően használod a címkézést és szűrőket.

A Todoist előnyei az életed egyszerűsítésében

Összességében a Todoist egy megbízható, könnyen kezelhető és rugalmas feladatkezelő alkalmazás, ami képes alkalmazkodni az egyéni igényekhez és preferenciákhoz. Legyen szó személyes vagy munkahelyi feladatokról, a Todoist segít mindent egy helyen tartani, határidőket betartani, és elkerülni a stresszt.

Rövid összefoglalás

A Todoist minden szempontból kiemelkedő feladatkezelő alkalmazás, ami segít rendszerezni és menedzselni a mindennapi teendőket. Rugalmasan alkalmazkodik az egyéni igényekhez, helyalapú emlékeztetőket biztosít, és minden eszközön elérhető, így bárhol és bármikor kéznél van. Ha egyetlen alkalmazást kellene ajánlani a mindennapi feladatok kezelésére, akkor az a Todoist lenne.

A Todoist tehát nem csupán egy feladatkezelő alkalmazás, hanem egy olyan eszköz, ami megkönnyíti és átláthatóvá teszi a mindennapjaidat.

Személyes produktivitás: Hogyan legyünk hatékonyak kevesebb erőfeszítéssel

Szerző:
Produktivitás, személyes produktivitás, személyes hatékonyság, időgazdálkodás

A hatékony időgazdálkodás titka nem az, hogy rengeteg feladatot végzünk el, hanem az, hogy a lényeges dolgokat végezzük el jól, kevesebb energiával. Ahhoz, hogy ezt elérjük, nem csak az időbeosztásunkat kell optimalizálnunk, hanem a figyelmünket, az energiánkat és a szokásainkat is megfelelően kell kezelni. Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk meg, hogyan lehet mindezt elérni, és hogyan tehetjük hatékonyabbá életünk minden területét.

A produktivitás alapja: Jót jól csinálni

A produktivitás lényege, hogy a jót jól végezzük el. Ez azt jelenti, hogy olyan tevékenységeket végzünk, amelyek összhangban vannak az értékrendünkkel és céljainkkal, mindezt a lehető legkevesebb energia felhasználásával. A produktivitás nem arról szól, hogy minél többet dolgozunk, hanem arról, hogy hatékonyan végezzük el a számunkra fontos feladatokat.

A mindennapi életben számos példát találhatunk erre. Egy diák, aki előre megtervezi a tanulási idejét és módszereit, sokkal többet tanulhat meg rövidebb idő alatt, mint az, aki rendszertelenül próbálkozik. Az előbbi diák hatékonyan használja fel az idejét, és a legjobbat hozza ki belőle, míg az utóbbi esetleg ugyanannyi idő alatt kevesebb eredményt ér el.

A tökéletes fókusz: Kitisztult elme

A fókusz alapja a kitisztult elme. Ez a koncepció központi eleme a GTD (Getting Things Done) módszernek is, amely hangsúlyozza, hogy a hatékony munkavégzéshez fontos, hogy megszabaduljunk a felesleges zavaró tényezőktől. Ha elménk mentes a felesleges gondolatoktól, képesek vagyunk teljes figyelmünket egy adott feladatra összpontosítani, ezáltal gyorsabban és hatékonyabban dolgozunk.

Egy olyan munkavállaló, aki képes kizárni a zavaró tényezőket – például a folyamatosan érkező e-maileket vagy telefonhívásokat – sokkal hatékonyabban és gyorsabban végezheti el a feladatait. A tiszta elme segít abban, hogy csak a lényeges dolgokra koncentráljunk, így elkerülhető a szellemi energiánk pazarlása.

Az energiagazdálkodás fontossága

A produktivitás nem csak a fókuszról szól, hanem az energiánk kezeléséről is. Fizikai, mentális, érzelmi és spirituális energiáink megfelelő kezelése alapvető fontosságú ahhoz, hogy hosszú távon is eredményesek legyünk. Ha ezeket az energiákat nem töltjük fel rendszeresen, kimerülünk, ami rontja a teljesítményünket és csökkenti a hatékonyságunkat.

Ha valaki rendszeresen sportol, egészségesen táplálkozik, és elegendő időt szán a pihenésre, akkor sokkal nagyobb eséllyel tudja fenntartani magas szintű teljesítményét hosszú távon is. Az energiagazdálkodás tehát kulcsfontosságú része a produktivitásnak, és nem hagyható figyelmen kívül.

Folyamatos fejlődés: A tanulás és alkalmazkodás fontossága

A személyes és szakmai fejlődés elengedhetetlen a hosszú távú hatékonysághoz. A produktivitás nem áll meg ott, hogy jól végzünk egy feladatot; folyamatosan keresnünk kell azokat a módszereket és technikákat, amelyekkel még jobbak lehetünk. A fejlődés igénye része annak a folyamatnak, amely lehetővé teszi számunkra, hogy mindig a legjobb eredményt érjük el, kevesebb erőfeszítéssel.

Ha például egy szakember új technológiákat tanul meg, amelyek automatizálják a munkáját, több ideje marad a kreatív és stratégiai feladatokra, ami növeli a teljesítményét. A fejlődés tehát nem csak szükségszerű, hanem elengedhetetlen ahhoz, hogy folyamatosan növeljük produktivitásunkat.

Hatékony szokások kialakítása és fenntartása

A produktivitás nagyban függ a szokásainktól. Nem elegendő, hogy tudjuk, mit kell tennünk; fontos, hogy ezt következetesen, rendszeresen meg is tegyük. A hatékony szokások kialakítása segít abban, hogy a mindennapokban is eredményesek legyünk, és elkerüljük a halogatást vagy a felesleges időpazarlást.

Ha valaki rendszeresen megtervezi a napját, priorizálja a feladatait, és naponta áttekinti, mit ért el, akkor elkerülheti a káoszt és a zavarodottságot. Ezek a szokások segítenek abban, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosítsunk, és elérjük céljainkat anélkül, hogy feleslegesen pazarolnánk energiánkat.

Összegzés

A produktivitás nem csak arról szól, hogy minél többet dolgozzunk, hanem arról, hogy a legfontosabb dolgokat végezzük el a lehető leghatékonyabban. Ehhez szükséges a kitisztult elme, a megfelelő fókusz, az energiánk helyes kezelése, a folyamatos fejlődés és a hatékony szokások kialakítása. Ha sikerül ezeket a tényezőket összehangolnunk, akkor nem csak a munkánkban, hanem az élet más területein is eredményesebbek lehetünk.

Ne feledjük, hogy a produktivitás alapja az önismeret és az önfejlesztés. Az, hogy hogyan használjuk fel időnket és energiánkat, nagyban meghatározza a sikerességünket. A tudatosság és a folyamatos fejlődés révén jelentős előnyökre tehetünk szert minden téren.

Időgazdálkodás helyett inkább energiagazdálkodás

Szerző:
időgazdálkodás, energiagazdálkodás, produktivitás, személyes hatékonyság, személyes produktivitás

Korábban rám is jellemző volt, hogy belehúztam a melóba, a 10-12 órás munkanapok sem voltak ritkák. De egy idő után be kellett látnom, hogy ez így nem megy. Elkezdtem olvasgatni az időgazdálkodás témakörében, jobbnál jobb tippeket kaptam, jöttek is az eredmények, de még mindig nem volt az igazi. Ugyanúgy fáradt voltam.

Sokan sajnos rosszul reagálunk az egyre növekvő igénybevétellel szemben és az időgazdálkodást gondoljuk a megoldásnak.

Azonban a történetben van egy tévedés: az idővel nem lehet gazdálkodni. Az mindennap ugyanannyi. Ráadásul, mindenkinek pont ugyanannyi.

Nem úgy az energia!

Abban szerintem egyetértünk, hogy mindennap véges mennyiségű munkát tudsz elvégezni, mielőtt elfáradsz. Ennek oka, hogy – bármilyen triviálisan is hangzik – véges mennyiségű energia áll rendelkezésedre feladataid elvégzésére, kötelezettségeid teljesítésére.

Ez volt itt kérem az alaptézis: az energiádat kell tudnod beosztani.

Gondolkodtál-e már azon valaha, hogy az energiáddal tudatosan gazdálkodj?

A tudatos energiagazdálkodásnak köszönhetően – ez már saját tapasztalat is – sokkal többet érhetsz el kevesebb befektetéssel. Miért?

Mert a nap, mint nap rendelkezésedre álló energiád saját prioritásaid szerint osztod be.

Azonban az energia fura egy teremtény, mert bizony elfogy és a te feladatod arról is gondoskodni, hogy visszatöltsd szem előtt tartván azt, hogy a heti 168 órát a lehető legproduktívabb állapotban töltsd el, ez a gazdálkodás része.

Időgazdálkodás? Inkább energiagazdálkodás!

Ahogy fentebb is írtam, az időre simán tekinthetsz úgy, mint egy állandó dologra, hiszen mindennap pontosan ugyannyi idő áll rendelkezésedre.

Az, hogy ez idő alatt, hogy teljesítesz, milyen eredményeket érsz el, (tovább megyek) milyen boldog vagy, már a rendelkezésedre álló energia megfelelő beosztásának kérdése.

Bizonyára Te is jártál már úgy, hogy egy átmulatott éjszaka után kellett valami megterhelő dolgot elvégezni: hát nem igazán megy az ilyenkor. Bezzeg, ha kipihented volna magad, mennyivel másabb lett volna történet, nemde?

Tehát az energiagazdálkodás lényege röviden az, hogy mindig tartsd fenn az egyensúlyt az energiád felhasználása és feltöltése között, továbbá, hogy a rendelkezésedre álló energiát a számodra legjobb módon használd fel.

Épp ezért érdemes ügyelni arra, hogy minden téren feltöltődj energiával!

Ezt sajnos sokan elfelejtik.

A sámánkodás és varázsigék után nézzük, mi az, amit ma megtehetsz első lépésként:

  • Pihenj többet, kapcsolj ki egy kicsit.
  • A következő időszakban figyeld meg, hogy a nap mely szakában érzed magad a legenergikusabbnak. Általában egyébként ez a délelőtt 8 és 11 közötti időszakra esik.
  • Ekkora lődd be a legnehezebb feladatokat, hisz ebben az időszakban vagy legfrissebb fejben és ekkor a legtöbb az akaraterőd. Gyűlölsz egy feladatot? Kezd vele a napodat és ebédre már túl is vagy a nehezén!
  • Hagyd délutánra azokat a feladatokat, amiket zombiként is meg tudsz oldani.

Szintén ezt a témát dolgozza fel az alábbi videó: