Több könyv alapvetően befolyásolta azt, hogy hogyan tekintek ma saját produktivitásomra.
Az egyik ilyen Dr. Michael Breus A mikor hatalma című könyve volt, melynek felvetése szerint nem azt kell átgondolnunk, hogy mit és hogyan csinálunk, hanem elsősorban azt, hogy mikor is végezzük az adott tevékenységet.
Ha már tudjuk, hogy mikor érdemes valamit csinálni, akkor leszünk képesek a lehető legjobban meghatározni a „hogyant” és a „mit” is.
A saját ritmusodhoz igazodó napirend az egyik kulcs a produktivitáshoz
Mindannyiunknak van egy saját ritmusa, melyet a napi tervezésnél figyelembe kell venni.
A produktivitáshoz szinkronban kell lenned önmagaddal saját ritmusoddal. Mielőtt mélyebben belemennék engedj meg néhány alapvetést:
Tökéletes nap nem létezik, de ha tisztában vagy azzal, hogy hogyan is nézne ki, jóval könnyebben tudsz ahhoz igazodva tervezni.
A tervezés és a nap során rugalmasnak kell maradnod és ha valami nem terv szerint alakul, akkor azt el kell fogadni.
Az alábbiak segítségével egy rövid útmutatást szeretnék adni ahhoz, hogy elindulj a saját ritmusod megtalálásához vezető úton.
Gondold át, hogy mit mikor érdemes csinálnod
Az első lépés, hogy átgondolod mikor, milyen típusú tevékenységet érdemes elvégezned a nap folyamán, és eszerint tervezz.
Most azt is elárulom, hogy miért.
Cirkadián ritmus – szervezetünk időmérője
Minden embernek saját ritmusa van: a cirkadián ritmus.
Leginkább szervezeted belső órájáként érdemes elképzelned.
Ezt, az agyalapi mirigy felett elhelyezkedő idegcsoportot reggelente a napfény aktiválja, aminek hatására ez a bizonyos szerkezet beindul. Megváltozik a testhőmérsékleted, a vérnyomásod, a gondolkodásod, a hormonháztartásod, az éberséged, a kreativitásod, az emésztésed, a szociális készségeid vagy képességeid, a mozgásra való hajlamod, a gyógyulási képességed.
A szervezetedben szinte mindent a cirkadián ritmus irányít. Időközben azonban sajnos ez megborult.
A ritmus megborult
Őseink a kezdetektől fogva a nap járásához igazították saját napirendjüket.
Fölkelt a nap, elmentek vadászni vagy gyűjtögetni, amikor pedig besötétedett, nyugovóra tértek.
Ez a mesterséges fényfeltalálása óta némileg megborult: Mi szabályozzuk, hogy mikor van világosság, így mi döntjük el, hogy mikor megyünk aludni.
Mivel jóval több időt tudunk ébren tölteni a munkaórák vége és a vacsoraidő is későbbre tolódott.
Ez a bónusz ébrenlét viszont megbolondítja a cirkadián ritmust: a világításnak köszönhetően lehetőségünk van arra, hogy ne a nap járása szerint működjünk.
Természetesen nem csak ez boríthatja fel a bioritmusunkat.
Az úgynevezett jetlag, vagy időzónaváltás-szindróma többnyire a hosszú repülőutak következménye. Ilyenkor a nap járásához képest gyorsabban utazunk:
- Előre repülünk az éjszakába,
- vagy épp a hajnalba és a szervezetünk ehhez nem tud alkalmazkodni.
A modern technológiának köszönhetően pedig már bármikor elérhetőek vagyunk, akár éjszaka is kommunikálunk, csatlakozunk.
Ezek mind olyan tényezők, amely felboríthatják ritmusunkat.
Szervezetünk nem tudta lekövetni a gyors változást
Nagyjából 125 év alatt számoltuk fel 50 ezer év szinte tökéletes időzítését, azonban szervezetünk nem fejlődött olyan gyorsan, hogy ehhez igazodni is tudjon.
A különböző hangulatzavarok, a szív- és cukorbetegség és még számos más egészségügyi probléma is, a stressz és az összezavarodott vagy nem létező napirend következményei.
„Tudatosan figyelmen kívül hagyjuk a saját bioritmusunkat, saját belső óránkat, belenyomorítjuk a cirkadián ritmusunkat a társadalmi elvárások keretei közé. Gyakran pont az ellentétét cselekedve annak, amit egyébként a testünk szeretne csinálni.” – (Dr. Michael Breus: A mikor hatalma)
Persze nem kell minden társadalmi elvárást felrúgni, de a napunk tervezése során érdemes figyelembe venni, hogy szervezetünk mire képes.
Meg kell találni ezt az optimumot és hozzá igazítani a napunkat.
Kronotípusok és a belső óra
Mindenkinek saját belső órája van, de mindenkinek más ritmusra jár:
- egyesek korábban kelnek, mások későn fekszenek;
- különböző napszakokban vagyunk teljesítőképességünk csúcsán és
- más-más időpontokban éhezünk meg.
Szervezetünk belső ritmusának sajátosságai alapján a „klasszikus” kronobiológia tudománya három kronotípust különböztet meg.
- A „pacsirták” korán kelnek.
- A „kolibrik” nem korai, de nem is késői kelők.
- A „baglyok” típusába tartozó személyek pedig későn kelők.
Dr. Breus egy másik iskolát képvisel.
Dr. Breus kronotípusai
Véleménye szerint nem biztos, hogy ez a legjobb megközelítés, ezért kutatásai alapján saját kronotípusokat alkotott, melyek a következők.
- Oroszlánok: Az oroszlánok kora reggel aktívak, közepes alvásigénnyel rendelkeznek.
- Delfinek: A delfineknek mindig csak az egyik agyféltekéje alszik, a másik inkább ügyel és úszik. Ezért a delfin típusú emberek alvási igénye is alacsony.
- Medvék: A medvék bármikor képesek vadászni, gyakorlatilag bármikor képesek aktívak lenni. Nagyon jó alvók és magas az alvásigényük.
- Farkasok: A farkasok jellemzően inkább éjszaka aktívak, ők a könyv szerint a kreatív extrovertáltak (jelentsen ez bármit), de az biztos, hogy közepes alvásigénnyel rendelkeznek.
A különböző kronotípusok kialakulásának ősi oka a túlélés volt.
Ha a csapat minden tagja ugyanolyan napirend szerint élte volna mindennapjait, mindig lett volna olyan időszak, amikor a barlang védtelen marad.
Mindegyiknek típusnak megvolt tehát a maga funkciója, és ez a diverzitás biztosította őseinknél a csoport védelmét.
- A könyv szerint az oroszlánok jellemzően korán kelnek, reggel a legaktívabbak, ezért reggel tudnak őrködni. Ilyen típusú az emberek körülbelül 15-20 százaléka.
- A delfinek a legkisebb zajra is felébrednek, ők a társadalom kb. 10 százalékát teszik ki.
- A medvék pedig a napkeltéhez és az alkonyathoz igazodnak, vadásznak, gyűjtögetnek. Ez a leggyakoribb típus, ide tartozik a népesség 50 százaléka.
- A maradék 15-20% a farkasok kronotípusa. Ők későn fáradnak el, sokáig aktívak, így éjszaka is tudnak őrködni.
Akkor én milyen típusba tartozom?
A könyvben megtalálható (de egyébként online is elérhető) az úgynevezett bioidő kvíz, ami iránymutatást ad ahhoz, hogy melyik kategóriába tartozol.
Egy medve napja általában
Mivel a társadalom kb. 50 %-a a medvék típusába tartozik, mindenképp érdemes megnézni egy medve átlagos napját.
- 07:00 – A medvék szeretnek 7 óra körül fölkelni, ilyenkor a legideálisabb némi testmozgást is végezni.
- 07:30 – A reggeli elfogyasztására a fél 8 körüli időpont a legalkalmasabb.
- 09:00-10:00 – Kilenc és tíz között megtervezhetik a napjukat – külön tipp a medvéknek: egy kávészünet 10 órakor.
- 10:00-12:00 – Délelőtt 10 és 12 óra között foglalkozzanak a bonyolultabb feladatokkal, amelyek odafigyelést, koncentrációt igényelnek.
- 12:00 – Délben jöhet az ebéd, némi sétával megfűszerezve.
- 14:30-15:00 – Ha van rá lehetőség (bár általában nincs) 14.30 és 15 óra között jöhet egy jó kis szundi, ami felfrissíti az agyat.
- 15:00-18:00 – A könyv szerint a medvék számára a 15 és 18 óra közötti időszak a legmegfelelőbb a telefonálásra, az e-mailek küldésére.
- 18:00-20:00 – A 18-19 óra közötti időszak alkalmas a sportolásra, és este fél nyolc körül következhet a vacsora.
- 20:00-22:00: Az időszak kedvez a gondolkodó, brainstorming jellegű tevékenységeknek.
- 22:00 – A összes kronotípus esetében ajánlott kikapcsolni az elektromos eszközöket (de jobban jársz egyébként, ha már 20-21 óra magasságában leteszed a telefont.)
- 23:00 – Visszatérve a medvékre, 23 órakor véget ér a nap, indulhatnak aludni.
Gondoskodni kell az agy újratöltéséről
Ha pedig már „Dolgozz okosan!”, akkor ejtsünk néhány szót az emberi agyról:
- Testünk súlyának két százalékát teszi ki, viszont a felhasznált energia mintegy 20 százalékáért felelős.
- Energiaigényes szerkezet,
- ugyanakkor folyamatosan az energiaminimumra törekszik, azaz lusta.
A mai világban sajnos elvárásnak tekinthető, hogy folyamatosan teljesítsünk.
Mivel azonban nem vagyunk gépek, nem tudunk folyamatosan egyenletes teljesítményt nyújtani, előbb-utóbb elfáradunk: gondoskodni kell az után töltésről.
Kezeld kiemelten az alvást és délutáni pihenést is.
Találd el a megfelelő arányt!
Hogyan is érdemes összerakni egy napot?
A bioidő kvíz kitöltése után kapsz egy képet arról, hogy milyen kronotípusba tartozol, ez kiindulásnak kiváló.
A napi tervezés esetén azonban fontos megtalálni a jó arányt
- a tervezett munkára fordítandó idő,
- a nem tervezett munkára fordítandó idő
- és a munka tervezésére fordítandó idő között.
Tapasztalatom szerint a tervezett feladatokra nagyjából a rendelkezésre álló idő felét érdemes allokálni. Tehát ha azt látod, hogy van 6 szabad órád, akkor praktikusan 3 óra beütemezése az ideális.
Fél órát kell számolni arra, hogy feldolgozd a levelezésed és megtervezd a következő napodat, a maradék körülbelül 2,5 órában foglalkozhatsz a nem tervezett dolgokkal, illetve, ha nem esik be új feladat, akkor tovább tudsz haladni a feladatlistáddal.
Miért így? Mondom.
- 1. Ha a saját terveid szerint haladsz, megadja számodra az elégedettség érzését.
- 2. Ha esetleg valami váratlan feladat érkezik, akkor is tudod azt kezelni.
- 3. Marad időd arra, hogy megtervezd a következő napodat, feldolgozd az előzőt, vagyis a napod lezárására.
Fontos megjegyeznem, hogy ez csak egy iránymutatás, ezt folyamatos finomhangolással személyre kell szabnod!
Könnyen előfordulhat, hogy olyan típusú munkát végzel, aminél a nem tervezett munka 90 százalékot tesz ki és csak 10 százalék jut a tervezett munkára.
Kezdésnek azonban érdemes a fenti arányt belőni.
Egy másik ritmus – az ultradián
A cirkadián ritmuson kívül további ritmusok is szabályozzák életünket, az egyik ilyen az ultradián.
Ez egy napon belüli ritmus, fázisai nagyjából 90 perc hosszúak, ehhez illeszkedve érdemes a napot 90 perces tevékenységi szakaszokra is felbontani.
Én a következő felbontást javaslom:
- Reggel,
- kora délelőtt,
- délelőtt
- kora délután (ez a kajakóma időszaka),
- délután (amikor már nagyjából kint vagy a kómából),
- illetve az esti időszak.
A saját példámon keresztül mutatom meg, hogy ezekben az időszakokban én milyen jellegű tevékenységeket szeretek végezni.
Nyilván ez egy ideális állapot, de mindig igyekszem ezt lekövetni.
Egy lehetséges napirend, de inkább találd meg a sajátod!
1. Edd meg már reggel a békát
Reggelre érdemes tervezni az úgynevezett békákat, azokat a feladatokat, amelyeket nem nagyon akarunk elvégezni, amik nagy akaraterőt igényelnek.
Azt is szokták mondani, és én is ezt vallom: kezdd a napod egy olyan feladattal, amit nagyon nem akarsz megcsinálni. Ha le tudod, akkor gyakorlatilag sikerrel veszed az első kanyart, ezáltal kialakul benned egy jó érzés.
Ez egyébként kiváló taktika a halogatás ellen is.
Én általában egyi ilyen békával kezdem a napomat.
2. Délelőtt kommunikálj és koncentrálj
Ez egy éber szakasz.
A mély koncentrációt, az odafigyelést igénylő feladatokat délelőttre érdemes beütemezni.
Ezek tipikusan azok a feladatok, amelyek esetében összpontosítanod kell, vagy analitikus gondolkodást igényelnek feladatok.
A délelőtti tevékenységeknél egy pillanatra álljunk meg és tegyünk egy kis kitérőt
Ennek megfelelően igyekszem a napomat is felépíteni.
Kommunikáció
Amikor kommunikálok, szeretem háromfelé bontani a kommunikációs tevékenységeimet, legyen az e-mail telefon vagy bármi egyéb.
- Blokkolók felszámolása: Szeretem azokkal az e-mailekkel kezdeni a napot, amik valamilyen továbblépést blokkolnak: valaki az én válaszomra vár, vagy nekem kell valamit megküldeni ahhoz, hogy az adott folyamat vagy tevékenység továbbmenjen. Első körben a blokkolókkal kezdem, és ezt is javaslom neked is: tudd le azokat a leveleket, telefonhívásokat, vagy SMS-eket, amik valamit blokkolnak. Tehát oldjuk fel az akadályoztatást, ezáltal folytatódhat az adott tevékenység.
- Beindítás: Ezután következnek azok az e-mailek vagy telefonok, amik valamit elindítanak. Ekkor nem valaki más vár rád, hanem a feladat vár arra, hogy elindítsd.
- Ha ezek is megvannak és marad még idő és energia, akkor jöhet az összes többi e-mail megválaszolása. Ezek már olyan levelek, amik nem generálnak semmilyen továbblépést.
Megbeszélések
Ha van ráhatásunk meetingeket érdemes szintén délelőttre szervezni.
Ha te vezeted a megbeszélést, vagy aktívan részt veszel benne, a megbeszélések után viszont mindig szakíts időt a feltöltődésre. Ez lehet egy séta vagy egy kis relaxáció.
Mindig pihenj.
Napjainkban ráadásul az online meetingek egyre elterjedtebbek, és tapasztalatom szerint még kimerítőbbek, mint a személyes találkozók.
Délután
Eltelt a délelőttünk, ideje áttérni a délutánra.
Délutáni tevékenység lehet az olvasás. Ebben az esetben azonban nem az analitikus odafigyelést igénylő olvasásra kell gondolni, hanem inkább a klasszikusra.
Van még egy – általam robotmunkának hívott – kategória, amibe azokat a feladatokat sorolom, melyekhez nem kell különösebb figyelem. Ezeket érdemes a kajakóma idejére, vagyis körülbelül délután 1 és 3 óra közé beütemezni.
Tervezz előre
Nagyon fontos időt szánni a tervezésre. Azonban a tervezést véleményem szerint érdemes szétválasztani – éljünk nagy szavakkal –
- Operatív tervezésre és
- stratégiai tervezésre.
Ezek az én saját definícióim, úgyhogy nagyon utánakeresni nem tudsz.
Az operatív tervezésnél összerakod a napodat: átgondolod, hogy rövid távon milyen gyakorlati lépéseket, teendőket kell megfogalmazni előre haladásod érdekében.
A stratégiai tervezés alatt én inkább az „űrhajó megálmodását” értem. Ekkor hosszabb távon gondolkodunk: az élet nagy dolgairól vagy hosszabb távú projektjeinkről filozofálunk, tehát nagyobb léptékben tervezünk.
Mindkét tervezési formának tapasztalatom szerint van egy optimális időpontja.
Én az operatív tervezést vagy kora reggel végzem, vagy pedig körülbelül két órával a munka lezárása előtt. Általában 15 és 16 óra között zárom a napomat és rakom össze a következőt.
Így biztos lehetek abban, hogy úgy állok fel nap végén, hogy mindenemet rendbe tettem, megterveztem a következő napomat.
Ezzel egyben azt is biztosítom, hogy ha tűzoltásra van szükség, vagy valamit elfelejtettem megcsinálni napközben, esetleg valami új beesett és azonnali akciót igényel, még mindig lesz egy órám arra, hogy elintézzem.
A stratégiai tervezésre inkább a délutánt vagy az estét javaslom. Hosszabb távon, stratégiai szinten ekkor tudsz jól gondolkodni, de természetesen itt is előtérbe kell helyezni, hogy neked mikor megy a legjobban.
Dolgozz előre!
Délután 16 és 17 óra, vagy 18 és 19 óra között – ha van rá idő és energia – érdemes egy kis időt arra szánni, hogy kicsit előre dolgozz. Foglalkozhatsz néhány levél előkészítésével, vagy szükség esetén tovább lehet dolgozni egy dokumentumon, esetleg agyalni egy Excel táblán.
Ekkorra lenyugszik az elméd és újból tudod használni. Legalábbis nálam így működik, de te is nyugodtan kipróbálhatod.
Néhány további tanács
Néhány alapelvet szeretnék veled megosztani, remélve azt, hogy találsz közötte egy-két számodra hasznosíthatót.
1. Azonosítsd főbb tevékenységtípusaid és rögzítsd, hogy milyen körülmények fennállása esetén tudod optimumon végezni
Szedd össze azokat a tevékenységtípusokat, melyeket gyakran végzel. Nagyjából 5-8 féle tevékenységtípust érdemes megkülönböztetni aszerint, hogy milyen rendszerességgel ismétlődik, fontos, hogy alkalmazd a Pareto elvet itt is: a tevékenységeid 80%-a az összes típus 20%-át fedik le.
- Én például rendszeresen e-mailezek, tehát nálam van egy e-mailezés típusú tevékenység.
- Rendszeresen foglalkozom pénzügyi tervezéssel.
- Gyakran kell dokumentumokat írnom, vagy foglalkoznom összpontosítást, elmélyült munkát igénylő feladattal.
- Szükséges persze pihennem.
- illetve szeretek sportolni is.
2. Derítsd ki, hogy mit, mikor érdemes csinálnod
Kísérletezd ki azt is, hogy melyik típusú tevékenységet mikor érdemes végezned.
Először mindenképpen az odafigyelést igénylő feladatokkal foglalkozz, utána jöhet az összes többi.
3. Ügyelj az arányra, amiről sokan megfeledkeznek
Szintén fontos alapelv, hogy legyen arányban a munka és a feltöltődés.
Ha elfáradsz, tartsd szünetet, menj el sétálni, keress valami olyan tevékenységet, kikapcsolja agyadat, így lesz ideje feltöltődni.
4. Ne becsülj inkább, hasonlíts!
Az ember borzasztóan becsül.
Ezt nem én találtam ki, a jelenségnek már konkrét megnevezése is van: planning fallacy, magyarul téves tervezésnek szokták hívni.
Röviden a lényeg:
Az emberek hajlamosak egy feladat megvalósításához szükséges időt, költséget és a felmerülő kockázatok valószínűségét alábecsülni.
Ennek oka többnyire az, hogy optimistán terveznek és túlbecsülik a képességeiket.
Most már ezt is tudod. De miért volt mindez fontos?
Ha be akarod lőni egy feladat nagyságát érdemes inkább a viszonyítást használnod:
Azt jobban meg tudod ítélni, hogy az a bizonyos tevékenység több időt vesz-e igénybe, vagy több energiát igényel-e, mint egy másik.
Magyarul inkább a feladatokat egymáshoz viszonyítva nézd és ehhez mérten ütemezz úgy, hogy az ütemezésben némi tartalékkal is számolsz
A feladatok méretezéséhez a szokásos kétperces feladatokon túl, én három kategóriát szoktam alkalmazni:
- Az első, ami 15 percnél rövidebbnek tűnik.
- A második kategória, ha 15 és 30 perc közöttinek ítélem meg.
- Ha pedig ennél is hosszabb időt vehet igénybe, akkor megkapja a 60 perces címkét, annyi megjegyzéssel, hogy ezeket a feladatokat érdemes előtte konkretizálni és részfeladatokra bontani.
5. Szánj időt a tervezésre
Sokan élnek azzal a kifogással, hogy „nincs időm a feladatok tervezésére, mert annyi dolgom van”.
A legalaposabb átgondolásra akkor van szükséged, amikor nagyon kevés időd van.
Ekkor kell csak igazán időt szánni arra, hogy feldolgozz minden bejövő postát, e-mailt, telefont, SMS-t. Miért?
Mert minél több feldolgozatlan feladatod van, annál nagyobb lesz a káosz.
Ekkor a legszükségesebb a napod megtervezése, így tudod optimálisan beosztani a rendelkezésre álló időt és energiádat, így tudod a legnagyobb értéket teremteni.
6. Az elmélyülést tervezd először
Ügyelj arra, hogy mikor tudsz mély koncentrációt igénylő feladatokkal foglalkozni, és e köré szervezd a napodat.
Ezek azok a típusú feladatok, amik valódi hozzáadott értékkel rendelkeznek, hiszen ez vagy te. Ez különböztet meg másoktól, mert ebbe a saját tudásodat teszed.
7. Légy rugalmas
Találd meg azt, hogy mikor mit érdemes csinálnod, és folyamatosan próbáld meg ehhez igazítani, és természetesen finomhangolni az ütemezést. Délben, ha szükséges, tervezz újra!
Legyél rugalmas: bármi beeshet, de ha rugalmasan állsz hozzá és megfelelően osztod be a napodat, akkor képes vagy alkalmazkodni.
Ami esetleg ma kimaradt, azt pedig holnapra át tudod tenni.
Találd meg a saját ívedet!
Összességében tehát nagyon fontos, hogy találd meg a saját ívedet: mikor, milyen típusú tevékenységgel érdemes foglalkoznod.
Ehhez az ideális ívhez próbáld ütemezni a feladataidat úgy, hogy prioritást élvezzenek az elmélyülést igénylő feladatok, mert ezek azok, amelyek a legnagyobb értékkel rendelkeznek.
Ha pedig már ismered és tudsz is a saját ritmusodhoz alkalmazkodni, jóval eredményesebben, jóval produktívabban haladhatsz előre a hétköznapok során.
