produktivitás, személyes produktivitás, személyes hatékonyság, időgazdálkodás

Az üzleti életben a munkaerő hatékonyabbá tétele, azaz a produktivitás fejlesztése (legyen szó emberiről vagy gépiről) az egyik legfontosabb célja vállalatoknak. Hiszen a hatékonyabb munkaerő több nyereséget is jelent. (Az már más kérdés, hogy ez a hatékonyság növekedés milyen egyéb problémákat vet fel emberi oldalról.) Jó eséllyel egyébként Te is egy ilyen helyen dolgozol.

Ez az állítás persze igaz lehet rád is és rám is, hiszen mindenki arra törekszik, hogy haladni tudjon, hogy többet érjen el.

Produktivitás fejlesztése = Folyamatos fejlődés

Azonban mára már komoly nehézséget is okozhat a munka és a magánélet, az különböző szerepek és felelősségek szétválasztása. Sőt néha megborulhat az egyensúly: és egyszer csak azon kapod magad, hogy nem tudsz azzal foglalkozni, amivel szeretnél, amit értékesnek tartasz

Nekem például két szenvedélyem van a futás és az amit itt olvasol, a Dolgozz okosan! blog. A hétköznapi projektmenedzserkedés közben azonban gyakran előfordul, hogy vagy nem fér már bele a napba, hogy bármelyikkel is foglalkozzam vagy egész egyszerűen nincs már energiám hozzá.

Viszont törekszem arra, hogy minden olyannal tudjak foglalkozni, ami számomra értékes, ehhez azonban folyamatosan fejlődni és adaptálódni kell: fejlesztenem kell produktivitásom. Ez az, ami elengedhetetlen szerintem ahhoz, hogy számomra értékes dolgokkal foglalkozzak: a fejlődni akarás.

Egyre inkább

Úgy gondolom, hogy nem csak én járok ebben cipőben. Egyre többen ismerjük fel tudatosan vagy tudattalanul, hogy valami nincs rendjén:

Biztos, hogy boldoggá tesz az amivel foglalkozom, ahogy élem az életem?

Szerintem ennek a felismerésnek köszönhető az, hogy napjainkban a személyes hatékonyság avagy produktivitás egyre inkább személyes törekvéssé és készséggé kezd válni, valamint, hogy egyre népszerűbbek a témával foglalkozó blogok, könyvek, és alkalmazások. 

Te is pont egy ilyen bejegyzést olvasol, nem de?

Az igény a hatékonyság növelésére egyáltalán nem új, hiszen amióta az ember létezik mindig keresi a lehetőségét, hogy hogyan tud valamit gyorsabban, egyszerűbben elvégezni. Gondolj csak egy sima egyszerű fénymásolóra, mekkora áldás napjaink irodájában: nem kézzel másolgatni a szöveget. Be teszed a gép és már jön is a másolat.

Gazdálkodj okosan a figyelmeddel!

A napjainkban használt technológiának köszönhetően végtelen mennyiségű információhoz férhetsz hozzá, korlátlanul.

Ez a gyakorlatilag folyamatosan online lét egyfajta túlterhelt állapothoz vezet, ezt nevezik információs túlterhelésnek: bárhol, bármikor és bármihez hozzáférhetsz.

De ez fordítva is igaz: bárhol, bármikor téged is elérhetnek, lebombázhatnak egy jó adag teljesen felesleges információval vagy épp elterelhetik figyelmedet a számodra fontos és értékes dolgokról.

Az információs túlterhelés világában csak úgy tudsz produktív lenni , ha figyelmedet kordában tudod tartani és csak a számodra valódi értéket jelentő dolgokkal tudj foglalkozni.

Ehhez meg kell húznod saját határaid és fel kell állítanod saját szűrőid. 

Mitől személyes a hatékonyság?

Fontos kiemelni, hogy a személyes hatékonyságból a személyes szó egy kicsit félrevezető lévén mindenkinek mást jelent:

  • Míg valakinek a személyes hatékonyság azt jelenti, hogy egy több száz fős csapatot vezet sikeresen, addig másnak azt, hogy 30 éves korára nyugdíjba megy és csak azzal foglalkozik, amivel szeretne.
  • Míg a személyes hatékonyság valakinek azt jelenti, hogy minél több mindent elintézni egy nap alatt, addig másnak azt, hogy fókuszált tud maradni, idejével és energiáival szabadon gazdálkodik.

Tehát

a produktivitás attól lesz személyes, hogy olyan dolgokkal foglalkozol, ami számodra fontos, hasznos, az az valamilyen értéket jelent.

Ássuk bele magunkat egy kicsit jobban!

Mi a produktivitás?

A produktivitás kizárólag időgazdálkodás, ahogy sokan mondják?

Talán a fentiek alapján már sejthető, hogy szerintem nem csak időgazdálkodásról és céljaid tisztázásáról, kitűzéséről van szó a produktivitás esetében.

A produktivitás egy attitűd, melyet egészében és rendszerként kell vizsgálnod és fejlesztened saját magadra szabva, lévén rengeteg területet fed le:

  • helyes energia- és időgazdálkodás;
  • tudatos jelenlét, fókuszáltság;
  • stresszkezelés;
  • eszközeid tudatos és helyes használata.

Kicsit távolabbról vizsgálva a produktivitást, mondhatjuk azt is, hogy ide tartozik minden olyan szemlélet, módszer, szokás, praktika, eszköz és alkalmazás; amely hozzá segít, ahhoz hogy valami értékes dolgot egyszerűbben, gyorsabban, jobban, könnyebben csinálj.

Ismét hangsúlyozva azt, hogy a fentiekben felsorolt dolgokat egy rendszerként és teljes egészében kell kezelned. Ettől lesz ugyanis működőképes a történet. Hiszen hiába van egy Ferrarid, ha csak földúton tudod használni.

Ahhoz, hogy mélyebben bele tudd magad ásni a produktivitásba mindenképp érdemes megvizsgálni, hogy milyen meghatározásai is vannak.

Produktivitás: Üzleti definíció

A produktivitás üzleti szempontból történő definiálásához gazdasági oldalról érdemes közelíteni, ami egy egészen gyakorlatias, számokon alapuló megfogalmazáshoz vezet.

A produktivitás avagy termelékenység gazdasági értelemben nem más, mint egy adott kimeneti értékre eső bemeneti érték hányadosa.

Például:

  • Ha Te 3 almából 1 liter almalevet tudsz összehozni, akkor a produktivitásod 1 liter / 3 alma.
  • Ha valaki más ugyanezt az 1 litert 4 almával tudja összehozni, akkor az ő termelékenysége 1 liter / 4 alma.

Azaz emberünknél produktívabb vagy, hiszen kevesebb almából termeltél ugyanannyi almalét.

Tehát így jön ki a varázsképlet:

produktivitás = kimenet / bemenet.

Ez az üzleti definíció.

Ebből az is következik, hogy a produktivitás üzleti értelemben történő fejlesztésének két módja van:

  • Növeled a kimenet értékét a bemenethez képest, vagy
  • csökkented a bemenet értékét a kimenethez képest.

De elég az üzletből, mert nem lettünk ettől előrébb.

Produktivitás: Személyes értelemben

Az első és legfontosabb, amire fentebb is utaltam: a produktivitás mindenkinek mást jelent.

És ez így van rendjén, teljesen különbözőek vagyunk.

Legyen szó módszertanról vagy egy alkalmazásról, az eszközök, amelyek produktivitáshoz kapcsolódó célok eléréséhez szükségesek mindenkinél mások.

Arról nem is beszélve, hogy életednek hány különböző területe van (kapcsolatok, hobbik, pénzügyek, háztartás, munka és így tovább) és ezeket a produktivitási alapelveket az egyes területeken, hogyan tudod alkalmazni.

No, de lépjünk eggyel közelebb a megfejtéshez.

Hozzáadott érték vs. kimenetek száma?

Kezdésnek íme egy definíció, amely Steve Pavlinától származik:

Produktivitás = (Hozzáadott) érték / idő.

Egyszerű. Mint a bot.

A kimenet helyett a hozzáadott értéket mérjük. A bemenet helyett pedig az időráfordítást, lévén, hogy az idő az elsődleges erőforrásunk és egyben korlátunk is, hiszen egy nap 24 órából.  

Az idő gondolom tiszta, de mi is az az (hozzáadott) érték?

A (hozzáadott) érték egy olyan kvalitás, tulajdonság, ha úgy tetszik mérték melyet saját magadnak kell meghatározni: Mi az ami számodra értéket jelent? Mitől tesz boldoggá? Mi az ami fontos neked?

Hát pont emiatt jelent mást a produktivitás mindenkinél.

Hozzáadott érték?

Pavlina a hozzáadott értéket a következők szerint fogalmazza meg:

(Hozzáadott) érték = Hatás mértéke x maradandóság x lényegesség x mennyiség / idő.

No nézzük.

  • Hatás mértéke: Arra utal, hogy az adott dolog, hány emberre és / vagy milyen mértékben van hatással.
  • Maradandóság: Az adott dolog mennyi ideig fejti ezt a hatást.
  • Lényegesség: Milyen típusú és minőségű az adott tevékenység: Egy teljesen egyedi dolog vagy egy tökéletesen hétköznapi? Hatása jelentőségteljes és fontos vagy csak átmeneti és korlátozott mértékű?
  • Mennyiség: Az az érték mennyiség, amit az adott tevékenység által létrehozol.

Azaz egy tevékenység értéke annál nagyobb minél nagyobb hatást ér el, minél maradandóbbat alkot egy lényeges dologban, nagy mennyiségben a legrövidebb idő alatt.

Sejted már?

Produktivitás: Egy jól működő definíció

És akkor íme egy rövid, de érthető definíció:

Produktivitás = Értékes kimenet /  Felhasznált idő és energia

Annál produktívabb vagy minél kevesebb időre és energiára van szükséged az adott eredmény eléréséhez.

Bár a produktivitás üzleti definíciója jó kiindulási pontnak tűnhet, mégsem elég a hétköznapi szinten történő értelmezéshez. A feladatok száma helyett elsőként mindig az elvégzendő dolgok hozzáadott értékére kell koncentrálnod.

Egyik kedvenc példám a mosogatógép. Párom is és én is gyűlölünk mosogatni: elég sok időt vesz el, csinálhatnánk értelmesebb dolgot is helyette, mondjuk időt töltünk egymással vagy elmegyünk edzeni vagy bármi más, csak ne mosogatás. Meg is hoztuk életünk egyik legjobb döntését: megvettük életünk első mosogatógépét.

Gondolj csak bele, ha mindennap nettó 10 percet mosogatsz az heti szinten kb. 1 óra. Ez évente 52 óra. Kicsit több mint két nap évente, amit más értékesebb dologra fordíthatunk.

Azt mondom, hogy a mosogatógép, az apró dolgok javítgatása, finomhangolása remek dolog, könnyebbé teszi életed, de csak akkor, ha már tisztában vagy prioritásaiddal.

Elsőként tehát az értéket kell meghatároznod, abba kell energiát tenni, utána jöhetnek az eszközök. Először válasz célt, utána eszközt: próbáltál már kalapáccsal csavarozni? 

De akkor most mi az érték?

Ez ugyan saját definíció lesz, de íme.

Szerintem, akkor értékes egy tevékenység, ha az valaki másnak segít (ez lehetek akár én is), hozzátesz az életéhez valamit vagy épp örömmel tölti el, és emiatt cserébe hajlandó időt és energiát beletenni.

Valahogy így vagyok én ezzel a bloggal: felkelek kora reggel, dolgozom rajta valamennyit és teszem mindezt annak reményében, hogy valaki talál benne egy olyan gondolatot, amit magával tud vinni.

Egy órát elpocsékolni még nem bűn, de gondolj csak bele mennyivel más, ha minden napodat felesleges (számodra értékkel nem bíró) dolgokkal töltöd!

Így ha megtanulsz a lényegre, az értékre koncentrálni; energiádat és idődet okosan használod fel, valamint eszközeid jól választod meg, akkor jóval teljesebb életet élhetsz. Tehát először gondolj az értékre és csak utána a hatékonyságra.

Persze az idő múlásával a produktivitásról alkotott fogalmad is változhat, épp ezért érdemes mindig az értékhez visszatérni és ha szükséges akkor változtatni.

Válj Te is produktívvá!

Saját példából kiindulva úgy gondolom, hogy ha belevágsz személyes hatékonyságod fejlesztésébe, akkor egy olyan kalandban veszel részt, amelyben minden nap végén egy kicsit közelebb kerülsz ahhoz, amit valójában szeretnél; amit teszel, mindig nagyobb örömmel teszed és minden nappal egyre elégedettebb leszel.

Utólag visszagondolva úgy látom, hogy ez a fejlődési folyamat két jól megfogható fázisra bontható, bár a pontos határt nem feltétlenül lehet meghúzni:

  1. Az első fázis esetében először csak azt veszed észre, hogy szépen, apránként egyre több dolog fog úgy megtörténni, ahogy Te azt szeretnéd. Idővel elérsz addig a pontig, hogy úgy érzed: kézben tartod a dolgaid és minden úgy alakul, ahogy azt szeretnéd.
  2. Ekkor következik a második fázis: úgy irányítod az életed, ahogy szeretnéd, miközben magadat is tudatosan fejleszted. Így éred el a célt: többet, kevesebbel.

A változás persze nem megy egyik napról a másikra, idő kell hozzá:

  • új hozzáállást, szemlélet kell kialakítani;
  • új szokásokat kell kialakítani, régieket pedig elfelejteni;
  • új eszközök használatát kell megtanulni, a régieket pedig elengedni.

Kifogás mindig lesz

Sokszor figyelem, hogy az emberek milyen szavakat használnak, ha egy problémába vagy nehézségbe ütköznek: Sokszor tökéletesen leírják, hogy valami miért nem fog sikerülni; egyébként ugyanazzal lendülettel elmondhatnák, ugyanazt úgy is, hogy hogyan fog valami sikerülni. Hibás a szemléletmódjuk: csak kifogásokat keresnek. 

Nos az egész csak hozzáállás kérdése! Ha jól fogalmazod meg, sikerülni fog!

Egyik kedvenc ábrán a szavak és a siker kapcsolatáról. Nézd át alaposan!Személyes hatékonyság, produktivitás

Úgy sejtem, sokan azért nem mernek belevágni személyes hatékonyságuk fejlesztésébe, a produktivitás szempontjából helyes szokások kialakításába, mert túl nagy falatnak tűnik.

Nem az!

Bár nem szeretem a bullshit dumákat (tényleg), de ez nagyon megmaradt bennem és különösen ideillik:

Ha minden nap csak 1%-ot fejlődsz, akkor ez 377%-os növekedést jelent évente.

Azaz

ha minden nap egy minimálisat tudsz fejlődni, már az is hatalmas változással tud lenni az életedre.

Hogyan csináld kis lépésekben?

Nos erre talán a Stephen Guise által írt Mini Habits című könyv tud választ adni. A könyv rövid összefogalóját a Könyvprojekt oldalán éred el, de imhol egy rövid, animált összefoglaló is. Csak úgy inspiráció gyanánt.

Miért foglalkozz a produktivitással?

A cikk címe egy kérdés. Itt az egyszerű válaszom: Többet érhetsz el, kevesebbel!

Ha odafigyelsz arra, hogy a valóban fontos dolgokkal foglalkozz, akkor teljesebb életet élhetsz.

Én azért szeretem a produktivitást, mert egy kiváló eszköz arra, hogy abba az irányba tereljem az életem amerre úgy érzem, hogy teljes lesz, de itt és most pedig azt az életet éljem, amit szeretnék.

Mi az amit ma megtehetsz?

Fogalmazd meg, hogy számodra mit jelent az érték!

Ha kell írd le magadnak valahova, mik azok a dolgok, amik a legfontosabbak számodra! Mik azok a tevékenységek, amiket a legjobban szeretsz csinálni? Mi az amiben a legjobb vagy? Mi az, amit akkor is csinálnál, ha fizetnének azért, hogy ne csináld?

Fogalmazd meg, hogy mit jelent számodra produktivitás, a személyes hatékonyság!

Projektmenedzser vagyok, így számomra azt jelenti a produktivitás, hogy a rám bízott projektek és feladatok, a megfelelő időben, a megfelelő minőségben és a megfelelő keretek között sikeresen megvalósulnak. A magánéletben pedig azt, hogy van időm a számomra fontos dolgokkal foglalkozni, legyen szó magánéletről, sportról vagy épp a Dolgozz okosan!-ról.

Gondold át, hogy mi lehet az első lépés ahhoz, hogy fejleszd személyes hatékonyságod!

Ha nincs egy tipped sem, akkor azt javaslom, hogy kezdd el gyűjtögetni egy megfelelő alkalmazásba azokat a dolgokat, amelyek foglalkoztatnak.

Hozzászólások

hozzászólások