Személyes produktivitás

Multitasking: A láthatatlan probléma, ami tönkreteszi a napodat

Van az úgy, hogy egy feladaton kéne dolgoznod, de egyszerűen képtelen vagy oda figyelni rá. Megy a multitasking. Csak ülsz az asztalnál alszol vagy nézel ki a fejedből.

Személyes produktivitás - Kontextusváltás, multitaskingInkább megnézed a telefonod hátha hívott valaki, vagy legalább egy sms-t kaptál. Nem? Nem baj. Netezel egy kicsit. 5 percet.

Amiből véletlenül 1 óra lett.

Utána visszatérnél a feladathoz, de már ki vagy merülve és már kedved sincs az egészhez: elfáradtál a sok beeső feladattól, emailtől és felugró figyelmeztetéstől. Ismerős?

Fáradtságod oka, a multitasking velejárója a kontextusváltás: a munka, amit agyadnak azért kell végeznie, hogy képbe kerülj az éppen aktuális feladattal. Számítógépül mondva: betölti a szoftvert. De nyugi, nem vagy ezzel egyedül.

Mindenkivel megesik

A kontextusváltással bármelyik modern munkahelyen találkozhattál már jóval korábban is, csak akkor még nem volt rendes neve. Egy, a West Company által a 2000-es években készített felmérés szerint egy átlagos irodai dolgozó három percenként szakítja félbe munkáját.

3 percenként? Nekem néha elég 2 is. Neked?

A probléma, hogy minden ilyen váltáskor, bizonyos költségek merülnek fel, hiszen figyelmedet egy teljesen másik feladatra kell fókuszálnod. Nevezzük ezeket a költségeket a továbbiakban szellemi ráfordításnak.

Gondolkodnál, de már fáradt vagy

“Így megy ez.” – írta egyszer Kurt Vonnegut.

Egész nap fogyasztjuk az információt, döntéseket hozunk, számolunk, gondolkodunk, böngészünk a neten, a telefonon csüngünk. Ezek mind-mind leszívják agyadat, az meg jobb híján elfárad.

A szellemi és kreatív munkához azonban koncentrációra, mentális térre és korlátlan flow-ra van szükség. Különösen, ha a személyes produktivitásról van szó.

A hiba rendszerben van: Az agyad nem egy többmagos számítógép

Sokan azt gondolják, hogy a számítógéphez hasonlóan alkalmasak vagyunk a multitaskingra. Sőt, sok helyen ez az elvárás:

  • multitaskingolj;
  • dolgozz zajos környezetben;
  • hagyd, hogy félbeszakítsanak;
  • már az álláshirdetésekben is meg-megjelenik: “ability to multitasking”.

Nos, van egy rossz hírem. Ez így nettó hülyeség. Agyunk nem úgy működik, mint az új számítógépek. Inkább úgy, mint a régiek egy magos processzorai. Ráadásul az energiaforrásunk is véges. Elfáradunk, nem pedig a 220 voltból nyerjük az energiát.

Ha egy processzornak négy különböző dolgot kell egyszerre csinálnia, akkor a valóságban nem egyszerre csinálja, hanem sorba állítja a feladatokat és elkezd dolgozni egy ideig az egyiken, aztán elmenti a feladat aktuális állapotát, a sor végére teszi és elkezd dolgozni a feladaton, amivel hasonlóképpen jár el. Ez a folyamat addig ismétlődik, amíg az összes feladatot el nem végezte.

Hogyan képzeljem el?

Egy kicsit állj meg most és gondolj arra, hogyan is látod, érzékeled a szemeddel a fizikai valóságot. Elsőre azt gondolnád, hogy egy széles látószögű objektívként érzékeled a körülötted lévő dolgokat. Aha.

A valóságban azonban a szemed másodpercenként kb. 2-4 alkalommal vesz mintát a körülötted lévő dolgokról. A végeredmény egy nagy kép, de ezt már az agyadnak köszönheted: ő illeszti össze egy egésszé a képeket a fejedben.

Ugyanez igaz a multitaskingra is. Bár látszólag különösebb erőfeszítés nélkül váltogatsz a feladatok közt, valóságban ehhez rengeteg apró megállásra is szükség van.

Most akkor magyarul is!

Mondjuk, hogy éppen abbahagytál egy fontos ügyféldokumentumot, csak azért, hogy megnézd az emailed. Amikor visszatérsz a dokumentumhoz, akkor az agyadnak kőkemény munkát kell végeznie ahhoz, hogy újra a feladatra tudj összpontosítani. Ez nem csak időpocsékolás, de csökkenti a kreativitást, gátolja az innovatív gondolkodást és rontja a koncentrációs képességeid.

Most képzeld ezt az idióta helyzetet…

Dolgozol egy Excel táblán 2 másodpercig, majd 2 másodpercig dolgozol egy új Facebook bejegyzésen és utána 2 másodpercet mosogatsz.

Aztán visszatérsz 2 másodpercre az Excelhez és a kör elölről kezdődik.

Persze itt vannak még az egyéb felesleges tevékenységek is, amiket el kell végezni:

  • Az Excel fájlt meg kell nyitni, majd a munka végeztével menteni és bezárni a programot.
  • Utána már nyithatod is a böngészőt, betöltöd a Facebookot, majd az írás befejeztével elmented a vázlatod, majd bezárod a böngészőt.
  • A mosogatáshoz meg kell nyitni a meleg vizet, a szivacsot meg kell küldeni mosogatószerrel. A mosogatás befejezésekor, pedig elzárod a vizet, kitisztítod a szivacsod.
  • Aztán elsétálsz a számítógépedhez.

Már hallom is a Benny Hill zenéjét!

Tiszta hülyeség nem?

Ezeket a felsorolt felesleges tevékenységeket nevezzük a kontextusváltás költségének: Felesleges dolgok, amiket csak amit csinálsz, mert feladatot váltottál.

Menjünk kicsit jobban bele!

A számítógép esetében a váltások olyan gyorsan történnek, hogy egyszerre több alkalmazást is tudsz párhuzamosan futtatni anélkül, hogy Te mint felhasználó bármit is észrevennél. Ha pedig a processzor túlterhelődik, akkor kapod is a visszajelzést: alkalmazás nem válaszol.

Beszélhetünk emberi multitaskingról is, és elménk ilyenkor tényleg egyszerre több dolgot csinál. A kérdés, hogy mennyire elmélyült tevékenységről beszélhetünk.

A kanapén ülni, közben böngészni a neten a tévével a háttérben nem egy agysebészet. Egyik sem nagyon fontos vagy kritikus. Egyik feladatról a másikra jóval egyszerűbben tudunk átváltani. Ez mára az élet részévé vált. Kérdés, hogy szükséges részévé-e?

A probléma, hogy sokan nem is tudatosítják magunkban, hogy a figyelmet kell menedzselni: így maximalizálhatod mindennapi produktivitásodat.

A multitasking három típusa

Már sajnos nem ugrik be, hogy hol olvastam, de a lényeg, hogy egy pszichológiával foglalkozó csapat a multitasking három fajtáját különböztette meg:

  • klasszikus multitasking: egyszerre több dolgot próbálsz végrehajtani
  • gyors váltás feladatok között: gyors egymásutánban történő váltás a feladatok közt
  • megszakításból fakadó váltás: egy még be nem fejezett feladatról egy másikra.

Ezek közül az utolsó a legaljasabb, mivel a váltásoknak többnyire külső oka van és az emberek többnyire nem is tudatosítják magukban, hogy mi történik. Egyszerűen átadják magukat az élménynek.

Ahogy fentebb is utaltam rá a kontextusváltás nem jelent mást, mint egymástól független feladatok közti váltogatást, ami történhet saját döntésből vagy épp más külső körülmények hatására.

Például a kollégád “csak egy gyors kérdésének” hatására.

A kontextusváltást nyugodtan nevezhetjük, a multitasking gonosz kis testvérének is.

Személyes hatékonyság, produktivitás: MultitaskingDe szavak helyett beszéljen az ábra.

A kék és zöld négyzetek jelölik azokat a tevékenységeket, amelyeken dolgozol.

Az első sorban egy feladatot végigcsinálsz, majd utána váltasz a másikra.

A második sorban pedig váltogatsz a feladatok között.

A köztük lévő részek a multitaskingból – feladatok közti váltásból fakadó – kontextusváltások idejét vagy, ha úgy tetszik költségét hívatottak jelölni.

Na, ez az az idő és szellemi ráfordítás, amit kidobsz az ablakon.

Na, jó, de akkor mi a megoldás?

Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz

Egy időben csak egy dologgal tudsz foglalkozni

Egy időben egyszerre.

Egy kognitív feladattal.

Az elméd, az agyad egy adott pillanatban csak egy dologra tud odafigyelni.

Szóval vagy beszélsz, vagy olvasol. Vagy olvasol, vagy gépelsz. Vagy hallgatsz, vagy olvasol.

Egyszerre egy dolgot.

Tényleg.

Tartsd magad ehhez!

Egy kivétel azonban van?

Na, rögtön egy ellentmondással folytatom? Mátyás királyosan mondva: igen is, meg nem is.

A kutatások ugyanis rámutattak arra, hogy miközben olyan fizikai tevékenységet végzel, amiben jó vagy és amit gyakran csinálsz, akkor tudsz mellette szellemi munkát is folytatni:

Megtanultál járni, nemde?

Járás közben tudsz

%image_alt%De lehet hogy ez nem is kivétel?

Talán Te is tapasztalad már, hogy miközben valaki telefonon beszélsz simán beleszaladsz egy szembejövőbe: egyszerűen nem érzékeled, hogy mi történik körülötted. Akkor még se tudsz multitaskingolni.

Ira Hyman és csapata elvégeztek egy kutatást ezzel kapcsolatban: konkrétan kiküldtek egy bohócot egy egykerekű biciklivel az utcára, hogy járjon-keljen vele.

Mire jutottak?

Több telefonáló észre sem vette a bohócot, nem is emlékeznek rá. Ami bohócot elnézve azért egy kicsit hihetetelen, de így volt.

Pihenésképp számold össze, hogy hányat passzolnak a srácok!

“Hagyjál már, én fiatal vagyok, én mindenre képes vagyok. A multitasking az erősségem!”

Bocs, de nem, a Stanford egyetem tanulmánya egyértelműen bizonyítja: még a fiatalok sem képesek a multitaskingra.

Miért csináljuk?

Miért érzünk folyamatosan késztetést arra, hogy mégis ezt csináljuk? A kérdés jogos!

Earl Miller, az MIT professzora pedig biztosan tudja a választ, amely bizony kapcsolatban áll az agyunk fejlődésével.

Már az ókori görögök is… Bocs.

%image_alt%Szóval, már az ókori görögök előtt járunk bőven: az őskorban.

Na, ekkor minden információ kritikus volt az életben maradáshoz: egy zördülő bokor akár egyet jelenthetett a támadásra készülő tigrissel. Éppen ezért agyunknak alkalmazkodnia kellett ahhoz, hogy folyamatosan kutassa, keresse az új információt és készen álljon annak gyors feldolgozására. Folyamatos készenlétben legyen.

Természetesen a táplálék szempontjából is kiemelten fontos volt az információ: hiszen csak úgy maradhatott életben az ősember, ha tudta, hogy hol a táplálék. Ez az információ is kritikus volt.

Azóta azonban eltelt jó néhány év, feltalálták a mirelit pizzát és tigrisből is kevesebb lett, így a tulajdonság, ami korábban evolúciós előnyt jelentett, mára inkább akadályozó tényezővé vált.

Mikor láttál utoljára tigrist?

Az rendben van, hogy nincs tigris, cserébe viszont van internet, információs társadalom, információ kora és információs túlterhelés.

Ma, az információ gyakorlatilag olyan mennyiségben áll rendelkezésre, hogy képtelenek vagyunk befogadni és feldolgozni azt.

A sok pityegésnek és figyelmeztetésnek hála, mára megint olyan készenlétben vagyunk, mintha tigrisek támadására várnánk. Pedig egy, csak egy nyamvadt Facebook jelzésről van szó.

Kérdem én, van ez olyan fontos, hogy mindent eldobjunk és megnézzük, hogy mi az? Van-e olyan kritikus ez az információ, hogy áttérjünk a Facebookra az éppen aktuális (és vélhetően fontosabb) feladatunkról.

Mi az ára a kontextusváltásnak?

Még mindig úgy gondolod, hogy szexi dolog a multitasking? Akkor folytatom.

Egy infógrafika szerint, hogyha produktivitásról van szó, akkor a multitasking és kontextusváltások okozzák a legnagyobb veszteséget:

Az ár függ a feladatoktól komplexitásától

Nos, az ár, amit az egyes váltásokért fizethetsz sosem állandó, hiszen nagyban függ például az adott feladat komplexitásától.

  • Ha egy olyan egyszerű feladatról van szó, amit egy majom is meg tud oldani a váltás nem is olyan vészes: Ha nem kell kiürítenem a rövid távú memóriámat az új feladat miatt, akkor gond nélkül tudok a régi feladathoz visszatérni.
  • Ezzel szemben, ha egy feladat komolyabb gondolkodást vagy odafigyelést igényel, akkor magas árat fizethetsz érte: Fel kell szabadítani a rövid távú memóriát, majd be kell tölteni a fejembe az új információkat.

Minél komplexebbek a feladatok annál tovább tart azok megoldása és annál több hibát véthetsz.

Tehát nem mindegy, hogy éppen egy szakdolgozat vagy egy sms írása közben szakítanak meg munkádban.

Hiszen a szakdolgozat esetében emlékezned kell arra, hogy

  • mit akartál leírni,
  • mit írtál már le,
  • mit akarsz még leírni,
  • milyen példákat akarsz bemutatni,
  • milyen forrásokat kell még feldolgoznod,
  • és még folytathatnám…

Minél több információt kell a rövid távú memóriádban tárolnod, annál nehezebb lesz visszatölteni azokat.

Annál nagyobb árat fizetsz.

Ezzel szemben persze az is igaz, hogy minél több mindent tudsz az adott feladat kapcsán a fejedben tartani, annál hatékonyabb leszel végső soron, lévén annyival kevesebb információt kell előbányásznod. Érdekes dolog ez.

Személyes produktivitásFügg a párhuzamos feladatok számától is

Íme, egy másik ábra, ami arról árulkodik, hogy az se mindegy, hogy hány feladaton dolgozol egyszerre: minél több a feladat, annál nagyobb a költség aránya.

Te jó isten! Mi történik ilyenkor a fejemben?

Tegyük fel, hogy munkád során ügyfelekkel dolgozol szoros együttműködésben egy vagy több projekten. Ezek a projektek már jó ideje mennek és már jó sok minden történt bennük.

Egy megbeszélésen ülsz és épp egy elmélyült diskurzust folytatsz valakivel, amikor beugrik valaki és kérdez valamit, ami 3 hónappal ezelőtt történt ráadásul egy teljesen másik projekt kapcsán és ráadásul éppen elaludni készültél azon a megbeszélésen, amelyiken elhangzott az a bizonyos dolog.

Mi történik ilyenkor?

  • Először is az agyad félreteszi az éppen folyamatban lévő megbeszélés során felépített környezetet, kontextust a tudatodból, lánykori nevén a munkamemóriádból. Itt gyakorlatilag azokról a dolgokról és összefüggésekről van szó, amiket a megbeszélés során összeraktál: számok, tények, emberek, események, kérdések. Minden. De tényleg.
  • Következő lépésként agyadnak azonosítania kell, hogy melyik ügyfélhez vagy projekthez kapcsolódik a beugró kolléga kérdése. Rohan a mókus, nyikorog a kerék. Huh, megvan.
  • Elméd gyorsan előhívja a válaszhoz szükséges információkat.
  • Megalkotja a választ, Te pedig átadod az információt a kollégádnak.
  • Vissza a megbeszéléshez: Őőőőőő hol is tartottunk és kezdődhet minden elölről: összefüggések, számok, emberek, események és információk újratöltése.

Kell ez neked?

Játék: Próbáld ki, imádni fogod!

Eleget írtam már.

Próbáld ki a következő rövid kis feladatot, hogy megtapasztald személyesen a kontextusváltást is.

Három dolog kell hozzá:

Toll, papír és egy óra.

Csinálj a papírra három oszlopot, valahogy így:

Személyes produktivitás - Kontextusváltás, multitasking

Készítsd elő az órát.

Töltsd fel az oszlopokat a következők szerint: betű, szám, római szám. Az első így fog kinézni:

Mehetsz a következőre.

Most már tudod mi a feladat.

Indítsd el az órát és csináld végig a J betűig A, 1, I, B, 2, II, C, 3, III….

Személyes produktivitás - Kontextusváltás, multitasking

Kész vagy?

Írd le, mennyi időbe tellett.

Most játszd újra a feladatod, ezúttal azonban oszlopok szerint haladj: A, B, C… és J. Majd jöhet a számos oszlop, aztán pedig a római számos oszlop. Indítsd el az órát és mérd le, hogy mennyi időt alatt végeztél.

Az első feladat jóval tovább tart, mint a második.

Miért? Mert a második feladatban nem kellett folyamatosan váltogatnod az ABC betűi, az arab számok és a római számok kontextusai között.

Nincs nálad papír? Sebaj. Ez a videó szinte ugyanaz.

És még mindig úgy gondolod, hogy a multitasking szexi?

Íme egy másik játék (ezt már számítógépen is játszhatod), amelyből aztán tényleg megtudod, hogy mi az a multitasking 🙂

Miért tartom fontosnak felhívni a figyelmet arra, hogy a multitasking nem jó megközelítés?

Mert úgy gondolom, hogy rengeteg energiát és időt pocsékolunk el napközben miatt. A multitasking gondolkodásmód végső soron növeli a stresszt és csökkenti az eredményességet.

Te és az elméd elfárad napközben, utána pedig csodálkozol, ha hazaérve semmire nem vagy képes csak beülni a tévé elé.

Annak ellenére, hogy egyre több kutatás mutat rá, hogy helytelen, mégis sok helyen ma még ez a helyes viselkedés.

Mi több, elvárás! Megfontolandó…

A végére hagytam ezt a videót, ami segít még jobban körül járni a témát. Kb. 1 órás, de érdemes megnézni.

Hozzászólások

hozzászólások