személyes produktivitás

Elég a rinyából, itt az ideje, hogy most már valami megoldást is mutassak, igaz? Ha már a singletasking az új szexi!

Kezdjük ott, hogy a következőt a fejedbe vésed: általában túlbecsüljük, hogy egy adott időszak alatt mennyi munkát tudunk elvégezni, ezért aztán a multitaskingot hívjuk segítségül hátha sikerül behozni a lemaradást. Persze, ahogy már korábban igyekeztem rávilágítani ez nem megoldás.

Ha röviden akarnék okoskodni, akkor ezt írnám:

Amikor csak tudod, zárj ki minden olyan tényezőt, ami megszakíthat munkádban.

Tudatosan törekedj arra, hogy egy feladattal foglalkozz.

Én is ebben a világban élek így tudom és értem is, hogy ezt szinte lehetetlen elérni. De nézzük miket tehetsz-e nemes cél elérése érdekében.

1. Fogadd el, hogy létezik!

Hogyan birkózz meg azzal a sok információval, feladattal és figyelemelterelő dologgal, ami az életedben jelen van? Hát először is fogadd el létezésüket. Ez a legelső lépés.

Ahhoz hogy viselkedéseden változtatni tudj, tudatosítanod kell magadban, hogy csinálod és el kell fogadnod annak létezését.

Ha abba akarod hagyni a multitaskingot, először el kell fogadnod, hogy csinálod és ez a viselkedés nem hatékony.

Talán pont ez a legnehezebb lépés az összes közül, hiszen mára sokan már függői lettek. Szóval vegyél egy nagy levegőt és fogadd el, hogy ez a szokás létezik.

Amikor észreveszed, hogy ezt csinálod, akkor csak mondd magadban: Már megint multitaskingolok. Ezen változtatni akarok.

2. Fogadd el, hogy nem tudsz mindent elvégezni és mondj nemet, ha kell!

Miért kéne mindent neked csinálni? Fogadd el, hogy nem tudsz mindent elvégezni és mondj nemet. Miért vedd fel más terhét magadra, ha a sajátoddal se bírsz?

Csak a legfontosabb feladatokra figyelj!

3. Azonosítsd és különítsd el az odafigyelést igénylő feladatokat!

Csak tudatosan.  Ha kell toljad neki szájbarágósan: Ez egy olyan feladat, amire oda kell figyelnem!

4. Jelezd a többieknek is!

Ha kell, kérd meg a többieket is, hogy ne zavarjanak egy ideig, de lehet elég, ha kiteszel egy finom jelzőtáblát az asztalodra. Nagyon menő megoldás lehet még egy digitális visszaszámláló használata is. Így a többiek is tudják, hogy mikor jöjjenek vissza.

5. Egy irányú kommunikációt használj!

Ne szívasd feleslegesen kollégáid, beosztottjaid a személyes vagy valós idejű megszakításokkal (telefonhívások, kopogás, “csak egy gyors kérdés…”). Használj helyette úgynevezett aszinkron vagy késleltetett kommunikációs csatornákat, amelyek megengedik, hogy az illető akkor válaszoljon, amikor a legalkalmasabb számára. Baromi jó arc leszel!

Ilyen lehet az email, az sms és azonnali üzenetküldők is (bár azoknak nem vagyok nagy híve). A lényeg, hogy legyen leírva vagy legyen visszahallgatható.

Azáltal, hogy az emberek megválaszthatják a válasz időpontját, sokkal jobban képbe tudnak kerülni az adott témát illetően így vélhetően pontosabb választ is fogsz kapni. Ráadásul megspórolsz nekik egy kontextusváltást, ami már önmagában dicsérendő dolog.

Még az is előfordulhat, hogy ő ezt értékelni fogja és téged is így kezel majd.

6. Támogasson a környezet is!

Törekedj arra, hogy a környezeted is támogassa a singletasking működést! Ne légy olyan, mint Pavlov kutyája, inkább alakítsd úgy környezeted, hogy minimális legyen a zavaró tényezők száma: lépj ki a felesleges programból, emailből, telefont némítsd le és az értesítéseket kapcsold ki, pakolj el az asztalról, hozz egy pohár vizet, menjen el mosdóba. Készülj rá és a nehezén már túl is vagy.

Alakíts ki zavarótényezőktől mentes környezetet!

Telefonon és számítógépen érkező értesítések folyamatosan elterelik a figyelmedet akkor is, hogyha nem nézed meg, hogy pontosan mit is tartalmaznak.

Azért a háttérben ott van a kérdés, vajon mi lehetett az, miről maradok le és ez azért egy minimális  szorongáshoz vezethet, köszönhetően a FOMO-nak nevezett jelenségnek (Fear of Missing Out). Ne csak  lehalkítsd az értesítéseket, hanem fordítsd fejjel lefelé a telefonodat, aminek köszönhetően még csak nem is fogod látni ezeket a felugró értesítéseket. És persze érdemes bezárni az email fiókodat is erre az időre.

Igazodj a környezethez!

Nézd át a napodat/hetedet: Mire számíthatsz? Ne tervezz elmélyülős feladatokat, ha megbeszélések közt kell rohangálnod. Ha tudod, hogy multitasking gyanús környezetbe kerülsz, akkor olyan feladatokat tervezz be, amik nem igényelnek túl sok gondolkodást.

Ne csak feladatokat változtass, hanem környezetet is!

Ha már arra vagy kényszerítve, hogy az agyadban is változásokat hozz létre napközben, próbálj meg teljes váltásokat létrehozni. Amikor csak lehetséges menj egy másik szobába vagy egy másik asztalhoz, ülj le a kanapéra a laptopoddal vagy menj le a legközelebbi kávézóba egy órára. Használd ki a környezet változásának erejét arra, hogy kiüríted a fejed és felkészülj a következő feladatra.

Legyél offline. Tényleg!

Keress egy helyet, ahol nincs internet, mobilhálózat, semmi. Dolgozz ott a legfontosabb dolgokon. Először talán furcsa és új tapasztalat lesz: abba fogod, hagyni a multitaskingot.

7. Szánj rá időt!

Szóval abba akarod hagyni a multitaskingot?

Kezd el az ellenkezőjét csinálni: jelöld ki azokat az időpontokat, amikor csak egy feladaton dolgozol és nevezd meg, hogy konkrétan mi lesz az. Nem biztos, hogy rögtön egy egész napot ki tudsz jelölni. Lehet elég egy óra is kezdetnek.

A komoly, odafigyelést, elmélyült munkát igénylő feladatoknak csak úgy érdemes nekiállni, ha nagy szeletet ki tudsz vágni a napodból. Érdemi előrehaladást csak így érhetsz el.

Vegyél fel a naptáradba egy bejegyzést: Excel varázslat. 3 óra hosszan.

Lépj ki a leveleződből, zárd be a felesleges dolgokat, halkítsd le a telefonod, ha kell, vonulj el vagy csukd magadra az ajtót, tegyél egy fejhallgatót a fejedre és figyelj arra az egy feladatra. Csak azzal foglalkozz! Meg fogsz lepődni, mennyit tudsz haladni. Jó trükk, hogy a napirended is e köré alakítsd!

8. Kapcsolódj ki! Szakadj el a munkától, az internettől. Tarts szünetet!

Ha nem tudsz teljes mértékben változtatni a környezeteden, akkor tarts rövid szünetet és sétálj egy kicsit mielőtt belevágsz egy új feladatba. Hagyd az elméd lenyugodni, feltöltődni.

Iktass be hosszabb szüneteket!

Egy kutatásban olvastam, hogy a prefrontalis kéreg felelős az ötletek, ideák egybegyúrásáért, a nagy Aha!-ért, a kreativitásért.

Azonban az agyad ezen része is csak egy feladaton tud dolgozni egyszerre. A multitasking során pontosan ez a rész van szőnyegbombázás alatt: soha nem fog semmilyen problémát megoldani, ha nem hagysz neki egy kis nyugalmat. Gondolj az elmédre úgy, mint egy izomra: az igénybevétel után pihennie kell. A koncentrálás után pihennie kell.

Elsőre talán furán hangzik, de hogy megoldj egy adott problémát először el kell engedned azt. Ezért érdemes tudatosan beiktatni hosszabb szüneteket napközben. Kell, hogy legyen egy olyan időszak a napodban, amikor konkrétan nem csinálsz semmit.

Nincs pletyka, nem olvasol, nem írsz. Menj el sétálni, edzeni, hallgass egy kis zenét vagy csak bámulj ki a fejedből, a lényeg, hogy kapcsold ki az elméd.

8. Tudatosan tervezd meg a napodat!

Írj fel mindent!

Hiába minden, ha nem írod fel és tisztázod le azokat a feladatokat, amelyek téged foglalkoztatnak. Egész nap ott fognak ugrálni a fejedben és elterelik a figyelmedet a feladatról.

Használd 80/20-as szabályt!

Munkád 20 százaléka hozza az eredmények 80 százalékát. Közhely, százszor olvastad már. De tudatosan használod is? Sokan abban a tévedésben élnek, hogy a folyamatos pörgés, rohanás és elfoglaltság egyenlő az eredményességgel. Hülyeség.

Minél több mindent akarunk megoldani, annál kevesebb eredményt érhetünk el. Inkább azonosítsd feladataid azon 20 százalékát, amelyekkel a legnagyobb hatást érheted el.

Priorizálj!

Mérd fel, hogy az egyes feladatok mennyire fontosak és csak azokra fordíts időt, amelyek valóban fontosak.

Háromnál több fontos feladatot ne lőj be egy napra!

Használj listákat!

Már azzal, hogy különböző listákra írod az aktuális projektjeidhez tartozó feladatokat,  jelentős terhet veszel le az  agyadról, ráadásul láthatóvá válik az is, hogy mivel mennyi teendő is van valójában.

A listák további segítséget is nyújtanak: rendezheted feladataid projekten belül és így a projekten belüli kontextusváltást is megspórolhatod. Ne feledd azonban, hogy minden lista annyira hasznos, amennyire pontos, szóval mindennap frissítsd! Én erre tökéletesen alkalmas a Trello-t és a Todoist-et használom.

Csoportosítsd a feladatokat: típus vagy projekt szerint!

Feladataid csoportosíthatod, így is meg tudsz spórolni rengeteg energiát. Például jelöld ki az időpontot, amikor feldolgozod és megválaszolod az emaileket. Reggel 8:30? Mondjuk?

Típus szerint

Milyen eszköz szükséges hozzá? Hol kell lenned (helyszín)? Kivel kell beszélned (érintett)? Milyen hangulatban kell lenned?

  • Kezd a telefonokkal a napodat és rendezd le az összest, amiről már tudsz.
  • Folytasd az emailekkel. Küldd ki az összeset.
  • Jöhetnek azok a feladatok, amikhez kőkemény akaraterő és odafigyelés szükséges.
  • Tovább a kreativitást igénylő feladatok.
  • Zombi üzemmódú feladatok.
  • És így tovább…

Projekt szerint 

  • Kezd az A -val. Végezz el minden hozzá kapcsolódó feladatot.
  • Folytasd a B-vel.

Egyre több kutatás támasztja alá, hogy ha kötegelve haladsz a feladataiddal jóval nagyobb eséllyel zárod is le őket.

Ügyelj, hogy minden szükséges dolog rendelkezésre álljon a feladathoz, így nem fogsz megakadni az előrehaladásban!

Kezdd a legfontosabb feladatokkal a napod!

Kezdd azzal minden napodat (vagy még jobban teszed, ha minden napot azzal zársz), hogy felírsz 2-3 olyan dolgot, amit a nap folyamán mindenképp el akarsz érni. Nem kell több.

Csináld meg az elsőt. A megkönnyebbülés és teljesítmény érzete “rányomja majd bélyegét” az egész napodra: sokkal nyugodtabb leszel a nap folyamán és ahogy haladsz előre a feladatokkal úgy leszel, majd egyre nyugodtabb és elégedettebb.

Ha nincs benned már az az érzés, amit a multitasking okoz, hogy többet-többet kell csinálnod, képes leszel ellenállni a multitasking csábításának is.

Írd fel, hogy hol tartottál!

Ha váltogatni kényszerülsz, akkor könnyen szétszórttá válsz a sok teendő között.

Egész egyszerűen írd fel, hogy hol tartottál, milyen gondolatok voltak a fejedben, mi a következő lépés és mi van még hátra. Jóval könnyebb lesz visszaállnod később a feladatra.

Mindig ugyanazokra a napokra szervezd a megbeszéléseket!

Megbeszéléseket sajnos nem lehet elkerülni, de mindenképpen hatással tudsz lenni arra, hogy mikor legyenek.

Válassz ki egy napot. És csak arra a napra vagy napokra ütemezd megbeszéléseket.

Így talán fel tud szabadítani egy-két teljes napot más feladatokra is.

9. Szedd rendbe az emaileket!

Legyünk őszinték az email az egyik legnagyobb figyelemelterelő napjainkban. Amint belépsz a fiókodba, rögtön megnézed, hogy mi újság megnyitod az új emailt és fél órával később azon veszed észre magad, hogy teljesen mást csinálsz.

Ütemezd be, hogy mikor dolgozod fel az emaileket!

Napjában kétszer-háromszor bőven elég megnézni, hogy jött-e valami értelmes email. 15 perc alatt végigmész és kész, és amelyik két perc megoldható, csináld meg. Ha több idő és méltó arra, hogy később foglalkozz vele, akkor rögzítsd egy Trello táblán. Egyébként pedig javaslom a törlés funkció használatát.

Feldolgoztál mindent?

Térj vissza a legfontosabb feladatokhoz!

+ 1: Főnök vagy?

Jelölj ki egy olyan szobát, ahol csöndnek kell lennie!

Könnyítsd meg munkatársaid életét és jelölj számukra egy helyet, ahol nyugodtan és elmélyülten dolgozhatnak.

Jelöld ki a nap egy bizonyos időszakát, amikor csöndnek kell lennie!

Mindenkinek lesz ideje zavartalanul dolgozni.

Segíts kollégáidnak!

Vezessétek be, hogy nagy kijelzős visszaszámláló órákat használtok. Kollégád csak beüti, hogy mennyi időre van szüksége és már ketyeg is a visszaszámláló!

Kevesebb váltás = több boldogság?

Mint olvashattad rengeteg körülmény játszik közre abban, hogy te is multitaskingolj, de rengeteget tehetsz az ellenkezőéjért is.

Végtelen hosszú lehetne ez a bejegyzés, de remélem ilyen rövid terjedelemben is találtál rengeteg hasznosítható dolgot, amelyek segítségével a holnaptól tudatosabban oda tudsz figyelni arra, hogy hogyan dolgozol.

Néhány éve már alkalmazom ezeket az elveket és lehetőség szerint nagy ívben elkerülöm a multitaskingot.

Jóval nyugodtabb vagyok és több feladattal is végzek.

Persze nyilván nem lehet teljesen kizárni az életből, de a tudatos odafigyelésnek köszönhetően jóval könnyeb a singletasking is, aminek meg is van az eredménye:

  • kevesebb hiba,
  • kevesebb elpocsékolt idő,
  • kevesebb elpocsékolt energia és
  • néha még a blogomra is marad energia.

Szóval hajrá, figyelj oda és jönni fognak az eredmények!

Úgy gondolod hasznos lehet másnak is? Oszd meg ezt a bejegyzést a Facebookon is!

Hozzászólások

hozzászólások