Személyes hatékonyság, produktivitás

Személyes hatékonyság fejlesztése: Mi az a produktivitási rendszer?

Biztos Te is nap, mint nap küszködsz, ügyes-bajos dolgaiddal, de azért igyekszel fejlődni a személyes hatékonyság területén is; talán használsz is különböző alkalmazásokat vagy programokat alkalmanként, amik megkönnyítik az életed.

Nos, ez így rendben is van, de úgy gondolom, hogy a mai világban ez még édeskevés, ahhoz hogy talpon tudj maradni a rád zúduló információ, tennivaló áradattal szemben; és élni tudd azt az életet, amit szeretnél.

Ma a probléma gyökere ott leledzik véleményem szerint, hogy még nem tudatosítottuk magunkban a megváltozott, felgyorsult világ jelenségét és nem alakítottuk ki a megfelelő válaszainkat a hétköznapok kihívásaira.

Mire is gondolok?

Leginkább arra, hogy a hétköznapi információ áradatot nem kontrolláljuk, valamint arra, hogy a rendelkezésünkre álló technológiai megoldásokat – legyen szó hardverről vagy szoftverről -, nem kezeljük tudatosan, egyáltalán nem használjuk ki a bennük rejlő lehetőségeket.

  • Ímmel-ámmal felírunk valamit egy cetlire, egy telefonos alkalmazásba vagy épp emailt küldünk magunknak, hogy ne felejtsünk egy fontos dolgot.
  • Eszközeinket rendszertelenül, alkalmanként, szigetszerűen, következetlenül használjuk.
  • Fájljainkat vagy lementjük a megfelelő helyre, a megfelelő módon vagy nem. Különdíjas megoldás, ha egész egyszerűen emailben tároljuk az adott fájlt.

A fenti, tudatosnak nem nevezhető viselkedés eredményeképp feladataink, tennivalóink és a hozzájuk kapcsolódó információ, ha úgy tetszik dokumentumok, eszközeink között szétszórva, rendezetlenül lógnak a levegőben. Sokszor rácsodálkozunk, ha elfelejtünk valamit vagy épp három óra keresgélés után rájövünk: hoppá rossz helyen kutakodunk.

A probléma röviden, hogy dolgaink kezelése mögött nincs:

  • se tudatosság,
  • se egy módszertan,
  • és legfőképpen egy, a működésünket támogató rendszer.

A fenti hiányosságok, problémák kezelésére a legjobb megoldás egy személyre szabott produktivitási rendszer kialakítása és rendszeres, rutinszerű használata.

Mielőtt fejest ugranánk a történetbe minimum két dolgot mindenképp szükségesnek tartok tisztázni:

  1. Mit jelent a produktivitás, a személyes hatékonyság?
  2. Mi a produktivitási rendszer?

Produktivitás, személyes hatékonyság

A nagy igazságot nem tudom elmondani, de azt igen, hogy én mit gondolok s produktivitásról, a személyes hatékonyságról. Egy korábbi elmélkedésemet alapul véve két pontban tudnám megfogalmazni, hogy nekem mit jelent a produktivitás:

  • A jó (megfelelő) dolgokat, jól elvégezni.
  • A rendelkezésre álló energiámmal, a legtöbbet elérni; ha úgy tetszik, akkor többet kevesebbel.

Produktivitási rendszer

Nos, a fentiek tükrében a produktivitási rendszerre úgy tekintek, mint azon alapelvek, módszerek, szokások és eszközök együttesére, amelyek abban támogatnak, hogy e fenti két pontnak megfelelően tudjak dolgaimmal napról-napra előrehaladni.

Az előző mondatból már sejthető volt, de legyünk konkrétabbak, a produktivitási rendszert két alapvető elemre kell bontani:

  • Alapelvekre, módszerekre, szokásokra, melyek lehetnek például
  • Támogató eszközökre, ezek közé a következőket sorolom::
    • email (Gmail),
    • feladatkezelő (Todoist),
    • projektkezelő (Trello),
    • naptár (Google Naptár),
    • jegyzettömb (Evernote / OneNote),
    • felhő tárhely (Dropbox / Google Drive).

Értelmezésem szerint a fenti alkalmazások és módszerek együttesen alkotjátok azt produktivitás rendszert, melynek tudatos használata alatt azt értem, mind módszertani (és itt leginkább a GTD-re gondolok), mind eszköz, alkalmazás szinten integráltan és  következetesen kezeljük:

  • Integrált, mert a produktivitási rendszer egyes elemei (pl: Gmail és Trello) közt, nem feltétlen szükséges mindent lépést manuálisan elvégezni: általában van valamilyen kiegészítő vagy automatizmus, ami biztosítja a könnyű átjárást.
  • Következetesen, mert jellemzően olyan, a  személyes hatékonyság szempontjából helyes, szokásokat alakítunk ki tudatosan, amelyek elsajátítása után csípőből, gondolkodás nélkül fogunk mindig, ugyanúgy reagálni egy-egy adott történésre, ingerre: Ha valami teendőm merül fel, azt rögtön felírom mindig ugyanarra a helyre, a Todoist-ba.

Hozzászólások

hozzászólások