Biztos Te is nap, mint nap küszködsz, ügyes-bajos dolgaiddal, de azért igyekszel fejlődni a személyes hatékonyság területén is; talán használsz is különböző alkalmazásokat vagy programokat alkalmanként, amik megkönnyítik az életed.
Nos, ez így rendben is van, de úgy gondolom, hogy a mai világban ez még édeskevés, ahhoz hogy talpon tudj maradni a rád zúduló információ, tennivaló áradattal szemben; és élni tudd azt az életet, amit szeretnél.
Ma a probléma gyökere ott leledzik véleményem szerint, hogy még nem tudatosítottuk magunkban a megváltozott, felgyorsult világ jelenségét és nem alakítottuk ki a megfelelő válaszainkat a hétköznapok kihívásaira.
Mire is gondolok?
Leginkább arra, hogy a hétköznapi információ áradatot nem kontrolláljuk, valamint arra, hogy a rendelkezésünkre álló technológiai megoldásokat – legyen szó hardverről vagy szoftverről -, nem kezeljük tudatosan, egyáltalán nem használjuk ki a bennük rejlő lehetőségeket.
- Ímmel-ámmal felírunk valamit egy cetlire, egy telefonos alkalmazásba vagy épp emailt küldünk magunknak, hogy ne felejtsünk egy fontos dolgot.
- Eszközeinket rendszertelenül, alkalmanként, szigetszerűen, következetlenül használjuk.
- Fájljainkat vagy lementjük a megfelelő helyre, a megfelelő módon vagy nem. Különdíjas megoldás, ha egész egyszerűen emailben tároljuk az adott fájlt.
A fenti, tudatosnak nem nevezhető viselkedés eredményeképp feladataink, tennivalóink és a hozzájuk kapcsolódó információ, ha úgy tetszik dokumentumok, eszközeink között szétszórva, rendezetlenül lógnak a levegőben. Sokszor rácsodálkozunk, ha elfelejtünk valamit vagy épp három óra keresgélés után rájövünk: hoppá rossz helyen kutakodunk.
A probléma röviden, hogy dolgaink kezelése mögött nincs:
- se tudatosság,
- se egy módszertan,
- és legfőképpen egy, a működésünket támogató rendszer.
A fenti hiányosságok, problémák kezelésére a legjobb megoldás egy személyre szabott produktivitási rendszer kialakítása és rendszeres, rutinszerű használata.
Mielőtt fejest ugranánk a történetbe minimum két dolgot mindenképp szükségesnek tartok tisztázni:
- Mit jelent a produktivitás, a személyes hatékonyság?
- Mi a produktivitási rendszer?
Produktivitás, személyes hatékonyság
A nagy igazságot nem tudom elmondani, de azt igen, hogy én mit gondolok s produktivitásról, a személyes hatékonyságról. Egy korábbi elmélkedésemet alapul véve két pontban tudnám megfogalmazni, hogy nekem mit jelent a produktivitás:
- A jó (megfelelő) dolgokat, jól elvégezni.
- A rendelkezésre álló energiámmal, a legtöbbet elérni; ha úgy tetszik, akkor többet kevesebbel.
Produktivitási rendszer
Nos, a fentiek tükrében a produktivitási rendszerre úgy tekintek, mint azon alapelvek, módszerek, szokások és eszközök együttesére, amelyek abban támogatnak, hogy e fenti két pontnak megfelelően tudjak dolgaimmal napról-napra előrehaladni.
Az előző mondatból már sejthető volt, de legyünk konkrétabbak, a produktivitási rendszert két alapvető elemre kell bontani:
- Alapelvekre, módszerekre, szokásokra, melyek lehetnek például
- a Lean szemlélet bármelyik tétele (alapelv),
- a GTD (módszer),
- vagy az, hogy koránkelő vagy (szokás).
- Támogató eszközökre, ezek közé a következőket sorolom::
- email (Gmail),
- feladatkezelő (Todoist),
- projektkezelő (Trello),
- naptár (Google Naptár),
- jegyzettömb (Evernote / OneNote),
- felhő tárhely (Dropbox / Google Drive).
Értelmezésem szerint a fenti alkalmazások és módszerek együttesen alkotjátok azt produktivitás rendszert, melynek tudatos használata alatt azt értem, mind módszertani (és itt leginkább a GTD-re gondolok), mind eszköz, alkalmazás szinten integráltan és következetesen kezeljük:
- Integrált, mert a produktivitási rendszer egyes elemei (pl: Gmail és Trello) közt, nem feltétlen szükséges mindent lépést manuálisan elvégezni: általában van valamilyen kiegészítő vagy automatizmus, ami biztosítja a könnyű átjárást.
- Következetesen, mert jellemzően olyan, a személyes hatékonyság szempontjából helyes, szokásokat alakítunk ki tudatosan, amelyek elsajátítása után csípőből, gondolkodás nélkül fogunk mindig, ugyanúgy reagálni egy-egy adott történésre, ingerre: Ha valami teendőm merül fel, azt rögtön felírom mindig ugyanarra a helyre, a Todoist-ba.
