Személyes produktivitás: Regulázd meg a rád zúduló információáradatot

Még régebben részt vettem egy hosszabb beszélgetésben, amelyben legutóbbi személyes produktivitás kapcsán írt bejegyzésem témai is előkerültek:

  • ezer irányból érkezik az információ, így képtelenség kordában tartani feladatainkat;
  • ilyen terhelés mellett szinte képtelenség szellemileg frissnek maradni.

Az említett diskurzus során lelkesen magyaráztam, hogy időgazdálkodás így, személyes produktivitás úgy, személyes hatékonyság amúgy és egyszer csak jött az a rész, hogy rögtön fel kell írni mindent, ami arra méltó (tennivaló), lehetőleg úgy, hogy a minimális számúra redukált gyűjtőpontok valamelyikébe tereled az infókat.

Itt egy kicsit megfagyott a levegő és jött is jogosan a “felháborodás”:

Ez szinte lehetetlen! Ha pedig mégse, akkor hogy a pékbe álljon neki az, aki nulláról kezdené?

Összeírtam néhány ötletet, amelyek segítségével bele is vághatsz a történetbe.

Tudatosítsd és oldd fel a problémát!

Ahogy fentebb feszegettem feljebb is: tucatnyi csatornán keresztül érkeznek azok ingerek, információk, tennivalók, melyek elterelhetik a figyelmet arról, amivel épp foglalkoznunk kellene.

Ez gondolom ismerős.

Engedve belső és külső nyomásnak a legtöbb ember át is vált az éppen beeső feladatra, azonban ez nem jó megoldás. Én is sokszor.

Gondolom ez is ismerős.

Azzal, hogy hirtelen egy másik (a fejünkben a leghangosabb) feladatra váltunk, éppen csak az aznapra tervezett a teendőkkel nem végzünk. Ennek köszönhetően jogosan érezzük azt a nap végén, hogy semmivel sem haladtunk.

Jó volna ezzel kezdeni valamit, nem igaz?

Ha egy produktivitási rendszerbe tereled feladataid és abban is tartod karban őket, akkor ezt az érzést jó eséllyel megspórolod magadnak, mivel az újonnan beeső dolgok rögzítésével leveszed az elmédről azt a terhet, hogy tárolnia kelljen az információt, feladatod.

Ehhez persze ki kell alakítani egy olyan szokásrendszert, aminek első eleme a feladatok rögzítése.

Feladatok rendszeres felírásának szokássá alakításához véleményem szerint első körben tudatosítani kell magadban a következőket:

  • Rengeteg irányból, relatíve nagy gyakorisággal érkezhetnek az ingerek, amelyek eltéríthetnek.
  • Agyunk nem arra lett kitalálva, hogy ezt a mennyiségű információt rögzítse, feldolgozza és tárolja. Sőt agyad egy lusta és nem is fog így tenni.
  • A dolgok rögzítését tehát szokássá kell alakítani, így lesz könnyebb az elmédnek.

Miért is jó neked, ha egy produktivitási rendszerbe tereled a feladataid?

Válaszom egyszerű.

A mindennapi információözönt az irányításod alatt tudod tartani, aminek persze további hozadékai is vannak:

  • Leveszed a terhet az elmédről, aminek köszönhetően rengeteg kreatív energiád szabadul fel, amit elmélyült munkára fordíthatsz.
  • Megnyugodhatsz, mert nem maradsz le semmiről.
  • Nem felejtesz el szinte semmit (emberek vagyunk, na).
  • Minden szükséges dolgot megtalálsz akkor, amikor épp szükséged van rá.
  • Meg tudod tervezni a napjaidat, ami visszaadja a kontroll érzését.

Nézzük mit is értek az alatt, hogy tereld a feladataid egy produktivitási rendszerbe.

Csatornák és gyűjtőpontok

Mielőtt nagyon beleugranánk a részletekbe szeretnék két fogalmat definiálni: csatornák és gyűjtőpontok.

  • A csatornák alatt értem azokat a potenciáls információforrásokat, amelyeken keresztül érkeznek feléd a téged érintő dolgok. Ilyen csatorna lehet például a személyes email címed, a telefonszámod (telefonok és SMS-ek). De ilyen lehet éppenséggel a Facebook fiókod vagy bármilyen alkalmazás (Viber, Slack, WhatsApp), amit használsz. Persze csatornaként értelmezhető, az emberekkel való személyes kommunikációd, interakciód, lévén felőlük is érkezhet téged érintő információ.
  • A gyűjtőpontok pedig kvázi azok helyek, ahová ezek az információk érkeznek, legyen az egy levelezőprogram vagy épp a telefonod figyelmeztetései, de ideérthetjük az otthoni postaládád, hiszen a leveleknek is landolniuk kell valahol.

Egy csatornának több gyűjtőpontja is lehet: az emailjeidet megnézheted a telefonodon, a tableteden és a laptopodon is.

Most, hogy megvagyunk az alapokkal, menjünk is tovább a konkrét lépésekre.

1. Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid

Először is azt javaslom, hogy tudatosan azonosítsd, ha kell készíts egy listát azokról a fizikai és online, elektronikus csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged. Néhány ötlet kezdésnek:

  • Email
    • céges
    • magán
  • Azonnali üzenetküldők
    • Viber
    • WhatsApp
    • Slack
    • Skype
  • Közösségi média
    • Facebook
    • Instagram
    • Linkedin
  • Telefon
    • céges
    • magán
  • Naptár
    • céges
    • magán
  • Postaláda
  • Irattartó
  • Szóbeli kommunikáció

A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz). Ezek lesznek a gyűjtőpontjaid.

Ha akarsz ebből a két dimenzióból csinálhatsz egy mátrixot, amiből egy átfogó képet kaphatsz arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ. Ehhez inspirációként készítettem egy móricka táblázatot, ahol az “x”-ek azt jelentek, hogy az adott eszközön van-e gyűjtőpontod.

 

Lehetséges gyűjtőpontok

Csatorna

Céges telefon

Privát telefon

Céges laptop

Facebook Messenger

 

x

x

Céges email

x

x

x

és így tovább…

   

Nos, elvileg ezeket kéne átnézned rendszeresen ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.

Ha ezekkel meg vagy kialakul egy valós képed arról, hogy hány helyen támadhat az információ.

2. Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjait számát

Ha nem akarod magad különösebben szívatni, akkor a következő lépés, hogy minimálisra csökkented gyűjtőpontjaid és csatornáid számát, így a potenciális értesítések száma is csökkeni fog, amikről tudjuk, hogy remek figyelemelterelők.

Minél kevesebb a lehetséges információforrás, annál kevesebb dolgot kell átnézned később.

Ehhez a következőket kell tenned:

  • minimalizálod az eszközeiden használt alkalmazások számát;
  • kikapcsolod, minimalizálod az értesítéseket;
  • nehezen elérhetővé teszed a megnyitásra csábító alkalmazásokat.

Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben!

Minimalizáld az alkalmazások számát

Sokan sokféle alkalmazást használunk a kommunikációra, erre talán a legjobb példák az azonnali üzenetküldők: Viber, Skype, Facebook, Slack és még sorolhatnám. Valószínűleg Te is használsz legalább hármat.

Ahhoz, hogy minimalizáld a használt alkalmazások (csatornák) számát egyrészről érdemes megvizsgálnod, hogy szükséged van-e egyáltalán az összes általad használt alkalmazásra vagy van esetleg, amit eltávolíthatsz a képből?

Nálam például így vérzett el a WhatsApp: nagyjából két emberrel kommunikáltam az alkalmazáson keresztül, így inkább áthelyeztem a beszélgetést a Facebook Messengerre az esetükben, utána pedig viszlát WhatsApp.

Másrészről érdemes azt is megnézed, hogy vajon az összes eszközödre / felületedre (gyűjtőpont) fel kell, hogy legyen telepítve az adott csatornához kapcsolódó alkalmazás? Sokszor teljesen feleslegesen vannak bizonyos eszközökre telepítve egyes alkalmazások vagy böngésző bővítmények. Személyes kedvencem az, amikor egy kiváló bővítménynek köszönhetően egy megbeszélésen a kivetítőn felugrik egy Facebook üzenet értesítés, aminek az első néhány szavát még el is lehet olvasni. Epic fail.

Ha találsz néhány alkalmazást, amire egész egyszerűen nincs szükséged vagy nincs keresnivalója az adott eszközön, akkor távolítsd el.

Minimalizáld az értesítések számát

Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.

Ez elsőre talán furának és kicsit babrásnak tűnhet, de szerintem idővel Te is rájössz, hogy milyen frankó is az, ha nem szakítja két percenként valami félbe a munkádat. Remélem elég hamar.

Tehát ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogy azonnal értesülj az adott csatornáról érkező információkról. Ha nincs, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki, tüntesd el.

Tedd nehezen elérhetővé

Legutóbbi szabadságom alatt a munkahelyi leveleim kezelésére használt alkalmazást egész egyszerűen a telefonom legutolsó oldalára húztam át, így amikor valamiért a telefont kellett használnom, nem az Outlook ikonja volt az első, ami fogadott a kezdőképernyőn. Nem csábított, hogy megnyissam.

Miért írom ezt ide?

Mert, ha már a telefonod tele kell legyen tömve mindenféle alkalmazással, amelyek értesítésekkel bombáznak, a legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz, hogy áthelyezed a telefonod kezdőoldaláról azon alkalmazások ikonjait, amelyek értesítései kevésbé fontosak vagy ideiglenesen nem szeretnéd őket szem előtt tudni.

Így az ominózus alkalmazások nem lesznek közvetlenül az orrod előtt, aminek köszönhetően egyrészről nem fogod minden alkalommal látni az új üzenetre utaló jelvényeket vagy értesítéseket, másrészről kisebb ingerenciát fogsz érezni az alkalmazás megnyitására, így azok nem fogják elterelni a figyelmed.

Fél siker, gyerünk tovább!

3. Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése

Az Inbox-ok alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan tereled, gyűjtöd a dolgaid későbbi feldolgozás céljából.

Ezek a helyek lesznek személyes produktivitási rendszered belépési pontja.

Ide tartoznak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (pl: email, feladatlista).

Az inbox-ok kialakítása során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:

  • Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
  • Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, ezúttal sem teszek másképp. Kiváló alkalmazás
  • Email: Javaslom, hogy lehetőség szerint egy levelező alkalmazást használj, például vezesd be Gmail-be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid, én is így csinálom egyébként. Ezt is meg tudod oldani például úgy, hogy a céges levelezésre az Outlook-ot használod, privátra pedig a Gmail-t. Ha több munkahelyi vagy privát email címed van, akkor külön-külön egy helyre terelheted őket. Az emaileket különböző bővítmények segítségével át tudod emelni a feladatkezelődbe és így végső soron a teendők között kötnek ki azok a levelek, amelyek teendők lapulnak.
  • SMS: A másik nagy trükk, amit szeretek alkalmazni az az SMS-ek átemelése Gmail-be vagy a Todoist-ba, ezt is megtehet, például az IFTTT-vel. Így nem kell azokkal sem foglalkozni.
  • Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a jegyzetekben található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem. Ráadásul a Pleexy nevű alkalmazás segítségével össze tudod drótozni jegyzeteid a Todoist-tal vagy a Wunderlist-tel.
  • Dokumentumok: Egy jó OneDrive-ot, Google Drive-ot vagy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni. Ide jöhetnek a dokumentumok, PDF-ek, képek és megannyi fájl.
  • Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár vagy az Outlook naptár a megoldás.

Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid! A cél, hogy inboxaid száma is minimális legyen!

4. Áramvonalasítsd gyűjtőpontjaid

Ahogy a fentebb már feszegettem bizonyos dolgokat áramvonalasítani (automatizálni) is tudsz. Így rengeteg melót spórolhatsz meg magadnak.

A legtöbb feladatkezelőbe például lehet emailt továbbítani és a levél feladatként bekerül.

Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom a fentiekben pedzegetett IFTTT , Pleexy és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat.

Amiket én használok:

  • ha nem fogadott hívásom van az Android telefonom, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (IFTTT);
  • ha megcsillagozok a Gmail-ben egy levelet létrejön egy feladat a Todoist-ben, ráadásul úgy, hogy a feladatra kattintva rögtön meg is nyílik az adott email (Pleexy / Zapier);
  • ha kommentet fűzök egy Trello kártyához, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (Butler for Trello / Zapier)

További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre.

Egy jó szkenner is csodákra képes, ha már papírmentes működésről van szó.

5. Alakíts ki helyes szokásokat!

A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.

  • Rögtön írd fel,
  • fotózd le,
  • szkenneld fel.

Miért?

Mert az agynak megvan az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.

Cserébe a szokások olyan cselekvéssorok, rutinok; amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy, a lehető legkevesebb energiát igénylek.

A Wikipedia szerint így:

“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, amelyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”

Tehát próbálj meg mindenből szokást formálni:

  • írd fel a feladatokat egy helyre,
  • a leveleid mindennap dolgozd fel.

Ha szokást formálsz belőlük, akkor jóval könnyebb dolga lesz az elmédnek és így könnyebb lesz a hétköznapijaidba integrálni ezeket a lépéseket.

Automatizálj minél több mindent!

További érv a szokások mellett, hogy azok egyes lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.

Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is, éljen a standard work:

Csak, hogy két személyes kedvencet kiemeljek.

Érdemes elsajátítanod az IFTTT, Pleexy és Zapier használatát, ehhez lejjebb hasznos linkeket találsz.

Használatukkal új dimenziók nyílnak meg előtted!

6. Igazítsd rögzítő eszközeid az Inbox-aidhoz

Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de nézzük meg közelebbről, úgy már nem is olyan vészes.

  • Ha szervezesről vagy GTD értelemben vett projektek menedzseléséről van szó, magam részéről a Kanbant és a Trello-t kedvelem a legjobban. Ismerkedj meg vele Te is.
  • Az operatív, napi dolgok menedzselésére pedig a Todoist-et használom.

Mindkettő széles körben elterjedt, remek irodalmuk van az interneten és kiválóan automatizálhatóak különböző alkalmazások segítségével. Ezeket bátran ajánlom neked is!

Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj az egyik megoldás használatához érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:

  • Telepítsd fel az alkalmazást (Trello, Todoist) a telefonodra!
  • Helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot. Így pikk-pakk eléred az alkalmazást, ha rögzíteni akarsz valamit a rendszeredbe.
  • Számítógépeden, pedig tedd be a linkjüket a könyvjelzősávodba (Chrome esetében: CTRL+D)
  • Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket, ezekkel weboldalakat tudsz eltenni későbbre. (Lejjebb belinkeltem.)
  • Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail és Outlook integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni, mivel az emaileket és be tudod pakolni a rendszeredbe. (Szintén belinkeltem lejjebb).
  • A legtöbb alkalmazásba már emailben is lehet küldeni feladatokat, ismerd meg ezeket a funkciókat is közelebbről. (Ahogy ezt is.)

Néhány hasznos link

A következő egy hónapban foglalkozz a Todoist-tal vagy a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.

Mert lesz ez jó neked?

  • A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod. Ha automatizálsz néhány lépést, még egyszerűbb dolgod lesz.
  • Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agyad azt hiszi, hogy a leírt feladatok elkészültek.
  • Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.
  • A rád zúduló információt, feladatokat kézben és rendben tudod tartani.

Kapcsolódó videók

Todoist

Feladatok továbbítása emailben

IFTTT + Todoist

Trello

Feladatok továbbítása emailben

Trello + Outlook

IFTTT + Trello

Automatizálj!

A fentiekben hivatkozott automatizálásra alkalmas megoldásokról pedig összegyűjtöttem néhány videót arra az esetre, ha valamelyik felkeltette volna az érdeklődésed.

Zapier

IFTTT

Butler for Trello

Pleexy

Hozzászólások

hozzászólások