produktivitás, személyes produktivitás, személyes hatékonyság, időgazdálkodás, dolgozz okosan, trello

Nemrégiben részt vettem egy beszélgetésben, amelyben legutóbbi személyes produktivitás kapcsán írt bejegyzés témai is előkerültek:

  • mennyire nem vagyunk urai saját figyelmünknek; mennyire megterhelő szellemileg frissnek maradni;
  • mennyire használjuk tudatosan figyelmünket.

Emberekkel dolgozunk együtt, eszközöket használunk munkákhoz és persze érzéseink is vannak.

Nap, mint nap e három fő irányból tucatnyi csatornán keresztül érkeznek azok ingerek, információk, tennivalók, melyek elterelhetik a figyelmünket arról, amivel épp foglalkoznunk kellene.
Így persze teljes joggal érezhetjük azt a nap végén, ha feladatainkban úszunk.

Az említett diskurzus közben idővel leesett persze, hogy az oké, hogy én itt magyarázom, hogy időgazdálkodás így, személyes produktivitás úgy, személyes hatékonyság amúgy és persze rögtön fel kell írni mindent, ami arra méltó.

De mégis, hogy pékbe álljon neki az, aki nulláról kezdené? Vagy épp Te, produktivitás iránt érdeklődő olvasó.

produktivitás, személyes produktivitás, személyes hatékonyság, időgazdálkodás, dolgozz okosan

Tudatosítsd és oldd fel a problémát!

Első körben azt mondom tudatosítsd magadban a következőket:

  • Rengeteg irányból, relatíve nagy gyakorisággal érkezhetnek az ingerek, amelyek eltéríthetnek.
  • Agyunk nem arra lett kitalálva, hogy ezt a mennyiségű információt rögzítse és feldolgozza.
  • A dolgok rögzítését szokássá kell alakítanod.

Mégis mennyire jó lenne, ha ezt az információ-áradatot valamilyen módon kontrollt alatt tudnád tartani:

  • Így megnyugodhatsz, mert nem maradsz le semmiről.
  • Nem felejtesz el semmit.
  • Minden szükséges dolgot megtalálsz, amikor épp szükség van rá.

Kezdjük az elején: Csatornák és gyűjtőpontok

Mielőtt nagyon beleugranánk az egészbe érdemes két dolgot helyre tenni a jövőre nézve: csatornák és gyűjtőpontok.

  • A csatornák alatt értem azokat a dolgokat, amelyeken keresztül érkeznek feléd a téged érintő dolgok, információk. Ilyen csatorna lehet például  a személyes email címed; a telefonszámod, amelyen keresztül hívhatnak vagy SMS-t küldhetnek. De ilyen lehet éppenséggel a Facebook fiókod vagy bármilyen alkalmazás, amit használsz. Csatornaként értelmezhető, az emberek közti kommunikációd, interakciód lévén felőlük is érkezhet téged érintő információ.
  • A gyűjtőpont kvázi az a hely, ahová ezek az információk érkeznek legyen az egy levelezőprogram vagy épp a telefonod figyelmeztetései, de ideérthetjük az otthoni postaládád, hiszen a leveleknek is landolniuk kell valahol. 

Most, hogy megvagyunk az alapokkal, nézzük a lépéseket.

Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid

Először is azt javaslom, hogy azonosítsd, mi több készíts egy listát azokról a fizikai és online csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged.

A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz).

Ha ebből a két dimenzióból csinálsz egy mátrixot, kapsz egy átfogó képet arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ.

Nos ezeket kéne átnézned ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.

Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjaid számát

A következő lépés, hogy a csatornák és a gyűjtőpontok számát lecsökkented.

Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.

Ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogy azonnal értesülj a benne foglaltakról, az adott csatornáról érkező információkról.

Ha nem, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki.

Ezt most rögtön megteheted.

Persze érdemes kollégáiddal is beszélni arról, hogy mikor ne zavarjanak.

Inbox-ok

Újabb definíció, yeah!

Az Inbox alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan gyűjtöd dolgaid, későbbi feldolgozás céljából. Ez a hely lesz a produktivitás támogató rendszered a belépési pontja

Ide tartozhatnak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (email).

Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése

Nyilván elő kell készítened a terepet az érkező információknak, dokumentumoknak, jegyzeteknek, teendőknek és eseményeknek.

Az inbox-ok esetében javaslom, hogy a kialakítás során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:

  • Email: Ezt inkább nem magyarázom túl. Javaslom, hogy a Gmail-be vezesd be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid. Meg tudod azt is oldani.
  • SMS: Megoldható, hogy SMS-eid is az email fiókodban landoljanak. Menő, nem?
  • Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a rajtuk található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem.
  • Dokumentumok: Egy jó Google Drive-ot vagy egy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni.
  • Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
  • Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, Ezúttal sem teszek másképp. Szóval irány a Trello.com és regisztrálj.
  • Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár a megoldás.

Lám-lám itt tart ma már a tudomány.

Figyelem! Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid!

Gyűjtőpontjaid áramvonalasítása

Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom az IFTTT  és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat. Például beérkező SMS-eid fájdalommentesen tudod továbbítani email fiókodba.

További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre. Egyébként egy jó szkenner is csodákra képes, ha papírmentes működésről van szó.

A produktivitás alapja: alakíts ki helyes szokásokat!

A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.

Miért?

Mert az agynak meg van az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.

Cserébe a szokások pedig olyan cselekvéssorok, rutinok, amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy.

A Wikipedia szerint így:

“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, melyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”

Automatizálj minél több mindent

További érv a szokások mellett, hogy a rutin lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.
Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is:

Csak, hogy két személyes kedvencet kiemeljek.

Rögzítő eszközökeim igazítása Inbox-aimhoz

Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj a használathoz érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:

  • Telepítsd fel az alkalmazást a telefonodra és helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot.
  • Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket.
  • Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni.

Nem sok ez így hirtelen? Hajrá Trello!

Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de íme a megfejtés.

Magam részéről a Kanbant és a Trellot kedvelem a legjobban, ha szervezesről van szó. Ismerkedj meg velük Te.

És melyik eszköz az amelyik mindig nálad van? A telefonod.

  • Így azt mondom, hogy elsőként a Trello-t telepítsd a telefonodra; számítógépeden, pedig tedd be a linkjét a könyvjelzősávba.
  • A következő egy hónapban foglalkozz a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.
  • Megismerted a Trello-t? Profi vagy már benne?
  • Válaszd ki következő alkalmazást és járj el vele ugyanígy.

Mert lesz ez jó neked?

  • A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod.
  • Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agy azt hiszi, hogy elkészültek a leírt dolgok.
  • Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.

A történet persze még nem ér itt véget, de azt mondom szánj egy hónapot arra, hogy kialakítod a rögzítés szokását a Trello telepítésével és használatával.

Szóval hajrá, lépj egyet a személyes produktivitás irányába: Trello letöltése

Kapcsolódó videók

IFTTT és Zapier

Trello Android bemutató

A Kanban rövid ismertetője

Még egy Kanban videó kicsit hosszabban

Hozzászólások

hozzászólások