Emlékszem 2016-ban felrobbant az internet, amikor kiderült, hogy egy fejlesztő hat éven keresztül automatizáltan dolgozott, azaz nem csinált semmit. Be se járt dolgozni, mindent elvégeztek helyette a programok, a kódok, az automatizált folyamatok. Ezen én nagyon jót röhögtem. Szerencsére most már nem kell fejlesztőnek lenni ahhoz, hogy leautomatizálj bizonyos dolgokat, és ezáltal kivond őket az életedből.
Mi is az automatizáció?
Az automatizáció vagy ha úgy jobban tetszik az automatizálás egy olyan technológia, amely esetében a folyamatoknak, eljárásoknak minimális, vagy nulla emberi beavatkozásra van szükségük.
De ez mit jelent magyarul?
Azt, hogy kivonhatunk az életünkből olyan felesleges dolgokat, amelyek értékes energiát és időt emésztenek fel.
Ezeket a dolgokat ugyan meg kell csinálni, de a cél az, hogy a lehető legkevesebb energiát fektessük bele.
Személyes szinten erről szól az automatizálás.
A Lean szemlélet szerint mindenki életében háromféle tevékenység létezik:
- Rendelkezik hozzáadott értékkel, azaz meg akarom csinálni.
- Nem rendelkezik hozzáadott értékkel, de meg kell csinálni, vagy végre kell hajtani.
- Nem rendelkezik hozzáadott értékkel és igazából meg se kell csinálni. Ezeket nevezzük veszteségnek, pazarlásnak vagy felesleges tevékenységeknek.
Jogosan merül fel a kérdés, hogy mi is a hozzáadott érték?
Nos, a Lean szemlélet, vagy másképp mondva az általános üzleti szemlélet szerint az, amiért a vevő fizet.
Személyes szinten pedig az, amiért te fizetsz: a pénzeddel, az időddel, vagy az energiáddal.
Valamilyen szempontból az a tevékenység, az a dolog, az az időtöltés, ami fontos számodra, és értéket jelent.
Ez lehet minőségi idő, vagy lehet az, hogy nem nekem kell valamit megcsinálnod.
A befektetett energia jelentősége
Térjünk egy picit vissza a befektetett energiára.
Minden tevékenység energiát igényel.
Attól függően, hogy mennyire új vagy ismert egy feladat, igényelhet sok kognitív ráfordítást, energiát, illetve nagyon keveset is, szinte zérót.
A sok kognitív vagy nagy mennyiségű energiát igénylő feladatok általában valamilyen új feladatot jelentenek.
- Általában nagyon meg kell velük küzdeni,
- és ennek során teljes mértékben kihasználjuk szellemi kapacitásainkat és képességeinket.
- Itt az elmélyült munkára, illetve a flow-ban töltött időre, munkára érdemes gondolni.
Amikor pedig a minimális energiát igénylő tevékenységekről beszélünk, akkor a szokásokra gondolunk.
Azokra a tevékenységekre, amelyeket zéró, vagy majdnem zéró energiával, minimális odafigyeléssel végre tudunk hajtani.
Ez a különbség a kettő közt.
Vagy nagyon sok energiát igényel tőlünk, vagy nagyon keveset.
Egy kicsit térjünk vissza a felesleges tevékenységekhez.
Azokat a dolgokat, amelyeket feleslegesnek tekintünk, vagy nincs kedvünk megcsinálni, érdemes kiiktatni az életünkből, vagy minimalizálni ezeket.
Ezt teheted a felesleges tevékenységekkel:
- felszámolhatod őket,
- egyszerűsítheted magát a folyamatot,
- szokást csinálhatsz belőlük, azaz szabványosíthatod a folyamatot,
- esetleg delegálhatod.
Amit pedig szabványosítasz, jó eséllyel automatizálni is tudod.
Miért?
Azért, mert mindig ugyanúgy, lépésenként ugyanabban a sorrendben történik, szóval egy kiszámítható dolog lesz belőle.
Itt ér össze a szokás és az automatizálás.
Egy megszokott tevékenység nem igényel sok energiát, odafigyelést, és mindig ugyanúgy történik.
Az automatizálás is így működik: kevés odafigyelést igényel, és a lépések mindig ugyanúgy, ugyanabban a sorrendben zajlanak le.
Az automatizációt azért tartom jobbnak, mint a különböző szokások begyakorlását (manuális munkavégzést), mert az ember képletből való kivonásával csökkenhet a hibalehetőség, illetve jóval kevesebb energiát kell az adott problémára fordítani.
Miért fogod szeretni az automatizálást?
Elsősorban azért, mert rengeteg időd és energiád szabadul majd fel. Magyarán értelmesebb dolgokkal tudsz majd foglalkozni.
Költségcsökkentéssel is jár, hiszen sem időt, sem pénzt nem kell egy-egy automatizálásba belefektetni.
Gondolj csak arra például, hogy egy csekkbefizetés esetén két választási lehetőséged van:
- elmehetsz a postára feladni a csekket, és sorban állsz,
- vagy pedig beállítasz egy rendszeres utalást ugyanarra a tételre.
Tehát ez a két véglet létezik. (Tudom a csoportos beszedés is opció)
Halogatás ellen is kiváló, hiszen ha leautomatizáltad, már csak akarnod sem kell, működik az magától.
Mikor érdemes automatizálni?
Ez egy nagyon érdekes kérdés.
Én úgy válaszolnék rá, hogy akkor, amikor egy adott folyamathoz nem feltétlenül szükséges emberi beavatkozás.
Nagyon fontos, hogy értsd az automatizálás lépéseinek folyamatát, mert csak így tudsz hatékonyan menedzselni, fejleszteni valamit.
Jellemzően felszínes tevékenységeket érdemes automatizálni, amelyek nem igényelnek elmélyülést.
Mondok egy példát.
Volt egy időszaka az életemnek, amikor elég sokat tudtam videózni, és podcastokat hallgatni utazás közben.
Úgyhogy elkezdtem gyűjteni az olyen videókat, amiket érdemes megnézni vagy meghallgatni.
Viszont volt egy problémám: a Youtube-hoz online kell lenni, ami fogyasztja az adatforgalmat. Én viszont menet közben nem biztos, hogy szeretném az adatforgalmamat erre felhasználni.
Szóval elkezdtem törni a fejemet, hogy mit lehet ezzel kezdeni.
Sikerült megoldanom azt, hogy egy kattintást követően a Youtube videók letöltődjenek a telefonomra.
Kellett némi idő, míg összehoztam, körülbelül egy óra vagy másfél, de utána pöpecül működött.
Így csináltam:
- Behelyeztem a Youtube videó hivatkozását a Pocket nevű alkalmazásba, és onnan kezdve minden automatizáltan történt.
- Ez a hivatkozás átkerült egy TXT fájlba.
- Amikor ez megjelent egy bizonyos mappában, akkor lefutott egy program, ami letöltötte ezeket a videókat a megfelelő helyre, vagy a Drive mappámba.
- Utolsó lépésként minden szépen szinkronizálódott a telefonomra.
Kész is voltam.
Egy darab kattintás elég volt ahelyett, hogy kézzel minden egyes videót letöltöttem volna.
Így érdemes elképzelni ezt a valóságban.
Megsúgom egyébként, hogy korábban Dolgozz Okosan Facebook oldalára kikerülő megosztások automatizáltan kerültek ki és több mint egy évig úgy is volt.
A háttérben frissítettem a cikkgyűjteményt, de maga a posztolás automatikusan történik.
Sajnos nekem sincs végtelen mennyiségű időm és energiám arra, hogy ezzel a területtel foglalkozzak, de nagyon fontos nekem, nagyon szeretem.
Miért csináltam?
Azért, hogy legyen mindig valamilyen friss tartalom neked, kedves olvasómnak, követőmnek.
Ez is egy egyszerű hétköznapi példa az automatizálás egyszerűségére. Ha van üzleti Facebook oldalad, ezt te is meg tudod csinálni.
Rendszerben kell gondolkodni
Amikor automatizálásról beszélünk, akkor nagyon fontos hangsúlyozni, hogy mindig rendszerben, folyamatban, egymást követő lépésekben kell gondolkodni. Ennek az egyszerű oka az, hogy csak így tudsz jól automatizálni.
- Minden folyamatlépésnek vannak bemenetei, input információi (pl: az a hivatkozás, amit én kimentettem a Pocket nevű alkalmazásba).
- Illetve ezt követően van egy lépéssorozat, ami megtörténik. Jelen esetben például lementődik a hivatkozás egy TXT fájlba.
- A folyamatnak van egy eredménye is. Most épp az, hogy egy következő folyamat föl tudja használni a TXT fájlban található hivatkozásokat és le tudja tölteni a videókat.
Tehát minden automatizálható dolognak kell, hogy legyen bemenete, (bizonyos tevékenységek, akciók, lépéssorozatok), illetve valamilyen kimenete, ami általában valamilyen következő lépésnek a bemenete.
Ezért fontos, hogy rendszerben és folyamatokban gondolkozz, mert így szépen apránként össze tudod kapcsolni a sok pici apró lépést egy szabványos folyamattá.
Mit érdemes automatizálnod?
A válasz erre egyszerű: manuális odafigyelést nem igénylő repetitív, azaz ismétlődő tevékenységeket.
Ezek a feladatok úgy ismerhetőek fel, hogy egy alkalommal relatíve rövid időt vesznek el az életedből, viszont nagyon sokszor csinálod őket.
Címkézd fel a leveleket!
Mondok egy példát.
A levelezőmben meg van oldva az, hogy gyorsan felcímkézzek leveleket és egy bizonyos mappába el tudjam őket helyezni.
Nem kell kézzel rárakni a címkét, illetve áthelyezni magát az e-mailt a megfelelő mappába.
Mondhatni a címkézés a fétisem, viszont nagyon nem volt kedvel egyesével végigkattintgatni: kerestem valamilyen rövidebb, egyszerűbb utat arra, hogy ezt elvégezze helyettem a számítógépem.
Ez is egyfajta automatizáció. Rendszeresen ismétlődik, repetitív.
A triggerek titka
Az ismétlődés történhet
- egy bizonyos időpontban,
- vagy valamilyen esemény hatására.
Ezek az úgynevezett triggerek, vagy más szóval eseményindítók, folyamatindító triggerek.
Beáll valamilyen időpont, vagy megtörténik valamilyen esemény.
- Beállíthatom, hogy délben fusson le ez és ez.
- Vagy amikor egy új hivatkozást másolok a Pocket nevű alkalmazásba, akkor beállíthatom, hogy fűzzön hozzá még egy sort ehhez a szöveges fájlhoz az automatizmus.
Tehát egy-egy automatizáció idő alapon, és esemény alapon is elindulhat.
Ezekre ügyelj!
Fontos, hogy ez a folyamat ne változzon, mindig ugyanúgy történjen, hiszen csak akkor lehet automatizálni.
Ellenkező esetben variancia jelenik meg és nem történik meg mindig ugyanaz.
Lényeges, hogy az úgynevezett elágazások vagy döntési pontok pontosan megfogalmazhatóak legyenek és objektív szabályokon tudjanak alapulni: ne kelljen hozzá ember.
Oké, tegyük fel, hogy meggyőztelek, és elhiszed, hogy az automatizálás menő.
Így találd meg, hogy mit automatizálj!
Az a bizonyos tevékenység, amit automatizálni szeretnél, legyen egyszerű.
Álmodból felébresztve is végre tudod hajtani?
Na, akkor az kezdésnek éppen jó lesz.
Mondjuk az a feladat, hogy egy hivatkozást kimásolj a Youtube-ról egy alkalmazásba, nem igényel nagy figyelmet.
Viszont időrabló, csak megy vele az időd.
Általában úgy lehet jól megtalálni ezeket az időrabló, felesleges tevékenységeket, hogy szívod a fogad miattuk, hogy már megint ezt kell csinálnom avagy cüccögsz:
- Fontos jellemzője az ilyen dolognak, hogy nincs szükség hozzá kommunikációra, nem kell elmélyült gondolkodás hozzá.
- Fontos még, hogy mindig ugyanúgy történjen, szabványosan, lépésről lépésre mindig ugyanaz.
Én legalábbis így szoktam dolgokat automatizálni, vagy szabványosítani a saját életemben.
„Ccc, már megint be kell fizetnem a postán a csekket.”
Ha ezekkel a jellemzőkkel bír egy tevékenység vagy egy folyamat, akkor az bizony automatizálható.
És megismétlem, nagyon fontos, hogy pontosan értsd a folyamatot, a lépéseket, a bemeneteit, a kimeneteit, értsd azt, amit csinálsz.
Hiába van egy fantasztikus futószalagod, nem mindegy hogy egy kocsiba trágyát dobálsz, vagy aranyat.
Oké, mivel kezdd az automatizálást?
Nézd, erre az a triviális válaszom, hogy azzal:
- amit utálsz csinálni,
- amit elfelejthetsz,
- amibe nehezedre esik belekezdeni.
Ha megvan, akkor kezdj el gondolkodni rajta, hogyan iktathatnád ki az életedből.
Örök példa: utálok postára járni, kivárni a soromat, általában tudok jobb időtöltést találni.
Így arra jutottam, hogy a postára járást, illetve a csekkfeladást próbálom minimalizálni az életemben.
Ahol csak lehet, online átutalással vagy bankkártyával, egy online felületen fizetek. Ahol megoldható volt, ott az előre utalást választottam. Szuper, nem kell többé a postán várakoznom.
De nézzünk még példákat.
Online bankolás
Már feszegettem egy kicsit az online bankolás feladatát, első lépésnek tökéletes.
Rengeteg időt tudsz magadnak megspórolni, hogyha a pénzügyeidet (rendszeres utalások, beszedési megbízások) automatizáltan kezeled.
Emailjeid rendben tartása
Ez az a terület, ahol szabályokkal, gyors műveletekkel rengeteg tevékenységet meg lehet spórolni, be lehet állítani.
Az eredmény: nem neked kell címkézni, áthelyezni, archiválni, csillagozni. Sok időt tudsz megspórolni és még a levelezésed is rendben lesz.
Jelszókezelés
Egy jó jelszókezelő alkalmazással növeled a biztonságot és leegyszerűsíted a jelszavak tárolását, és az egyes felületekre való beírását.
Biztos veled is előfordult már, hogy elfelejtetted a jelszavadat, aztán elkezdted keresgélni, hová írtad fel és miközben cüccögsz megtalálod.
Rosszabb esetben nem, és csak nézel ki a fejedből, hogy na, ide se sikerült belépnem.
Gyorsbillentyűk
Én automatizmusnak tekintem a gyors billentyűket is: érdemes megtanulni a leggyakrabban használt eszközeidnek a gyors billentyűit.
Text Expander
Van még egy nagyon hasznos alkalmazás típus, melyet Text Expander-nek hívnak, a magyar nevét viszont nem tőlem fogod megtudni 🙂
Gyakorlatilag arról szól a történet, hogy beütsz néhány karaktert, mondjuk „KST” és kiírja helyette, hogy „köszönettel”.
Tehát beütsz négy betűt, és kapsz helyette tízet.
De ez akár lehet 100 is.
Az a lényeg, hogy egy rövidebb karaktersort követően egy hosszú szöveget ír ki.
Megint spóroltál magadnak egy csomó időt.
Én most kezdtem el játszani vele: A levelezőben már nem azt írom ki, hogy „Köszönettel, Józsi” hanem beírom, „Köszönettel,” a többit rábízom a gépre.
Ez egy nagyon béna példa, de legalább szemléletes.
Dokumentumok, körlevél
Szerintem automatizmusnak tekinthető a dokumentum sablon és a körlevél funkciók párosa.
Miért?
Azért, mert nem kell újból és újból beírnod ugyanazt a szöveget, hanem a körlevél segítségével a gép megteszi helyetted.
Könyvjelző sáv
Ha valamilyen weboldalt gyakran látogatsz, akkor tedd ki a könyvjelző sávodba, 1 Ft-os trükk, mégsincs kiaknázva.
Megint nem kell ugyanazt begépelgetned, hanem egyszerűen rákattintasz, és már ott is van.
Számítógéped karbantartása
Ugyanígy rengeteg dolgot tudsz automatizálni a számítógéped karbantartásával kapcsolatban.
Bár nem reklámnak szántam, de pont van egy ilyen kurzusom a Webunin.
Butler for Trello
Szintén hatalmas potenciál van a Trello alkalmazás Butler for Trello nevű kiegészítőjében.
Itt gyakorlatilag komplett munkafolyamatokat tudsz leautomatizálni. Érdemes kipróbálni és időt szánni rá.
Windows feladatütemező
Majdnem végül, de biztosan nem utolsó sorban, szintén haladó felhasználóknak tud nagyon hasznos lenni a Windows beépített feladat ütemezője
A feladata az, hogyha elindul egy program, akkor indítson el egy másikat is. Például be tudod állítani, hogy minden reggel hatkor induljon el egy bizonyos program.
Vagy, hogy minden reggel 8-kor indítsa el a leveleződet.
Fekete öv: alkalmazások integrálása
Mindezeken túl van egy teljesen másik világ, ez pedig az alkalmazások integrálása, összekötése.
Rengeteg ilyen szoftver vagy megoldás létezik.
Ezek közül én a Zapiert szeretem a legjobban: már az ingyenes verziójával is sok mindent össze lehet hozni, de ha a legolcsóbb fizetési csomagot választod, akkor tiéd a világ.
Például, ahogy mondtam, a Facebook oldalam posztolása automatikusan történt.
Ez így nézet ki:
- amikor a Trello-ban egy kártya egy bizonyos oszlopba vagy listára kerül,
- akkor a Zapier ezt észreveszi és átpöccinti a Buffer nevű alkalmazásba,
- ami pedig posztolja a megfelelő időben azt a bizonyos bejegyzést.
Tehát ebben az esetben a Zapier köti össze a Trellót a Bufferrel, a Buffer pedig kapcsolódik a Facebookhoz. Ezt jelenti az alkalmazások összekötése.
Zseniális, érdemes kipróbálni.
Ugyanilyen alkalmazás egyébként még az IFTTT, ami inkább kezdő felhasználóknak való alkalmazás, de haladók is el tudnak velük szórakozni.
Összefoglalva
Összefoglalva gyorsan az egészet, olyan dolgokat érdemes automatizálni, amiket utálsz, amiket elfelejthetsz, vagy amelyek elvégzését halogatod. Tudod: cücccögsz, három cével.
- 1. Fontos, hogy ezek objektív, egyszerű feladatok legyenek. Erősen manuális, repetitív folyamatokról van szó, amelyek relatíve rövid időt vesznek el tőled, de rendszeresen ismétlődnek.
- 2. Ez az ismétlődés történhet valamilyen rendszeresen bekövetkező esemény hatására, vagy pedig valamilyen bizonyos időpontban történhet.
- 3. Az is nagyon fontos, hogy ez a valami, ez a folyamat mindig ugyanúgy történjen.
- 4. Az elágazások, a döntési pontok legyenek pontosan megfogalmazhatóak, objektív szabályokon alapuljanak, és fontos jellemző, hogy ne kelljen hozzá ember.
Köszönöm szépen, hogy elolvastad ezt a cikket. Remélem, már beindult a fantáziád, és van rá ötleted, hogy mit lehet automatizálni, mit lehet kiiktatni az életedből. Írd is meg kommentben!
A tudás átka, mint fogalom vélhetően a Chip Heath és Dan Heath által írt 
Nagyjából le is ír mindent.
Csak vizuálisan!
