email

E-mailek előnézete: Az egyszerű trükk, ami felgyorsítja a munkát

Szerző:

Az email előnézet funkciója lehetővé teszi az üzenetek gyors áttekintését anélkül, hogy külön megnyitnád őket. Gmail és Outlook felhasználóknak egyaránt ajánlott.

Email: Elvárások kezelése

Szerző:

Az email kezelése napjainkban kulcsfontosságú feladat mind a személyes, mind a munkahelyi környezetben. Hatékony email kezelés nélkül az inbox gyorsan eláraszthat bennünket és a produktivitásunk csökkenhet. Az első lépés az email kezelésében az, hogy közösen meghatározzuk, milyen kommunikációs kultúrát kívánunk kialakítani a szervezetben.

Fontos, hogy leüljünk a kollégákkal és megbeszéljük, milyen elvárásokat támasztunk egymással szemben az email válaszidő tekintetében. Egy írott irányelv létrehozása segíthet mindenki számára egyértelművé tenni, hogy mi az elvárható válaszidő, például egy munkanap, vagy akár négy munkaóra.

Írott irányelvek

Az írott irányelvek létrehozása elősegíti, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy nem lehet minden egyes emailre azonnal válaszolni. Ez különösen fontos azoknál a cégeknél, ahol a kommunikáció nagy része emailen keresztül történik. Az irányelvek segítségével csökkenthetjük a megszakítások számát, és növelhetjük a produktivitást.

Ezek az irányelvek lehetnek például:

  • Válaszidő egy munkanapon belül
  • Kivételes esetekben négy munkaórán belüli válaszadás
  • Automata válaszok beállítása hosszabb távollét esetén

Ügyfélkapcsolatok és elvárások kezelése

A legjobb ügyfeleinkkel is hasonló beszélgetéseket folytathatunk. Fontos, hogy megértsük az ő elvárásaikat is, és ha az ügyfelek gyorsabb válaszokat várnak el, akkor érdemes lehet egy rendszert kialakítani, ahol valaki kijelölt időpontokban felelős az emailek megválaszolásáért, hasonlóan egy recepciós szerepéhez.

Automata válaszok beállítása

Hosszabb távollét esetén célszerű automata választ beállítani, amely előre jelzi az ügyfeleknek, hogy mikor számíthatnak válaszra. Például, ha valaki több napig nem elérhető, akkor az automata válaszban megadhatja, hogy az ügyfél várhatóan mikor kap választ.

Példa egy automata válaszra: „Jelenleg nem vagyok elérhető, mert egy tanfolyamot tartok. Türelmüket kérem, és várhatóan a tanfolyam végeztével tudok válaszolni.”

Produktivitás növelése

Az email kezelése központi szerepet játszik a mindennapi munkafolyamatokban. A hatékony email kezelés növeli a produktivitást és csökkenti a stresszt. Az email kezelés egyik fontos eleme az inbox zero elérése, ami azt jelenti, hogy az inboxban nincs olvasatlan vagy válaszra váró email.

Tippek az inbox zero eléréséhez:

  • Rendszeres időközönként nézzük át az emailjeinket
  • Használjunk szűrőket és címkéket a fontos emailek kiemeléséhez
  • Azonnal válaszoljunk azokra az emailekre, amelyek gyors választ igényelnek
  • Töröljük vagy archiváljuk azokat az emaileket, amelyekre nincs szükségünk

Összegzés

A hatékony email kezelés alapja a jól meghatározott kommunikációs kultúra és az ügyfelekkel való tiszta elvárások kezelése. Az írott irányelvek segítenek mindenkinek megérteni a válaszidőket és a produktivitás növelését. Az automata válaszok és az inbox nulla elérése mind hozzájárulnak ahhoz, hogy kevesebb legyen a megszakítás és nagyobb a hatékonyság. Ezek a lépések nem csak a munkahelyi, hanem a személyes email kezelésben is hasznosak lehetnek.

Emlékezzünk arra, hogy a cél a kommunikációs folyamatok egyszerűsítése és hatékonyabbá tétele, így több időt szentelhetünk a valóban fontos feladatokra és ügyfelekre.

Ha nem válaszolnak az email-re

Szerző:

Sokszor előfordulhat, hogy nem kapunk választ egy fontos emailre, ami frusztrációhoz vezethet. De mit tehetünk, ha az emailünk válasz nélkül marad? Ebben a blogbejegyzésben néhány hasznos tanácsot adok arra, hogyan növelhetjük a válaszadási arányt és hogyan kezelhetjük ezt a helyzetet hatékonyan.

Az empátia és mások időbeosztásának megértése

Első lépésként fontos, hogy megpróbáljuk belehelyezni magunkat a másik fél helyzetébe. Gondoljunk arra, hogy a legtöbb ember folyamatos időnyomás alatt áll. A legtöbben nem tudják megfelelően menedzselni az idejüket, és gyakran elárasztják őket a feladatok és az emailek.

Például, ha egy munkatársunk nem válaszol egy fontos emailre, előfordulhat, hogy még nem is látta az üzenetet, vagy éppenséggel látta, de azonnal más sürgős feladatok vonták el a figyelmét. Ebben az esetben egy udvarias emlékeztető email küldése sokat segíthet. Írjunk például ilyet:

„Szia! Volt már lehetőséged átnézni az emailt, amit küldtem? Tudom, hogy mennyire elfoglalt lehetsz, csak szerettem volna biztosra menni, hogy nem maradtál le róla.”

Fontos, hogy az üzenetet a saját stílusunkban fogalmazzuk meg, de ügyeljünk arra, hogy segítő szándékot sugározzon, ne pedig zaklatásnak tűnjön.

Az eredeti üzenet ellenőrzése

Az emailünk tartalma is meghatározó lehet a válaszadási arány szempontjából. Ha egy hosszú, tömörített szöveget küldtünk, csökkentjük annak esélyét, hogy bárki is válaszoljon rá.

Az emaileket érdemes rövid és lényegre törő formában megírni. Ha több témát kell lefednünk egy emailben, használjunk felsorolásokat vagy számozott listákat, így a címzett könnyen pontonként válaszolhat.

Az email időzítése

Az email időzítése is jelentős hatással lehet a válaszadási arányra. Ha például egy könyvelőnek küldünk emailt a forgalmas adóbevallási időszakban, ne várjunk gyors választ, sőt, előfordulhat, hogy üzenetünk elveszik a sok másik között.

Próbáljuk megfigyelni, mikor a legkevésbé elfoglaltak a címzettjeink, és akkor küldjük el az üzenetet. Az én iparágamban például a péntek hatékony időpont a kapcsolattartásra. Más területeken ez eltérő lehet.

Emlékeztetők

Ha nem kapunk választ az első emailre, érdemes egy emlékeztető üzenetet küldeni. Az emlékeztető legyen rövid és udvarias. Például:

„Szia! Szeretném emlékeztetni az emailre, amit múlt héten küldtem. Tudom, hogy elfoglalt vagy, csak szeretném biztosra venni, hogy nem maradtál le róla.”

Fontos, hogy az emlékeztetők ne legyenek tolakodóak, hanem segítő szándékot tükrözzenek.

Összegzés

Az email kommunikáció hatékonysága nagyban függ attól, hogyan és mikor küldjük az üzeneteinket. Az empátia, az időzítés, a rövid és lényegre törő üzenetek mind hozzájárulhatnak ahhoz, hogy nagyobb eséllyel kapjunk választ. A másik fél helyzetének megértése és az udvarias emlékeztetők kulcsfontosságúak a sikeres kommunikációhoz.

A megfelelő email kommunikáció segítségével nemcsak hatékonyabbá válhatunk, de jobb kapcsolatokat is építhetünk kollégáinkkal és ügyfeleinkkel. Próbáljuk ki ezeket a tippeket a következő alkalommal, amikor választ várunk egy fontos emailre, és tapasztaljuk meg a különbséget!

Email küldési tippek: Mielőtt elküldenéd

Szerző:

Mindannyian ismerjük azt a helyzetet, amikor sietve próbáljuk üríteni az e-mail fiókunkat, és ennek következtében hibát követünk el a válaszadás során. Ilyenkor egy követő e-mailt kell küldenünk, hogy kijavítsuk a hibánkat. Szerencsére van egy egyszerű trükk, hogy ez ne történjen meg velünk: számoljunk el tízig, mielőtt elküldjük az e-mailt.

Számolj el tízig és nézd át

Alakítsunk ki egy szokást, hogy minden e-mail végén megállunk, elszámolunk tízig és átnézzük a munkánkat. De pontosan mit is nézünk át ilyenkor?

Először is ellenőrizzük a tárgymezőt. Győződjünk meg róla, hogy a téma releváns és helyesírási hibáktól mentes. A tárgymező az e-mail első benyomása, ezért fontos, hogy világos és érthető legyen.

Másodszor, nézzük át az e-mail szövegét. Keressünk nyilvánvaló hibákat. Sok e-mail program rendelkezik beépített helyesírás-ellenőrzővel, így ha piros hullámos vonalat látunk, az egy potenciális hibát jelez. Javítsuk ezeket a hibákat, mielőtt elküldenénk az üzenetet.

Harmadszor, győződjünk meg róla, hogy nem küldünk érzelmi töltetű e-mailt. Az e-mail inkább információk és feladatok közlésére való. Ha érzékeny témáról van szó, inkább telefonáljunk vagy küldjünk videoüzenetet. Az érzelmek sokszor félreérthetők írásban, ezért jobb, ha személyesen vagy videón keresztül beszéljük meg őket.

Végül ellenőrizzük a csatolmányokat. Ha azt ígértük, hogy küldünk valamit az e-mailben, akkor győződjünk meg róla, hogy a link helyes vagy a fájl megfelelően csatolva van.

Extra Tipp: Visszavonási lehetőség

Néhány e-mail program, mint például az Outlook webes verziója és a Gmail, rendelkezik “visszavonás” opcióval. Ez egy kis késleltetést biztosít az e-mail elküldése előtt, így lehetőségünk van visszavonni az e-mail küldését, ha meggondolnánk magunkat. Ez számos alkalommal hasznos lehet.

Jó szokások kialakítása

Az e-mailezés sokszor rutinszerűvé válik, és hajlamosak vagyunk elhamarkodottan küldeni az üzeneteinket. Azonban ha rászánjuk azt a pár másodpercet, hogy átnézzük az e-mailt, sok kellemetlenséget elkerülhetünk. Íme néhány lépés, amit érdemes követni:

  1. Tárgymező ellenőrzése: Legyen releváns és hibamentes.
  2. Szöveg átnézése: Keressünk nyilvánvaló hibákat és javítsuk ki azokat.
  3. Érzelmi tartalom ellenőrzése: Ne küldjünk érzelmi töltetű üzenetet, ha nem muszáj.
  4. Csatolmányok ellenőrzése: Győződjünk meg róla, hogy minden ígért fájl vagy link szerepel az e-mailben.

Összefoglalás

Az e-mail küldésének egyszerűnek tűnő feladata is számos buktatót rejthet magában. Azonban egy kis odafigyeléssel és néhány jó szokás kialakításával megelőzhetjük a hibákat és a követő e-mailek küldését. Számoljunk el tízig, mielőtt elküldjük az e-mailt, és mindig nézzük át a munkánkat. Ez a kis lépés nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy professzionálisabb és hatékonyabb kommunikációt folytassunk.

Email-ek megválaszolása

Szerző:

Az e-mailezés mindennapjaink része, különösen a munkában. Az e-mailek hatékony kezelése nem csak időt spórol meg, hanem javítja a személyes produktivitást is. Az e-mail válaszadás egyik kulcsa, hogy megfelelően kezeljük a címzetteket és a másolatokat, és tisztában legyünk azzal, hogyan befolyásolhatja válaszunk mások munkáját.

Válasz vs. Válasz mindenkinek: Tudd a különbséget

A válasz és a válasz mindenkinek gombok közötti különbség ismerete alapvető. Gyakran túl közel vannak egymáshoz, és könnyű véletlenül rosszat kattintani. Ha a „Válasz mindenkinek” gombot használjuk, amikor csak a feladónak szeretnénk válaszolni, azzal felesleges tevékenységet okozunk a többieknek, akik talán nem is érintettek a témában. Csak ritka esetekben van szükség arra, hogy nagyobb csoportokat bevonjunk egyetlen e-mail válaszba.

Gondosan válaszd ki az e-mail címzetteket

Amikor válaszolsz egy e-mailre, nézd meg alaposan a címzettek listáját. Távolíts el mindenkit, aki nem releváns az adott témában. Ez különösen fontos, ha több ember is kapta az eredeti e-mailt. Ha valakit mégis másolatban (Cc) küldesz, a levél törzsében magyarázd el, miért kapja meg az e-mailt, és milyen lépést vársz tőle. Például, ha az asszisztensemet másolom be, hozzáteszek egy rövid megjegyzést, hogy tudja, miért kapja meg a levelet, és mit szeretnék, hogy tegyen.

Vakon másolatba (Bcc) helyezés: mikor és hogyan?

Néha szeretnénk valakit értesíteni egy válaszról, de nem akarjuk, hogy a továbbiakban is kapja a levelezés összes válaszát. Ilyenkor érdemes vakon másolatba (Bcc) helyezni őt, és a levél törzsében jelezni, hogy mostantól Bcc-be került. Ezzel a módszerrel elkerülhetjük, hogy az illető a további válaszokban is benne legyen, miközben értesül a fontos információkról.

Az e-mail címzettek átgondolt kiválasztása: időmegtakarítás és hatékonyság

Csak egy-két percet vesz igénybe, hogy gondosan átgondold az e-mail címzetteket, de jelentős mértékben hozzájárulhatsz vele mások idejének tiszteletben tartásához. Ez nem csak a te produktivitásod növeli, hanem másokét is, hiszen elkerülhető, hogy felesleges tevékenységeket végezzenek. Egy jól megírt, célzott e-mail nagyban hozzájárulhat a munka hatékonyságának növeléséhez.

Záró gondolatok

Az e-mailezés hatékony kezelése és a címzettek körültekintő kiválasztása kulcsfontosságú a mindennapi munkában. Ha odafigyelsz ezekre az apró részletekre, nem csak a saját, de mások idejét is tiszteletben tartod. A tudatos e-mail kezelés javítja a személyes produktivitást és segít elkerülni a felesleges tevékenységeket. Tedd szokássá a címzettek átgondolt kiválasztását, és meglátod, hogy a munkád gördülékenyebbé és hatékonyabbá válik.

Tippek összefoglalása:

  • Figyelj a „Válasz” és „Válasz mindenkinek” gombokra.
  • Alaposan nézd át a címzetteket, és távolítsd el a nem szükségeseket.
  • Magyarázd el, miért másolsz be valakit (Cc).
  • Használd a Bcc-t, ha valakit értesíteni szeretnél, de nem akarod, hogy részt vegyen a további levelezésben.
  • Szánj időt a címzettek átgondolt kiválasztására.

Ezekkel az egyszerű lépésekkel nem csak a saját munkádat, de másokét is hatékonyabbá teheted.

Email túlterheltség kezelése lépésről-lépésre

Szerző:

Az emailkezelés ma már mindannyiunk életének elengedhetetlen része. Azonban könnyen előfordulhat, hogy eltemetve érezzük magunkat a rengeteg olvasatlan vagy megválaszolatlan email alatt, és nem tudjuk, hogyan ássuk ki magunkat ebből a helyzetből. Talán több száz vagy ezer email is várakozik az inboxodban. Az alábbi tippek segítenek, hogy rendet teremts az emailjeid között és hatékonyabban kezeld azokat.

Használd a naptáradat rendszeresen

Az első lépés az email túlterheltség kezelésében, hogy szokásoddá váljon a naptárad használata. Sokan azért tartják az emaileket az inboxukban, mert emlékeztetőként szolgálnak számukra a még megoldatlan feladatokra. E helyett inkább időzítsd ezeket a feladatokat a naptáradba, vagy használj emlékeztetőket, amelyek a megfelelő időpontokban felugranak.

Példa: Ha kapsz egy emailt egy fontos projekttel kapcsolatban, ne hagyd az inboxodban várakozni. Azonnal ütemezz be egy időpontot a naptáradba, amikor a projekttel foglalkozol, és tedd hozzá a szükséges feladatokat emlékeztetőként.

Archiválj vagy törölj, amikor befejeztél egy emaillel

Amint elvégezted egy email által megkívánt feladatot, archiváld vagy töröld azt. Az email keresőmotorok ma már rendkívül erősek, így nincs szükség arra, hogy minden emailt az inboxodban tarts. Ehelyett használj egy archívum mappát vagy jelölj ki egy mappát, ahová minden befejezett emailt áthelyezel. Az inboxodat tartsd meg csak a befejezetlen vagy feldolgozatlan tételek számára.

Példa: Ha egy ügyféllel váltottál néhány emailt, és az ügyet sikeresen lezártad, archiváld ezeket az emaileket egy „Ügyfelek” mappába, így az inboxod tiszta marad.

Hozz létre egy ütemtervet az emailek kezeléséhez

Fontos, hogy legyen egy rendszeres időpontod az emailjeid kezelésére. Ez azt jelenti, hogy minden nap, vagy akár hetente többször is kijelölsz egy időszakot, amikor semmi mást nem csinálsz, csak az emailjeidre válaszolsz és nullára csökkented a gyűjtőpontot. Így elkerülheted, hogy az emailek folyamatosan megszakítsanak és elvonják a figyelmedet a fontosabb feladatokról.

Példa: Minden nap reggel 9 és 10 között kizárólag az emailjeid kezelésére koncentrálsz. Ez segít, hogy a nap további részében a fontosabb feladatokra fókuszálhass.

Email csőd: Kezdj tiszta lappal

Ha úgy érzed, hogy soha nem fogsz kikeveredni az emailáradatból, akkor javasolt az úgynevezett „email csőd” elhirdetése. Válassz ki egy múltbeli dátumot, például 30 nappal ezelőttit, és jelentsd be, hogy az addigi emailjeid feldolgozását megszünteted. Ne törölj mindent, hanem archiválj minden, a választott dátumnál régebbi emailt. Ez lehetőséget ad arra, hogy egy kezelhetőbb mennyiséget dolgozz fel és ne érezd magad túlterheltnek.

Példa: Ha július 1-jén érzed magad túlterheltnek, akkor minden június 1-je előtti emailt archiválsz. Így a jelenlegi és a közelmúltbeli emailekkel foglalkozhatsz először.

Összefoglalás

Az email túlterheltségből való kilábalás igenis lehetséges, csak egy tervet kell készítened, majd azt végrehajtani. Használd a naptáradat rendszeresen, archiválj vagy törölj minden befejezett emailt, hozz létre egy ütemtervet az emailek kezelésére, és ha szükséges, hirdess email csődöt. Ezekkel az egyszerű, de hatékony lépésekkel kézben tarthatod az emailjeidet és növelheted személyes produktivitásodat.

Ne feledd, az email kezelés nem kell, hogy állandó stresszforrás legyen. Ha kialakítasz egy jól működő rendszert, az emailjeid kezelése gyors és fájdalommentes lesz. Adj időt magadnak, hogy hozzászokj az új szokásokhoz, és hamarosan élvezheted az emailmentes időszakok nyugalmát.

Email-ek ellenőrzése

Szerző:

A digitális korban, ahol minden másodperc számít, hatékonyan kezelni az e-mailjeinket elengedhetetlen. Ebben a bejegyzésben megosztom veletek a legjobb módszereket, amelyekkel minimalizálhatjuk az e-mailekkel töltött időt, és maximalizálhatjuk a produktivitásunkat. Nézzük meg, hogyan lehet ezt megvalósítani egyszerű lépésekkel és praktikus tippekkel.

Tervezett időpontok az e-mailek ellenőrzésére

Az első lépés a hatékony e-mail kezelés felé az, hogy meghatározzuk, mikor és mennyi ideig foglalkozunk az e-mailekkel. Sok ember szokása, hogy azonnal értesítést kap, amint egy új e-mail érkezik, vagy folyamatosan frissíti a beérkező levelek mappáját. Ezzel szemben, a tervezett időpontok bevezetése segít koncentráltan és hatékonyan dolgozni.

Például:

  • Reggelente 9 órakor 30 percig.
  • Délután 1 órakor 20 percig.
  • Este 4 órakor 30 percig.

Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy az e-mailek ne vonják el folyamatosan a figyelmet, és mégis naprakészek maradjunk.

Az olvasópanel elhelyezése

Az e-mailek olvasása közben gyakran találjuk magunkat a multitasking csapdájában. A megoldás egy egyszerű, de hatékony trükk: helyezzük az olvasópanelt a képernyő aljára. Ez csökkenti a látható e-mailek számát, és megkönnyíti a koncentrálást.

Az Outlook.com például lehetővé teszi ezt a beállítást:

  • Menjünk a beállításokhoz.
  • Válasszuk az Opciók, Elrendezés, Olvasópanel lehetőséget.
  • Állítsuk az olvasópanelt az aljára.

Ezzel a módszerrel kevesebb e-mailt látunk egyszerre, ami megakadályozza, hogy egyidejűleg túl sok információval próbálkozzunk.

Linkekre kattintást kerüljük

Az e-mailekben található linkek gyakran csábítóak, de nagyon könnyen eltéríthetnek minket a munkától. Kerüljük a linkekre való kattintást, hacsak nem feltétlenül szükséges. Egy linkre kattintva könnyen egy új weboldalon vagy közösségi média platformon találhatjuk magunkat, és máris elvesztettük a fókuszt.

Az inbox zero elérése

Az egyik legfontosabb cél, hogy az e-mail fiókunkat rendszeresen kiürítsük. Ez azt jelenti, hogy legalább hetente egyszer, de még jobb, ha minden nap végén üresre pucoljuk a beérkező levelek mappáját. Az inbox zero elve segít abban, hogy a fontos dolgokra koncentrálhassunk, és elkerüljük a felesleges tevékenységet.

Gyors e-mail ellenőrzés

A rendszeresen ütemezett feldolgozási időn kívül is szükség lehet gyors e-mail ellenőrzésre, de fontos, hogy ezt hogyan kezeljük. Ne hagyjuk, hogy az e-mailek elvonják a figyelmünket a fő feladatoktól. Egy rövid, 5 perces ellenőrzés alatt gyorsan át tudjuk nézni a beérkezett üzeneteket anélkül, hogy mélyebben belemerülnénk.

Következtetés

Az e-mailek hatékony kezelése kulcsfontosságú a személyes produktivitás növelésében. Tervezett időpontok bevezetésével, az olvasópanel elhelyezésével, a linkek kezelésével és az Inbox Zero elvének alkalmazásával sokkal könnyebben tudjuk kontrollálni az e-mailekkel töltött időt. Így több időnk marad a valóban fontos feladatokra, és elkerülhetjük a felesleges tevékenységeket.

Az e-mailjeink hatékony kezelése nemcsak a munkánkat teszi könnyebbé, hanem hozzájárul a pihenéshez és feltöltődéshez is, hiszen kevesebb stresszt okoz a beérkező levelek áradatának kezelése. Tegyük mindennapjainkat szervezettebbé és produktívabbá ezen egyszerű lépések alkalmazásával.

Singletasking az új szexi!

Szerző:
személyes produktivitás

Elég a rinyából, itt az ideje, hogy most már valami megoldást is mutassak, igaz? Ha már a singletasking az új szexi!

Kezdjük ott, hogy a következőt a fejedbe vésed: általában túlbecsüljük, hogy egy adott időszak alatt mennyi munkát tudunk elvégezni, ezért aztán a multitaskingot hívjuk segítségül hátha sikerül behozni a lemaradást. Persze, ahogy már korábban igyekeztem rávilágítani ez nem megoldás.

Ha röviden akarnék okoskodni, akkor ezt írnám:

Amikor csak tudod, zárj ki minden olyan tényezőt, ami megszakíthat munkádban.

Tudatosan törekedj arra, hogy egy feladattal foglalkozz.

Én is ebben a világban élek így tudom és értem is, hogy ezt szinte lehetetlen elérni. De nézzük miket tehetsz-e nemes cél elérése érdekében.

1. Fogadd el, hogy létezik!

Hogyan birkózz meg azzal a sok információval, feladattal és figyelemelterelő dologgal, ami az életedben jelen van? Hát először is fogadd el létezésüket. Ez a legelső lépés.

Ahhoz hogy viselkedéseden változtatni tudj, tudatosítanod kell magadban, hogy csinálod és el kell fogadnod annak létezését.

Ha abba akarod hagyni a multitaskingot, először el kell fogadnod, hogy csinálod és ez a viselkedés nem hatékony.

Talán pont ez a legnehezebb lépés az összes közül, hiszen mára sokan már függői lettek. Szóval vegyél egy nagy levegőt és fogadd el, hogy ez a szokás létezik.

Amikor észreveszed, hogy ezt csinálod, akkor csak mondd magadban: Már megint multitaskingolok. Ezen változtatni akarok.

2. Fogadd el, hogy nem tudsz mindent elvégezni és mondj nemet, ha kell!

Miért kéne mindent neked csinálni? Fogadd el, hogy nem tudsz mindent elvégezni és mondj nemet. Miért vedd fel más terhét magadra, ha a sajátoddal se bírsz?

Csak a legfontosabb feladatokra figyelj!

3. Azonosítsd és különítsd el az odafigyelést igénylő feladatokat!

Csak tudatosan.  Ha kell toljad neki szájbarágósan: Ez egy olyan feladat, amire oda kell figyelnem!

4. Jelezd a többieknek is!

Ha kell, kérd meg a többieket is, hogy ne zavarjanak egy ideig, de lehet elég, ha kiteszel egy finom jelzőtáblát az asztalodra. Nagyon menő megoldás lehet még egy digitális visszaszámláló használata is. Így a többiek is tudják, hogy mikor jöjjenek vissza.

5. Egy irányú kommunikációt használj!

Ne szívasd feleslegesen kollégáid, beosztottjaid a személyes vagy valós idejű megszakításokkal (telefonhívások, kopogás, “csak egy gyors kérdés…”). Használj helyette úgynevezett aszinkron vagy késleltetett kommunikációs csatornákat, amelyek megengedik, hogy az illető akkor válaszoljon, amikor a legalkalmasabb számára. Baromi jó arc leszel!

Ilyen lehet az email, az sms és azonnali üzenetküldők is (bár azoknak nem vagyok nagy híve). A lényeg, hogy legyen leírva vagy legyen visszahallgatható.

Azáltal, hogy az emberek megválaszthatják a válasz időpontját, sokkal jobban képbe tudnak kerülni az adott témát illetően így vélhetően pontosabb választ is fogsz kapni. Ráadásul megspórolsz nekik egy kontextusváltást, ami már önmagában dicsérendő dolog.

Még az is előfordulhat, hogy ő ezt értékelni fogja és téged is így kezel majd.

6. Támogasson a környezet is!

Törekedj arra, hogy a környezeted is támogassa a singletasking működést! Ne légy olyan, mint Pavlov kutyája, inkább alakítsd úgy környezeted, hogy minimális legyen a zavaró tényezők száma: lépj ki a felesleges programból, emailből, telefont némítsd le és az értesítéseket kapcsold ki, pakolj el az asztalról, hozz egy pohár vizet, menjen el mosdóba. Készülj rá és a nehezén már túl is vagy.

Alakíts ki zavarótényezőktől mentes környezetet!

Telefonon és számítógépen érkező értesítések folyamatosan elterelik a figyelmedet akkor is, hogyha nem nézed meg, hogy pontosan mit is tartalmaznak.

Azért a háttérben ott van a kérdés, vajon mi lehetett az, miről maradok le és ez azért egy minimális  szorongáshoz vezethet, köszönhetően a FOMO-nak nevezett jelenségnek (Fear of Missing Out). Ne csak  lehalkítsd az értesítéseket, hanem fordítsd fejjel lefelé a telefonodat, aminek köszönhetően még csak nem is fogod látni ezeket a felugró értesítéseket. És persze érdemes bezárni az email fiókodat is erre az időre.

Igazodj a környezethez!

Nézd át a napodat/hetedet: Mire számíthatsz? Ne tervezz elmélyülős feladatokat, ha megbeszélések közt kell rohangálnod. Ha tudod, hogy multitasking gyanús környezetbe kerülsz, akkor olyan feladatokat tervezz be, amik nem igényelnek túl sok gondolkodást.

Ne csak feladatokat változtass, hanem környezetet is!

Ha már arra vagy kényszerítve, hogy az agyadban is változásokat hozz létre napközben, próbálj meg teljes váltásokat létrehozni. Amikor csak lehetséges menj egy másik szobába vagy egy másik asztalhoz, ülj le a kanapéra a laptopoddal vagy menj le a legközelebbi kávézóba egy órára. Használd ki a környezet változásának erejét arra, hogy kiüríted a fejed és felkészülj a következő feladatra.

Legyél offline. Tényleg!

Keress egy helyet, ahol nincs internet, mobilhálózat, semmi. Dolgozz ott a legfontosabb dolgokon. Először talán furcsa és új tapasztalat lesz: abba fogod, hagyni a multitaskingot.

7. Szánj rá időt!

Szóval abba akarod hagyni a multitaskingot?

Kezd el az ellenkezőjét csinálni: jelöld ki azokat az időpontokat, amikor csak egy feladaton dolgozol és nevezd meg, hogy konkrétan mi lesz az. Nem biztos, hogy rögtön egy egész napot ki tudsz jelölni. Lehet elég egy óra is kezdetnek.

A komoly, odafigyelést, elmélyült munkát igénylő feladatoknak csak úgy érdemes nekiállni, ha nagy szeletet ki tudsz vágni a napodból. Érdemi előrehaladást csak így érhetsz el.

Vegyél fel a naptáradba egy bejegyzést: Excel varázslat. 3 óra hosszan.

Lépj ki a leveleződből, zárd be a felesleges dolgokat, halkítsd le a telefonod, ha kell, vonulj el vagy csukd magadra az ajtót, tegyél egy fejhallgatót a fejedre és figyelj arra az egy feladatra. Csak azzal foglalkozz! Meg fogsz lepődni, mennyit tudsz haladni. Jó trükk, hogy a napirended is e köré alakítsd!

8. Kapcsolódj ki! Szakadj el a munkától, az internettől. Tarts szünetet!

Ha nem tudsz teljes mértékben változtatni a környezeteden, akkor tarts rövid szünetet és sétálj egy kicsit mielőtt belevágsz egy új feladatba. Hagyd az elméd lenyugodni, feltöltődni.

Iktass be hosszabb szüneteket!

Egy kutatásban olvastam, hogy a prefrontalis kéreg felelős az ötletek, ideák egybegyúrásáért, a nagy Aha!-ért, a kreativitásért.

Azonban az agyad ezen része is csak egy feladaton tud dolgozni egyszerre. A multitasking során pontosan ez a rész van szőnyegbombázás alatt: soha nem fog semmilyen problémát megoldani, ha nem hagysz neki egy kis nyugalmat. Gondolj az elmédre úgy, mint egy izomra: az igénybevétel után pihennie kell. A koncentrálás után pihennie kell.

Elsőre talán furán hangzik, de hogy megoldj egy adott problémát először el kell engedned azt. Ezért érdemes tudatosan beiktatni hosszabb szüneteket napközben. Kell, hogy legyen egy olyan időszak a napodban, amikor konkrétan nem csinálsz semmit.

Nincs pletyka, nem olvasol, nem írsz. Menj el sétálni, edzeni, hallgass egy kis zenét vagy csak bámulj ki a fejedből, a lényeg, hogy kapcsold ki az elméd.

8. Tudatosan tervezd meg a napodat!

Írj fel mindent!

Hiába minden, ha nem írod fel és tisztázod le azokat a feladatokat, amelyek téged foglalkoztatnak. Egész nap ott fognak ugrálni a fejedben és elterelik a figyelmedet a feladatról.

Használd 80/20-as szabályt!

Munkád 20 százaléka hozza az eredmények 80 százalékát. Közhely, százszor olvastad már. De tudatosan használod is? Sokan abban a tévedésben élnek, hogy a folyamatos pörgés, rohanás és elfoglaltság egyenlő az eredményességgel. Hülyeség.

Minél több mindent akarunk megoldani, annál kevesebb eredményt érhetünk el. Inkább azonosítsd feladataid azon 20 százalékát, amelyekkel a legnagyobb hatást érheted el.

Priorizálj!

Mérd fel, hogy az egyes feladatok mennyire fontosak és csak azokra fordíts időt, amelyek valóban fontosak.

Háromnál több fontos feladatot ne lőj be egy napra!

Használj listákat!

Már azzal, hogy különböző listákra írod az aktuális projektjeidhez tartozó feladatokat,  jelentős terhet veszel le az  agyadról, ráadásul láthatóvá válik az is, hogy mivel mennyi teendő is van valójában.

A listák további segítséget is nyújtanak: rendezheted feladataid projekten belül és így a projekten belüli kontextusváltást is megspórolhatod. Ne feledd azonban, hogy minden lista annyira hasznos, amennyire pontos, szóval mindennap frissítsd! Én erre tökéletesen alkalmas a Trello-t és a Todoist-et használom.

Csoportosítsd a feladatokat: típus vagy projekt szerint!

Feladataid csoportosíthatod, így is meg tudsz spórolni rengeteg energiát. Például jelöld ki az időpontot, amikor feldolgozod és megválaszolod az emaileket. Reggel 8:30? Mondjuk?

Típus szerint

Milyen eszköz szükséges hozzá? Hol kell lenned (helyszín)? Kivel kell beszélned (érintett)? Milyen hangulatban kell lenned?

  • Kezd a telefonokkal a napodat és rendezd le az összest, amiről már tudsz.
  • Folytasd az emailekkel. Küldd ki az összeset.
  • Jöhetnek azok a feladatok, amikhez kőkemény akaraterő és odafigyelés szükséges.
  • Tovább a kreativitást igénylő feladatok.
  • Zombi üzemmódú feladatok.
  • És így tovább…

Projekt szerint 

  • Kezd az A -val. Végezz el minden hozzá kapcsolódó feladatot.
  • Folytasd a B-vel.

Egyre több kutatás támasztja alá, hogy ha kötegelve haladsz a feladataiddal jóval nagyobb eséllyel zárod is le őket.

Ügyelj, hogy minden szükséges dolog rendelkezésre álljon a feladathoz, így nem fogsz megakadni az előrehaladásban!

Kezdd a legfontosabb feladatokkal a napod!

Kezdd azzal minden napodat (vagy még jobban teszed, ha minden napot azzal zársz), hogy felírsz 2-3 olyan dolgot, amit a nap folyamán mindenképp el akarsz érni. Nem kell több.

Csináld meg az elsőt. A megkönnyebbülés és teljesítmény érzete “rányomja majd bélyegét” az egész napodra: sokkal nyugodtabb leszel a nap folyamán és ahogy haladsz előre a feladatokkal úgy leszel, majd egyre nyugodtabb és elégedettebb.

Ha nincs benned már az az érzés, amit a multitasking okoz, hogy többet-többet kell csinálnod, képes leszel ellenállni a multitasking csábításának is.

Írd fel, hogy hol tartottál!

Ha váltogatni kényszerülsz, akkor könnyen szétszórttá válsz a sok teendő között.

Egész egyszerűen írd fel, hogy hol tartottál, milyen gondolatok voltak a fejedben, mi a következő lépés és mi van még hátra. Jóval könnyebb lesz visszaállnod később a feladatra.

Mindig ugyanazokra a napokra szervezd a megbeszéléseket!

Megbeszéléseket sajnos nem lehet elkerülni, de mindenképpen hatással tudsz lenni arra, hogy mikor legyenek.

Válassz ki egy napot. És csak arra a napra vagy napokra ütemezd megbeszéléseket.

Így talán fel tud szabadítani egy-két teljes napot más feladatokra is.

9. Szedd rendbe az emaileket!

Legyünk őszinték az email az egyik legnagyobb figyelemelterelő napjainkban. Amint belépsz a fiókodba, rögtön megnézed, hogy mi újság megnyitod az új emailt és fél órával később azon veszed észre magad, hogy teljesen mást csinálsz.

Ütemezd be, hogy mikor dolgozod fel az emaileket!

Napjában kétszer-háromszor bőven elég megnézni, hogy jött-e valami értelmes email. 15 perc alatt végigmész és kész, és amelyik két perc megoldható, csináld meg. Ha több idő és méltó arra, hogy később foglalkozz vele, akkor rögzítsd egy Trello táblán. Egyébként pedig javaslom a törlés funkció használatát.

Feldolgoztál mindent?

Térj vissza a legfontosabb feladatokhoz!

[sc name=”minicrm_hirlevel_feliratkozas”]

+ 1: Főnök vagy?

Jelölj ki egy olyan szobát, ahol csöndnek kell lennie!

Könnyítsd meg munkatársaid életét és jelölj számukra egy helyet, ahol nyugodtan és elmélyülten dolgozhatnak.

Jelöld ki a nap egy bizonyos időszakát, amikor csöndnek kell lennie!

Mindenkinek lesz ideje zavartalanul dolgozni.

Segíts kollégáidnak!

Vezessétek be, hogy nagy kijelzős visszaszámláló órákat használtok. Kollégád csak beüti, hogy mennyi időre van szüksége és már ketyeg is a visszaszámláló!

Kevesebb váltás = több boldogság?

Mint olvashattad rengeteg körülmény játszik közre abban, hogy te is multitaskingolj, de rengeteget tehetsz az ellenkezőéjért is.

Végtelen hosszú lehetne ez a bejegyzés, de remélem ilyen rövid terjedelemben is találtál rengeteg hasznosítható dolgot, amelyek segítségével a holnaptól tudatosabban oda tudsz figyelni arra, hogy hogyan dolgozol.

Néhány éve már alkalmazom ezeket az elveket és lehetőség szerint nagy ívben elkerülöm a multitaskingot.

Jóval nyugodtabb vagyok és több feladattal is végzek.

Persze nyilván nem lehet teljesen kizárni az életből, de a tudatos odafigyelésnek köszönhetően jóval könnyeb a singletasking is, aminek meg is van az eredménye:

  • kevesebb hiba,
  • kevesebb elpocsékolt idő,
  • kevesebb elpocsékolt energia és
  • néha még a blogomra is marad energia.

Szóval hajrá, figyelj oda és jönni fognak az eredmények!

Úgy gondolod hasznos lehet másnak is? Oszd meg ezt a bejegyzést a Facebookon is!

Single tasking vs multitasking: A fókuszált munka a hatékonyság kulcsa

Szerző:
személyes produktivitás

Az utóbbi években a multitasking, vagyis több feladat egyidejű végzése, szinte a modern munkahelyek alapvető követelményévé vált. A valóság azonban az, hogy a multitasking nemhogy növeli a hatékonyságot, hanem éppen ellenkezőleg, csökkenti azt. A figyelem megosztása több feladat között gyakran ahhoz vezet, hogy egyiket sem végezzük el igazán jól. Az agyunk nem képes egyszerre két összetett feladatra teljes figyelmet fordítani. Az eredmény? Több idő, több stressz, és több hiba.

Miért vált vonzóvá a multitasking?
A multitasking népszerűsége abból fakad, hogy az emberek hajlamosak túlbecsülni azt, hogy mennyi munkát tudnak elvégezni egy adott időszak alatt. Amikor rájövünk, hogy szorít az idő, gyakran a multitaskingot hívjuk segítségül, hogy behozzuk a lemaradást. Ez azonban csak illúzió. Az állandó feladatváltás nemcsak hogy csökkenti a hatékonyságot, de hosszú távon még káros is lehet. Az agyunk folyamatosan ki- és bekapcsol a különböző tevékenységek között, ami idővel kimerültséget és stresszt okozhat.

A single tasking előnyei: fókuszálj egy feladatra!
A single tasking, vagyis az egy feladatra való teljes összpontosítás, sokkal hatékonyabb módszer. Amikor minden figyelmünket egyetlen feladatra fordítjuk, mélyebbre tudunk merülni a munkában, és gyorsabban, kevesebb hibával tudjuk azt befejezni. A single tasking tehát nemcsak a hatékonyságot növeli, hanem csökkenti a stresszt és javítja a munkánk minőségét is.

Lépések a single tasking megvalósításához: elfogadás és tudatosság
Az első lépés a single tasking felé az, hogy elfogadjuk a multitasking létezését és annak káros hatásait. Tisztában kell lennünk azzal, hogy mikor multitaskingolunk, és tudatosan törekednünk kell arra, hogy egy feladatra összpontosítsunk. Ez a változás nem megy egyik napról a másikra, de az első lépés az, hogy felismerjük a problémát és elkötelezzük magunkat a változás mellett.

Hogyan mondj nemet és fókuszálj a fontosra?
Az egyik legnehezebb, de legfontosabb lépés az, hogy elfogadjuk: nem tudunk mindent elvégezni. Ahhoz, hogy hatékonyak legyünk, meg kell tanulnunk nemet mondani a kevésbé fontos feladatokra, és csak a legfontosabbakra koncentrálni. Ez azt jelenti, hogy prioritásokat kell felállítanunk, és tudatosan kell döntenünk arról, mire fordítjuk az időnket és energiánkat.

A környezet szerepe: minimalizáld a zavaró tényezőket!
A hatékony single tasking egyik kulcsa a zavaró tényezők minimalizálása. Ez azt jelenti, hogy ki kell kapcsolnunk a felesleges értesítéseket, el kell pakolnunk az íróasztalunkat, és le kell némítanunk a telefonunkat. Azáltal, hogy egy nyugodt, zavaró tényezőktől mentes környezetet teremtünk, könnyebben tudunk egy feladatra koncentrálni, és így hatékonyabbak lehetünk.

Kommunikáció: használj aszinkron módszereket!
A megszakítások minimalizálása érdekében érdemes aszinkron kommunikációs módszereket használni, mint például az e-mail vagy az SMS. Ezek lehetővé teszik, hogy a másik fél akkor válaszoljon, amikor számára a legmegfelelőbb, így elkerülhetőek a valós idejű megszakítások, amelyek megzavarhatják a munkát.

Az időtervezés fontossága: jelölj ki fókuszidőket!
A single tasking megvalósításához elengedhetetlen az időnk tudatos tervezése. Jelöljünk ki konkrét időpontokat, amikor csak egy feladatra koncentrálunk, és tartsuk magunkat ehhez a tervhez. Ha szükséges, zárjuk be az e-mail fiókunkat, kapcsoljuk ki a telefonunkat, és vonuljunk el egy csendes helyre, ahol zavartalanul dolgozhatunk.

A szünetek szerepe: hagyj időt a regenerálódásra!
Nemcsak a munkára, hanem a pihenésre is figyelni kell. Az agyunknak szüksége van időre a regenerálódáshoz, hogy újra maximális hatékonysággal tudjon dolgozni. Ezért fontos, hogy tudatosan iktassunk be szüneteket a napunkba, amikor kikapcsolódunk, és nem foglalkozunk semmilyen feladattal.

Rendszerezd a feladataidat: listák és csoportosítás
A feladatok rendszerezése segít abban, hogy átláthatóbbá tegyük a teendőinket, és elkerüljük a felesleges kontextusváltásokat. Használjunk listákat, amelyekre felírhatjuk a feladatainkat, és csoportosítsuk őket típus vagy projekt szerint. Ez nemcsak megkönnyíti a munkát, hanem segít abban is, hogy koncentráltabbak legyünk.

A napirend kialakítása: kezdj a legfontosabbal!
Minden napot érdemes azzal kezdeni, hogy meghatározunk 2-3 olyan feladatot, amelyet mindenképpen el akarunk végezni. Ha ezekkel a feladatokkal kezdünk, az egész napunkat megkönnyítjük, mivel már a nap elején elértük a legfontosabb céljainkat.

A single tasking hatása: kevesebb hiba, több eredmény
A single tasking gyakorlása nemcsak a munkánk minőségét javítja, hanem hosszú távon is pozitív hatással van a produktivitásunkra. Kevesebb hibát követünk el, kevesebb időt és energiát pazarolunk el, és összességében elégedettebbek leszünk az elért eredményekkel.

Összefoglalás
A single tasking, vagyis az egy feladatra való összpontosítás, a hatékony munka alapja. Bár a multitasking látszólag vonzó megoldás lehet, valójában csak rontja a teljesítményt és növeli a stresszt. A single tasking gyakorlásával azonban javíthatjuk a munkánk minőségét, csökkenthetjük a stresszt, és elérhetjük céljainkat. Figyeljünk arra, hogy tudatosan tervezzük meg napjainkat, minimalizáljuk a zavaró tényezőket, és adjunk időt magunknak a regenerálódásra. Az eredmény? Hatékonyabb és elégedettebb munka, kevesebb hiba, több eredmény.