A projektmenedzsment világában a feladatok kommunikáció elengedhetetlen, ha előrehaladást szeretnénk elérni.
Ez a folyamat a feladatok megbeszéléseken történő összegyűjtésével kezdődik: ki, miért felelős.
A feladatok összegyűjtése és egyértelmű kommunikálása
Egy megbeszélés során folyamatosan gyűjteni és rögzíteni kell a megbeszélt feladatokat, a következő lépés felmerült feladatok kommunikációja egy emlékeztető vagy egy emlékeztető e-mail küldésével.
Ez az e-mail kettős célt szolgál:
- rögzíti a felelősségeket,
- és cselekvésre ösztönöz.
Így teheted eredményessé a feladatok kommunikációját:
- Az egyértelműség érdekében az összes feladatot táblázatos formában sorold fel az e-mailben (feladat pontos megnevezése, felelős, határidő).
- A feladatokat az e-mail elejére tedd, hogy görgetés nélkül látszódjanak: azonnal felkeltsék a figyelmet.
- Az emailt azonnal a megbeszélés után küldd el, hogy elkerülje a késedelmeket.
Nem újdonság, hogy nem mindenki olvassa el alaposan ezeket az email-eket, ami értelemszerűen ahhoz vezet, hogy a feladatok leeshetnek az asztalról.
Ha ezt el akarod kerülni használj valamilyen formázást, hogy rögtön szembetűnő legyen a feladatlista.
Ha szükségesnek látod, kövesd nyomon a feladatok előre haladtát telefonon vagy emailen.
A feladatok egyértelműségét és kontextusát biztosítani szükséges.
Projektmenedzser felelőssége, hogy mindenki megértse a feladatait.
Ez magában foglalja az egyértelmű leírások, célkitűzések, elvárt eredmények és az egyes feladatok kontextusát a tágabb projektkörnyezeten belül:
- Fogalmazd meg világosan az egyes feladatokat: mit kell elvégezni, és miért fontos.
- A feladatoknak a nagyobb projektcélhoz való kapcsolása motivációt és céltudatosságot biztosít.
- Biztosíts lehetőséget a feladatok tisztázásra, például email-en vagy telefonon.
Tárold egy helyen a feladatokat
A feladatok esetében kulcsfontosságú, hogy a feladatokkal kapcsolatos összes információ egy központi helyen legyen elérhető: Ez lehet egy projektmenedzsment eszköz vagy egy megosztott dokumentum is.
A lényeg, hogy ez a tároló:
- Legyen könnyen hozzáférhető a csapat minden tagja számára.
- Rendszeresen frissüljön, hogy látható legyen az előrehaladás és az esetleges változások nyomon követhetőek legyenek.
- Lehetőséget biztosítson a feladatok áttekintésére minden érintett számára.
A feladatok kommunikációja több, mint a feladatok egyszerű kiosztása
A feladatok kommunikációjának célja, hogy mindenkinek ugyanaz legyen a megértése arról, hogy mit kell elérni és tisztában legyen azzal, hogy mit kell tenni ezért.
Ha a hétköznapok során követed ezeket az irányelveket, akkor jelentősen növelheted csapatod produktivitását.
A legfontosabb tudnivalók röviden:
- Kommunikáld a feladatokat e-mail emlékeztetők használatával és a transzparencia biztosításával.
- Tisztázd és helyezd kontextusba a feladatokat a megértés és az elkötelezettség növelése érdekében.
- Tárold egy helyen a feladatokat, hogy mindenki tájékozott, és a feladatok pedig nyomon követhetőek legyenek.
A fenti tippek alkalmazásával fejlesztheted a csapatod a feladat kezelését, ami végsőn sikeresebb projekthez és összetartóbb csapathoz vezet.
