Munkám során sok helyen tapasztalom, hogy nincs lehetőség valamilyen projektmenedzsment eszköz használatára hiába könyörgünk érte, nagy ritkán előfordul az is, hogy nincs is értelme használni, mert nem olyan komplexitású a projekt, hogy megérje vele szenvedni, ekkor jön képbe a mágikus feladatlista Excel, amit neked is ajánlok, ha szeretnél az általad kezelt projektek feladataival képben lenni és egy egyszerű megoldásra van szükséged.
Készítsd elő a feladatlista Excel táblázat fejlécét
Minden a helyes fejléccel kezdődik, vedd fel a következő oszlopokat:
- Feladat megnevezése
- Leírása
- Határidő
- Felelős
- Státusz
- Megjegyzések
- Rögzítés dátuma
Az átláthatóság érdekében rögzítsd a felső sort a Nézet menü, Panelek rögzítése funkció használatával.
Mindig írd meg a kontextust!
A kontextus kritikus fontosságú a feladatok fontosságának és sürgősségének megértéséhez. Amikor az Excel táblázatba rögzíted a feladatokat, nagyon fontos, hogy úgy részletezd a feladatot, mintha jövőbeni énednek írnál: így Te is és más is pontosan tudni fogja később, hogy mi is feladat.
Például egy “Jelentéstervezet” feliratú feladat lényegesen értelmesebbé válik, ha kibővül a “Pénteken bemutatásra váró jelentéstervezet az X projekthez” felirattal. Ez a kiegészítő információ egy nem egyértelmű feladatot, egy megvalósítható feladattá alakítja át.
Tájékoztass mindenkit: Oszd meg a feladatlista Excelt
A feladatok meghatározása és tisztázása után a következő lényeges lépés a kommunikáció. Akár egy nagy csapat tagja vagy, akár egyedül dolgozol, a feladatlista megosztása minden résztvevő számára biztosítja, hogy tájékozott legyen és tisztában legyen saját feladataival. A legegyszerűbb, ha e-mailben elküldöd az Excel-táblázatot vagy annak hivatkozását.
Fontos, hogy rendszeres frissítsd összhangban érdekében. Ez átláthatóságot biztosít és elősegíti a közös munkát, megkönnyítve az előrehaladás nyomon követését és az esetleges problémák gyors kezelését.
Összefoglalva
Egy feladatlista Excel használa egy egyszerű és hatékony módja a produktivitás növelésének: használata és rendszeres frissítése biztosítja, hogy feladat se essen le az asztalról.
- Készítsd elő a feladatlista Excel fejlécét és rögzítsd az első sort.
- Amikor felírsz egy feladat mindig ügyelj arra, hogy a kontextust is rögzíted.
- Rendszeresen frissítsd és oszd meg az Excelt, hogy mindenki tudja mi a helyzet.
A fentieket alapul véve, egy sima Excelből a projektet drive-oló hatékony feladatlistát varázsolhatsz és nyugodtabban haladhatsz a céljaid felé.