Az emailkezelés ma már mindannyiunk életének elengedhetetlen része. Azonban könnyen előfordulhat, hogy eltemetve érezzük magunkat a rengeteg olvasatlan vagy megválaszolatlan email alatt, és nem tudjuk, hogyan ássuk ki magunkat ebből a helyzetből. Talán több száz vagy ezer email is várakozik az inboxodban. Az alábbi tippek segítenek, hogy rendet teremts az emailjeid között és hatékonyabban kezeld azokat.
Használd a naptáradat rendszeresen
Az első lépés az email túlterheltség kezelésében, hogy szokásoddá váljon a naptárad használata. Sokan azért tartják az emaileket az inboxukban, mert emlékeztetőként szolgálnak számukra a még megoldatlan feladatokra. E helyett inkább időzítsd ezeket a feladatokat a naptáradba, vagy használj emlékeztetőket, amelyek a megfelelő időpontokban felugranak.
Példa: Ha kapsz egy emailt egy fontos projekttel kapcsolatban, ne hagyd az inboxodban várakozni. Azonnal ütemezz be egy időpontot a naptáradba, amikor a projekttel foglalkozol, és tedd hozzá a szükséges feladatokat emlékeztetőként.
Archiválj vagy törölj, amikor befejeztél egy emaillel
Amint elvégezted egy email által megkívánt feladatot, archiváld vagy töröld azt. Az email keresőmotorok ma már rendkívül erősek, így nincs szükség arra, hogy minden emailt az inboxodban tarts. Ehelyett használj egy archívum mappát vagy jelölj ki egy mappát, ahová minden befejezett emailt áthelyezel. Az inboxodat tartsd meg csak a befejezetlen vagy feldolgozatlan tételek számára.
Példa: Ha egy ügyféllel váltottál néhány emailt, és az ügyet sikeresen lezártad, archiváld ezeket az emaileket egy „Ügyfelek” mappába, így az inboxod tiszta marad.
Hozz létre egy ütemtervet az emailek kezeléséhez
Fontos, hogy legyen egy rendszeres időpontod az emailjeid kezelésére. Ez azt jelenti, hogy minden nap, vagy akár hetente többször is kijelölsz egy időszakot, amikor semmi mást nem csinálsz, csak az emailjeidre válaszolsz és nullára csökkented a gyűjtőpontot. Így elkerülheted, hogy az emailek folyamatosan megszakítsanak és elvonják a figyelmedet a fontosabb feladatokról.
Példa: Minden nap reggel 9 és 10 között kizárólag az emailjeid kezelésére koncentrálsz. Ez segít, hogy a nap további részében a fontosabb feladatokra fókuszálhass.
Email csőd: Kezdj tiszta lappal
Ha úgy érzed, hogy soha nem fogsz kikeveredni az emailáradatból, akkor javasolt az úgynevezett „email csőd” elhirdetése. Válassz ki egy múltbeli dátumot, például 30 nappal ezelőttit, és jelentsd be, hogy az addigi emailjeid feldolgozását megszünteted. Ne törölj mindent, hanem archiválj minden, a választott dátumnál régebbi emailt. Ez lehetőséget ad arra, hogy egy kezelhetőbb mennyiséget dolgozz fel és ne érezd magad túlterheltnek.
Példa: Ha július 1-jén érzed magad túlterheltnek, akkor minden június 1-je előtti emailt archiválsz. Így a jelenlegi és a közelmúltbeli emailekkel foglalkozhatsz először.
Összefoglalás
Az email túlterheltségből való kilábalás igenis lehetséges, csak egy tervet kell készítened, majd azt végrehajtani. Használd a naptáradat rendszeresen, archiválj vagy törölj minden befejezett emailt, hozz létre egy ütemtervet az emailek kezelésére, és ha szükséges, hirdess email csődöt. Ezekkel az egyszerű, de hatékony lépésekkel kézben tarthatod az emailjeidet és növelheted személyes produktivitásodat.
Ne feledd, az email kezelés nem kell, hogy állandó stresszforrás legyen. Ha kialakítasz egy jól működő rendszert, az emailjeid kezelése gyors és fájdalommentes lesz. Adj időt magadnak, hogy hozzászokj az új szokásokhoz, és hamarosan élvezheted az emailmentes időszakok nyugalmát.
Az életünkben naponta rengeteg információ áramlik felénk különböző csatornákon keresztül. Ez az információáradat sokszor olyan intenzív, hogy képtelenségnek tűnik minden feladatot és teendőt kordában tartani. Gyakran érezhetjük úgy, hogy egyszerűen nem maradunk friss szellemileg, mert a figyelmünket folyamatosan más és más inger tereli el. Ebben a cikkben olyan megoldásokat mutatok, amelyek segítenek abban, hogy ne vesszünk el az információk tengerében, és hatékonyabbá váljunk a mindennapokban.
Tudatosítsd és oldd fel a problémát!
A legtöbb ember hajlamos engedni a belső és külső nyomásnak, és átugrani az éppen érkező feladatokra. Ezzel azonban az eredetileg tervezett teendők elmaradnak, és a nap végén gyakran azt érezzük, hogy nem haladtunk semmivel. Ez az érzés ismerős lehet sokak számára, hiszen a folyamatosan beérkező új feladatok rögzítése és rendszerezése nélkül az elménk túltelítődhet.
Fontos felismerni, hogy agyunk nem arra lett tervezve, hogy hatalmas mennyiségű információt tároljon és rendszerezzen. Ezért javasolt egy produktivitási rendszer bevezetése, amely leveszi az elménkről ezt a terhet, így felszabadítva a kreatív energiáinkat. Ehhez pedig első lépésként szokássá kell tennünk a feladatok rendszeres rögzítését.
Miért jó neked, ha rendszerezed a feladataidat?
Az információk rendszerezésének számos előnye van, amelyek közül néhányat az alábbiakban összegyűjtöttem:
Az elme tehermentesítésével több kreatív energiánk marad a fontos feladatokra.
Csökken a stressz, mert tudjuk, hogy semmiről nem maradunk le.
Nagyobb kontrollt nyerünk a napunk felett, mivel minden szükséges információt megtalálunk, amikor szükség van rá.
Csatornák és gyűjtőpontok
Csatornák és gyűjtőpontok
Az első lépés a feladatok rendszerezése felé az, hogy azonosítsuk azokat a csatornákat, amelyeken keresztül az információk érkeznek hozzánk. Ezek lehetnek például:
e-mail fiókok (céges, magán),
azonnali üzenetküldők (Viber, WhatsApp, Slack),
közösségi média platformok (Facebook, Instagram, LinkedIn),
naptárak (céges, magán),
szóbeli kommunikáció.
Miután azonosítottuk ezeket a csatornákat, létrehozhatunk egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, például a számítógépünkön, telefonunkon vagy tabletünkön található alkalmazások. Ezt követően csökkenthetjük a csatornák és gyűjtőpontok számát, hogy minimalizáljuk az érkező információk mennyiségét és ezzel a figyelmünket elterelő értesítések számát is.
1. Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid
Először is azt javaslom, hogy tudatosan azonosítsd, ha kell készíts egy listát azokról a fizikai és online, elektronikus csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged. Néhány ötlet kezdésnek:
Email
céges
magán
Azonnali üzenetküldők
Viber
WhatsApp
Slack
Skype
Közösségi média
Facebook
Instagram
Linkedin
Telefon
céges
magán
Naptár
céges
magán
Postaláda
Irattartó
Szóbeli kommunikáció
A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz). Ezek lesznek a gyűjtőpontjaid.
Ha akarsz ebből a két dimenzióból csinálhatsz egy mátrixot, amiből egy átfogó képet kaphatsz arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ. Ehhez inspirációként készítettem egy móricka táblázatot, ahol az “x”-ek azt jelentek, hogy az adott eszközön van-e gyűjtőpontod.
Lehetséges gyűjtőpontok
Csatorna
Céges telefon
Privát telefon
Céges laptop
Facebook Messenger
x
x
Céges email
x
x
x
és így tovább…
Nos, elvileg ezeket kéne átnézned rendszeresen ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.
Ha ezekkel meg vagy kialakul egy valós képed arról, hogy hány helyen támadhat az információ.
2. Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjait számát
Ha nem akarod magad különösebben szívatni, akkor a következő lépés, hogy minimálisra csökkented gyűjtőpontjaid és csatornáid számát, így a potenciális értesítések száma is csökkeni fog, amikről tudjuk, hogy remek figyelemelterelők.
Minél kevesebb a lehetséges információforrás, annál kevesebb dolgot kell átnézned később.
Ehhez a következőket kell tenned:
minimalizálod az eszközeiden használt alkalmazások számát;
kikapcsolod, minimalizálod az értesítéseket;
nehezen elérhetővé teszed a megnyitásra csábító alkalmazásokat.
Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben!
Minimalizáld az alkalmazások számát
Sokan sokféle alkalmazást használunk a kommunikációra, erre talán a legjobb példák az azonnali üzenetküldők: Viber, Skype, Facebook, Slack és még sorolhatnám. Valószínűleg Te is használsz legalább hármat.
Ahhoz, hogy minimalizáld a használt alkalmazások (csatornák) számát egyrészről érdemes megvizsgálnod, hogy szükséged van-e egyáltalán az összes általad használt alkalmazásra vagy van esetleg, amit eltávolíthatsz a képből?
Nálam például így vérzett el a WhatsApp: nagyjából két emberrel kommunikáltam az alkalmazáson keresztül, így inkább áthelyeztem a beszélgetést a Facebook Messengerre az esetükben, utána pedig viszlát WhatsApp.
Másrészről érdemes azt is megnézed, hogy vajon az összes eszközödre / felületedre (gyűjtőpont) fel kell, hogy legyen telepítve az adott csatornához kapcsolódó alkalmazás? Sokszor teljesen feleslegesen vannak bizonyos eszközökre telepítve egyes alkalmazások vagy böngésző bővítmények. Személyes kedvencem az, amikor egy kiváló bővítménynek köszönhetően egy megbeszélésen a kivetítőn felugrik egy Facebook üzenet értesítés, aminek az első néhány szavát még el is lehet olvasni. Epic fail.
Ha találsz néhány alkalmazást, amire egész egyszerűen nincs szükséged vagy nincs keresnivalója az adott eszközön, akkor távolítsd el.
Minimalizáld az értesítések számát
Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.
Ez elsőre talán furának és kicsit babrásnak tűnhet, de szerintem idővel Te is rájössz, hogy milyen frankó is az, ha nem szakítja két percenként valami félbe a munkádat. Remélem elég hamar.
Tehát ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogyazonnal értesülj az adott csatornáról érkező információkról. Ha nincs, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki, tüntesd el.
Tedd nehezen elérhetővé
Legutóbbi szabadságom alatt a munkahelyi leveleim kezelésére használt alkalmazást egész egyszerűen a telefonom legutolsó oldalára húztam át, így amikor valamiért a telefont kellett használnom, nem az Outlook ikonja volt az első, ami fogadott a kezdőképernyőn. Nem csábított, hogy megnyissam.
Miért írom ezt ide?
Mert, ha már a telefonod tele kell legyen tömve mindenféle alkalmazással, amelyek értesítésekkel bombáznak, a legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz, hogy áthelyezed a telefonod kezdőoldaláról azon alkalmazások ikonjait, amelyek értesítései kevésbé fontosak vagy ideiglenesen nem szeretnéd őket szem előtt tudni.
Így az ominózus alkalmazások nem lesznek közvetlenül az orrod előtt, aminek köszönhetően egyrészről nem fogod minden alkalommal látni az új üzenetre utaló jelvényeket vagy értesítéseket, másrészről kisebb ingerenciát fogsz érezni az alkalmazás megnyitására, így azok nem fogják elterelni a figyelmed.
Fél siker, gyerünk tovább!
3. Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése
Az Inbox-ok alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan tereled, gyűjtöd a dolgaid későbbi feldolgozás céljából.
Ezek a helyek lesznek személyes produktivitási rendszered belépési pontja.
Ide tartoznak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (pl: email, feladatlista).
Az inbox-ok kialakítása során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:
Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, ezúttal sem teszek másképp. Kiváló alkalmazás
Email: Javaslom, hogy lehetőség szerint egy levelező alkalmazást használj, például vezesd be Gmail-be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid, én is így csinálom egyébként. Ezt is meg tudod oldani például úgy, hogy a céges levelezésre az Outlook-ot használod, privátra pedig a Gmail-t. Ha több munkahelyi vagy privát email címed van, akkor külön-külön egy helyre terelheted őket. Az emaileket különböző bővítmények segítségével át tudod emelni a feladatkezelődbe és így végső soron a teendők között kötnek ki azok a levelek, amelyek teendők lapulnak.
SMS: A másik nagy trükk, amit szeretek alkalmazni az az SMS-ek átemelése Gmail-be vagy a Todoist-ba, ezt is megtehet, például az IFTTT-vel. Így nem kell azokkal sem foglalkozni.
Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a jegyzetekben található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem. Ráadásul a Pleexy nevű alkalmazás segítségével össze tudod drótozni jegyzeteid a Todoist-tal vagy a Wunderlist-tel.
Dokumentumok: Egy jó OneDrive-ot, Google Drive-ot vagy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni. Ide jöhetnek a dokumentumok, PDF-ek, képek és megannyi fájl.
Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár vagy az Outlook naptár a megoldás.
Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid! A cél, hogy inboxaid száma is minimális legyen!
4. Áramvonalasítsd gyűjtőpontjaid
Ahogy a fentebb már feszegettem bizonyos dolgokat áramvonalasítani (automatizálni) is tudsz. Így rengeteg melót spórolhatsz meg magadnak.
A legtöbb feladatkezelőbe például lehet emailt továbbítani és a levél feladatként bekerül.
Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom a fentiekben pedzegetett IFTTT , Pleexy és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat.
Amiket én használok:
ha nem fogadott hívásom van az Android telefonom, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (IFTTT);
ha megcsillagozok a Gmail-ben egy levelet létrejön egy feladat a Todoist-ben, ráadásul úgy, hogy a feladatra kattintva rögtön meg is nyílik az adott email (Pleexy / Zapier);
ha kommentet fűzök egy Trello kártyához, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (Butler for Trello / Zapier)
További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre.
Egy jó szkenner is csodákra képes, ha már papírmentes működésről van szó.
5. Alakíts ki helyes szokásokat!
A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.
Rögtön írd fel,
fotózd le,
szkenneld fel.
Miért?
Mert az agynak megvan az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.
Cserébe a szokások olyan cselekvéssorok, rutinok; amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy, a lehető legkevesebb energiát igénylek.
A Wikipedia szerint így:
“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, amelyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”
Tehát próbálj meg mindenből szokást formálni:
írd fel a feladatokat egy helyre,
a leveleid mindennap dolgozd fel.
Ha szokást formálsz belőlük, akkor jóval könnyebb dolga lesz az elmédnek és így könnyebb lesz a hétköznapijaidba integrálni ezeket a lépéseket.
Automatizálj minél több mindent!
További érv a szokások mellett, hogy azok egyes lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.
Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is, éljen a standard work:
az SMS-eid akár emailben is megkaphatod (lásd feljebb),
Érdemes elsajátítanod az IFTTT, Pleexy és Zapier használatát, ehhez lejjebb hasznos linkeket találsz.
Használatukkal új dimenziók nyílnak meg előtted!
6. Igazítsd rögzítő eszközeid az Inbox-aidhoz
Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de nézzük meg közelebbről, úgy már nem is olyan vészes.
Ha szervezesről vagy GTD értelemben vett projektek menedzseléséről van szó, magam részéről a Kanbant és a Trello-t kedvelem a legjobban. Ismerkedj meg vele Te is.
Az operatív, napi dolgok menedzselésére pedig a Todoist-et használom.
Mindkettő széles körben elterjedt, remek irodalmuk van az interneten és kiválóan automatizálhatóak különböző alkalmazások segítségével. Ezeket bátran ajánlom neked is!
Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj az egyik megoldás használatához érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:
Telepítsd fel az alkalmazást (Trello, Todoist) a telefonodra!
Helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot. Így pikk-pakk eléred az alkalmazást, ha rögzíteni akarsz valamit a rendszeredbe.
Számítógépeden, pedig tedd be a linkjüket a könyvjelzősávodba (Chrome esetében: CTRL+D)
Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket, ezekkel weboldalakat tudsz eltenni későbbre. (Lejjebb belinkeltem.)
Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail és Outlook integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni, mivel az emaileket és be tudod pakolni a rendszeredbe. (Szintén belinkeltem lejjebb).
A legtöbb alkalmazásba már emailben is lehet küldeni feladatokat, ismerd meg ezeket a funkciókat is közelebbről. (Ahogy ezt is.)
A következő egy hónapban foglalkozz a Todoist-tal vagy a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.
Mert lesz ez jó neked?
A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod. Ha automatizálsz néhány lépést, még egyszerűbb dolgod lesz.
Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agyad azt hiszi, hogy a leírt feladatok elkészültek.
Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.
A rád zúduló információt, feladatokat kézben és rendben tudod tartani.
Kapcsolódó videók
Todoist
Feladatok továbbítása emailben
IFTTT + Todoist
https://www.youtube.com/watch?v=VTCsXmuIUKs
Trello
Feladatok továbbítása emailben
Trello + Outlook
IFTTT + Trello
Automatizálj!
A fentiekben hivatkozott automatizálásra alkalmas megoldásokról pedig összegyűjtöttem néhány videót arra az esetre, ha valamelyik felkeltette volna az érdeklődésed.
Az információs túlterhelés korában, ahol minden pillanatban érkeznek ránk az értesítések, egyre inkább elveszítjük az irányítást a kommunikációnk felett. A sürgősség hamis érzete eluralkodott rajtunk, miközben a technológia és a rosszul megválasztott kommunikációs csatornák csak tovább fokozzák ezt a problémát.
A sürgősség hamis érzete az egyik leggyakoribb jelenség, amellyel a modern kommunikáció során szembesülünk. A gyors üzenetküldő technológiák és a push (nyomó) rendszerek elterjedése azt eredményezi, hogy az információ folyamatosan, gyakran felesleges időpontokban zúdul ránk. Fontos felismerni, hogy ezek az üzenetek nem mindig sürgősek, és a kapkodás általában rossz döntésekhez és hibás munkavégzéshez vezet.
A push média lényege, hogy az információ küldője kezdeményezi a kommunikációt, míg a pull média esetében a fogadó fél dönt arról, mikor kíván hozzáférni az információhoz. Napjainkban az információ nagy része push módszerrel érkezik, ami azt eredményezi, hogy a felhasználóknak nincs kontrolljuk a beérkező üzenetek időzítése felett. Ennek következtében gyakran érezzük úgy, hogy minden információ azonnali figyelmet igényel, pedig ez ritkán igaz.
Sokan nem is tudják, hogy eszközeiken beállíthatják az értesítések típusát és gyakoriságát, így elkerülhetik az állandó megszakításokat. A sürgősség hamis érzete azonban nemcsak a technológia hibája. A kommunikációs csatornák rossz megválasztása is szerepet játszik ebben. Gyakran keverjük össze az üzenet sürgősségét és tartalmát, és olyan csatornán küldjük el, amely nem megfelelő a tartalom számára. Ez kommunikációs káoszhoz vezethet.
Példa erre az a helyzet, amikor egy kolléga sürgősnek vélt üzenetet küld emailben, majd pár másodperc múlva telefonon érdeklődik, hogy megérkezett-e az üzenet. Ez a fajta push módszer feleslegesen növeli a sürgősség érzését, és zavarja a produktivitást. Tudatosan kellene választanunk kommunikációs csatornát, hogy elkerüljük ezt a helyzetet.
A probléma egy másik aspektusa az, hogy a folyamatos értesítések és megszakítások multitaskingra késztetnek minket, ami már bizonyítottan csökkenti a munka minőségét és a hatékonyságot. Ha a nap végén úgy érezzük, hogy semmire sem haladtunk, az gyakran annak a következménye, hogy túl sok időt pazaroltunk a nem sürgős üzenetek kezelésére.
A megoldás az lehet, hogy tudatosan választjuk meg, milyen csatornát használunk a különböző típusú üzenetekhez. A sürgős üzenetekre a push rendszereket használjuk, míg a nem sürgősek esetében a pull rendszereket. Ezzel csökkenthetjük az energiaveszteséget és a kommunikációs csatornák hibás használatából fakadó zavarokat.
Ha a kommunikációs eszközeinket és csatornáinkat tudatosan választjuk meg, sikeresebbek lehetünk a munkánkban, és elkerülhetjük a sürgősség hamis érzését. Fontos szabály, hogy a sürgős ügyekhez azonnali kapcsolatot igénylő csatornát válasszunk, míg a kevésbé sürgős ügyeket nyugodtan intézhetjük emailen vagy más, kevésbé közvetlen módon.
Végezetül fontos megemlíteni, hogy az üzenet komplexitása és az interakció igénye is meghatározza a megfelelő kommunikációs csatorna kiválasztását. Komplex témák esetén érdemes szóban vagy személyesen kommunikálni, különösen akkor, ha azonnali reakcióra vagy közös munkára van szükség.
Záró gondolatként, eredményesebb lehet a munkád, ha tudatosan használod a kommunikációs eszközeidet és csatornáidat. Így nemcsak a produktivitásod növelheted, hanem a környezeted is jobban fogja értékelni a kommunikációs stílusodat.
Az információs túlterhelés és a sürgősség hamis érzete elkerülhető, ha megtanuljuk felismerni a helyzeteket, és ennek megfelelően választjuk meg kommunikációs eszközeinket. Ne hagyd, hogy a technológia irányítson, vedd át a kontrollt!
