Az emailkezelés ma már mindannyiunk életének elengedhetetlen része. Azonban könnyen előfordulhat, hogy eltemetve érezzük magunkat a rengeteg olvasatlan vagy megválaszolatlan email alatt, és nem tudjuk, hogyan ássuk ki magunkat ebből a helyzetből. Talán több száz vagy ezer email is várakozik az inboxodban. Az alábbi tippek segítenek, hogy rendet teremts az emailjeid között és hatékonyabban kezeld azokat.
Használd a naptáradat rendszeresen
Az első lépés az email túlterheltség kezelésében, hogy szokásoddá váljon a naptárad használata. Sokan azért tartják az emaileket az inboxukban, mert emlékeztetőként szolgálnak számukra a még megoldatlan feladatokra. E helyett inkább időzítsd ezeket a feladatokat a naptáradba, vagy használj emlékeztetőket, amelyek a megfelelő időpontokban felugranak.
Példa: Ha kapsz egy emailt egy fontos projekttel kapcsolatban, ne hagyd az inboxodban várakozni. Azonnal ütemezz be egy időpontot a naptáradba, amikor a projekttel foglalkozol, és tedd hozzá a szükséges feladatokat emlékeztetőként.
Archiválj vagy törölj, amikor befejeztél egy emaillel
Amint elvégezted egy email által megkívánt feladatot, archiváld vagy töröld azt. Az email keresőmotorok ma már rendkívül erősek, így nincs szükség arra, hogy minden emailt az inboxodban tarts. Ehelyett használj egy archívum mappát vagy jelölj ki egy mappát, ahová minden befejezett emailt áthelyezel. Az inboxodat tartsd meg csak a befejezetlen vagy feldolgozatlan tételek számára.
Példa: Ha egy ügyféllel váltottál néhány emailt, és az ügyet sikeresen lezártad, archiváld ezeket az emaileket egy „Ügyfelek” mappába, így az inboxod tiszta marad.
Hozz létre egy ütemtervet az emailek kezeléséhez
Fontos, hogy legyen egy rendszeres időpontod az emailjeid kezelésére. Ez azt jelenti, hogy minden nap, vagy akár hetente többször is kijelölsz egy időszakot, amikor semmi mást nem csinálsz, csak az emailjeidre válaszolsz és nullára csökkented a gyűjtőpontot. Így elkerülheted, hogy az emailek folyamatosan megszakítsanak és elvonják a figyelmedet a fontosabb feladatokról.
Példa: Minden nap reggel 9 és 10 között kizárólag az emailjeid kezelésére koncentrálsz. Ez segít, hogy a nap további részében a fontosabb feladatokra fókuszálhass.
Email csőd: Kezdj tiszta lappal
Ha úgy érzed, hogy soha nem fogsz kikeveredni az emailáradatból, akkor javasolt az úgynevezett „email csőd” elhirdetése. Válassz ki egy múltbeli dátumot, például 30 nappal ezelőttit, és jelentsd be, hogy az addigi emailjeid feldolgozását megszünteted. Ne törölj mindent, hanem archiválj minden, a választott dátumnál régebbi emailt. Ez lehetőséget ad arra, hogy egy kezelhetőbb mennyiséget dolgozz fel és ne érezd magad túlterheltnek.
Példa: Ha július 1-jén érzed magad túlterheltnek, akkor minden június 1-je előtti emailt archiválsz. Így a jelenlegi és a közelmúltbeli emailekkel foglalkozhatsz először.
Összefoglalás
Az email túlterheltségből való kilábalás igenis lehetséges, csak egy tervet kell készítened, majd azt végrehajtani. Használd a naptáradat rendszeresen, archiválj vagy törölj minden befejezett emailt, hozz létre egy ütemtervet az emailek kezelésére, és ha szükséges, hirdess email csődöt. Ezekkel az egyszerű, de hatékony lépésekkel kézben tarthatod az emailjeidet és növelheted személyes produktivitásodat.
Ne feledd, az email kezelés nem kell, hogy állandó stresszforrás legyen. Ha kialakítasz egy jól működő rendszert, az emailjeid kezelése gyors és fájdalommentes lesz. Adj időt magadnak, hogy hozzászokj az új szokásokhoz, és hamarosan élvezheted az emailmentes időszakok nyugalmát.
