Az információs túlterhelés korában, ahol minden pillanatban érkeznek ránk az értesítések, egyre inkább elveszítjük az irányítást a kommunikációnk felett. A sürgősség hamis érzete eluralkodott rajtunk, miközben a technológia és a rosszul megválasztott kommunikációs csatornák csak tovább fokozzák ezt a problémát.
A sürgősség hamis érzete az egyik leggyakoribb jelenség, amellyel a modern kommunikáció során szembesülünk. A gyors üzenetküldő technológiák és a push (nyomó) rendszerek elterjedése azt eredményezi, hogy az információ folyamatosan, gyakran felesleges időpontokban zúdul ránk. Fontos felismerni, hogy ezek az üzenetek nem mindig sürgősek, és a kapkodás általában rossz döntésekhez és hibás munkavégzéshez vezet.
A push média lényege, hogy az információ küldője kezdeményezi a kommunikációt, míg a pull média esetében a fogadó fél dönt arról, mikor kíván hozzáférni az információhoz. Napjainkban az információ nagy része push módszerrel érkezik, ami azt eredményezi, hogy a felhasználóknak nincs kontrolljuk a beérkező üzenetek időzítése felett. Ennek következtében gyakran érezzük úgy, hogy minden információ azonnali figyelmet igényel, pedig ez ritkán igaz.
Sokan nem is tudják, hogy eszközeiken beállíthatják az értesítések típusát és gyakoriságát, így elkerülhetik az állandó megszakításokat. A sürgősség hamis érzete azonban nemcsak a technológia hibája. A kommunikációs csatornák rossz megválasztása is szerepet játszik ebben. Gyakran keverjük össze az üzenet sürgősségét és tartalmát, és olyan csatornán küldjük el, amely nem megfelelő a tartalom számára. Ez kommunikációs káoszhoz vezethet.
Példa erre az a helyzet, amikor egy kolléga sürgősnek vélt üzenetet küld emailben, majd pár másodperc múlva telefonon érdeklődik, hogy megérkezett-e az üzenet. Ez a fajta push módszer feleslegesen növeli a sürgősség érzését, és zavarja a produktivitást. Tudatosan kellene választanunk kommunikációs csatornát, hogy elkerüljük ezt a helyzetet.
A probléma egy másik aspektusa az, hogy a folyamatos értesítések és megszakítások multitaskingra késztetnek minket, ami már bizonyítottan csökkenti a munka minőségét és a hatékonyságot. Ha a nap végén úgy érezzük, hogy semmire sem haladtunk, az gyakran annak a következménye, hogy túl sok időt pazaroltunk a nem sürgős üzenetek kezelésére.
A megoldás az lehet, hogy tudatosan választjuk meg, milyen csatornát használunk a különböző típusú üzenetekhez. A sürgős üzenetekre a push rendszereket használjuk, míg a nem sürgősek esetében a pull rendszereket. Ezzel csökkenthetjük az energiaveszteséget és a kommunikációs csatornák hibás használatából fakadó zavarokat.
Ha a kommunikációs eszközeinket és csatornáinkat tudatosan választjuk meg, sikeresebbek lehetünk a munkánkban, és elkerülhetjük a sürgősség hamis érzését. Fontos szabály, hogy a sürgős ügyekhez azonnali kapcsolatot igénylő csatornát válasszunk, míg a kevésbé sürgős ügyeket nyugodtan intézhetjük emailen vagy más, kevésbé közvetlen módon.
Végezetül fontos megemlíteni, hogy az üzenet komplexitása és az interakció igénye is meghatározza a megfelelő kommunikációs csatorna kiválasztását. Komplex témák esetén érdemes szóban vagy személyesen kommunikálni, különösen akkor, ha azonnali reakcióra vagy közös munkára van szükség.
Záró gondolatként, eredményesebb lehet a munkád, ha tudatosan használod a kommunikációs eszközeidet és csatornáidat. Így nemcsak a produktivitásod növelheted, hanem a környezeted is jobban fogja értékelni a kommunikációs stílusodat.
Az információs túlterhelés és a sürgősség hamis érzete elkerülhető, ha megtanuljuk felismerni a helyzeteket, és ennek megfelelően választjuk meg kommunikációs eszközeinket. Ne hagyd, hogy a technológia irányítson, vedd át a kontrollt!
