Trello

Trello: Személyes hatékonyság hétköznap

Személyes hatékonysághoz kapcsolódóan korábbi bejegyzéseimmel úgy érzem előreszaladtam néhány dologban. Különösen a Trello esetében.

Megesik.

Időközben azonban rájöttem, hogy talán érdemes lenne hátralépni egyet és eggyel távolabbról vizsgálni a személyes hatékonyság kérdését. Teszem mindezt azért, hogy a blog céljához jobban passzoló tartalmak kerüljenek fel.

A filozofálás végén úgy döntöttem, hogy belevágok egy Trello cikksorozatba, lévén egyik kedvenc alkalmazásomról van szó, több korábbi bejegyzésemben is hivatkoztam már rá és meg vagyok róla győződve, hogy a Trello nyújtja a legbiztosabb alapot egy jól működő produktivitási rendszer kialakításához.

Trello egyre jobban terjed a világban és nagy kár lenne, ha nyelvi akadályok miatt nem tudna itthon elterjedni.

Nemzetközi népszerűségének természetesen több oka van, de ami szerintem mind közül kiemelkedik az a Trello vizualitása, intuitív felülete és kezelhetősége.

A Trello Kanban módszerre épülő megoldásának köszönhetően a korábbi falra ragasztott és egyéb helyekre ragasztott cetliket akár ki is dobhatod a kukába, következő lépésként pedig munkafolyamataid digitális alapokra helyezheted, ami valljuk be őszintén, sok előnnyel jár.

  • Pillanatok alatt áttekintheted projektjeid, dolgaid aktuális állapotát – egyszerre láthatod az egészet és a részleteket.
  • Felülete rugalmas: az adott táblát az adott projektre szabhatod.
  • Kommunikálhatsz a tábla tagjaival.
  • Egy táblára korlátlan számú tagot felvehetsz.
  • Ha egy feladathoz felelőst szeretnél rendelni azt is megteheted, de akár egy társalgás során is megemlítheted, így értesülni fog az őt érintő dolgokról.
  • Bármilyen fájlt csatolhatsz.

Ahhoz azonban, hogy egy nyelvet beszéljünk először érdemes néhány dolgot tisztázni. Kezdve az imént említett Kanban-nal.

Kanban

Mi is az a Kanban, amire a Trello épül?

A Kanban rendszerét a Toyota dolgozta ki az 1940-es években annak érdekében, hogy munkafolyamatait úgy menedzselhesse, hogy minden alkatrész ugyanolyan gondosság mellett, kiemelkedő minőségben készülhessen el.

Kanban két erőssége a vizualitás és szűk keresztmetszetek kialakulásának megelőzése.

Kanban, Trello
Forrás: http://www.toyota-global.com/

A többi vizuális módszertantól az különbözteti meg, hogy a Kanban az aktuális állapotra fókuszál, szemben határidőkkel.

Vizualitás

A módszer szerint minden feladat egy egységesített rendszeren megy keresztül, miközben bizonyos állapotokat vesz fel, így tulajdonképpen a különböző státuszok kezelésére szolgál kiváló eszközként: egy pillantás alatt egyértelművé válik, hogy mi hol tart éppen.

Szűk keresztmetszetek megelőzése

A folyamatban lévő munkák, feladatok számának korlátozásával és húzó rendszer alkalmazásával segít kiküszöbölni, kezelni az esetleges szűk keresztmetszeteket.

E rendszer teszi lehetővé ma is, hogy a Toyota a legjobb minőségben gyártsa le az autókhoz szükséges alkatrészeket.

Vizuális rendszer feladataink kezelésére: Personal Kanban

Persze a Kanban időközben kinőtte magát és mára nem csak az autógyártásban, hanem az élet egyéb területein is használatos: a szoftverfejlesztésben éppúgy, mint az áruházláncok polcain. És ahogy az lenne szokott idővel aztán adta magát kérdés, hogyan lehet a Kanban-t személyes célokra alkalmazni?

Ezzel meg is született a Personal Kanban.

Trello, Kanban
Forrás: Wikipedia.org

A Personal Kanban lényege röviden: Van egy táblád, amiben oszlopok vannak és ezekbe oszlopokba különböző cetliket ragaszthatsz, mozgathatsz. Ugye ismerős?

A cetlik reprezentálják a tennivalókat, feladatokat; az oszlopok pedig az egyes státuszokat, állapotokat:

  • ToDo: tennivalók
  • Doing: folyamatban
  • Done: elkészült
Trello, kanban
Forrás: https://zapier.com/blog/kanban-board/

Legyen szó online vagy offline tábláról a Kanban rendszere három alapvető elemből épül fel:

  • Tábla (Board): Mely általában egy adott projektet vagy munkafolyamatot reprezentál.
  • Listák vagy sávok (List): A listák azokat a kártyákat tartalmazzák, amelyek a lista szempontjából ugyanolyan tulajdonságokkal bírnak. Ha például a lista egy folyamatot adott fázisát, státuszát jelöli, akkor a kártyákon szereplő feladatok ugyanabban a fázisban vannak.
  • Kártya (Card): A kártyák jellemzően az elvégzendő feladatokat vagy az elkészítendő, legyártandó termékeket tartalmazzák.

 

Ez persze az alapfelállás, de sejthető, hogy nem csak így lehet használni ezeket a táblákat.

Trello, kanban
Forrás: https://zapier.com/blog/kanban-board/

Szűk keresztmetszetek kezelése

Ahogy a fentitekben is említettem a Kanban kiemelkedő erénye a szűk keresztmetszetek megelőzése, kezelése.

Egy informatikai fejlesztés példáján keresztül nézzük, hogy is működik ez.

A jelen példában Kanban tábla különböző oszlopokból, sávokból áll, melyekhez egy-egy szám van felírva valahogy így.

A számok arra vonatkoznak, hogy az adott oszlopban maximálisan mennyi cetli (feladat, munkadarab) lehet egy adott pillanatban.

És pontosan ez az, ami megkülönbözteti a többi módszertantól, rendszertőé: minden egyes fázisban megelőzi az esetleges szűk keresztmetszetek kialakulását; a túlterhelés, a túltermelés előfordulását..

A következő ábrán azt láthatod, hogy az elemzők (Analysis) és a fejlesztők (Development) jelenleg nem végezhetnek több feladatot, egészen addig, amíg a tesztelőknél (Test) nem szabadul fel egy hely a következő kártyának.

Trello, Kanban

Mit lehet ilyenkor tenni?

Természetesen az elemzők és a fejlesztők kereshetnek különböző megoldásokat arra nézve, hogy hogyan tudják támogatni a tesztelők munkáját.

Érdekesség, hogy a fenti ábrán néhány oszlop további két oszlopból áll, ez egy kiváló példa arra, amit korábban is jeleztem: tetszés szerint alakítható a tábla felépítése.

Trello, Kanban

Időközben a tesztelők végeztek egy tesztelési egységgel, így már mehet is a kártya következő fázisba.

Ekkor a fejlesztők által lefejlesztett csomag (kártya), átkerülhet a tesztelőkhöz, ami egyúttal azt is jelenti, hogy a fejlesztők is és az elemzők is új feladatot kaphatnak.

Trello, Kanban

Tehát miért is érdemes használni a Kanban-t, a Trello-t?

  • Egyszerű: Intuitív módon tudod kezelni a kártyákat, könnyedén át tudod szervezni a dolgokat, ha szükségét érzed.
  • Vizuális: Egy pillantás alatt kiderül a dolgok aktuális állapota.
  • Aktuális: Napi pontossággal lebontható az előrehaladás.
  • Szabványosított: Mindenki ugyanazt a hatékony munkafolyamatot követi.
  • Segít kezelni a szűk keresztmetszeteket: így elkerülhető a túlterhelés.

Hozzászólások

hozzászólások