Személyes hatékonysághoz kapcsolódóan korábbi bejegyzéseimmel úgy érzem előreszaladtam néhány dologban. Különösen a Trello esetében.
Megesik.
Időközben azonban rájöttem, hogy talán érdemes lenne hátralépni egyet és eggyel távolabbról vizsgálni a személyes hatékonyság kérdését. Teszem mindezt azért, hogy a blog céljához jobban passzoló tartalmak kerüljenek fel.
A filozofálás végén úgy döntöttem, hogy belevágok egy Trello cikksorozatba, lévén egyik kedvenc alkalmazásomról van szó, több korábbi bejegyzésemben is hivatkoztam már rá és meg vagyok róla győződve, hogy a Trello nyújtja a legbiztosabb alapot egy jól működő produktivitási rendszer kialakításához.
Trello egyre jobban terjed a világban és nagy kár lenne, ha nyelvi akadályok miatt nem tudna itthon elterjedni.
Nemzetközi népszerűségének természetesen több oka van, de ami szerintem mind közül kiemelkedik az a Trello vizualitása, intuitív felülete és kezelhetősége.
A Trello Kanban módszerre épülő megoldásának köszönhetően a korábbi falra ragasztott és egyéb helyekre ragasztott cetliket akár ki is dobhatod a kukába, következő lépésként pedig munkafolyamataid digitális alapokra helyezheted, ami valljuk be őszintén, sok előnnyel jár.
- Pillanatok alatt áttekintheted projektjeid, dolgaid aktuális állapotát – egyszerre láthatod az egészet és a részleteket.
- Felülete rugalmas: az adott táblát az adott projektre szabhatod.
- Kommunikálhatsz a tábla tagjaival.
- Egy táblára korlátlan számú tagot felvehetsz.
- Ha egy feladathoz felelőst szeretnél rendelni azt is megteheted, de akár egy társalgás során is megemlítheted, így értesülni fog az őt érintő dolgokról.
- Bármilyen fájlt csatolhatsz.
Ahhoz azonban, hogy egy nyelvet beszéljünk először érdemes néhány dolgot tisztázni. Kezdve az imént említett Kanban-nal.
Kanban
Mi is az a Kanban, amire a Trello épül?
A Kanban rendszerét a Toyota dolgozta ki az 1940-es években annak érdekében, hogy munkafolyamatait úgy menedzselhesse, hogy minden alkatrész ugyanolyan gondosság mellett, kiemelkedő minőségben készülhessen el.
Kanban két erőssége a vizualitás és szűk keresztmetszetek kialakulásának megelőzése.
A többi vizuális módszertantól az különbözteti meg, hogy a Kanban az aktuális állapotra fókuszál, szemben határidőkkel.
Vizualitás
A módszer szerint minden feladat egy egységesített rendszeren megy keresztül, miközben bizonyos állapotokat vesz fel, így tulajdonképpen a különböző státuszok kezelésére szolgál kiváló eszközként: egy pillantás alatt egyértelművé válik, hogy mi hol tart éppen.
Szűk keresztmetszetek megelőzése
A folyamatban lévő munkák, feladatok számának korlátozásával és húzó rendszer alkalmazásával segít kiküszöbölni, kezelni az esetleges szűk keresztmetszeteket.
E rendszer teszi lehetővé ma is, hogy a Toyota a legjobb minőségben gyártsa le az autókhoz szükséges alkatrészeket.
Vizuális rendszer feladataink kezelésére: Personal Kanban
Persze a Kanban időközben kinőtte magát és mára nem csak az autógyártásban, hanem az élet egyéb területein is használatos: a szoftverfejlesztésben éppúgy, mint az áruházláncok polcain. És ahogy az lenne szokott idővel aztán adta magát kérdés, hogyan lehet a Kanban-t személyes célokra alkalmazni?
Ezzel meg is született a Personal Kanban.
A Personal Kanban lényege röviden: Van egy táblád, amiben oszlopok vannak és ezekbe oszlopokba különböző cetliket ragaszthatsz, mozgathatsz. Ugye ismerős?
A cetlik reprezentálják a tennivalókat, feladatokat; az oszlopok pedig az egyes státuszokat, állapotokat:
- ToDo: tennivalók
- Doing: folyamatban
- Done: elkészült
Legyen szó online vagy offline tábláról a Kanban rendszere három alapvető elemből épül fel:
- Tábla (Board): Mely általában egy adott projektet vagy munkafolyamatot reprezentál.
- Listák vagy sávok (List): A listák azokat a kártyákat tartalmazzák, amelyek a lista szempontjából ugyanolyan tulajdonságokkal bírnak. Ha például a lista egy folyamatot adott fázisát, státuszát jelöli, akkor a kártyákon szereplő feladatok ugyanabban a fázisban vannak.
- Kártya (Card): A kártyák jellemzően az elvégzendő feladatokat vagy az elkészítendő, legyártandó termékeket tartalmazzák.
Ez persze az alapfelállás, de sejthető, hogy nem csak így lehet használni ezeket a táblákat.
Szűk keresztmetszetek kezelése
Ahogy a fentitekben is említettem a Kanban kiemelkedő erénye a szűk keresztmetszetek megelőzése, kezelése.
Egy informatikai fejlesztés példáján keresztül nézzük, hogy is működik ez.
A jelen példában Kanban tábla különböző oszlopokból, sávokból áll, melyekhez egy-egy szám van felírva valahogy így.
A számok arra vonatkoznak, hogy az adott oszlopban maximálisan mennyi cetli (feladat, munkadarab) lehet egy adott pillanatban.
És pontosan ez az, ami megkülönbözteti a többi módszertantól, rendszertőé: minden egyes fázisban megelőzi az esetleges szűk keresztmetszetek kialakulását; a túlterhelés, a túltermelés előfordulását..
A következő ábrán azt láthatod, hogy az elemzők (Analysis) és a fejlesztők (Development) jelenleg nem végezhetnek több feladatot, egészen addig, amíg a tesztelőknél (Test) nem szabadul fel egy hely a következő kártyának.
Mit lehet ilyenkor tenni?
Természetesen az elemzők és a fejlesztők kereshetnek különböző megoldásokat arra nézve, hogy hogyan tudják támogatni a tesztelők munkáját.
Érdekesség, hogy a fenti ábrán néhány oszlop további két oszlopból áll, ez egy kiváló példa arra, amit korábban is jeleztem: tetszés szerint alakítható a tábla felépítése.
Időközben a tesztelők végeztek egy tesztelési egységgel, így már mehet is a kártya következő fázisba.
Ekkor a fejlesztők által lefejlesztett csomag (kártya), átkerülhet a tesztelőkhöz, ami egyúttal azt is jelenti, hogy a fejlesztők is és az elemzők is új feladatot kaphatnak.
Tehát miért is érdemes használni a Kanban-t, a Trello-t?
- Egyszerű: Intuitív módon tudod kezelni a kártyákat, könnyedén át tudod szervezni a dolgokat, ha szükségét érzed.
- Vizuális: Egy pillantás alatt kiderül a dolgok aktuális állapota.
- Aktuális: Napi pontossággal lebontható az előrehaladás.
- Szabványosított: Mindenki ugyanazt a hatékony munkafolyamatot követi.
- Segít kezelni a szűk keresztmetszeteket: így elkerülhető a túlterhelés.
