Sok projektben rendszeresen készül státuszriport. Van benne százalékos készültség, mérföldkőlista, kockázati tábla, feladatlista, esetleg piros-sárga-zöld jelölések. Minden adat a helyén van, a dokumentum mégsem feltétlenül segíti a projekt irányítását.
Ennek egyszerű oka lehet: a riport elmondja, mi történt, de nem teszi világossá, hogy ebből kinek miről kellene döntenie.
Minőségbiztosítási szempontból érdemes ezért nemcsak azt vizsgálni, hogy elkészült-e a státuszriport és helyesek-e benne az adatok. Legalább ilyen fontos kérdés, hogy a vezető, aki megkapja, tud-e vele valamit kezdeni.
A tájékoztatás és a döntéstámogatás nem ugyanaz
Vegyünk egy egyszerű példát.
Egy informatikai projekt egyik fontos fejlesztési feladata három hetet késik. A státuszriportban ez szerepel:
„A fejlesztés háromhetes késésben van. A szállító dolgozik a lemaradás behozásán.”
Ez információ.
A vezető azonban joggal kérdezhetné:
És akkor most mi van?
A három hét önmagában még nem mondja meg, mennyire komoly a helyzet. Nem derül ki belőle, hogy a késés érinti-e a projekt végső határidejét, veszélyezteti-e a tesztelést, növeli-e a költségeket, vagy szükség van-e valamilyen vezetői beavatkozásra.
Ugyanez az információ már egészen másképp hangzik így:
„A fejlesztés három hetet késik. Emiatt az integrációs tesztelésre tervezett hat hétből jelenleg három hét marad. Ha péntekig nem készül el az elfogadható verzió, dönteni kell a tesztidőszak meghosszabbításáról vagy a projekt terjedelmének módosításáról.”
Itt már nem egyszerű státusz szerepel.
Megjelenik az ok, a következmény és a döntési pont.
Mit jelent az, hogy döntési pont?
A döntési pont az a helyzet, amikor már nem elég tovább figyelni vagy operatív szinten kezelni egy problémát. Valakinek választania kell a lehetséges irányok közül.
Ez lehet például határidő-módosítás, többletforrás biztosítása, egy funkció későbbre halasztása vagy egy kockázat tudatos elfogadása.
Nem minden problémából lesz vezetői döntés.
Ha egy kétórás feladat egy napot csúszik, azt jó eséllyel a projektcsapat kezeli. Ha viszont ugyanaz a csúszás egy jogszabályban rögzített élesítési időpontot veszélyeztet, a helyzet már egészen más szintre kerülhet.
Ezért a puszta kérdés helyett, hogy
„Van probléma?”
hasznosabb lehet azt kérdezni:
„Mikor válik ebből olyan probléma, amely már döntést igényel?”
A minőségbiztosító nem döntéshozó
A minőségbiztosítás, vagy röviden QA – az angol quality assurance kifejezésből – nem azt jelenti, hogy a minőségbiztosító vezeti a projektet.
A szerep egyik fontos értéke éppen az, hogy kívül tud maradni a napi operatív döntések egy részén, és így más szemszögből tudja vizsgálni a működést.
Nem az a feladata, hogy azt mondja:
„Ezt kell csinálni.”
Sok esetben értékesebb először azt tisztázni:
„Pontosan milyen döntést kell itt meghozni?”
Majd:
„Ki jogosult erre a döntésre?”
Ez egyszerű kérdésnek tűnik, de meglepően sok projektben éppen itt kezdődik a bizonytalanság.
Mindenki dolgozik a problémán, egyeztetések zajlanak, levelek mennek körbe, de nincs világosan kimondva, kinek kell a végén igent vagy nemet mondania.
Egy jó kérdés néha többet ér, mint még egy megállapítás
Minőségbiztosítási helyzetben könnyű gyorsan szakmai következtetésre jutni.
Ha például hónapok óta csúszik egy szállítás, kézenfekvő lehet azt mondani:
„A kockázatkezelés nem megfelelő.”
Lehet, hogy ez igaz.
Egy kérdéssor azonban több információt hozhat felszínre:
- „Mikor vált először láthatóvá, hogy az eredeti határidő veszélyben van?”
- „Mi történt ekkor?”
- „Melyik ponton kellett volna magasabb szintű döntést kérni?”
- „Ki hozhatta volna meg ezt a döntést?”
- „Mi akadályozta meg, hogy ez megtörténjen?”
Az ilyen kérdések nem azért hasznosak, mert „coaching kérdések”.
Azért hasznosak, mert segítenek megérteni a projekt működését.
Nemcsak azt mutatják meg, mi romlott el, hanem azt is, hogyan jutott el oda a projekt.
A státuszriportot érdemes a döntéshozó szemével olvasni
Egy egyszerű ellenőrzés sokat segíthet.
Érdemes kiválasztani egy fontos problémát a következő státuszriportból, és négy mondatban összefoglalni:
Mi történt?
Mi ennek a következménye?
Mikor szükséges beavatkozni?
Miről kell majd dönteni?
Ha az első kérdésre fél oldal válasz születik, az utolsóra pedig semmi, akkor a riport valószínűleg még inkább tájékoztató anyag, mint döntéstámogató eszköz.
Ez nem feltétlenül hiba. Sok státuszriportnak valóban elsődleges célja a tájékoztatás.
A probléma akkor kezdődik, amikor egy vezetői fórum ugyanebből az anyagból vár döntés-előkészítést is.
A részletesebb riport nem mindig jobb riport
Projektkörnyezetben könnyű összekeverni az információ mennyiségét az információ minőségével.
Egy vezetőnek nem feltétlenül kell tudnia minden technikai részletet arról, miért csúszik egy interfész fejlesztése.
Azt viszont valószínűleg tudnia kell, hogy:
a csúszás milyen üzleti vagy projektkövetkezménnyel jár, mennyi idő áll rendelkezésre a beavatkozásra, milyen lehetőségek vannak, és milyen döntést várnak tőle.
Ez nem az információ elrejtését jelenti.
Éppen ellenkezőleg.
A részletes szakmai háttér megmaradhat, de a vezetői üzenetnek világossá kell tennie, miért számít az adott információ.
Egy egyszerű próba a következő riport előtt
A következő fontos státuszanyag elkészítésekor érdemes kiválasztani a három legfontosabb problémát.
Mindegyiknél fel lehet tenni ugyanazt a kérdést:
„Ha ezt most egy vezető elolvassa, tudni fogja, hogy várunk-e tőle valamilyen döntést?”
Ha igen, az anyag valószínűleg közelebb került a valódi döntéstámogatáshoz.
Ha nem, érdemes még egyszer végiggondolni, mi hiányzik.
Nem feltétlenül még egy adat.
Lehet, hogy éppen a következmény, a döntési pont vagy a döntés gazdája.
A minőségbiztosítás értéke nem a findingok számában van
A minőségbiztosítás könnyen válhat dokumentumok, ellenőrzési pontok és megállapítások rendszerévé.
Ezek mind fontosak.
De önmagukban nem feltétlenül tesznek jobbá egy projektet.
A valódi érték ott kezdődik, amikor egy megállapítás segítségével hamarabb válik láthatóvá egy kockázat, tisztábbá válik egy felelősség, vagy időben megszületik egy szükséges döntés.
Ezért egy jó státuszriporttal kapcsolatban talán nem az a legfontosabb kérdés, hogy:
„Minden információ benne van?”
Hanem az, hogy:
„Kiderül belőle, mi az, amiről valakinek döntenie kell?”