Reggel kilenckor egy összetett döntés még könnyen átláthatónak tűnik. Délután négykor ugyanaz a feladat már aránytalanul nehéz lehet: lassabban gondolkodsz, könnyebben elkalandozol, és egy kisebb bizonytalanság is több erőfeszítést igényel.
Az idő közben ugyanúgy telt, mégsem ugyanazzal a munkaképességgel rendelkeztél minden órában. Ezért a fenntartható teljesítmény tervezésénél nem elég azt nézni, mennyi idő áll rendelkezésre. Azt is figyelembe kell venni, milyen terhelést jelent a munka, és van-e lehetőség a regenerációra.
A teljes naptár nem jelent teljes kapacitást
Az időtervezés könnyen azt az illúziót kelti, hogy nyolc szabad munkaóra nyolc egyenértékű órát jelent. A valós munkanap ennél változékonyabb.
Egy nehéz tárgyalás, egy összetett elemzés vagy több egymást követő döntés más terhelést jelent, mint egy rutinjellegű adminisztratív feladat. Ha minden szabad idősávot egyszerűen újabb munkával töltünk ki, a naptár kihasználtságát optimalizáljuk, nem feltétlenül a teljesítményt.
Ez különösen tudásmunkánál fontos. Egy korábbi Dolgozz Okosan-cikk az éppen abból a szempontból vizsgálja, hogy a koncentrált munka minőségét nem lehet pusztán az eltöltött órákból levezetni.
Nem csak maga a feladat fogyaszt energiát
Képzelj el két azonos hosszúságú munkanapot.
Az elsőben pontosan tudod, melyik három feladattal kell foglalkoznod, mit várnak tőled, és mikor tekinthető késznek a munka. A másodikban folyamatosan érkeznek új kérések, változnak a prioritások, több ügy kimenetele bizonytalan, és közben próbálod fejben tartani, miről nem szabad megfeledkezned.
Az órák száma ugyanannyi. A terhelés nem.
A stresszkutatásban használt NUTS-modell többek között az újdonságot, a kiszámíthatatlanságot és az alacsony kontrollérzetet kapcsolja a stresszválaszhoz. Munkahelyi szempontból ebből fontos gyakorlati következtetés adódik: a tisztázatlanság maga is része lehet a terhelésnek.
Ez összeköti az energia kérdését a heti problémánkkal is. Amikor túl sok mindent tartasz fejben, nem egyszerűen több feladattal rendelkezel. Folyamatosan emlékezned, ellenőrizned és újraértelmezned is kell őket.
A bizonytalan munkakörnyezet terheléséről részletesebben szól a című korábbi bejegyzés.
A regeneráció nem a munka ellentéte
Ha a teljesítményt kizárólag az elvégzett munka mennyiségével mérjük, a szünet könnyen veszteségnek tűnik. Pedig a fenntartható munkaritmusban más szerepe van: két terhelési szakasz között teremt átmenetet.
Ez nem feltétlenül jelent hosszú pihenést. Egy rövid séta, az ebéd valódi megszakításként való kezelése vagy két intenzív feladat közé tett könnyebb tevékenység is megváltoztathatja a nap ritmusát. A ezért a szünetek is helyet kapnak a fókuszált munkavégzés mellett.
A lényeg, hogy a regeneráció ne csak akkor jelenjen meg, amikor már elfogyott az energia. Ha kizárólag a kimerülés jelzi, hogy ideje megállni, akkor a pihenés már inkább helyreállítás, mint tudatos munkaszervezés.
Tervezz terheléssel is, ne csak órákkal
A következő munkanap megtervezésekor a feladatlista mellé érdemes egy második szempontot tenni: milyen terhelést vársz az egyes feladatoktól?
Nem kell pontozási rendszert építeni. Elég három egyszerű kategória:
- nagy figyelmet vagy nehéz döntést igénylő munka;
- közepes terhelésű, megszokott feladat;
- könnyebb, rutinszerű tevékenység.
Ezután nézd meg a sorrendet. Ha négy nagy terhelésű blokk követi egymást, a probléma nem feltétlenül az, hogy kevés időt hagytál rájuk. Lehet, hogy túl sok intenzív munkát terveztél regeneráció nélkül.
A fenntartható teljesítmény ezért nem azt jelenti, hogy minden órából a lehető legtöbbet próbálod kivenni. Inkább olyan munkaritmust építesz, amelyben a fontos feladatokra akkor jut megfelelő kapacitás, amikor valóban szükség van rá.