A jó döntések automatizálása csökkenti az önkontroll terhét, és segít fenntartani egészséges szokásokat, pénzügyi tudatosságot és harmonikus kapcsolatokat a mindennapokban.
A munka világában, különösen a technológiai fejlődés és az AI (mesterséges intelligencia) térnyerése közepette, egyre fontosabb megérteni, hogy a mindennapi feladataink mennyire komplexek. A tudás alapú munka bonyolultsága alapján négy szintbe sorolhatjuk a kognitív feladatokat: Az alábbiakban részletesen bemutatjuk ezeket a szinteket, hogy jobban megértsük, hogyan pozicionáljuk magunkat a változó munkaerőpiacon. A „robotmunka” jelentősége és … Olvass tovább
A mindennapi életünk során gyakran találkozunk a gépek váratlan meghibásodásával, ami nemcsak idegesítő, hanem időt és pénzt is felemészt. A lean szemlélet (lean thinking) segíthet megérteni, hogyan kezeljük ezt a típusú pazarlást (waste) a legjobban. Ez a menedzsment filozófia a felesleges tevékenységek (waste) csökkentésére, az ügyfélérték maximalizálására és az általános hatékonyság növelésére összpontosít.
Hogyan befolyásolja a mindennapokat?
Gondoljunk csak bele, mi történik, ha meghibásodik a mosógépünk. Ha gyakran használjuk, egy váratlan meghibásodás komoly zavart okozhat a mindennapjainkban. Ugyanez érvényes a munkahelyi eszközökre is, például egy irodai nyomtató elromlása jelentősen ronthatja a produktivitást.
Személyes tapasztalatok és tippek
A mindennapi életben számos olyan eset fordul elő, ahol az eszközeink hibája közvetlen hatással van ránk:
Elromlott hűtő, amely drága javítást vagy cserét igényel.
Hibás légkondicionáló, amely megzavarja a napi rutint.
Beázó tető, amely károsítja az otthonunkat és a benne lévő tárgyakat.
Defektes kerékpár, ami akadályozza a használatát.
Elromlott fűnyíró, ami megnehezíti a kert karbantartását.
Hibás telefon, amely drága javítást vagy cserét igényel.
Elromlott porszívó, ami hatékony takarítást gátol.
Tippek a veszteség kezelésére személyes szinten
Elhárítás: Kövesd a gyártó karbantartási és gondozási útmutatóját, rendszeresen végezz ellenőrzéseket, és fektess be minőségi, hosszú élettartamú eszközökbe.
Csökkentés: Tanulj meg alapvető hibaelhárítási módszereket, válassz jótállást és szerviztámogatást biztosító termékeket, és használd az eszközöket optimálisan.
Szabványosítás: Alakíts ki rutint az eszközök tisztítására és karbantartására, használj standard eljárásokat, és szervezz közös helyet a kézikönyvek és garancialevelek tárolására.
Automatizálás: Használj okoseszközöket, amelyek öndiagnosztizálják és jelentik a hibákat, valamint alkalmazz automatizált emlékeztetőket.
Kiszervezés: Bízz meg szakértői szolgáltatásokat a bonyolult eszközök karbantartására, és iratkozz fel otthoni karbantartási tervekre.
Értékké alakítás: Add el a régi vagy nem működő eszközöket újrahasznosítóknak, használj régi eszközöket új célokra, és használd ki hatékonyan a garanciális szolgáltatásokat.
Munkahelyi példák és tippek
Problémák: Elromlott nyomtató, meghibásodott lift, vagy leállt szerver, ami adatvesztést okoz.
Megoldások: Fejlessz ki preventív karbantartási programot, képezd a dolgozókat az eszközök megfelelő kezelésére, használj megosztott eszközöket, tartalékolj alkatrészeket, és hozz létre biztonsági terveket kritikus eszközökhöz.
Szabványos eljárások: Hozz létre szabványosított eljárásokat az iroda eszközeinek használatára és karbantartására, vezess eszköznaplót, és implementálj egyöntetű képzést.
Automatizálás és kiszervezés: Használj szoftvert az eszközök teljesítményének és karbantartási igényeinek monitorozására, bérelj eszközöket, és bízd a nem alapvető funkciókat külső szolgáltatókra.
Értéknövelés: Újrahasznosíts vagy cserélj be régi eszközöket, használj régi szervereket képzési célokra, és add el a nem használt irodai eszközöket.
Összegzés
A lean szemlélet alkalmazása és a minőségi eszközökbe való befektetés segíthet csökkenteni, kiküszöbölni vagy értékké alakítani a gépek meghibásodásából adódó veszteségeket. Ez a gyakorlat optimalizálhatja a működést és növelheti a hatékonyságot mind személyes, mind szakmai életünkben.
Az életünk tele van lehetőségekkel minden nap, de gyakran megtörténik, hogy nem ragadjuk meg ezeket a lehetőségeket, ami akadályoz bennünket céljaink hatékony elérésében. A lean szemlélet szerint ezek a nem kihasznált esélyek veszteséget jelentenek, hiszen akadályozzák, hogy céljainkat a lehető leghatékonyabban valósítsuk meg. Ebben a bejegyzésben megvizsgáljuk, hogy miként ismerhetjük fel és használhatjuk ki jobban ezeket a lehetőségeket, hogy minimalizáljuk a felesleges tevékenységeket és maximalizáljuk saját produktivitásunkat.
Személyes példák:
Ha nem használod ki az edzőterem bérletedet, elvesztegeted a lehetőséget a saját egészséged és fittséged javítására.
Ha szabadidődben nem tanulsz meg egy új készséget vagy hobbijt, elszalasztod a személyes fejlődés lehetőségét.
Ha nem teszel félre pénzt, amikor erre lehetőséged adódik, elmulasztod a pénzügyi növekedés esélyét.
Irodai példák:
Ha elutasítod az új szoftverrendszer bevezetését, ami növelhetné a munkafolyamatok hatékonyságát, veszteségbe ütközöl.
Ha nem fektetsz be az alkalmazottak képzésébe és fejlődésébe, korlátozod a cég lehetséges növekedését és fejlődését.
Ha nem használod ki a közösségi média adta lehetőségeket a cég termékeinek vagy szolgáltatásainak népszerűsítésére, elmulasztod az üzleti potenciál maximalizálását.
Hogyan küzdjünk meg az elmulasztott lehetőségekkel?
Megszüntetés:
Legyél tisztában a céljaiddal és csak azokat a lehetőségeket ragadd meg, amelyek összhangban állnak ezekkel a célokkal.
Tanulj meg nemet mondani azokra a lehetőségekre, amelyek nem illeszkednek a kitűzött céljaidhoz.
Csökkentés:
Tűzz ki világos célokat minden lehetőségre, és rangsorold őket fontosság szerint.
Szánj külön időt minden egyes lehetőség kiaknázására.
Szabványosítás:
Készíts egy ellenőrző listát minden lehetőségről, ami részletezi a kihasználás lépéseit.
Fejlessz ki egy szabványos eljárást a lehetőségek értékelésére és prioritizálására.
Automatizálás:
Használj technológiát az ismétlődő feladatok automatizálására, amelyek kapcsolódnak az egyes lehetőségekhez.
Alkalmazz projektmenedzsment szoftvert a haladás nyomon követésére és a határidők monitorozására.
Kiszervezés:
Foglalkoztass szabadúszókat vagy vállalkozókat az egyes lehetőségekkel kapcsolatos feladatok ellátására.
Delegáld azokat a feladatokat, amelyek nem tartoznak a fő kompetenciáid körébe.
Értékké alakítás:
Tanulj az elmulasztott lehetőségekből, tekintsd őket értékes leckének.
Használd az elmulasztott lehetőségeket arra, hogy felismerd a fejlesztésre és növekedésre váró területeket.
Fejleszd ki a rugalmasságot és a kitartást az elmulasztott lehetőségeken keresztül szerzett tapasztalatok által.
Következtetés
Az elmulasztott lehetőségek veszteséget jelentenek, amelyek gátolják céljaink hatékony elérését. Ha tudatosak vagyunk ezekkel kapcsolatban és megteszünk lépéseket azok megszüntetésére, csökkentésére, szabványosítására, automatizálására, kiszervezésére vagy értékké alakítására, hatékonyabban tudjuk kihasználni a rendelkezésünkre álló lehetőségeket.
Érezted már, hogy az ismétlődő mindennapi teendők elnyelnek? Ha igen, itt az ideje, hogy változtass ezen!
Okos bevásárlással több szabadidőd marad
Tudom, mennyire könnyű beleesni abba a csapdába, hogy minden nap ugyanazt csináljuk. Gondolj csak bele, hány percet töltesz a boltban nap mint nap, csak azért, mert nem tervezel előre? Pedig néhány egyszerű változtatással rengeteg időt megtakaríthatsz:
Tervezés: Mielőtt elindulsz, gondold végig a heti menüt!
Lista: Készíts bevásárlólistát. Így nem felejtesz el semmit és csak a szükséges dolgokra költesz.
Technológia: Használj étkezéstervező alkalmazásokat: Segítenek meghatározni, milyen alapanyagokra lesz szükséged egy új diéta kipróbálásakor.
Sose keresd újra a kulcsaidat!
Ismerős az érzés, amikor reggel a kulcsokat vagy a telefonodat keresed a lakásban? Ne hagyd, hogy ilyen apróságok miatt stresszes legyen a napod:
Rendszer: Legyen mindig egy kijelölt helyed a gyakran használt tárgyak számára.
Szokás: Amint hazaérsz, rakd ezeket a tárgyakat azonnal a helyükre. Ha van otthon egy kulcstartód vagy egy kosár az előszobában, akkor használd!
Ne hagyd, hogy a rutinok irányítsanak!
Az ismétlődő feladatoknál használj néhány egyszerű technikát, hogy hatékonyabban végezd el őket:
Megelőzés: Próbáld meg kiszámolni előre, mennyi zöldséget veszel, hogy ne romoljon meg semmi.
Automatizálás: A számlák befizetésének automatizálása rengeteg időt és energiát takaríthat meg.
Fejlesztés: Néha csak egy kis változtatás kell. Ha tudsz róla, hogy egy másik úton gyorsabban hazaérsz munkából, válts!
Az életed, a Te kezedben van Ne feledd, a rutinok racionalizálása nem csak időt, hanem energiát is megtakarít. Tedd hatékonyabbá a mindennapjaidat, és szánj több időt arra, ami igazán fontos számodra.
És most jössz Te! Milyen ismétlődő feladatot oldottál meg legutóbb hatékonyan? Hogyan? Oszd meg velünk a tapasztalataidat a kommentekben, tanuljunk egymástól!
Az életünkben naponta rengeteg információ áramlik felénk különböző csatornákon keresztül. Ez az információáradat sokszor olyan intenzív, hogy képtelenségnek tűnik minden feladatot és teendőt kordában tartani. Gyakran érezhetjük úgy, hogy egyszerűen nem maradunk friss szellemileg, mert a figyelmünket folyamatosan más és más inger tereli el. Ebben a cikkben olyan megoldásokat mutatok, amelyek segítenek abban, hogy ne vesszünk el az információk tengerében, és hatékonyabbá váljunk a mindennapokban.
Tudatosítsd és oldd fel a problémát!
A legtöbb ember hajlamos engedni a belső és külső nyomásnak, és átugrani az éppen érkező feladatokra. Ezzel azonban az eredetileg tervezett teendők elmaradnak, és a nap végén gyakran azt érezzük, hogy nem haladtunk semmivel. Ez az érzés ismerős lehet sokak számára, hiszen a folyamatosan beérkező új feladatok rögzítése és rendszerezése nélkül az elménk túltelítődhet.
Fontos felismerni, hogy agyunk nem arra lett tervezve, hogy hatalmas mennyiségű információt tároljon és rendszerezzen. Ezért javasolt egy produktivitási rendszer bevezetése, amely leveszi az elménkről ezt a terhet, így felszabadítva a kreatív energiáinkat. Ehhez pedig első lépésként szokássá kell tennünk a feladatok rendszeres rögzítését.
Miért jó neked, ha rendszerezed a feladataidat?
Az információk rendszerezésének számos előnye van, amelyek közül néhányat az alábbiakban összegyűjtöttem:
Az elme tehermentesítésével több kreatív energiánk marad a fontos feladatokra.
Csökken a stressz, mert tudjuk, hogy semmiről nem maradunk le.
Nagyobb kontrollt nyerünk a napunk felett, mivel minden szükséges információt megtalálunk, amikor szükség van rá.
Csatornák és gyűjtőpontok
Csatornák és gyűjtőpontok
Az első lépés a feladatok rendszerezése felé az, hogy azonosítsuk azokat a csatornákat, amelyeken keresztül az információk érkeznek hozzánk. Ezek lehetnek például:
e-mail fiókok (céges, magán),
azonnali üzenetküldők (Viber, WhatsApp, Slack),
közösségi média platformok (Facebook, Instagram, LinkedIn),
naptárak (céges, magán),
szóbeli kommunikáció.
Miután azonosítottuk ezeket a csatornákat, létrehozhatunk egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, például a számítógépünkön, telefonunkon vagy tabletünkön található alkalmazások. Ezt követően csökkenthetjük a csatornák és gyűjtőpontok számát, hogy minimalizáljuk az érkező információk mennyiségét és ezzel a figyelmünket elterelő értesítések számát is.
1. Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid
Először is azt javaslom, hogy tudatosan azonosítsd, ha kell készíts egy listát azokról a fizikai és online, elektronikus csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged. Néhány ötlet kezdésnek:
Email
céges
magán
Azonnali üzenetküldők
Viber
WhatsApp
Slack
Skype
Közösségi média
Facebook
Instagram
Linkedin
Telefon
céges
magán
Naptár
céges
magán
Postaláda
Irattartó
Szóbeli kommunikáció
A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz). Ezek lesznek a gyűjtőpontjaid.
Ha akarsz ebből a két dimenzióból csinálhatsz egy mátrixot, amiből egy átfogó képet kaphatsz arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ. Ehhez inspirációként készítettem egy móricka táblázatot, ahol az „x”-ek azt jelentek, hogy az adott eszközön van-e gyűjtőpontod.
Lehetséges gyűjtőpontok
Csatorna
Céges telefon
Privát telefon
Céges laptop
Facebook Messenger
x
x
Céges email
x
x
x
és így tovább…
Nos, elvileg ezeket kéne átnézned rendszeresen ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.
Ha ezekkel meg vagy kialakul egy valós képed arról, hogy hány helyen támadhat az információ.
2. Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjait számát
Ha nem akarod magad különösebben szívatni, akkor a következő lépés, hogy minimálisra csökkented gyűjtőpontjaid és csatornáid számát, így a potenciális értesítések száma is csökkeni fog, amikről tudjuk, hogy remek figyelemelterelők.
Minél kevesebb a lehetséges információforrás, annál kevesebb dolgot kell átnézned később.
Ehhez a következőket kell tenned:
minimalizálod az eszközeiden használt alkalmazások számát;
kikapcsolod, minimalizálod az értesítéseket;
nehezen elérhetővé teszed a megnyitásra csábító alkalmazásokat.
Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben!
Minimalizáld az alkalmazások számát
Sokan sokféle alkalmazást használunk a kommunikációra, erre talán a legjobb példák az azonnali üzenetküldők: Viber, Skype, Facebook, Slack és még sorolhatnám. Valószínűleg Te is használsz legalább hármat.
Ahhoz, hogy minimalizáld a használt alkalmazások (csatornák) számát egyrészről érdemes megvizsgálnod, hogy szükséged van-e egyáltalán az összes általad használt alkalmazásra vagy van esetleg, amit eltávolíthatsz a képből?
Nálam például így vérzett el a WhatsApp: nagyjából két emberrel kommunikáltam az alkalmazáson keresztül, így inkább áthelyeztem a beszélgetést a Facebook Messengerre az esetükben, utána pedig viszlát WhatsApp.
Másrészről érdemes azt is megnézed, hogy vajon az összes eszközödre / felületedre (gyűjtőpont) fel kell, hogy legyen telepítve az adott csatornához kapcsolódó alkalmazás? Sokszor teljesen feleslegesen vannak bizonyos eszközökre telepítve egyes alkalmazások vagy böngésző bővítmények. Személyes kedvencem az, amikor egy kiváló bővítménynek köszönhetően egy megbeszélésen a kivetítőn felugrik egy Facebook üzenet értesítés, aminek az első néhány szavát még el is lehet olvasni. Epic fail.
Ha találsz néhány alkalmazást, amire egész egyszerűen nincs szükséged vagy nincs keresnivalója az adott eszközön, akkor távolítsd el.
Minimalizáld az értesítések számát
Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.
Ez elsőre talán furának és kicsit babrásnak tűnhet, de szerintem idővel Te is rájössz, hogy milyen frankó is az, ha nem szakítja két percenként valami félbe a munkádat. Remélem elég hamar.
Tehát ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogyazonnal értesülj az adott csatornáról érkező információkról. Ha nincs, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki, tüntesd el.
Tedd nehezen elérhetővé
Legutóbbi szabadságom alatt a munkahelyi leveleim kezelésére használt alkalmazást egész egyszerűen a telefonom legutolsó oldalára húztam át, így amikor valamiért a telefont kellett használnom, nem az Outlook ikonja volt az első, ami fogadott a kezdőképernyőn. Nem csábított, hogy megnyissam.
Miért írom ezt ide?
Mert, ha már a telefonod tele kell legyen tömve mindenféle alkalmazással, amelyek értesítésekkel bombáznak, a legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz, hogy áthelyezed a telefonod kezdőoldaláról azon alkalmazások ikonjait, amelyek értesítései kevésbé fontosak vagy ideiglenesen nem szeretnéd őket szem előtt tudni.
Így az ominózus alkalmazások nem lesznek közvetlenül az orrod előtt, aminek köszönhetően egyrészről nem fogod minden alkalommal látni az új üzenetre utaló jelvényeket vagy értesítéseket, másrészről kisebb ingerenciát fogsz érezni az alkalmazás megnyitására, így azok nem fogják elterelni a figyelmed.
Fél siker, gyerünk tovább!
3. Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése
Az Inbox-ok alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan tereled, gyűjtöd a dolgaid későbbi feldolgozás céljából.
Ezek a helyek lesznek személyes produktivitási rendszered belépési pontja.
Ide tartoznak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (pl: email, feladatlista).
Az inbox-ok kialakítása során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:
Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, ezúttal sem teszek másképp. Kiváló alkalmazás
Email: Javaslom, hogy lehetőség szerint egy levelező alkalmazást használj, például vezesd be Gmail-be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid, én is így csinálom egyébként. Ezt is meg tudod oldani például úgy, hogy a céges levelezésre az Outlook-ot használod, privátra pedig a Gmail-t. Ha több munkahelyi vagy privát email címed van, akkor külön-külön egy helyre terelheted őket. Az emaileket különböző bővítmények segítségével át tudod emelni a feladatkezelődbe és így végső soron a teendők között kötnek ki azok a levelek, amelyek teendők lapulnak.
SMS: A másik nagy trükk, amit szeretek alkalmazni az az SMS-ek átemelése Gmail-be vagy a Todoist-ba, ezt is megtehet, például az IFTTT-vel. Így nem kell azokkal sem foglalkozni.
Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a jegyzetekben található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem. Ráadásul a Pleexy nevű alkalmazás segítségével össze tudod drótozni jegyzeteid a Todoist-tal vagy a Wunderlist-tel.
Dokumentumok: Egy jó OneDrive-ot, Google Drive-ot vagy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni. Ide jöhetnek a dokumentumok, PDF-ek, képek és megannyi fájl.
Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár vagy az Outlook naptár a megoldás.
Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid! A cél, hogy inboxaid száma is minimális legyen!
4. Áramvonalasítsd gyűjtőpontjaid
Ahogy a fentebb már feszegettem bizonyos dolgokat áramvonalasítani (automatizálni) is tudsz. Így rengeteg melót spórolhatsz meg magadnak.
A legtöbb feladatkezelőbe például lehet emailt továbbítani és a levél feladatként bekerül.
Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom a fentiekben pedzegetett IFTTT , Pleexy és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat.
Amiket én használok:
ha nem fogadott hívásom van az Android telefonom, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (IFTTT);
ha megcsillagozok a Gmail-ben egy levelet létrejön egy feladat a Todoist-ben, ráadásul úgy, hogy a feladatra kattintva rögtön meg is nyílik az adott email (Pleexy / Zapier);
ha kommentet fűzök egy Trello kártyához, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (Butler for Trello / Zapier)
További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre.
Egy jó szkenner is csodákra képes, ha már papírmentes működésről van szó.
5. Alakíts ki helyes szokásokat!
A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.
Rögtön írd fel,
fotózd le,
szkenneld fel.
Miért?
Mert az agynak megvan az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.
Cserébe a szokások olyan cselekvéssorok, rutinok; amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy, a lehető legkevesebb energiát igénylek.
A Wikipedia szerint így:
“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, amelyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”
Tehát próbálj meg mindenből szokást formálni:
írd fel a feladatokat egy helyre,
a leveleid mindennap dolgozd fel.
Ha szokást formálsz belőlük, akkor jóval könnyebb dolga lesz az elmédnek és így könnyebb lesz a hétköznapijaidba integrálni ezeket a lépéseket.
Automatizálj minél több mindent!
További érv a szokások mellett, hogy azok egyes lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.
Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is, éljen a standard work:
az SMS-eid akár emailben is megkaphatod (lásd feljebb),
Érdemes elsajátítanod az IFTTT, Pleexy és Zapier használatát, ehhez lejjebb hasznos linkeket találsz.
Használatukkal új dimenziók nyílnak meg előtted!
6. Igazítsd rögzítő eszközeid az Inbox-aidhoz
Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de nézzük meg közelebbről, úgy már nem is olyan vészes.
Ha szervezesről vagy GTD értelemben vett projektek menedzseléséről van szó, magam részéről a Kanbant és a Trello-t kedvelem a legjobban. Ismerkedj meg vele Te is.
Az operatív, napi dolgok menedzselésére pedig a Todoist-et használom.
Mindkettő széles körben elterjedt, remek irodalmuk van az interneten és kiválóan automatizálhatóak különböző alkalmazások segítségével. Ezeket bátran ajánlom neked is!
Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj az egyik megoldás használatához érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:
Telepítsd fel az alkalmazást (Trello, Todoist) a telefonodra!
Helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot. Így pikk-pakk eléred az alkalmazást, ha rögzíteni akarsz valamit a rendszeredbe.
Számítógépeden, pedig tedd be a linkjüket a könyvjelzősávodba (Chrome esetében: CTRL+D)
Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket, ezekkel weboldalakat tudsz eltenni későbbre. (Lejjebb belinkeltem.)
Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail és Outlook integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni, mivel az emaileket és be tudod pakolni a rendszeredbe. (Szintén belinkeltem lejjebb).
A legtöbb alkalmazásba már emailben is lehet küldeni feladatokat, ismerd meg ezeket a funkciókat is közelebbről. (Ahogy ezt is.)
A következő egy hónapban foglalkozz a Todoist-tal vagy a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.
Mert lesz ez jó neked?
A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod. Ha automatizálsz néhány lépést, még egyszerűbb dolgod lesz.
Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agyad azt hiszi, hogy a leírt feladatok elkészültek.
Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.
A rád zúduló információt, feladatokat kézben és rendben tudod tartani.
Kapcsolódó videók
Todoist
Feladatok továbbítása emailben
IFTTT + Todoist
https://www.youtube.com/watch?v=VTCsXmuIUKs
Trello
Feladatok továbbítása emailben
Trello + Outlook
IFTTT + Trello
Automatizálj!
A fentiekben hivatkozott automatizálásra alkalmas megoldásokról pedig összegyűjtöttem néhány videót arra az esetre, ha valamelyik felkeltette volna az érdeklődésed.
Időgazdálkodás és személyes hatékonyság: két kulcsfontosságú tényező, amelyeket mindenki keres, de kevesen értenek igazán. Sokan panaszkodnak, hogy nincs elég idejük a fontos dolgokra, miközben a kevésbé jelentős feladatok lassan, de biztosan felfalják a napjaikat. A valóság az, hogy ha igazán hatékonyak akarunk lenni, időt kell befektetnünk ahhoz, hogy később időt nyerjünk. Ez a kulcs a személyes hatékonyság fejlesztéséhez és hosszú távú siker eléréséhez.
TL;DR
Az időbefektetés elengedhetetlen a hosszú távú hatékonyság növeléséhez.
A „nincs időm” kifogás legyőzése a megfelelő időgazdálkodási technikákkal lehetséges.
A delegálás segíthet felszabadítani értékes időt.
Az automatizálás hosszú távon jelentős időmegtakarítást hozhat.
Folyamatosan keresni kell a lehetőségeket a rutin feladatok egyszerűsítésére.
A produktivitási rendszerek és eszközök elsajátítása kulcsfontosságú.
Napi 10 perc befektetett idő jelentős eredményeket hozhat.
Az időbefektetés fontossága
Amikor valaki azt mondja, hogy „nem volt rá időm,” gyakran nem az idő hiányával van probléma, hanem az időgazdálkodás hiányosságaival. A személyes hatékonyság alapja az, hogy tudatosan fektessünk időt a megfelelő módszerek, technikák elsajátításába. Csak így lehet hosszú távon szabadidőt teremteni magunknak, és elkerülni, hogy a mindennapok mókuskerekébe szoruljunk.
Például, ha valaki rendszeresen időhiányra panaszkodik, érdemes megvizsgálni, hogyan osztja be az idejét. Lehet, hogy túl sok időt tölt felesleges, alacsony prioritású feladatokkal, miközben a valóban fontos dolgok háttérbe szorulnak. Egy jó időgazdálkodási rendszer segít priorizálni, és megszabadulni az időrabló tevékenységektől.
Delegálás és automatizálás: Kulcs a hatékonysághoz
Az egyik leghatékonyabb módszer az idő felszabadítására a delegálás. Gyakran halljuk, hogy „a legegyszerűbb, ha én megcsinálom.” Ez igaz lehet egy egyszeri feladatra, de a rendszeresen ismétlődő tevékenységek esetében már nem állja meg a helyét. Ha valaki például minden nap 10 percet tölt egy rutin feladattal, akkor érdemes elgondolkodni azon, hogy ezt a feladatot átadhatná másnak. Egy egyszeri betanítással heti 5 percet, éves szinten akár 4 órát is megspórolhat.
Az automatizálás még hatékonyabb lehetőség. Olyan tevékenységeket, mint például a rendszeres számlafizetés, automatizálva jelentős időt takaríthatunk meg. Egy egyszeri beállítással évente több órát is megnyerhetünk, amit más, fontosabb dolgokra fordíthatunk.
Folyamatos fejlesztés és tanulás
A személyes hatékonyság növeléséhez nem elég csak egyszeri lépéseket tenni. Folyamatosan keresni kell a lehetőségeket a fejlődésre, az új eszközök és technikák elsajátítására. A Getting Things Done (GTD) módszertan egy kiváló példa erre. Azok, akik elsajátítják, képesek hatékonyabban beosztani idejüket, és csökkenteni a munkával járó stresszt.
A GTD módszer rendszeres alkalmazása lehetővé teszi, hogy a fontos dolgokra koncentráljunk, miközben a kevésbé fontos feladatokat hatékonyan kezeljük. Napi félóra gyakorlással és fejlesztéssel hosszú távon jelentős eredményeket érhetünk el. Például, ha valaki naponta csak 10 percet szán a hatékonysága fejlesztésére, egy év alatt több mint 60 órát nyerhet, amit más, fontosabb tevékenységekre fordíthat.
Egyszerűsítsd a mindennapi feladatokat
Az időrabló tevékenységek megszüntetése kulcsfontosságú a hatékonyság növeléséhez. Az apró, de rendszeres feladatok – mint például a sárga csekkek befizetése – egyszerűsítése és automatizálása évente órákat szabadíthat fel. Ez az idő aztán arra fordítható, ami valóban fontos: saját fejlődésünkre, pihenésre, vagy a családunkkal töltött időre.
Például, ha valaki rendszeresen időt veszít a számlák befizetésével, érdemes beállítani egy automatikus átutalást. Ez egy egyszerű lépés, ami havi szinten akár több órát is felszabadíthat, amit más, fontosabb dolgokra fordíthatunk.
Keresd az időrabló tevékenységeket
Fontos, hogy folyamatosan keressük azokat a tevékenységeket, amelyek feleslegesen rabolják az időnket. Ezek lehetnek olyan apró feladatok, amelyeket egyszerűsíthetünk, vagy akár teljesen megszüntethetünk. A cél az, hogy az időnket a legfontosabb tevékenységekre összpontosítsuk.
Például, ha valaki rendszeresen időt veszít a felesleges e-mailek olvasásával, érdemes egy szűrőrendszert beállítani, ami automatikusan rendezi és szortírozza az üzeneteket. Egy ilyen apró lépés hosszú távon jelentős időmegtakarítást eredményezhet.
Napi 10 perc csodákra képes
Napi 10 perc befektetése jelentős eredményeket hozhat hosszú távon. Ha valaki naponta csak 10 percet szán a személyes hatékonyságának fejlesztésére, egy év alatt több mint 60 órát nyerhet. Ez az idő elegendő ahhoz, hogy új készségeket sajátítson el, vagy egyszerűen csak pihenjen és feltöltődjön.
Például, ha valaki napi 10 percet szán arra, hogy megtanuljon egy új szoftvert vagy eszközt, egy év alatt jelentős előnyre tehet szert a munkájában. Ez a kis befektetés hosszú távon nagy nyereséget hozhat.
Következtetés
A személyes hatékonyság fejlesztése időbefektetést igényel, de hosszú távon megéri. A delegálás, az automatizálás és a folyamatos tanulás mind hozzájárul ahhoz, hogy kevesebb idő alatt többet érjünk el. A legfontosabb, hogy tudatosan keressük a lehetőségeket a fejlődésre, és ne féljünk időt fektetni önmagunkba. Ha megtanuljuk hatékonyan beosztani az időnket, azzal nemcsak a munkában, hanem az élet minden területén sikeresebbek lehetünk.
