Rugalmas napirend kialakítása a fókusz és egyensúly érdekében

A rugalmas napirend nem merev terv, hanem tudatos ritmus, amely segít fókuszálni és egyensúlyt teremteni a mindennapokban, alkalmazkodva a váratlan helyzetekhez.

Hatékony időmenedzsment – Cal Newport az Elmélyült munka szerzője szerint

Tanuld meg a hatékony időmenedzsment alapelveit, és fedezz fel praktikus megoldásokat, hogy produktívabb és kiegyensúlyozottabb legyél!

Hatékony reggeli rutin tudományos alapokon – Tippek a sikeres napkezdéshez

Sok ember számára a reggel nem tudatos indulás, hanem kapkodó átmenet az alvás és a napi terhelés között. A telefon értesítései, a sietve elfogyasztott kávé és az azonnali reagálási kényszer könnyen azt az érzetet kelti, hogy a nap már az első félórában kicsúszott a kezünkből. A jól felépített reggeli rutin elsődleges értéke nem az, hogy „tökéletes” napot garantál, hanem az, hogy csökkenti a felesleges döntési terhelést és kiszámíthatóbbá teszi a napindítást. Ez különösen akkor fontos, ha valaki szellemi munkát végez, rendszeresen sok emberrel egyeztet, vagy eleve magas ingerszintű környezetben él.

A reggeli szokások ezért nem pusztán apró napi teendők, hanem az önszabályozás gyakorlati eszközei. A biológiai ritmusokhoz, a figyelmi működéshez és a viselkedési automatizmusokhoz igazított reggel nem csodamódszer, hanem reálisan alakítható keretrendszer, amely támogatja a fókuszt, az energiaszintet és a tervezhetőséget. Az alábbiakban hét olyan szempont következik, amelyek a megadott szöveg fő gondolatait megőrizve, pontosabban és tárgyilagosabban mutatják be, hogyan lehet a reggeli órákat tudatosabban használni.

1. A saját cirkadián ritmus tisztelete

Az emberi szervezet működését 24 órás biológiai ciklusok szervezik, amelyeket összefoglalóan cirkadián ritmusnak nevezünk. Ezek a ritmusok az alvás-ébrenlét váltakozásán túl a hormonális szabályozást, az étvágyat, a testhőmérsékletet és az éberség ingadozását is befolyásolják. A hatékony reggeli rutin egyik alapfeltétele, hogy ne a véletlenhez, hanem a szervezet idői működéséhez igazodjon. A témával foglalkozó összefoglalók szerint a fény-sötétség váltakozása kiemelt szerepet játszik e ritmusok hangolásában, és a belső időzítésben egy központi agyi szabályozó rendszer is részt vesz. (NIGMS)

Ez a gyakorlatban nem azt jelenti, hogy mindenkinek hajnalban kell kelnie. Sokkal inkább azt, hogy érdemes felismerni: az emberek idői preferenciái különböznek, és a következetes ébredési idő gyakran fontosabb, mint egy idealizált, de tarthatatlan korai kelés. Ha valaki későbbi kronotípusú, célszerűbb kis lépésekben, fokozatosan előrébb hozni az esti lefekvést és a reggeli ébredést, mint egyik napról a másikra radikális változtatást erőltetni. A felkelés utáni természetes fény, az azonos időpontban történő ébredés és az esti képernyőterhelés mérséklése együtt jóval életszerűbb kiindulópontot ad, mint a puszta akaraterőre épített fegyelem.

2. A reggeli első órák védelme

A reggeli időszak értékét gyakran nem az adja, hogy objektíven „jobb”, mint a nap többi része, hanem az, hogy rendszerint kevesebb külső megszakítással jár. Még azok számára is, akik nem korán kelők, a felébredés utáni első 60–90 perc gyakran nyugodtabb, mint a későbbi munkasávok. A nap elején védett figyelmi idő sokszor többet ér, mint bármilyen későbbi kapkodó időgazdálkodási korrekció. Ha ez az idősáv rögtön üzenetekre, értesítésekre és reaktív feladatokra megy el, a nap könnyen mások prioritásainak kiszolgálásává válik.

Érdemes ezért a reggeli első blokkot nem túlterhelni, hanem egyértelmű funkciót adni neki. Ez lehet 20 perc olvasás, rövid jegyzetelés, a napi fő feladat átgondolása, néhány perc csendes készülődés vagy akár családi jelenlét is. A jó rutin nem attól hatékony, hogy zsúfolt, hanem attól, hogy egyértelműen kijelöli, mire való ez az időszak. Aki például reggel rendszeresen tanul, ír vagy tervez, általában kevésbé szorul rá arra, hogy napközben folyamatosan „visszaszerezze” a fókuszát.

3. Mozgással indított aktiválás

Az ébredés utáni első időszakban sokan tapasztalnak testi lomhaságot, merevséget vagy szellemi lassulást. Ilyenkor nem feltétlenül intenzív edzésre van szükség, hanem olyan átvezetésre, amely segíti a szervezetet az alvásból a nappali működésbe való átállásban. Már egy rövid, kíméletes mozgásblokk is hasznos lehet, mert jelzi a testnek, hogy megkezdődött az aktív szakasz. A nyújtás, a mobilizáló gyakorlatok, a néhány perces séta vagy a könnyű torna erre a célra bőven elegendő lehet.

Különösen fontos, hogy a mozgás ne újabb stresszforrásként jelenjen meg a reggelben. Nem kell minden nap futni, edzőterembe menni vagy teljesítményt mérni. A reggeli aktivitás célja elsősorban az éberség és a testi készenlét támogatása, nem az azonnali sporteredmény. Egy tízperces gyakorlatsor – például vállkörzések, törzsdöntések, csípőmobilizálás és néhány guggolás – gyakran reálisabb és fenntarthatóbb, mint egy túl ambiciózus terv, amely néhány nap után elmarad. Ha valakinek a meleg zuhany segít az átállásban, az jó kiegészítés lehet, de a könnyű mozgást nem feltétlenül helyettesíti teljesen.

4. Az e-mailek és értesítések késleltetése

Sok reggeli rutin ott veszti el az erejét, hogy a figyelem már az első percekben külső ingerekre reagál. Az e-mailek, chatüzenetek és közösségi értesítések megnyitása azonnal mások kéréseit emeli a nap középpontjába. A nap eleji üzenetellenőrzés tipikusan nem semleges információszerzés, hanem fókuszszéttörő helyzetváltás. Emiatt még egy rövid „gyors ránézés” is könnyen elindít egy olyan reakcióláncot, amelyből nehéz visszatérni a saját prioritásokhoz.

Ez természetesen nem minden munkakörben oldható meg azonos módon. Vannak olyan feladatok, ahol a gyors reagálás része a munkának, de még ilyenkor is érdemes lehet néhány perces késleltetést beépíteni. A lényeg nem az, hogy az ember soha ne nézzen rá az üzeneteire reggel, hanem az, hogy előbb saját irányt adjon a napjának. Gyakorlati megoldás lehet, ha a telefon éjszaka nem az ágy mellett töltődik, az értesítések némítva maradnak a készülődés idejére, és az első megnyitott felület nem az inbox, hanem a saját napi terv.

5. Tudatos tervezés és priorizálás

A reggeli tervezés egyik legnagyobb előnye, hogy láthatóvá teszi a napot. Sok ember nem azért érzi túlterheltnek magát, mert valóban kezelhetetlen mennyiségű feladata van, hanem azért, mert a teendők rendezetlenül, egymásra torlódva vannak jelen a fejében. Az írásos tervezés egyik fő haszna, hogy leveszi a munkamemóriáról a folyamatos emlékezés kényszerét. Már néhány perc is elegendő lehet ahhoz, hogy a feladatok ne homályos feszültségként, hanem konkrét lépésekként jelenjenek meg.

A jó prioritás nem általános szándék, hanem világos következő lépés. A „jelentést írni” típusú feladat helyett jóval használhatóbb az, hogy „az első két táblázat adatainak összegyűjtése” vagy „a prezentáció nyitó diájának elkészítése”. A reggeli tervezés akkor működik jól, ha nem hosszú kívánságlistát készít, hanem döntést hoz a valóban fontos sorrendről. Ebben több egyszerű módszer is segíthet:

Priorizálási módszerMire jóRövid példa
Eisenhower-mátrixFontos és sürgős feladatok szétválasztásaFontos, de nem sürgős: tanulás vagy stratégiai tervezés
A–B–C listaGyors napi rangsorolásA: ügyfélhívás; B: adminisztráció; C: opcionális feladat
IdőblokkolásKonkrét időhely kijelölése8:30–9:15: a legfontosabb feladat első lépése

A tervezés akkor válik valóban hatékonnyá, ha a reggeli órákban legalább egy olyan feladat is helyet kap, amelynek érdemi eredménye van. A nap eleji kis, de konkrét előrehaladás aránytalanul nagy pszichológiai stabilitást tud adni a teljes napra. Ez nem látványos technika, mégis sokszor ez választja el a „sok mindent csináltam” érzést attól, hogy valóban haladtunk is.

6. Kiegyensúlyozott reggeli szerepe

A reggeli jelentőségéről gyakran túlzó, leegyszerűsítő kijelentések hangzanak el, ezért érdemes óvatosan fogalmazni. A kutatások alapján nem mindenki számára ugyanaz a reggeli stratégia optimális, és a testsúlyra gyakorolt hatások sem írhatók le egyetlen univerzális szabállyal. Abban azonban több összefoglaló is egyetért, hogy a reggeli összetétele számít: a fehérje-, rost- és megfelelő energiatartalmú reggeli kedvezőbb lehet a jóllakottság és az étvágykontroll szempontjából, mint a gyorsan felszívódó, egyoldalú megoldások. (PubMed)

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy érdemes a „csak kávé és péksütemény” típusú indulás helyett teljesebb opciókban gondolkodni. Jó példák lehetnek a tojás zöldséggel, a natúr joghurt olajos magvakkal és gyümölccsel, vagy a zabkása valamilyen fehérjeforrással kiegészítve. A jól összeállított reggeli nem a mennyiségtől, hanem az összetételétől lesz stabilizálóbb. Az előkészítés itt is sokat számít: ha este már eldől, mi lesz a reggeli, kisebb az esélye annak, hogy a döntést a sietség és a pillanatnyi impulzusok hozzák meg. Fontos ugyanakkor az egyéni különbségek figyelembevétele is: van, aki korán tud jól enni, másnak egy későbbi, de tudatosabb első étkezés működik jobban.

7. Szokáshalmozás és fokozatos építkezés

Az új rutinok egyik legnagyobb buktatója, hogy túl sok változást akarunk egyszerre bevezetni. A viselkedéslélektan kutatásai alapján a szokások nem egyszeri elhatározástól, hanem ismétlődő, azonos helyzetekhez kötött végrehajtástól válnak automatikusabbá. A tartós rutin alapja nem a kezdeti lelkesedés, hanem az, hogy ugyanabban a kontextusban újra és újra ugyanaz a cselekvés történik meg. Ezt jól támogatja a szokáshalmozás logikája is: egy már meglévő szokáshoz kapcsolunk egy új, kisméretű lépést. (Wiley Online Library)

A módszer egyszerű formában így néz ki: „miután megittam a vizet, átnézem a napi három fő feladatot”, vagy „miután lefőtt a kávé, két percig nyújtok”. A kicsi kezdés nem gyengeség, hanem a szokásképzés egyik legéletszerűbb feltétele. Sokkal jobb napi két perc stabilan ismételt gyakorlattal elindulni, mint egy olyan idealizált rutinnal, amely egy hét után szétesik. Idővel ezek a rövid elemek összekapcsolódnak, és a reggel nem különálló erőfeszítések sorozata lesz, hanem egymást támogató, kiszámítható cselekvéslánc.

Lezárás

A tudatos reggeli rutin értéke abban áll, hogy rendezettebbé teszi a nap kezdetét, és ezzel javítja a későbbi döntések minőségét is. Nem szükséges minden elemet egyszerre bevezetni, és nem is az a cél, hogy minden reggel azonos legyen. A valóban működő reggeli rutin ismérve nem a merev tökéletesség, hanem az, hogy következetesen támogatja a figyelmet, a nyugalmat és a cselekvőképességet. Ha valaki a saját ritmusához igazítja az ébredést, védi a reggeli figyelmi sávot, beépít némi mozgást, tudatosabban kezeli az értesítéseket, egyszerűen tervez, kiegyensúlyozottabban reggelizik és kis lépésekben építi a szokásait, akkor a reggel valóban a nap stabil kezdőpontjává válhat.

Felhasznált szakirodalom

Singletasking az új szexi!

személyes produktivitás

Elég a rinyából, itt az ideje, hogy most már valami megoldást is mutassak, igaz? Ha már a singletasking az új szexi!

Kezdjük ott, hogy a következőt a fejedbe vésed: általában túlbecsüljük, hogy egy adott időszak alatt mennyi munkát tudunk elvégezni, ezért aztán a multitaskingot hívjuk segítségül hátha sikerül behozni a lemaradást. Persze, ahogy már korábban igyekeztem rávilágítani ez nem megoldás.

Ha röviden akarnék okoskodni, akkor ezt írnám:

Amikor csak tudod, zárj ki minden olyan tényezőt, ami megszakíthat munkádban.

Tudatosan törekedj arra, hogy egy feladattal foglalkozz.

Én is ebben a világban élek így tudom és értem is, hogy ezt szinte lehetetlen elérni. De nézzük miket tehetsz-e nemes cél elérése érdekében.

1. Fogadd el, hogy létezik!

Hogyan birkózz meg azzal a sok információval, feladattal és figyelemelterelő dologgal, ami az életedben jelen van? Hát először is fogadd el létezésüket. Ez a legelső lépés.

Ahhoz hogy viselkedéseden változtatni tudj, tudatosítanod kell magadban, hogy csinálod és el kell fogadnod annak létezését.

Ha abba akarod hagyni a multitaskingot, először el kell fogadnod, hogy csinálod és ez a viselkedés nem hatékony.

Talán pont ez a legnehezebb lépés az összes közül, hiszen mára sokan már függői lettek. Szóval vegyél egy nagy levegőt és fogadd el, hogy ez a szokás létezik.

Amikor észreveszed, hogy ezt csinálod, akkor csak mondd magadban: Már megint multitaskingolok. Ezen változtatni akarok.

2. Fogadd el, hogy nem tudsz mindent elvégezni és mondj nemet, ha kell!

Miért kéne mindent neked csinálni? Fogadd el, hogy nem tudsz mindent elvégezni és mondj nemet. Miért vedd fel más terhét magadra, ha a sajátoddal se bírsz?

Csak a legfontosabb feladatokra figyelj!

3. Azonosítsd és különítsd el az odafigyelést igénylő feladatokat!

Csak tudatosan.  Ha kell toljad neki szájbarágósan: Ez egy olyan feladat, amire oda kell figyelnem!

4. Jelezd a többieknek is!

Ha kell, kérd meg a többieket is, hogy ne zavarjanak egy ideig, de lehet elég, ha kiteszel egy finom jelzőtáblát az asztalodra. Nagyon menő megoldás lehet még egy digitális visszaszámláló használata is. Így a többiek is tudják, hogy mikor jöjjenek vissza.

5. Egy irányú kommunikációt használj!

Ne szívasd feleslegesen kollégáid, beosztottjaid a személyes vagy valós idejű megszakításokkal (telefonhívások, kopogás, “csak egy gyors kérdés…”). Használj helyette úgynevezett aszinkron vagy késleltetett kommunikációs csatornákat, amelyek megengedik, hogy az illető akkor válaszoljon, amikor a legalkalmasabb számára. Baromi jó arc leszel!

Ilyen lehet az email, az sms és azonnali üzenetküldők is (bár azoknak nem vagyok nagy híve). A lényeg, hogy legyen leírva vagy legyen visszahallgatható.

Azáltal, hogy az emberek megválaszthatják a válasz időpontját, sokkal jobban képbe tudnak kerülni az adott témát illetően így vélhetően pontosabb választ is fogsz kapni. Ráadásul megspórolsz nekik egy kontextusváltást, ami már önmagában dicsérendő dolog.

Még az is előfordulhat, hogy ő ezt értékelni fogja és téged is így kezel majd.

6. Támogasson a környezet is!

Törekedj arra, hogy a környezeted is támogassa a singletasking működést! Ne légy olyan, mint Pavlov kutyája, inkább alakítsd úgy környezeted, hogy minimális legyen a zavaró tényezők száma: lépj ki a felesleges programból, emailből, telefont némítsd le és az értesítéseket kapcsold ki, pakolj el az asztalról, hozz egy pohár vizet, menjen el mosdóba. Készülj rá és a nehezén már túl is vagy.

Alakíts ki zavarótényezőktől mentes környezetet!

Telefonon és számítógépen érkező értesítések folyamatosan elterelik a figyelmedet akkor is, hogyha nem nézed meg, hogy pontosan mit is tartalmaznak.

Azért a háttérben ott van a kérdés, vajon mi lehetett az, miről maradok le és ez azért egy minimális  szorongáshoz vezethet, köszönhetően a FOMO-nak nevezett jelenségnek (Fear of Missing Out). Ne csak  lehalkítsd az értesítéseket, hanem fordítsd fejjel lefelé a telefonodat, aminek köszönhetően még csak nem is fogod látni ezeket a felugró értesítéseket. És persze érdemes bezárni az email fiókodat is erre az időre.

Igazodj a környezethez!

Nézd át a napodat/hetedet: Mire számíthatsz? Ne tervezz elmélyülős feladatokat, ha megbeszélések közt kell rohangálnod. Ha tudod, hogy multitasking gyanús környezetbe kerülsz, akkor olyan feladatokat tervezz be, amik nem igényelnek túl sok gondolkodást.

Ne csak feladatokat változtass, hanem környezetet is!

Ha már arra vagy kényszerítve, hogy az agyadban is változásokat hozz létre napközben, próbálj meg teljes váltásokat létrehozni. Amikor csak lehetséges menj egy másik szobába vagy egy másik asztalhoz, ülj le a kanapéra a laptopoddal vagy menj le a legközelebbi kávézóba egy órára. Használd ki a környezet változásának erejét arra, hogy kiüríted a fejed és felkészülj a következő feladatra.

Legyél offline. Tényleg!

Keress egy helyet, ahol nincs internet, mobilhálózat, semmi. Dolgozz ott a legfontosabb dolgokon. Először talán furcsa és új tapasztalat lesz: abba fogod, hagyni a multitaskingot.

7. Szánj rá időt!

Szóval abba akarod hagyni a multitaskingot?

Kezd el az ellenkezőjét csinálni: jelöld ki azokat az időpontokat, amikor csak egy feladaton dolgozol és nevezd meg, hogy konkrétan mi lesz az. Nem biztos, hogy rögtön egy egész napot ki tudsz jelölni. Lehet elég egy óra is kezdetnek.

A komoly, odafigyelést, elmélyült munkát igénylő feladatoknak csak úgy érdemes nekiállni, ha nagy szeletet ki tudsz vágni a napodból. Érdemi előrehaladást csak így érhetsz el.

Vegyél fel a naptáradba egy bejegyzést: Excel varázslat. 3 óra hosszan.

Lépj ki a leveleződből, zárd be a felesleges dolgokat, halkítsd le a telefonod, ha kell, vonulj el vagy csukd magadra az ajtót, tegyél egy fejhallgatót a fejedre és figyelj arra az egy feladatra. Csak azzal foglalkozz! Meg fogsz lepődni, mennyit tudsz haladni. Jó trükk, hogy a napirended is e köré alakítsd!

8. Kapcsolódj ki! Szakadj el a munkától, az internettől. Tarts szünetet!

Ha nem tudsz teljes mértékben változtatni a környezeteden, akkor tarts rövid szünetet és sétálj egy kicsit mielőtt belevágsz egy új feladatba. Hagyd az elméd lenyugodni, feltöltődni.

Iktass be hosszabb szüneteket!

Egy kutatásban olvastam, hogy a prefrontalis kéreg felelős az ötletek, ideák egybegyúrásáért, a nagy Aha!-ért, a kreativitásért.

Azonban az agyad ezen része is csak egy feladaton tud dolgozni egyszerre. A multitasking során pontosan ez a rész van szőnyegbombázás alatt: soha nem fog semmilyen problémát megoldani, ha nem hagysz neki egy kis nyugalmat. Gondolj az elmédre úgy, mint egy izomra: az igénybevétel után pihennie kell. A koncentrálás után pihennie kell.

Elsőre talán furán hangzik, de hogy megoldj egy adott problémát először el kell engedned azt. Ezért érdemes tudatosan beiktatni hosszabb szüneteket napközben. Kell, hogy legyen egy olyan időszak a napodban, amikor konkrétan nem csinálsz semmit.

Nincs pletyka, nem olvasol, nem írsz. Menj el sétálni, edzeni, hallgass egy kis zenét vagy csak bámulj ki a fejedből, a lényeg, hogy kapcsold ki az elméd.

8. Tudatosan tervezd meg a napodat!

Írj fel mindent!

Hiába minden, ha nem írod fel és tisztázod le azokat a feladatokat, amelyek téged foglalkoztatnak. Egész nap ott fognak ugrálni a fejedben és elterelik a figyelmedet a feladatról.

Használd 80/20-as szabályt!

Munkád 20 százaléka hozza az eredmények 80 százalékát. Közhely, százszor olvastad már. De tudatosan használod is? Sokan abban a tévedésben élnek, hogy a folyamatos pörgés, rohanás és elfoglaltság egyenlő az eredményességgel. Hülyeség.

Minél több mindent akarunk megoldani, annál kevesebb eredményt érhetünk el. Inkább azonosítsd feladataid azon 20 százalékát, amelyekkel a legnagyobb hatást érheted el.

Priorizálj!

Mérd fel, hogy az egyes feladatok mennyire fontosak és csak azokra fordíts időt, amelyek valóban fontosak.

Háromnál több fontos feladatot ne lőj be egy napra!

Használj listákat!

Már azzal, hogy különböző listákra írod az aktuális projektjeidhez tartozó feladatokat,  jelentős terhet veszel le az  agyadról, ráadásul láthatóvá válik az is, hogy mivel mennyi teendő is van valójában.

A listák további segítséget is nyújtanak: rendezheted feladataid projekten belül és így a projekten belüli kontextusváltást is megspórolhatod. Ne feledd azonban, hogy minden lista annyira hasznos, amennyire pontos, szóval mindennap frissítsd! Én erre tökéletesen alkalmas a Trello-t és a Todoist-et használom.

Csoportosítsd a feladatokat: típus vagy projekt szerint!

Feladataid csoportosíthatod, így is meg tudsz spórolni rengeteg energiát. Például jelöld ki az időpontot, amikor feldolgozod és megválaszolod az emaileket. Reggel 8:30? Mondjuk?

Típus szerint

Milyen eszköz szükséges hozzá? Hol kell lenned (helyszín)? Kivel kell beszélned (érintett)? Milyen hangulatban kell lenned?

  • Kezd a telefonokkal a napodat és rendezd le az összest, amiről már tudsz.
  • Folytasd az emailekkel. Küldd ki az összeset.
  • Jöhetnek azok a feladatok, amikhez kőkemény akaraterő és odafigyelés szükséges.
  • Tovább a kreativitást igénylő feladatok.
  • Zombi üzemmódú feladatok.
  • És így tovább…

Projekt szerint 

  • Kezd az A -val. Végezz el minden hozzá kapcsolódó feladatot.
  • Folytasd a B-vel.

Egyre több kutatás támasztja alá, hogy ha kötegelve haladsz a feladataiddal jóval nagyobb eséllyel zárod is le őket.

Ügyelj, hogy minden szükséges dolog rendelkezésre álljon a feladathoz, így nem fogsz megakadni az előrehaladásban!

Kezdd a legfontosabb feladatokkal a napod!

Kezdd azzal minden napodat (vagy még jobban teszed, ha minden napot azzal zársz), hogy felírsz 2-3 olyan dolgot, amit a nap folyamán mindenképp el akarsz érni. Nem kell több.

Csináld meg az elsőt. A megkönnyebbülés és teljesítmény érzete “rányomja majd bélyegét” az egész napodra: sokkal nyugodtabb leszel a nap folyamán és ahogy haladsz előre a feladatokkal úgy leszel, majd egyre nyugodtabb és elégedettebb.

Ha nincs benned már az az érzés, amit a multitasking okoz, hogy többet-többet kell csinálnod, képes leszel ellenállni a multitasking csábításának is.

Írd fel, hogy hol tartottál!

Ha váltogatni kényszerülsz, akkor könnyen szétszórttá válsz a sok teendő között.

Egész egyszerűen írd fel, hogy hol tartottál, milyen gondolatok voltak a fejedben, mi a következő lépés és mi van még hátra. Jóval könnyebb lesz visszaállnod később a feladatra.

Mindig ugyanazokra a napokra szervezd a megbeszéléseket!

Megbeszéléseket sajnos nem lehet elkerülni, de mindenképpen hatással tudsz lenni arra, hogy mikor legyenek.

Válassz ki egy napot. És csak arra a napra vagy napokra ütemezd megbeszéléseket.

Így talán fel tud szabadítani egy-két teljes napot más feladatokra is.

9. Szedd rendbe az emaileket!

Legyünk őszinték az email az egyik legnagyobb figyelemelterelő napjainkban. Amint belépsz a fiókodba, rögtön megnézed, hogy mi újság megnyitod az új emailt és fél órával később azon veszed észre magad, hogy teljesen mást csinálsz.

Ütemezd be, hogy mikor dolgozod fel az emaileket!

Napjában kétszer-háromszor bőven elég megnézni, hogy jött-e valami értelmes email. 15 perc alatt végigmész és kész, és amelyik két perc megoldható, csináld meg. Ha több idő és méltó arra, hogy később foglalkozz vele, akkor rögzítsd egy Trello táblán. Egyébként pedig javaslom a törlés funkció használatát.

Feldolgoztál mindent?

Térj vissza a legfontosabb feladatokhoz!

[sc name=”minicrm_hirlevel_feliratkozas”]

+ 1: Főnök vagy?

Jelölj ki egy olyan szobát, ahol csöndnek kell lennie!

Könnyítsd meg munkatársaid életét és jelölj számukra egy helyet, ahol nyugodtan és elmélyülten dolgozhatnak.

Jelöld ki a nap egy bizonyos időszakát, amikor csöndnek kell lennie!

Mindenkinek lesz ideje zavartalanul dolgozni.

Segíts kollégáidnak!

Vezessétek be, hogy nagy kijelzős visszaszámláló órákat használtok. Kollégád csak beüti, hogy mennyi időre van szüksége és már ketyeg is a visszaszámláló!

Kevesebb váltás = több boldogság?

Mint olvashattad rengeteg körülmény játszik közre abban, hogy te is multitaskingolj, de rengeteget tehetsz az ellenkezőéjért is.

Végtelen hosszú lehetne ez a bejegyzés, de remélem ilyen rövid terjedelemben is találtál rengeteg hasznosítható dolgot, amelyek segítségével a holnaptól tudatosabban oda tudsz figyelni arra, hogy hogyan dolgozol.

Néhány éve már alkalmazom ezeket az elveket és lehetőség szerint nagy ívben elkerülöm a multitaskingot.

Jóval nyugodtabb vagyok és több feladattal is végzek.

Persze nyilván nem lehet teljesen kizárni az életből, de a tudatos odafigyelésnek köszönhetően jóval könnyeb a singletasking is, aminek meg is van az eredménye:

  • kevesebb hiba,
  • kevesebb elpocsékolt idő,
  • kevesebb elpocsékolt energia és
  • néha még a blogomra is marad energia.

Szóval hajrá, figyelj oda és jönni fognak az eredmények!

Úgy gondolod hasznos lehet másnak is? Oszd meg ezt a bejegyzést a Facebookon is!

Single tasking vs multitasking: A fókuszált munka a hatékonyság kulcsa

személyes produktivitás

Az utóbbi években a multitasking, vagyis több feladat egyidejű végzése, szinte a modern munkahelyek alapvető követelményévé vált. A valóság azonban az, hogy a multitasking nemhogy növeli a hatékonyságot, hanem éppen ellenkezőleg, csökkenti azt. A figyelem megosztása több feladat között gyakran ahhoz vezet, hogy egyiket sem végezzük el igazán jól. Az agyunk nem képes egyszerre két összetett feladatra teljes figyelmet fordítani. Az eredmény? Több idő, több stressz, és több hiba.

Miért vált vonzóvá a multitasking?
A multitasking népszerűsége abból fakad, hogy az emberek hajlamosak túlbecsülni azt, hogy mennyi munkát tudnak elvégezni egy adott időszak alatt. Amikor rájövünk, hogy szorít az idő, gyakran a multitaskingot hívjuk segítségül, hogy behozzuk a lemaradást. Ez azonban csak illúzió. Az állandó feladatváltás nemcsak hogy csökkenti a hatékonyságot, de hosszú távon még káros is lehet. Az agyunk folyamatosan ki- és bekapcsol a különböző tevékenységek között, ami idővel kimerültséget és stresszt okozhat.

A single tasking előnyei: fókuszálj egy feladatra!
A single tasking, vagyis az egy feladatra való teljes összpontosítás, sokkal hatékonyabb módszer. Amikor minden figyelmünket egyetlen feladatra fordítjuk, mélyebbre tudunk merülni a munkában, és gyorsabban, kevesebb hibával tudjuk azt befejezni. A single tasking tehát nemcsak a hatékonyságot növeli, hanem csökkenti a stresszt és javítja a munkánk minőségét is.

Lépések a single tasking megvalósításához: elfogadás és tudatosság
Az első lépés a single tasking felé az, hogy elfogadjuk a multitasking létezését és annak káros hatásait. Tisztában kell lennünk azzal, hogy mikor multitaskingolunk, és tudatosan törekednünk kell arra, hogy egy feladatra összpontosítsunk. Ez a változás nem megy egyik napról a másikra, de az első lépés az, hogy felismerjük a problémát és elkötelezzük magunkat a változás mellett.

Hogyan mondj nemet és fókuszálj a fontosra?
Az egyik legnehezebb, de legfontosabb lépés az, hogy elfogadjuk: nem tudunk mindent elvégezni. Ahhoz, hogy hatékonyak legyünk, meg kell tanulnunk nemet mondani a kevésbé fontos feladatokra, és csak a legfontosabbakra koncentrálni. Ez azt jelenti, hogy prioritásokat kell felállítanunk, és tudatosan kell döntenünk arról, mire fordítjuk az időnket és energiánkat.

A környezet szerepe: minimalizáld a zavaró tényezőket!
A hatékony single tasking egyik kulcsa a zavaró tényezők minimalizálása. Ez azt jelenti, hogy ki kell kapcsolnunk a felesleges értesítéseket, el kell pakolnunk az íróasztalunkat, és le kell némítanunk a telefonunkat. Azáltal, hogy egy nyugodt, zavaró tényezőktől mentes környezetet teremtünk, könnyebben tudunk egy feladatra koncentrálni, és így hatékonyabbak lehetünk.

Kommunikáció: használj aszinkron módszereket!
A megszakítások minimalizálása érdekében érdemes aszinkron kommunikációs módszereket használni, mint például az e-mail vagy az SMS. Ezek lehetővé teszik, hogy a másik fél akkor válaszoljon, amikor számára a legmegfelelőbb, így elkerülhetőek a valós idejű megszakítások, amelyek megzavarhatják a munkát.

Az időtervezés fontossága: jelölj ki fókuszidőket!
A single tasking megvalósításához elengedhetetlen az időnk tudatos tervezése. Jelöljünk ki konkrét időpontokat, amikor csak egy feladatra koncentrálunk, és tartsuk magunkat ehhez a tervhez. Ha szükséges, zárjuk be az e-mail fiókunkat, kapcsoljuk ki a telefonunkat, és vonuljunk el egy csendes helyre, ahol zavartalanul dolgozhatunk.

A szünetek szerepe: hagyj időt a regenerálódásra!
Nemcsak a munkára, hanem a pihenésre is figyelni kell. Az agyunknak szüksége van időre a regenerálódáshoz, hogy újra maximális hatékonysággal tudjon dolgozni. Ezért fontos, hogy tudatosan iktassunk be szüneteket a napunkba, amikor kikapcsolódunk, és nem foglalkozunk semmilyen feladattal.

Rendszerezd a feladataidat: listák és csoportosítás
A feladatok rendszerezése segít abban, hogy átláthatóbbá tegyük a teendőinket, és elkerüljük a felesleges kontextusváltásokat. Használjunk listákat, amelyekre felírhatjuk a feladatainkat, és csoportosítsuk őket típus vagy projekt szerint. Ez nemcsak megkönnyíti a munkát, hanem segít abban is, hogy koncentráltabbak legyünk.

A napirend kialakítása: kezdj a legfontosabbal!
Minden napot érdemes azzal kezdeni, hogy meghatározunk 2-3 olyan feladatot, amelyet mindenképpen el akarunk végezni. Ha ezekkel a feladatokkal kezdünk, az egész napunkat megkönnyítjük, mivel már a nap elején elértük a legfontosabb céljainkat.

A single tasking hatása: kevesebb hiba, több eredmény
A single tasking gyakorlása nemcsak a munkánk minőségét javítja, hanem hosszú távon is pozitív hatással van a produktivitásunkra. Kevesebb hibát követünk el, kevesebb időt és energiát pazarolunk el, és összességében elégedettebbek leszünk az elért eredményekkel.

Összefoglalás
A single tasking, vagyis az egy feladatra való összpontosítás, a hatékony munka alapja. Bár a multitasking látszólag vonzó megoldás lehet, valójában csak rontja a teljesítményt és növeli a stresszt. A single tasking gyakorlásával azonban javíthatjuk a munkánk minőségét, csökkenthetjük a stresszt, és elérhetjük céljainkat. Figyeljünk arra, hogy tudatosan tervezzük meg napjainkat, minimalizáljuk a zavaró tényezőket, és adjunk időt magunknak a regenerálódásra. Az eredmény? Hatékonyabb és elégedettebb munka, kevesebb hiba, több eredmény.

Az időgazdálkodás 5 pozitív hatása – Hogyan javítja az életed?

Az időgazdálkodás 5 pozitív hatása

A hétköznapi feladatok elvégzéséhez rengeteg különböző képességgel kell rendelkezned, ezek közül az egyik talán legfontosabb az időgazdálkodás.

Az idővel való gazdálkodás képessége az, ami meghatározza, hogy egy nap mennyi feladatot és milyen minőségben tudsz elvégezni.

Olvass tovább

Személyes produktivitás: Mi az és miért foglalkozz vele? [2022]

produktivitás, személyes produktivitás, személyes hatékonyság, időgazdálkodás

A produktivitás kapcsán sokszor jut eszembe analógiaként a Super Mario nevű játék.

A játékos halad előre, menetközben pontokat gyűjthet, pontokat veszíthet vagy pedig különböző akadályokat ugor át.

A cél pedig egyszerű: minél több pontot összegyűjteni a játék végére.

Valahogy így vagyunk mi is a hétköznapokkal: rohanunk, elintézünk dolgokat, sokszor látszólag teljesen feleslegesnek tűnő vagy feleslegesen bonyolult feladatokat végzünk el és néha becsúszik egy-egy értékesnek mondható feladat is.

A produktivitás megértésében számomra sokat segített a lean szemlélet, mely keretet ad ahhoz, hogy kritikusan vizsgálhassam azt, hogy mire is fordítom az energiámat, az időmet.

Anélkül, hogy nagy megfejtésbe mennék bele a lean szemlélet szerint egy üzleti folyamat tevékenységeit három csoportba lehet osztani a vevő szempontjából:

  • értékteremtő: a vevő szempontjából értéket teremt (ez az amiért a vevő hajlandó fizetni érte);
  • nem teremt értéket, és némi gondolkodással akár ki is iktatható az üzleti folyamatból;
  • nem teremt értéket, de muszáj megcsinálni.

Na most, ha ezekhez a kategóriákhoz értéket kéne rendelnem akkor a következőket mondanám:

  • jelöljük +1-gyel azokat a tevékenységeket, amelyek hozzáadott értékkel rendelkeznek: például egy óra minőségi idő a családoddal vagy fontos, elmélyülős szakmai feladat munkahelyeden.
  • jelöljük 0-val azokat, amelyek ugyan nem rendelkeznek hozzáadott értékkel, de mindenképp meg kell csinálni: csekk befizetése, számlák kiállítása, mosogatás vagy épp valamilyen vezetői riport elkészítése.
  • jelöljük -1-gyel azokat, amelyek nem rendelkeznek hozzáadott értékkel: felesleges sorban állás a postán; felesleges utazások.

Az előzőekből már sejtheted, hogy a produktivitás nem csak az üzleti életben vagy a munka világában értelmezhető, hanem személyes szinten is.

Visszatérve egy kicsit Super Mario párhuzamra: a személyes produktivitás célja, hogy minél több érték teremtő tevékenységet végezz és minél kevesebb olyat, ami nem hordoz számodra értéket.

Ha úgy vesszük, ebből jön ki a napi pontszám.

Gondolkodj piramisban

Ha ábrán szeretném szemléltetni a fenti gondolatokat, akkor a következő piramisként tudnám ábrázolni, ahol a cél, hogy +1-es tartományban tartózkodjunk minél többet.

Mai elmélkedésem elsődleges célja, hogy formáljam egy kicsit a produktivitáshoz kapcsolódó látásmódod, viszonyodat. Mindezt teszem azért, hogy jobban be tudd osztani az energiád és az időd.

A következőkben a produktivitás személyes mivoltáról fogok elmélkedni, teljesen szubjektíven.

Mi a produktivitás?

Vajon a produktivitás kizárólag időgazdálkodás és hatékonyságnövelés; ahogy sokan mondják?

A válaszom sejthető: nem.

A produktivitás nem csak az időgazdálkodásról és céljaid tisztázásáról, kitűzéséről és a legújabb alkalmazások, kütyük hatékonyságnövelés címszó alatti ész nélküli használatáról szól.

A produktivitás esetében nem az elvégzett feladatok száma a fontos, hanem inkább a feladatok életünk minőségére gyakorolt hatása a lényeges: mennyit értéket tesznek hozzá életünkhöz. Hány pontot gyűjt Mario.

Azért akarunk produktívak lenni, hogy legyen időnk a fontos dolgokra: legyen szó szeretteinkkel eltöltött időről vagy épp kedvenc személyes projektjeinkről.

A produktivitás, mint fogalom számomra rengeteg területet fed le:

  • tudatosság, fókuszáltság;
  • helyes energia- és időgazdálkodás;
  • a fentieket támogató módszerek, szokások kialakítása és gyakorlása;
  • eszközeim tudatos megválogatása és helyes használata

együtt állnak össze egy egésszé, egy rendszerré annak érdekében, hogy értékes életet élhessek.

Kicsit távolabbról vizsgálva a produktivitást, mondhatnám azt is, hogy ide tartozik minden olyan szemlélet, módszer, szokás, praktika, eszköz és alkalmazás; amely hozzá segít, ahhoz, hogy valami értékes dolgot egyszerűbben, gyorsabban, jobban, könnyebben csinálj.

Ettől lesz ugyanis működőképes a történet: hiába van egy Ferrarid, ha csak földúton tudod használni.

Ahhoz azonban, hogy mélyebben bele tudd magad ásni a produktivitásba mindenképp érdemes egy kicsit közelebbről megvizsgálni, hogy milyen meghatározásai vannak.

Produktivitás üzleti értelemben

A produktivitás üzleti definíciójához gazdasági oldalról érdemes közelíteni, ami egy egészen gyakorlatias, számokon alapuló megfogalmazáshoz vezet.

A produktivitás, avagy termelékenység gazdasági értelemben nem más, mint egy adott kimeneti értékre eső bemeneti érték hányadosa.

Például:

  • Ha Te 3 almából 1 liter almalevet tudsz összehozni, akkor a produktivitásod 1 liter / 3 alma.
  • Ha valaki más ugyanezt az 1 litert 4 almával tudja összehozni, akkor az ő termelékenysége 1 liter / 4 alma.

Azaz emberünknél produktívabb vagy, hiszen kevesebb almából termeltél ugyanannyi almalét.

Tehát így jön ki a varázsképlet:

produktivitás = kimenet / bemenet.

Ez az üzleti definíció.

Ebből az is következik, hogy a produktivitás üzleti értelemben történő fejlesztésének két módja van:

  • Növeled a kimenet értékét a bemenethez képest, vagy
  • csökkented a bemenet értékét a kimenethez képest.

De elég az üzletből, nem ezért vagy itt.

Produktivitás személyes értelemben

A produktivitás személyes.

Mindenkinél más, mindenkinek mást jelent.

Ez így is van rendjén, hiszen mindannyian különbözünk.

Legyen szó módszertanról vagy egy alkalmazásról, az eszközök, amelyek produktivitáshoz kapcsolódó célok eléréséhez szükségesek, mindenkinél mások.

Ha a fentiekre egy eszköztárként tekintesz, akkor az optimum elérése érdekében neked kell kiválogatnod számodra mi az, ami működik és mi az, ami nem.

Mindennek egy célt kell szolgálnia: értékesebb életet élhess.

Ha ebben egy módszer vagy egy alkalmazás tud úgy támogatni, hogy az alkalmazása nem emészt fel több energiát, mint amennyit nyersz vele, akkor meg is vagy. Ha nem támogat akkor kuka.

Egy definíció

Kezdésnek álljon itt egy definíció, amely Steve Pavlinától származik:

Produktivitás = (Hozzáadott) érték / idő.

Egyszerű, mint a bot:

  • a kimenet helyett immár a hozzáadott értéket méri;
  • a bemenet helyett pedig az időráfordítást, lévén, hogy az idő az egyik elsődleges erőforrásunk és egyben korlátunk is.

Az idő gondolom tiszta, de mi is az a (hozzáadott) érték?

A (hozzáadott) érték egy olyan kvalitás, tulajdonság, mérték melyet saját magadnak kell meghatározni:

  • Mi az, ami számodra értéket jelent?
  • Mit tesz boldoggá?
  • Mi az, amit szeretsz csinálni?
  • Mi az, ami fontos?
  • Mi az a dolog, amivel, ha időt töltesz, akkor egy hatalmas plusz jelet tudsz mellé tenni?

A fenti kérdésekre adott válasz, mindenkinél más és más és pont ettől lesz személyes a produktivitás:

  • Míg valakinek azt jelenti, hogy a családjával tölt értékes időt, addig másnak azt, hogy egy több száz fős csapatot vezet sikeresen.
  • Míg valakinek azt jelenti, hogy minél több mindent elintézni egy nap alatt, addig másnak azt, hogy fókuszált tud maradni, idejével és energiáival szabadon gazdálkodik.
  • De olyanok is vannak, akik 30 éves korukra nyugdíjba akarnak menni és utána csak azzal akarnak foglalkozik, amivel valóban szeretnek.

A produktivitás attól lesz személyes, hogy olyan dolgokkal foglalkozol, amik számodra fontosak, hasznosak, az az számodra jelentenek értéket.

Az érték sok mindentől függ

Térjünk vissza a hozzáadott értékhez és a jobb megértés végett másszunk bele kicsit jobban.

Pavlina a hozzáadott értéket a következők szerint fogalmazza meg:

(Hozzáadott) érték = Hatás mértéke x maradandóság x lényegesség x mennyiség / idő.

No nézzük.

  • Hatás mértéke: Arra utal, hogy az adott dolog, hány emberre és / vagy milyen mértékben van hatással.
  • Maradandóság: Az adott dolog mennyi ideig fejti ezt a hatást.
  • Lényegesség: Milyen típusú és minőségű az adott tevékenység? Egy teljesen egyedi dolog vagy egy tökéletesen hétköznapi? Hatása jelentőségteljes és fontos, vagy csak átmeneti és korlátozott mértékű?
  • Mennyiség: Az az érték mennyiség, amit az adott tevékenység által létrehozol.

Azaz egy tevékenység értéke annál nagyobb minél nagyobb hatást ér el, minél maradandóbbat alkot egy lényeges dologban, nagy mennyiségben a legrövidebb idő alatt.

Sejted már?

Egy működő definíció

És akkor íme egy rövid, de érthető definíció:

Produktivitás = Értékes kimenet / Felhasznált idő és energia

Annál produktívabb vagy minél kevesebb időre és energiára van szükséged az adott eredmény eléréséhez.

Bár a produktivitás üzleti definíciója jó kiindulási pontnak tűnhet, mégsem elég a személyes szinten történő értelmezéshez.

A feladatok száma helyett elsőként mindig az elvégzendő dolgok hozzáadott értékére kell koncentrálnod.

Egyik kedvenc példám a mosogatógép.

Nem szeretek mosogatni.

Sok időt vesz el, csinálhatnék értelmesebb dolgot is helyette, így nem volt nehéz a döntés anno: mosogatógépet kell venni. Ma meg két kicsi baba mellett egyenesen áldás.

Gondolj csak bele, ha mindennap nettó 10 percet mosogatsz az heti szinten kb. 1 óra. Ez évente 52 óra. Kicsit több mint két nap évente, amit más értékesebb dologra fordíthatsz.

Ahogy a mosogatógép, úgy az egyes tevékenységek felszámolása, egyszerűsítése, automatizálása, kiszervezése, könnyebbé teszi életed, de csak akkor, ha már tisztában vagy prioritásaiddal.

Elsőként tehát az értéket kell meghatároznod, először abba kell energiát tenni, utána jöhetnek az eszközök. 

Először válassz célt, utána eszközt.

Először az érték, utána a hatékonyság

Tehát először gondolj az értékre és csak utána a hatékonyságra.

Szerintem, akkor értékes egy tevékenység, ha az valaki másnak segít (ez lehetek akár én is), hozzátesz az életéhez valamit vagy épp örömmel tölti el, és emiatt cserébe hajlandó időt és energiát beletenni.

Valahogy így vagyok én a Dolgozz okosannal: amikor van időm és energiám, dolgozom rajta valamennyit és teszem mindezt annak reményében, hogy valaki talál benne egy olyan gondolatot, amit magával tud vinni.

Persze az idő múlásával a produktivitásról alkotott fogalmad is változhat, épp ezért érdemes mindig az értékhez visszatérni és ha szükséges akkor változtatni: mi az érték számomra?

Számomra tíz éve teljesen más dolgok voltak fontosak, mint most ikres apukaként.

Ha megtanulsz a lényegre, az értékre koncentrálni; energiádat és idődet okosan használod fel, valamint eszközeid jól választod meg és jól is használod azokat, akkor jóval teljesebb életet élhetsz. 

Miért foglalkozz a produktivitással?

Mert a produktív élet tartalmas és értékes.

Teljesebb életet élhetsz, mivel tudatosan odafigyelsz arra, hogy a valóban fontos dolgokkal foglalkozz.

A produktivitás egyben kiváló eszköz arra, hogy abba az irányba tereld az életed amerre úgy érzed, hogy teljes lesz.

Itt és most pedig azt az életet éld, amit szeretnél.

Válj Te is produktívvá!

Saját példámból kiindulva úgy gondolom, hogy ha belevágsz személyes produktivitásod fejlesztésébe, akkor egy olyan kalandban veszel részt, amelyben minden nap végén egy kicsit közelebb kerülsz ahhoz, amit valójában szeretnél; amit teszel, mindig nagyobb örömmel teszed és minden nappal egyre elégedettebb leszel.

Utólag visszagondolva úgy látom, hogy ez a fejlődési folyamat két jól megfogható fázisra bontható, bár a pontos határt nem feltétlenül lehet meghúzni.

  1. Fejlődési fázis

Az első fázis esetében először csak azt veszed észre, hogy szépen, apránként egyre több dolog fog úgy megtörténni, ahogy Te azt szeretnéd. Idővel elérsz addig a pontig, hogy úgy érzed: kézben tartod a dolgaid és minden úgy alakul, ahogy azt szeretnéd.

  • Produktív működés

Ekkor következik a második fázis: úgy irányítod az életed, ahogy szeretnéd, miközben magadat is tudatosan fejleszted.

Így éred el a célt: többet, kevesebbel.

A változtatáshoz energiát kell beletenni.

A változás persze nem megy egyik napról a másikra, idő kell hozzá:

  • új hozzáállást, szemlélet kell kialakítani;
  • új rendszereket, szokásokat kell kialakítani, régieket pedig elfelejteni;
  • új eszközök használatát kell megtanulni, a régieket pedig elengedni.

A következőkben összeszedtem pár fontos teendőt és alapelvet, amin elindulhatsz a saját utadon.

Mi az, amit ma megtehetsz?

Fogalmazd meg, hogy mit jelent számodra produktivitás, a személyes hatékonyság!

Akár közhelyesen is hangozhat, de nekem azt, hogy van időm és energiám a számomra fontos emberekkel minőségi időt tölteni, a számomra fontos dolgokkal foglalkozni:

  • a családom,
  • a barátaim,
  • a Dolgozz okosan és
  • a sport.

E poszt ráncfelvarrásakor ikerfiaim éppen elmúltak fél évesek. Így most két dologra törekszem, hogy velük legyek és hogy a feleségem válláról minél több terhet vegyek le.

A srácok rengeteg feladatot adnak nekünk, de igyekszünk időt tölteni a családdal és a barátokkal is. 

A futás jelenleg akkor jön össze, ha szombat éjjel tudok egy épkézlábat aludni és van idő elmenni is. A Dolgozz okosanra sem jut, annyi idő, mint korábban, azonban sikerült úgy fejleszteni munkafolyamatot, hogy kevesebb idő alatt elkészüljön egy téma.

Projektmenedzserként a produktivitás számomra a következőket jelenteni azt jelenti, hogy törődni a projektekkel: tényleges fejlődést, eredményt elérni az ügyfélnél; olyan ”Mülleresen”.

Nagyapám mondta egyszer:

  • Kisunokám, amikor csinálsz valamit az legyen olyan „Mülleres”
  • És az milyen? – kérdeztem vissza.
  • Legyen olyan a munkád eredménye, amire később is büszkén azt tudod mondani, hogy igen ezt én csináltam.

Ezt egy életre eltettem magamnak és igyekszem is tartani hozzá magamat.

Te is fogalmazd meg, hogy számodra mit jelent a produktivitás és az érték!

Ha kell írd le magadnak valahova, mik azok a dolgok, amik a legfontosabbak számodra! A következő kérdések segíthetnek megfogalmazni a választ:

  • Mik azok a tevékenységek, amiket a legjobban szeretsz csinálni?
  • Mi az, amiben a legjobb vagy?
  • Mi az, amit akkor is csinálnál, ha fizetnének azért, hogy ne csináld?

Gondold át, hogy mi az első lépés!

Gondold át, hogy mi lehet az első lépés ahhoz, hogy fejleszd személyes hatékonyságod!

Ha nincs egy tipped sem, akkor azt javaslom, hogy kezdd el gyűjtögetni egy megfelelő alkalmazásba azokat a dolgokat, amelyek foglalkoztatnak.

De íme néhány ötlet, amin elindulhatsz:

  • tudatosítsd magadban a multitasking hátulütőit;
  • alakítsd ki saját produktivitási rendszered;
  • regulázd meg a rád zúduló információáradatot;
  • ismerkedj meg a tudás átkával és az elmélyült munka fogalmával;
  • nézd meg milyen szoftvereket használsz nap, mint nap és tanuld meg profi módon a használatukat.

Ezek mind-mind olyan dolgok, amikkel pozitívan hathatsz saját produktivitásodra.

Gazdálkodj okosan a figyelmeddel!

A napjainkban használt technológiának köszönhetően végtelen mennyiségű információhoz férhetsz hozzá, korlátlanul.

Ez a gyakorlatilag folyamatosan online lét azonban egy túlterhelt állapothoz vezet, ezt nevezik információs túlterhelésnek: bárhol, bármikor és bármihez hozzáférhetsz.

De ez fordítva is igaz: téged is bárhol, bármikor téged is elérhetnek, lebombázhatnak egy jó adag teljesen felesleges információval vagy épp elterelhetik figyelmedet a számodra fontos és értékes dolgokról.

Az információs túlterhelés világában úgy tudsz produktív lenni, ha a figyelmedet a korábbiaknál jobban meg tudod zabolázni és tudatosan csak a számodra valódi értéket jelentő dolgokkal tudj foglalkozni.

Ehhez meg kell húznod saját határaid és fel kell állítanod saját szűrőid. 

Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz

A produktivitás ellensége a multitasking az UC Irvine egyetem tanulmánya szerint átlagosan 23 percbe telik, mire egy kizökkenés újra koncentrálni tudunk. Ez rengeteg elpocsékolt energia.

Egy feladatra koncentrálj, ez elősegíti a flow élményt.

A kiemelkedő dolgok, akkor születnek, amikor leszűkíted a fókuszt.

Foglalkozz nagy kövekkel

Sok mindent el lehet érni és sok mindent meg is lehet valósítani, azonban a legfontosabb, hogy Te mit akarsz elérni?

Szemléletessége miatt egyik kedvenc példám a befőttesüveg és a kavicsok esete.

A mantra szerint nem mindegy, hogy egy befőttesüvegbe elsőként homokot, kavicsot vagy nagy köveket teszel.

Ha a homokkal vagy kaviccsal kezdesz, nem lesz helye a köveknek.

Azonban, ha a kövekkel kezdesz, majd a kavicsokkal és homokkal folytatod, mindegyik megtalálja a maga helyét az üvegben.

Ha az energiád az apró feladatok elvégzésére összpontosítod, kevesebb energiád marad az értékes fontos feladatokra.

Ez egy nagyon egyszerű és mégis nagyszerű módszer: nem arról szól, hogy több dolgot kell elvégezni, hanem arról, hogy a legfontosabb dolgaidat végezd el előbb.

Ha tudatosan gyakorlod, akkor nagy hatással lesz az életedre.

A nagyszerűsége pedig abban rejlik, hogy bármire ráhúzható: pénzügyekre, egy vállalkozás életére az egészségre és így tovább.

Tudd le a nagy köveket, utána jöhet az apró.

Előre haladás a tökéletesség helyett

Egy blogon olvastam a következő történetet egy középiskolai tanárról.

Emberünk fazekas órát tartott, ahol az osztály két csoportra osztotta.

  • Az egyik csoport 30 napon keresztül minden nap készített egy edényt.
  • A másik csoportnak 30 napon keresztül kellett egy edényen dolgoznia.

Hogy melyik csoport készítette a legjobb edényeket?

Kivétel nélkül mind a 10 legjobb edény abból a csoportból származott, amelyik naponta egy edényt készített.

A produktivitás esetében igaz: az előrehaladás a lényeg, nem a tökéletesség.

Tehát, ha legközelebb valamilyen dokumentumot vagy ennek tervezetét kell elkészítened, minél hamarabb mutass be, egy munkaközi eredményt, hogy mihamarabb visszajelzést kapj így nem töltesz felesleges órákat a tökéletesítéssel.

Folyamatosan keresd a fejlesztési pontokat

Az igény a produktivitás növelésére egyáltalán nem új, hiszen amióta az ember létezik mindig keresi a lehetőségét, hogy hogyan tud valamit gyorsabban, egyszerűbben elvégezni: gondolj csak egy sima egyszerű fénymásolóra, mekkora áldás napjaink irodájában: már nem kell kézzel másolgatni a szöveget. Beteszed az eredetit a gépbe és már jön is a másolat.

Egyre többen ismerjük fel tudatosan vagy tudattalanul, hogy valahol fejlesztés szükséges.

Ez jó.

Napjainkban a személyes produktivitás egyre inkább személyes törekvéssé és készséggé kezd válni.

Ez is jó.

Sokaknak komoly nehézséget is okozhat a munka és a magánélet, a különböző szerepek és felelősségek szétválasztása; könnyen megborulhat az egyensúly: és egyszer csak azon kapod magad, hogy nem tudsz azzal foglalkozni, amivel szeretnél, amit értékesnek tartasz

Kis családomon túl, nekem például két szenvedélyem van a futás és a Dolgozz okosan!

A hétköznapi projektmenedzserkedés közben azonban gyakran előfordul, hogy vagy nem fér már bele a napba, hogy bármelyikkel is foglalkozzam vagy egész egyszerűen nincs már energiám vagy kedvem hozzá.

Pontosan ez az, ami miatt folyamatosan arra törekszem, hogy fejlesszem a produktivitásomat: legyen időm a családommal feltöltődni, valamennyit mozogni és a személyes produktivitásról elmélkedni.

Ehhez bizony folyamatosan fejlesztenem kell az eszköztáramat és magamat is.

Te is tégy így!

Megoldást keress, ne kifogást

Ez a folyamatos fejlődés persze energiabefektetést igényel, ami fárasztó és könnyen a kifogások világába kalauzol minket: mindig egyszerűbb megfogalmazni azt, hogy valami miért nem fog sikerülni, mint azt kitalálni, hogy hogyan fog sikerülni valami.

Azt gondolom, hogy kifogások helyett jóval megtérülőbb dolog megoldásokat keresni és implementálni, hiszen ebben a fejlődés.

Az egész csak hozzáállás kérdése!

Ha jól fogalmazod meg, sikerülni fog!

Egyik kedvenc ábrán a szavak és a siker kapcsolatáról.

Úgy sejtem, sokan azért nem mernek belevágni személyes hatékonyságuk fejlesztésébe, a produktivitás szempontjából helyes szokások kialakításába, mert túl nagy falatnak tűnik.

Nem az!

Bár nem szeretem a bullshit dumákat (tényleg), de ez nagyon megmaradt bennem és különösen ideillik:

Ha minden nap csak 1%-ot fejlődsz, akkor ez 377%-os növekedést jelent évente.

Azaz: ha minden nap egy minimálisat tudsz fejlődni, már az is hatalmas változással tud lenni az életedre.

Szóval hajrá vágj bele produktivitásod fejlesztésébe és foglalkozz a számodra fontos dolgokkal.

Személyes produktivitás: Felelősségi körök és fókuszterületek meghatározása

Személyes hatékonyság fejlesztése: Felelősségi körök

A hatékony időkezelés és a tartósan jó működés ma már nem pusztán kényelmi kérdés, hanem a mindennapi élet egyik alapvető feltétele. A feladatok számának növekedése, az állandó információs terhelés és a párhuzamos elvárások miatt egyre fontosabbá válik, hogy ne csak több dolgot végezzünk el, hanem a valóban lényeges területekre irányítsuk a figyelmünket. A személyes produktivitás ezért nem egyszerűen gyorsaságot vagy nagyobb teljesítményt jelent, hanem tudatos döntést arról, mire fordítunk időt, energiát és mentális kapacitást.

A produktivitás kialakításának egyik első lépése annak felismerése, hogy életünk nem egységes tömbként működik, hanem különböző szerepekből és felelősségi körökből épül fel. Ezek a területek eltérő igényeket, kötelezettségeket és célokat hordoznak, ezért a mindennapi működés minősége nagymértékben azon múlik, mennyire látjuk át ezeket rendszerszinten. Ha ez az átláthatóság hiányzik, könnyen előfordulhat, hogy rövid távon hatékonynak tűnünk, miközben hosszabb távon felborul az egyensúly az élet fontos területei között.

A különböző produktivitási megközelítések is erre a felismerésre építenek. David Allen GTD-rendszere a felelősségi körök azonosítását hangsúlyozza, míg Stephen R. Covey inkább szerepekről beszél. A két megközelítés nyelvezete eltérhet, de közös bennük, hogy a tudatos működés alapja annak tisztázása, hol és milyen minőségben kell helytállnunk. Ez a szemlélet segíti a prioritások kijelölését, az idő reálisabb elosztását és a túlterheltség megelőzését.

Miért érdemes felelősségi körökben gondolkodni?

A személyes produktivitás gyakori akadálya, hogy az egyén kizárólag az aktuális feladatokra figyel, miközben elveszíti a tágabb összefüggéseket. Egy e-mail megválaszolása, egy megbeszélés előkészítése vagy egy számla befizetése önmagában fontos lehet, de a feladatok csak akkor nyernek valódi értelmet, ha látható, melyik életterülethez kapcsolódnak. Enélkül a napi működés könnyen reaktívvá válik: mindig az kerül előre, ami sürgetőbbnek tűnik, nem pedig az, ami hosszabb távon valóban fontos.

A felelősségi körökben való gondolkodás azért hasznos, mert keretet ad a döntésekhez. Nemcsak azt mutatja meg, hogy mit kell elvégezni, hanem azt is, hogy miért szükséges az adott tevékenység. A jól meghatározott szerepek csökkentik a döntési bizonytalanságot, mert egy új feladat vagy kérés könnyebben elhelyezhető a meglévő rendszerben. Így egyszerűbbé válik annak felismerése, hogy mi tartozik valóban hozzánk, mi sürgős, és mi az, ami halasztható vagy akár el is hagyható.

A leggyakoribb életviteli területek áttekintése

Az emberek életében számos olyan terület van, amely rendszeresen figyelmet igényel. Ezek köre egyénenként eltérő lehet, de az alábbi kategóriák sok esetben jó kiindulási alapot adnak. A cél nem egy merev lista követése, hanem egy személyre szabható térkép kialakítása, amely segít átlátni a saját működést.

Felelősségi körJellemző tartalmakMire érdemes figyelni?
Személyes életegészség, alvás, étkezés, mozgás, pihenés, hobbifenntartható energiaszint és regeneráció
Családi és társas kapcsolatokpartnerkapcsolat, gyermekek, szülők, barátokjelenlét, kapcsolatápolás, elérhetőség
Munka és hivatásnapi feladatok, projektek, szakmai fejlődésteljesítmény és hosszabb távú irány
Pénzügyekbevételek, kiadások, számlák, megtakarításokstabilitás és előrelátás
Háztartás és adminisztrációkarbantartás, takarítás, ügyintézésműködőképesség és rend
Vállalkozásügyfélkezelés, értékesítés, marketing, számlázásbevételtermelő és támogató folyamatok egyensúlya

Ez a felosztás nem teljes és nem kötelező érvényű, de segíthet annak feltérképezésében, hogy mely területek vannak jelen a mindennapokban. A gyakorlatban sok ember számára már az is jelentős előrelépés, ha ezeket a köröket tudatosan megnevezi. A megnevezés önmagában strukturáló erejű, mert láthatóvá teszi azokat a terheket és elvárásokat, amelyek korábban csak diffúz nyomásként jelentek meg.

A személyre szabás szerepe

Bár a fenti kategóriák hasznos támpontot nyújtanak, nincs mindenki számára azonos, univerzális rendszer. Más felelősségi körökkel működik egy kisgyermekes szülő, egy alkalmazott, egy vezető, egy hallgató vagy egy vállalkozó. Ezért a produktivitási rendszer akkor lesz életképes, ha a valós élethelyzetet tükrözi. A jól működő rendszer nem általános, hanem releváns a használója számára.

A személyre szabás egyik legfontosabb elve a teljes körű áttekintés, vagyis az úgynevezett 360 fokos átláthatóság. Ennek lényege, hogy ne csak azokat a területeket vegyük számba, amelyekhez erős motiváció kapcsolódik, hanem azokat is, amelyek könnyen háttérbe szorulnak. Az egyensúlyhiány sokszor nem ott jelenik meg, ahol a legtöbbet dolgozunk, hanem ott, amit tartósan figyelmen kívül hagyunk.

Jó példa erre, amikor valaki következetesen a munkára összpontosít, miközben elhanyagolja az egészségét, a pihenést vagy a családi kapcsolatait. Rövid távon ez akár magas teljesítményt is eredményezhet, hosszabb távon azonban csökkenhet a koncentráció, romolhat a döntésminőség, és nőhet a kimerülés kockázata. A produktivitás nem tartható fenn, ha közben a működés biológiai és kapcsolati alapjai sérülnek.

Fókusz nélkül a rendszer könnyen szétesik

Miután azonosítottuk a fontos szerepeket és felelősségi köröket, a következő lépés a fókusz kialakítása. A modern környezet egyik legnagyobb kihívása, hogy a figyelem folyamatos megszakításnak van kitéve: üzenetek, értesítések, gyors reagálási kényszer és párhuzamos teendők között kell döntéseket hoznunk. Ebben a helyzetben a produktivitás kulcsa nem az, hogy mindenre reagáljunk, hanem az, hogy tudjuk, mire nem reagálunk azonnal.

A fókusz gyakorlati értelemben azt jelenti, hogy az adott időszakban csak korlátozott számú valóban fontos feladatra összpontosítunk. Ez nem pusztán technikai kérdés, hanem mentális fegyelem is. Ha túl sok prioritást nevezünk meg egyszerre, valójában egyik sem lesz valódi prioritás. A fókusz ereje abból fakad, hogy tudatosan szűkíti a figyelem tárgyát.

A fókuszálást segítő egyszerű eszközök a mindennapokban is jól használhatók:

  • rövid, napi prioritási lista 2–3 valóban fontos teendővel;
  • időblokkolás, amikor egy adott feladatra előre kijelölt idősáv jut;
  • megszakítások csökkentése, például értesítések ideiglenes kikapcsolásával;
  • feladatkezelő rendszer használata, amely tehermentesíti a memóriát.

Ezek az eszközök önmagukban nem oldanak meg minden szervezési nehézséget, de a következetesen alkalmazott egyszerű módszerek gyakran többet érnek, mint egy bonyolult, nehezen fenntartható rendszer.

Módszerek és eszközök a tudatos munkavégzéshez

A fókuszálás támogatására többféle ismert módszer is rendelkezésre áll. A vizuális feladatkezelő rendszerek, például a Trello, segíthetnek a teendők csoportosításában, állapotuk követésében és a projektek átláthatóbb kezelésében. Az ilyen eszközök előnye, hogy külső rendszerré alakítják a fejben tartott feladatokat, ezáltal csökkenthetik a mentális túlterhelést.

Hasonlóan praktikus a Pomodoro-technika, amely jellemzően 25 perces koncentrált munkaszakaszokra és rövid szünetekre épül. A módszer nem minden feladattípusra optimális, de sokak számára hasznos, mert segít elindulni, ritmust ad a munkának, és mérsékelheti a halogatást. A fókusz fenntartása gyakran nem akaraterő kérdése, hanem a munkafolyamat megfelelő tagolásáé.

A napi prioritási lista szintén egyszerű, mégis hatékony gyakorlat. Ha a nap elején néhány kiemelt teendőt előre rögzítünk, kisebb az esélye annak, hogy az egész napot mások kérései vagy véletlenszerű ingerek szervezzék. A leírt prioritás látható elköteleződés, és sokszor ez a különbség a sodródás és a tudatos haladás között.

A személyes produktivitás három alapja

A személyes produktivitás működőképes rendszerét három, egymással összefüggő tényező tartja fenn: a felelősségi körök tisztázása, a fókusz kialakítása és a kapcsolódó tevékenységek rendszerezése. E három elem nem egymástól független, hanem kölcsönösen erősíti egymást. Ha nincs világos szereptérkép, nehéz jó prioritásokat kijelölni; ha nincs fókusz, a rendszer szétesik; ha nincs rendszerezés, a fontos feladatok is elvesznek.

Ez a logika a gyakorlatban könnyen belátható. Egy vállalkozó például felismerheti, hogy működésének központi területe az ügyfelek kezelése és a bevételtermelő tevékenységek fenntartása. Ebben az esetben könnyebbé válik eldönteni, hogy mi kapjon elsőbbséget. A stratégiai jelentőségű feladatok azonnali figyelmet igényelnek, míg a kevésbé kritikus teendők későbbre ütemezhetők. Ilyen helyzetben a közösségimédia-frissítés vagy egy kevésbé sürgető adminisztratív feladat indokoltan háttérbe sorolható.

A GTD megközelítés gyakorlati jelentősége

A Getting Things Done módszer egyik alapgondolata, hogy a teendőket, ötleteket és kötelezettségeket nem célszerű kizárólag fejben tartani. Az információk külső rendszerbe rendezése tehermentesíti a munkamemóriát, és csökkentheti annak esélyét, hogy valami fontos elvesszen. A produktivitás egyik feltétele nem a több emlékezés, hanem a megbízható külső rendszer kialakítása.

A GTD szemlélet különösen hasznos lehet akkor, amikor valaki egyszerre több projektet, szerepet vagy időhorizontot kezel. Ilyenkor a feladatok összegyűjtése, tisztázása és rendszerbe rendezése nem pusztán adminisztratív lépés, hanem a mentális rend helyreállításának eszköze. Az átlátható rendszer csökkenti a belső zajt, mert nem kell folyamatosan attól tartani, hogy valamiről megfeledkezünk.

A módszer értéke abban is áll, hogy elkülöníti egymástól a nyitott kérdéseket, a konkrét következő lépéseket és a későbbre szánt lehetőségeket. Ez azért lényeges, mert a rendezetlen feladatlista gyakran éppen azért bénító, mert különböző természetű elemek keverednek benne. A pontos kategorizálás önmagában növeli a cselekvőképességet, mert a teendők kezelhetőbb formát kapnak.

A tervezés mint előrelátó működés

A tervezés a személyes produktivitás egyik legfontosabb összetevője, mert lehetővé teszi, hogy a napi feladatok ne elszigetelt reakciók, hanem tudatosan szervezett lépések legyenek. A tervezés nem azt jelenti, hogy minden részletet mereven rögzíteni kell, hanem azt, hogy előre számolunk a kötelezettségekkel, az erőforrásokkal és a várható terheléssel. A jó terv nem korlátoz, hanem mozgásteret teremt.

Ha például előre látható, hogy a következő héten több fontos tárgyalás vagy határidős feladat vár ránk, célszerű ezekhez időt és figyelmet rendelni még azelőtt, hogy a zsúfolt időszak elkezdődne. Ez nemcsak a szakmai teljesítményt támogatja, hanem azt is, hogy más életterületek se szoruljanak teljesen háttérbe. A tervezés egyik valódi előnye, hogy megelőzi a kapkodást és az utólagos tűzoltást.

A heti és napi szintű előretervezés különösen akkor hasznos, ha valaki több szerep között váltogat rendszeresen. Ilyenkor érdemes átgondolni, hogy mely területek kapnak biztos figyelmet, és melyek hajlamosak folyamatosan háttérbe szorulni. Amit nem ütemezünk, az gyakran csak akkor kerül elő, amikor már problémává vált.

A személyes fejlődés és a produktivitás kapcsolata

A személyes fejlődés és a produktivitás szorosan összekapcsolódik, mert a hatékony működés nem csupán eszközökön és technikákon múlik. Hosszabb távon az önismeret, a saját működési mintázatok felismerése és a terhelhetőség reális felmérése legalább ilyen fontos. Aki jobban érti saját figyelmi, energiaszintbeli és motivációs működését, az pontosabban tudja kialakítani a saját rendszerét.

Ez magában foglalhatja új készségek elsajátítását, a tervezési képesség fejlesztését, de ugyanígy a mentális egészség támogatását is. A pihenés, a regeneráció és az önreflexió nem a produktivitás ellentétei, hanem annak feltételei. A tartós teljesítmény nem a folyamatos hajtásból, hanem a megfelelő terhelés–helyreállítás egyensúlyából épül fel.

Fontos annak felismerése is, hogy a személyes fejlődés nem mindig látványos vagy azonnal mérhető. Sokszor éppen az jelent előrelépést, hogy valaki reálisabban méri fel a kapacitását, kevesebb feladatot vállal egyszerre, vagy tudatosabban jelöl ki határokat. A produktivitás érett formája nem a túlterhelés maximalizálása, hanem a lényeges tevékenységek fenntartható támogatása.

Következtetés

A személyes produktivitás alapja a felelősségi körök tudatos feltérképezése, a fontos területekre irányuló fókusz és a tevékenységek következetes rendszerezése. Ha világosan látjuk, milyen szerepekben működünk, könnyebben tudunk dönteni arról, mi érdemel elsőbbséget, és mi az, ami csak látszólag sürgős. A valódi hatékonyság nem a teendők puszta sűrítéséből, hanem a figyelem minőségi irányításából születik.

A jól felépített rendszer segít abban, hogy ne csupán reagáljunk az eseményekre, hanem tudatosan alakítsuk a mindennapjainkat. Ennek eredményeként nemcsak a feladataink válnak kezelhetőbbé, hanem több erőforrás marad azokra a területekre is, amelyek hosszabb távon meghatározzák az életminőséget. A produktivitás végső értelme nem az állandó elfoglaltság, hanem az, hogy a számunkra fontos dolgok valóban helyet kapjanak az életünkben.

Felhasznált szakirodalom

Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Revised Edition. New York: Penguin Books, 2015.
https://www.penguinrandomhouse.com/books/68878/getting-things-done-by-david-allen/

Covey, Stephen R. The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. New York: Simon & Schuster, 2004.
https://www.simonandschuster.com/books/The-7-Habits-of-Highly-Effective-People/Stephen-R-Covey/9780743269513