Este lefekszel, és egyszer csak beugrik: válaszolni kellene arra az e-mailre. Holnap fel kell hívni valakit. A prezentációban még hiányzik két szám. Meg kellene nézni, mikor jár le az előfizetés. A projektben sem világos, ki vár kire.
Egyik sem feltétlenül nagy probléma. Mégis mindegyik kér egy kis helyet a fejedben.
Aztán másnap dolgozni próbálsz, de a háttérben tovább futnak ezek a nyitott ügyek. Nem feltétlenül azért, mert túl sok dolgod van. Hanem azért, mert túl sok dolog maradt tisztázatlanul.
Itt kezdődik a proaktív információkezelés.
A kiinduló gondolat egyszerű:
A bizonytalanság stresszt szül. A konkrétum kapaszkodót ad a továbblépéshez.
Nem arra való a fejed, hogy mindent észben tartson
A munkamemóriánk kapacitása korlátozott. Nelson Cowan klasszikus áttekintése szerint megfelelően kontrollált helyzetekben a rövid távon aktívan fenntartható információ mennyisége gyakran körülbelül négy egység körül mozog, bár ez a feladattól és az információ szervezésétől is függ.
Ehhez képest egy átlagos munkanapon nem négy dologgal foglalkozunk.
Ott van az e-mail, a Teams vagy Slack, a naptár, a projektfeladatok, az értekezletek, a telefonhívások, a dokumentumok, a határidők, az ötletek és azok a mondatok, amelyek úgy kezdődnek:
„Ezt majd ne felejtsem el…”
A probléma nem az, hogy ezek az információk léteznek. A probléma az, amikor a fejünk válik az elsődleges tárolóhellyé, amikor nincs megbízható külső rendszerünk, amikor nem tisztáztuk, mit jelent egy információ, amikor nem tudjuk, kell-e vele valamit tenni, és amikor nincs meghatározva a következő konkrét lépés.
Ilyenkor az agyunknak újra és újra foglalkoznia kell ugyanazzal a kérdéssel.
Nem azért, hogy megoldja.
Hanem azért, hogy ne felejtse el, hogy még nincs megoldva.
A nyitott ügy nem akkor zárul le a fejedben, amikor elkészül
Ez elsőre furcsán hangozhat.
Azt gondolhatnánk, hogy egy feladat addig foglalkoztat bennünket, amíg fizikailag be nem fejeztük.
A kutatások ennél érdekesebb képet mutatnak.
E. J. Masicampo és Roy Baumeister kísérleteiben a befejezetlen célok betolakodó gondolatokat okoztak, elvonták a figyelmet más feladatoktól, és bizonyos helyzetekben rontották egy másik feladat teljesítését. Amikor azonban a résztvevők konkrét tervet készítettek arra, hogyan folytatják később a befejezetlen ügyet, ezek az interferenciahatások jelentősen csökkentek.
Ez fontos különbség.
Nem feltétlenül kell azonnal megcsinálnod mindent.
De valamit kezdened kell vele.
Rögzíteni. Tisztázni. Eldönteni. Elhelyezni. Megtervezni.
Egy „prezentáció” nevű fejben lebegő ügy bizonytalan.
A „csütörtök 10:00-ig elkérem Pétertől az értékesítési számokat” már konkrét.
A „foglalkoznom kellene az autóval” bizonytalan.
A „pénteken felhívom a szervizt időpontért” konkrét.
A „projekt csúszik” bizonytalan.
A „keddi státuszon eldöntjük, hogy az A vagy B megoldással megyünk tovább” konkrét.
A konkrétum nem old meg automatikusan mindent. De megmondja, mi történjen legközelebb.
Az információ nem csak adat: bizonytalanságot csökkentő erőforrás
A proaktív információkezelésben érdemes egy kicsit másképp gondolkodni az információról.
Nem elsősorban fájlként, e-mailként, dokumentumként vagy adatként.
Hanem olyan új ismeretként, amely csökkenti a bizonytalanságot.
Ebben a megközelítésben az információ egyfajta szubsztancia: egy adott helyzetben a szükséges információ rendelkezésre áll vagy nem áll rendelkezésre. Lehet más formátumban, más rendszerben vagy más ember fejében, de a gyakorlati kérdés ugyanaz: hozzáférünk-e ahhoz, amire a következő jó döntéshez szükségünk van?
Ez teljesen más kérdés, mint az, hogy:
„Van-e elég információnk?”
Gyakran ugyanis nem több információra van szükségünk.
Hanem a megfelelő információra, megfelelő minőségben, megfelelő időben, érthető formában és ott, ahol ténylegesen használni tudjuk.
Ezért a proaktivitás sem azt jelenti, hogy még több információt fogyasztunk.
Éppen ellenkezőleg.
Aktívan megkeressük, ami hiányzik. Tisztázzuk, ami homályos. Rendszerezzük, ami szétszórt. Megosztjuk, amire másnak szüksége van. Kiszűrjük, ami csak zaj. A modell hét alapvető információs tevékenységet különböztet meg: begyűjtés, tisztázás, megőrzés, megosztás, alkalmazás, fejlesztés és felülvizsgálat.
Nem az információ mennyisége a cél.
A tisztánlátás a cél.
Mi köze ennek a stresszhez?
A stressz egyik érdekes modellje a montreali Centre for Studies on Human Stress által használt NUTS keretrendszer.
A rövidítés négy olyan jellemzőt foglal össze, amelyek stresszreakciót válthatnak ki: Novelty – újdonság, Unpredictability – kiszámíthatatlanság, Threat to the ego – az énkép vagy kompetencia fenyegetése, valamint Sense of control – az alacsony kontrollérzet.
Figyeld meg, mennyi közük van ezeknek az információhoz.
Nem tudod, mi fog történni.
Nem tudod, mit várnak tőled.
Nem tudod, mikor kell elkészülnöd.
Nem tudod, ki hozza meg a döntést.
Nem tudod, melyik információ a helyes.
Nem tudod, mi legyen a következő lépés.
Ezek különböző problémáknak látszanak, de van egy közös tulajdonságuk:
valami még nem konkrét.
A proaktív információkezelés ezért stresszcsökkentő eszköz is lehet. A begyűjtés csökkentheti az ismeretlent, a tisztázás csökkentheti a kétértelműséget, a rendszerezés átláthatóbbá teheti a helyzetet, a megosztás csökkentheti a félreértéseket, az alkalmazható információ pedig növelheti a kontrollérzetet. Ez a kapcsolat a proaktív információkezelési modell egyik alapállítása.
Nem arról van szó, hogy elegendő információval minden stresszt megszüntethetünk.
Hanem arról, hogy a szükségtelen bizonytalanság egy részét információs munkával meg lehet szüntetni.
A legegyszerűbb gyakorlat: vidd ki a fejedből, majd tedd konkréttá
Próbáld ki a következő gyakorlatot akkor, amikor azt érzed, hogy túl sok minden kavarog a fejedben.
Gyűjts össze mindent, ami jelenleg foglalkoztat. Ne rendszerezd közben. Feladat, kérdés, ötlet, probléma, ígéret, határidő, várakozás – kerüljön ki a fejedből.
Nézd végig egyenként, és kérdezd meg: mi ez pontosan? Ne elégedj meg olyan megfogalmazással, mint „projekt”, „adó”, „prezentáció” vagy „János”.
Keresd meg a hiányzó információt. Mit nem tudsz még? Kitől tudhatod meg? Hol található? Valóban most van rá szükséged?
Határozd meg a következő konkrét lépést. Nem az egész probléma megoldását. A következő látható, elvégezhető tevékenységet.
Tedd megbízható helyre. Naptárba, feladatkezelőbe, projektlistára, jegyzetbe vagy más olyan rendszerbe, amelyben biztosan újra találkozol vele.
A lényeg nem egy konkrét alkalmazás. Nem a Todoist, az Outlook, a papír vagy a Notion oldja meg a problémát. A lényeg az, hogy a fejed helyett legyen egy megbízható rendszer, a homályos ügyből legyen értelmezhető információ, az információból legyen döntés, és a döntésből legyen következő lépés.
Ha ezt végigcsinálod, valószínűleg nem lesz kevesebb feladatod.
De sokkal kevesebb dolog marad meghatározatlan állapotban.
És ez óriási különbség.
Nem mindent kell megoldanod. Tudnod kell, mi van vele.
A produktivitásról könnyű úgy gondolkodni, mint időgazdálkodásról: hogyan férjen több feladat ugyanabba a napba.
Pedig sokszor nem időhiánnyal kezdődik a probléma, hanem információhiánnyal.
Nem világos a feladat.
Nem világos a prioritás.
Nem világos a felelős.
Nem világos a döntés.
Nem világos a következő lépés.
És amíg ezek a kérdések nincsenek tisztázva, az ügy újra és újra visszakérdez a figyelmedért.
Ezért az első lépés nem feltétlenül az, hogy gyorsabban dolgozz.
Először tedd konkréttá azt, ami most még csak kavarog a fejedben.
Rögzítsd, amit nem akarsz elfelejteni. Tisztázd, amit nem értesz. Keresd meg, ami hiányzik. Döntsd el, mi történjen. Tedd olyan helyre, ahol szükség esetén megtalálod.
A cél nem az üres fej.
A cél az, hogy a fejednek ne emlékeztető rendszerként, hanem gondolkodásra kelljen működnie.
Mert a bizonytalanság stresszt szül.
A konkrétum pedig kapaszkodót ad a továbblépéshez.
A következő részben azt nézzük meg, mi történik a figyelmünkkel, amikor ezek a nyitott szálak mégis velünk maradnak – és miért olyan nehéz valóban egyetlen dologra koncentrálni.
Források
Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011): Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683. DOI: 10.1037/a0024192.
Masicampo, E. J. & Baumeister, R. F. (2011): Unfulfilled goals interfere with tasks that require executive functions. Journal of Experimental Social Psychology, 47(2), 300–311. DOI: 10.1016/j.jesp.2010.10.011.
Cowan, N. (2001): The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity. Behavioral and Brain Sciences, 24(1), 87–114. DOI: 10.1017/S0140525X01003922.
Centre for Studies on Human Stress: Recipe for Stress – NUTS. A modell a stresszhelyzetek négy gyakori összetevőjét írja le: újdonság, kiszámíthatatlanság, az énkép fenyegetése és az alacsony kontrollérzet.