A korábbi a munkabefektetés-elmélettel kapcsolatos posztom margójára hivatkozva gyere és elmélkedj velem egy kicsit az időgazdálkodás és a személyes hatékonyság egyik legfontosabb mondásáról.
Munkám során sokszor találkozom azzal a szituációval, amikor is az érintettek egyszerűen a „nem volt rá időm” örök klasszikussal nyugtázzák, hogy valamit esetleg elfelejtettek vagy egész egyszerűen nem csináltak meg. Erre szoktam vagy hangosan, de inkább magamban kérdezni, hogy miért nem csináltál rá időt? A korrektség jegyében jelzem, azért velem is előfordul néha az ilyen, de tipikusan elenyésző fontosságú feladatokkal.
A Getting Things Done (GTD) lelkes híve vagyok, ennek nagyon triviális oka van: azt akartam, hogy legyen időm arra, amire én szeretném, vagyis arra, ami nekem fontos. Ebben módszerben, gondolkodásmódban találtam meg azt, amit kerestem: megtanít a lehető legeredményesebben beosztani az időmet, a munkámmal járó stressz csökkentése mellett. A módszer elsajátítására, gyakorlati implementálására és a produktivitási rendszerem kialakítására mindennap szántam minimum félórát. Meg is lett az eredménye: van időm blogolni, félmaratonokra felkészülni.
Na de vissza az eredeti gondolatmenetre: ahhoz, hogy időt tudj teremteni magadnak bizonyos dolgokra, időt kell, befektess az időgazdálkodás, a személyes hatékonysági elvek, az ezeket támogató munkamódszerek elsajátítására, új munkafolyamataid és produktivitási rendszered kialakítására.
Röviden: fektess be időt, hogy legyen időd.
Tudom, tudom. Nincs rá időd.
Jó kis ellentmondás, nemde?
Szerintem nem, de nézzünk azért egy élő példát, a delegálást, hogy tiszta legyen.
Gondolom neked is sokszor járt már az eszedben a következő: „Az a legegyszerűbb és leggyorsabb, ha én megcsinálom.” Aha. Ez tök jól hangzik, de csak akkor, ha olyan egyszeri feladatról van szó, amit tovább tart elmagyarázni, mint megcsinálni. Azonban gondoljunk csak azokra az 5-10 perces rutin feladatokra, amiket akár rendszeresen végzel. Mi történne, ha delegálnád valakinek? Egyszer elmagyarázod az illetőnek és utána elengeded. Hopp heti 5 perc felszabadult, ez éves szinten kábé 4 felszabadult órát jelent. Mi van, ha 12 ilyet eliminálsz? 48 óra.
De még tovább megyek, mi lenne, ha bizonyos dolgokat automatizálnál? Na, az maga császárság.
Tehát mi is történik valójában? Időt fektetsz be (elmagyarázod, az illetőnek vagy épp megoldod a feladat automatizálását), hogy időt nyerj.
Erre még egy kiváló példa a sárga csekk esete: Állíts be egy rendszeres utalást a bankod webes felületén és dobd ki a kukába a sárga csekket. Már megint nyertél havi 1 órát.
Azt mondom, hogy folyamatosan keresd lehetőségeket arra, hogy időrabló tevékenységeidtől valamilyen módon megszabadulj. Delegálj, készíts checklistet vagy épp automatizálj, mindegy. Csak szabadíts fel időt arra, hogy fejleszd saját személyes hatékonyságodat, eredményességedet, megtanuld mesterien használni az általad használt eszközöket és felfedezni a bennük rejlő lehetőségeket!
Keresd meg, hogy mivel töltöd a legtöbb időt és próbáld meg azt a tevékenységet delegálni, egyszerűsíteni, automatizálni!
Ne feledd, napi 10 perce mindenkinek van!
