A projektek élő dolgok. Nem csupán a szponzor írásban rögzített elvárásai és mérföldkövek a projektterv. Egy projekt a sokféle érdekelt fél vágyainak, szükségleteinek és igényeinek megnyilvánulása. Azonban itt jön a nehézség: mindenki egyedi személyiség. Saját nézőpontjaik, gondolataik, érzéseik és még tévhiteik is vannak. Ebben a bejegyzésben megosztok két kulcsfontosságú aspektust a projekt alapú konfliktuskezelésről, és hogyan kezelhetjük ezeket a projekt határain kívül is.
A projektmenedzser szerepe a konfliktusban
Mielőtt kezelni tudnád a konfliktust, meg kell értened, hogyan illeszkedsz bele a konfliktusba. Először is, a projektmenedzser az a személy, aki a legjobban érti a projekt céljait. Felismeri, mi szükséges a projekt elvárásainak teljesítéséhez, és ebből következően, mi nem. A projektmenedzser az, aki leginkább a feladatra koncentrál, és képes az energiát egy olyan eredmény felé irányítani a konfliktus során, amely a projektet szolgálja. Egy jó projektmenedzser számára a projekt sikere a legfontosabb szakmai cél. Ezzel értéket teremtesz a szervezet számára, és igazságos közvetítővé válsz, aki megoldja a konfliktusokat.
Kapcsolattartás az érdekeltekkel
Másodszor, a projektmenedzser az a személy, aki a leginkább kapcsolatban áll az érdekeltekkel. Sok projektben sokféle érdekelt fél lehet, ahol az emberek nem találnak közös nevezőt, amikor konfliktus támad. A projektmenedzser, aki a különböző csapattagokkal folyamatosan kapcsolatban áll, valójában az a közös pont, amely összeköti őket.
Egy történet jól illusztrálja ezt. Egy nagy technológiai projekt vezetőjeként dolgoztam, amely számos különböző szakterületet érintett. Az egyik csapat tagjai gyakran konfliktusba keveredtek a másikkal. Valamiért ezek az emberek egyszerűen nem jöttek ki egymással. A kapcsolataim kihasználásával sikerült őket összehoznom, hogy közösen megoldják a problémáikat, kidolgoztak egy folyamatot a konfliktus megoldására, és visszaterelték a figyelmüket a projekt befejezésére, nem pedig egymás veszekedésére. Ez egyszerűen hangzik, mert az is, de az egyszerű dolgokat néha nagyon nehéz megvalósítani. Néha szükség van valakire, aki összeköti a feleket.
A konfliktuskezelés erőforrásai
Két egyszerű szempont, ha ezeket szívedre veszed, valóban megerősíthetik a konfliktuskezelési képességeidet. Használd ki a kapcsolataidat, és hozd össze az embereket, hogy újra a szükséges erőfeszítésekre összpontosítsanak. Ha elsajátítod ezt a két szempontot, legközelebb, amikor a csapatod akadályba ütközik, segíthetsz nekik túllépni rajta. Tudom, hogy megvan benned, ami egy nagyszerű közvetítővé tesz.
Befejezés
A projektmenedzser szerepe a konfliktusok kezelésében kulcsfontosságú. Nem csak a projekt céljainak megértése, hanem az érdekeltek közötti kapcsolattartás és kommunikáció révén is értéket teremtesz. A konfliktuskezelés nem mindig egyszerű, de a megfelelő hozzáállással és készségekkel nagyban hozzájárulhatsz a projekt sikeréhez. Az emberek közötti kapcsolatok erősítése és a fókusz visszaállítása a közös célokra mindig kifizetődő.
Sosincs tökéletes alkalom arra, hogy átgondoljuk, hogy milyen eredményeket értünk el eddig.
Állandóan elfoglaltak vagyunk és amikor épp van egy kis szabadidőnk, akkor is inkább szívesebben ülünk le a tévé elé vagy lazítunk a híreket böngészve, minthogy a múlton elkövetkezendőkön morfondírozzunk.Ha még nem tetted meg, akkor csináld meg ma!
Ha csak 10 percet tudsz rászánni, akkor szánj rá annyit.
Az idő menedzselése és a hatékony működés elérése egyre nagyobb szerepet kap a mindennapokban. Ahhoz, hogy valóban produktívak lehessünk, nem elég egyszerűen elvégezni a feladatainkat, hanem a legfontosabb területekre kell fókuszálni. A személyes produktivitás kialakítása azzal kezdődik, hogy felismerjük és pontosan meghatározzuk életünk különböző szerepeit és felelősségi köreit.
A személyes produktivitás javítása érdekében a legelső lépés a különféle életviteli területeink átgondolása. GTD (Getting Things Done) szerint ezek a területek felelősségi körök, míg Covey megközelítése szerepekként említi őket. Mindkét módszer abban segít, hogy jobban lássuk, mely területeken mozgunk nap mint nap, és milyen kötelezettségeink vannak. Ennek köszönhetően egyszerűbbé válik a prioritások meghatározása és az időgazdálkodás optimalizálása.
Milyen felelősségi körök lehetnek?
Az emberek életében számos különböző szerep és felelősségi kör létezhet, amelyek naponta előkerülnek. Az alábbi lista néhány tipikus példát mutat be ezekre a területekre, de érdemes mindenki számára személyre szabni őket:
Személyes élet: Egészség, étkezés, sport, hobbik, szórakozás
Családi és társas kapcsolatok: Család, barátok, partneri kapcsolatok
Munka és hivatás: Jelenlegi munkahely, szakmai fejlődés, karrier
Háztartás és otthoni teendők: Adminisztráció, eszközök karbantartása, takarítás
Vállalkozás (ha van): Ügyfelek kezelése, marketing, közösségi média, számlázás
Ez a lista segít abban, hogy átgondoljuk, milyen területek léteznek az életünkben, és hol van szükségünk javításra, vagy éppen több figyelemre.
A felelősségi körök személyre szabása
Minden ember más és más területeken mozog, így nem létezik egységes megközelítés a felelősségi körök kialakítására. Ami viszont mindenki számára fontos, az a 360 fokos átláthatóság. Ez azt jelenti, hogy minden területet, amely fontos a személyes fejlődés szempontjából, vegyünk figyelembe, és alakítsunk ki egy egyensúlyt ezek között.
Például, ha valaki intenzíven koncentrál a munkájára, de közben elhanyagolja az egészségét vagy a családi kapcsolatait, az hosszú távon kihat a produktivitására és az általános jólétére. Így érdemes minden felelősségi kört rendszeresen felülvizsgálni, és szükség esetén módosítani.
Fókuszálj a legfontosabb területekre
Amint meghatároztuk életünk legfontosabb területeit, a következő lépés a fókuszálás. A modern világban számtalan inger ér minket, ami elterelheti a figyelmünket, ezért elengedhetetlen, hogy tudatosan figyeljünk arra, mire szánjuk az időnket. A produktivitás kulcsa az, hogy koncentráljunk az igazán lényeges feladatokra, és szűrjük ki a zavaró tényezőket.
Hasznos eszközök lehetnek a fókuszálásra:
Trello: Egyszerűen kezelhető projektmenedzsment eszköz, amely segít rendszerezni a feladatokat.
Pomodoro-technika: 25 perces intenzív munka után rövid pihenőt tartani, majd újra nekilátni.
Prioritási lista: Minden reggel írjunk egy rövid listát a legfontosabb teendőkről.
Ezek az eszközök segítenek abban, hogy ne vesszünk el a részletekben, és mindig a legfontosabb dolgokra koncentráljunk.
A személyes produktivitás alapjai
A sikeres produktivitási rendszer létrehozásának három alapvető pillére van: a felelősségi körök meghatározása, a fókuszálás, és az ezekhez kapcsolódó tevékenységek rendszerezése. Amikor tisztában vagyunk azzal, hogy milyen szerepekben kell teljesítenünk, könnyebben tudunk helyes döntéseket hozni a mindennapi életben.
Például, ha egy vállalkozó tudja, hogy a legfontosabb feladata az ügyfelek kezelése, akkor sokkal egyszerűbben tudja elengedni a kevésbé lényeges feladatokat, mint például a közösségi média frissítése, amit egy későbbi időpontra halaszthat.
A GTD módszer alkalmazása
A GTD módszer egyike a legismertebb produktivitási rendszereknek, amely David Allen nevéhez köthető. Ennek lényege, hogy az összes feladatot, teendőt és ötletet egy rendszerben gyűjtjük össze, majd ezek alapján szervezzük meg a napi teendőinket. Ezzel a módszerrel könnyen átláthatjuk, milyen feladatok várnak ránk, és elkerülhetjük a túlterheltséget.
Tervezz előre
A tervezés az egyik legfontosabb eleme a produktivitásnak. Mindig igyekezzünk előre gondolkodni, hogy tisztában legyünk a következő lépésekkel, és időben felkészülhessünk a kihívásokra. Egy jó terv segít abban, hogy minden felelősségi körünkre jusson elegendő idő és energia.
Például, ha tudjuk, hogy a következő héten több fontos tárgyalásunk lesz a munkahelyen, akkor érdemes már előre felkészülni ezekre, és biztosítani, hogy a szabadidőnk is megmaradjon.
Személyes fejlődés és produktivitás
A személyes fejlődés szorosan kapcsolódik a produktivitáshoz. Minél jobban megismerjük magunkat, annál hatékonyabban tudjuk rendszerezni az életünket, és jobban tudunk fókuszálni a lényeges dolgokra. Fontos, hogy időt szánjunk önmagunk fejlesztésére, például új készségek elsajátítására vagy a mentális egészségünk karbantartására.
Záró gondolatok
A személyes produktivitás alapja a felelősségi körök tudatos meghatározása és az ezekre való fókuszálás. Ha sikerül kialakítanunk egy jól működő rendszert, amellyel követni tudjuk a mindennapi teendőket, könnyebben elérhetjük a céljainkat, és több időt szánhatunk a számunkra fontos dolgokra. Az eszközök és technikák segítenek abban, hogy strukturáltabbá váljon az életünk, és a megfelelő irányba haladjunk.
A siker kulcsa: mindig fókuszálj a legfontosabb területekre, és ne hagyd, hogy a zavaró tényezők elvonják a figyelmedet.
A személy produktivitás megértése nemcsak arról szól, hogy többet dolgozzunk, hanem arról is, hogy okosan dolgozzunk. Sok ember tévhitekre épít, amelyek ahelyett, hogy előre vinnének, inkább hátráltatnak bennünket. Ezeket a tévhiteket gyakran halljuk és látjuk, de a valóság sokszor eltér a közhelyektől. Lássuk, mik ezek a leggyakoribb tévhitek, és hogyan vezethetnek félre bennünket.
Kemény munka = siker?
Az egyik legelterjedtebb tévhit az, hogy a siker egyenlő a kemény munkával. Ezt a nézetet sokan vallják, de a valóság nem mindig igazolja ezt. Nem minden keményen dolgozó ember ér el sikert, és nem minden siker kemény munkából származik. Sok esetben a kemény munka nem garantálja a kívánt eredményt, sőt, néha akár a kudarcot is jelentheti.
Például, egy vállalkozó, aki rengeteget dolgozik, de nem követi nyomon a piac igényeit, könnyen kudarcot vallhat. Ezzel szemben egy másik, aki okosan, de nem feltétlenül folyamatosan dolgozik, sikeres lehet. A siker ritkán mérhető csak a munkaórák számával.
Aktivitás ≠ produktivitás
Sokan összekeverik az aktivitást a produktivitással. Csak azért, mert valaki sokat dolgozik, még nem jelenti azt, hogy hatékonyan is dolgozik. Egyes munkahelyeken a dolgozókat az alapján értékelik, hogy mennyire látszanak elfoglaltak, nem pedig az alapján, hogy mennyi hasznos munkát végeznek el.
Tegyük fel, hogy valaki egész nap az irodában ül, de nem végzi el a feladatait. Ekkor az aktivitás nem jelenti a produktivitást. Fontos, hogy a tevékenységeinket céltudatosan végezzük, és ne csak az legyen a cél, hogy látszódjunk a munkában.
Hatékonyság ≠ eredményesség
A hatékonyság és az eredményesség nem ugyanaz. Hatékonyság alatt azt értjük, hogy valamit jól, gyorsan és kevés erőforrással végezünk el, míg eredményesség azt jelenti, hogy a helyes dolgokat csináljuk.
Például, ha valaki gyorsan összeszerel egy terméket, de nem az igényeid szerint, az lehet, hogy hatékony, de nem eredményes. Az eredményesség érdekében először tisztázni kell, hogy mi a célunk, és utána keresni a leghatékonyabb módot annak elérésére.
Több idő = jobb Munka?
A közhely, miszerint a jobb munka mindig több időt igényel, nem feltétlenül igaz. Ha valaki hosszú órákat dolgozik, az nem jelenti azt, hogy jobb munkát végez. A túlórázás gyakran fáradtsághoz és csökkenő teljesítményhez vezet.
A Parkinson törvénye szerint a munka mindig kitölti a rendelkezésre álló időt, így ha többet dolgozunk, az nem biztos, hogy jobb eredményt hoz. Sokan elfeledkeznek a pihenés fontosságáról, ami pedig elengedhetetlen a hatékony munkavégzéshez.
Csak te tudsz megoldani mindent
Nem minden feladatot kell egyedül megoldani. Néha a legjobb döntés az, ha delegálunk, vagy segítséget kérünk. Ha minden feladatot saját magunk akarunk elvégezni, könnyen elfáradhatunk, és nem biztos, hogy a legjobb eredményt érjük el.
Például, ha egy projekt során túl sok feladatot vállalunk el, könnyen belefuthatunk a kimerültségbe. Az erőforrások és a feladatok megfelelő kezelése segíthet elkerülni a túlterhelést és növelheti a produktivitást.
Válaszd a könnyebb utat!
A könnyebb megoldások választása gyakran téves döntés. Bár vonzó lehet a gyors és egyszerű megoldások keresése, ezek sok esetben nem vezetnek tartós sikerhez. A bonyolultabb problémák megoldása gyakran több energiát és időt igényel, de hosszú távon megtérül.
Például, ha egy problémát csak ideiglenesen oldunk meg, később komolyabb következményekkel szembesülhetünk. A tartós megoldások keresése és a probléma alapos kezelése mindig jobb hosszú távon.
A munka nemesít
A kemény munka nem mindig nemesít. Néhány ember számára a sok munka tényleg emelheti az egyén karakterét, de mások számára ez csak fáradtságot és stresszt jelenthet. Minden attól függ, hogy hogyan kezeljük a munkát és milyen értékeket képviselünk.
Például, ha valaki folyamatosan túlhajtja magát, könnyen belefuthat a kiégésbe. A munka nem mindig a jellem erősítéséről szól, hanem sokszor a munka minőségén és az egyéni határok betartásán múlik.
A munka nem szórakozás
A munka nem mindig szórakozás, de lehetne az. Sokan úgy vélik, hogy a munka és a szórakozás két különböző dolog. Azonban ha élvezetesnek találjuk a munkát, sokkal motiváltabbak lehetünk, és hatékonyabban dolgozhatunk.
Érdemes keresni a munkában az élvezetes elemeket, hogy ne csak kötelezettségként tekintsünk rá. Ez segíthet abban, hogy pozitívan álljunk hozzá, és jobban teljesítsünk.
Csak egy megoldás Létezik
Sokszor azt hisszük, hogy egy problémának csak egy helyes megoldása van. Az iskolai tanulmányok során gyakran azt tanítják, hogy egy feladatnak csak egy helyes megoldása létezik. Azonban a valóságban gyakran több lehetséges megoldás is létezik.
Például, ha egy projektet többféleképpen is el lehet végezni, érdemes megvizsgálni a különböző megközelítéseket. Nyitottan kell állni a különböző megoldások iránt, és alkalmazni azokat, amelyek a legjobban illeszkednek a céljaidhoz.
Több fegyelem = kevesebb szabadság?
A fegyelem és a szabadság nem egymás ellentétei. A fegyelem nem mindig jelent kevesebb szabadságot. Éppen ellenkezőleg, a jó fegyelem segíthet abban, hogy hatékonyabban használjuk ki az időnket, így több szabadságunk lehet.
A célok kitűzése és a saját magunk által megállapított határok betartása segíthet abban, hogy produktívan dolgozzunk, és közben élvezhessük a szabadságunkat is.
Az élet igazságos
Az igazságosság nem mindig létezik. Az élet tele van igazságtalanságokkal, és az, hogy folyamatosan az igazságosságot keressük, sok energiát pazarolhat el. A legjobb, ha elfogadjuk, hogy az élet nem mindig igazságos, és ahelyett, hogy ezen rágódnánk, inkább a saját céljainkra koncentrálunk.
Ne hagyjuk, hogy az igazságtalanságok visszatartsanak bennünket, hanem fókuszáljunk arra, amit elérhetünk.
Kényszer = jobb munka?
A kényszer nem biztosít jobb teljesítményt. Bár sokan hisznek abban, hogy a nyomás alatt jobban teljesítenek, a valóságban a kényszerhelyzetek gyakran csak stresszt és hibázási lehetőségeket hoznak magukkal.
A kényszerített munkavégzés gyakran hibákhoz és stresszhez vezet, ami végső soron csökkenti a produktivitást. Érdemes inkább megelőzni a kényszerhelyzeteket, és időben megoldani a feladatokat.
Záró gondolatok
A produktivitás nem csak a munka mennyiségéről szól, hanem arról is, hogy okosan dolgozzunk. A fent bemutatott tévhitek gyakran félrevezetnek bennünket, és megakadályozzák, hogy valóban hatékonyak legyünk. Ahelyett, hogy ezekre a tévhitekre építenénk, érdemes új szemléletmódot kialakítani, és a produktivitást a valódi eredmények alapján mérni.
