A produktivitás kapcsán sokszor jut eszembe analógiaként a Super Mario nevű játék.

A játékos halad előre, menetközben pontokat gyűjthet, pontokat veszíthet vagy pedig különböző akadályokat ugor át.

A cél pedig egyszerű: minél több pontot összegyűjteni a játék végére.

Valahogy így vagyunk mi is a hétköznapokkal: rohanunk, elintézünk dolgokat, sokszor látszólag teljesen feleslegesnek tűnő vagy feleslegesen bonyolult feladatokat végzünk el és néha becsúszik egy-egy értékesnek mondható feladat is.

A produktivitás megértésében számomra sokat segített a lean szemlélet, mely keretet ad ahhoz, hogy kritikusan vizsgálhassam azt, hogy mire is fordítom az energiámat, az időmet.

Anélkül, hogy nagy megfejtésbe mennék bele a lean szemlélet szerint egy üzleti folyamat tevékenységeit három csoportba lehet osztani a vevő szempontjából:

• értékteremtő: a vevő szempontjából értéket teremt (ez az amiért a vevő hajlandó fizetni érte);
• nem teremt értéket, és némi gondolkodással akár ki is iktatható az üzleti folyamatból;
• nem teremt értéket, de muszáj megcsinálni.

Na most, ha ezekhez a kategóriákhoz értéket kéne rendelnem akkor a következőket mondanám:

• jelöljük +1-gyel azokat a tevékenységeket, amelyek hozzáadott értékkel rendelkeznek: például egy óra minőségi idő a családoddal vagy fontos, elmélyülős szakmai feladat munkahelyeden.
• jelöljük 0-val azokat, amelyek ugyan nem rendelkeznek hozzáadott értékkel, de mindenképp meg kell csinálni: csekk befizetése, számlák kiállítása, mosogatás vagy épp valamilyen vezetői riport elkészítése.
• jelöljük -1-gyel azokat, amelyek nem rendelkeznek hozzáadott értékkel: felesleges sorban állás a postán; felesleges utazások.

Az előzőekből már sejtheted, hogy a produktivitás nem csak az üzleti életben vagy a munka világában értelmezhető, hanem személyes szinten is.

Visszatérve egy kicsit Super Mario párhuzamra: a személyes produktivitás célja, hogy minél több érték teremtő tevékenységet végezz és minél kevesebb olyat, ami nem hordoz számodra értéket.

Ha úgy vesszük, ebből jön ki a napi pontszám.

Gondolkodj piramisban

Ha ábrán szeretném szemléltetni a fenti gondolatokat, akkor a következő piramisként tudnám ábrázolni, ahol a cél, hogy +1-es tartományban tartózkodjunk minél többet.

Mai elmélkedésem elsődleges célja, hogy formáljam egy kicsit a produktivitáshoz kapcsolódó látásmódod, viszonyodat. Mindezt teszem azért, hogy jobban be tudd osztani az energiád és az időd.

A következőkben a produktivitás személyes mivoltáról fogok elmélkedni, teljesen szubjektíven.

Mi a produktivitás?

Vajon a produktivitás kizárólag időgazdálkodás és hatékonyságnövelés; ahogy sokan mondják?

A válaszom sejthető: nem.

A produktivitás nem csak az időgazdálkodásról és céljaid tisztázásáról, kitűzéséről és a legújabb alkalmazások, kütyük hatékonyságnövelés címszó alatti ész nélküli használatáról szól.

A produktivitás esetében nem az elvégzett feladatok száma a fontos, hanem inkább a feladatok életünk minőségére gyakorolt hatása a lényeges: mennyit értéket tesznek hozzá életünkhöz. Hány pontot gyűjt Mario.

Azért akarunk produktívak lenni, hogy legyen időnk a fontos dolgokra: legyen szó szeretteinkkel eltöltött időről vagy épp kedvenc személyes projektjeinkről.

A produktivitás, mint fogalom számomra rengeteg területet fed le:

• tudatosság, fókuszáltság;
• helyes energia- és időgazdálkodás;
• a fentieket támogató módszerek, szokások kialakítása és gyakorlása;
• eszközeim tudatos megválogatása és helyes használata

együtt állnak össze egy egésszé, egy rendszerré annak érdekében, hogy értékes életet élhessek.

Kicsit távolabbról vizsgálva a produktivitást, mondhatnám azt is, hogy ide tartozik minden olyan szemlélet, módszer, szokás, praktika, eszköz és alkalmazás; amely hozzá segít, ahhoz, hogy valami értékes dolgot egyszerűbben, gyorsabban, jobban, könnyebben csinálj.

Ettől lesz ugyanis működőképes a történet: hiába van egy Ferrarid, ha csak földúton tudod használni.

Ahhoz azonban, hogy mélyebben bele tudd magad ásni a produktivitásba mindenképp érdemes egy kicsit közelebbről megvizsgálni, hogy milyen meghatározásai vannak.

Produktivitás üzleti értelemben

A produktivitás üzleti definíciójához gazdasági oldalról érdemes közelíteni, ami egy egészen gyakorlatias, számokon alapuló megfogalmazáshoz vezet.

A produktivitás, avagy termelékenység gazdasági értelemben nem más, mint egy adott kimeneti értékre eső bemeneti érték hányadosa.

Például:

• Ha Te 3 almából 1 liter almalevet tudsz összehozni, akkor a produktivitásod 1 liter / 3 alma.
• Ha valaki más ugyanezt az 1 litert 4 almával tudja összehozni, akkor az ő termelékenysége 1 liter / 4 alma.

Azaz emberünknél produktívabb vagy, hiszen kevesebb almából termeltél ugyanannyi almalét.

Tehát így jön ki a varázsképlet:

produktivitás = kimenet / bemenet.

Ez az üzleti definíció.

Ebből az is következik, hogy a produktivitás üzleti értelemben történő fejlesztésének két módja van:

• Növeled a kimenet értékét a bemenethez képest, vagy
• csökkented a bemenet értékét a kimenethez képest.

De elég az üzletből, nem ezért vagy itt.

Produktivitás személyes értelemben

A produktivitás személyes.

Mindenkinél más, mindenkinek mást jelent.

Ez így is van rendjén, hiszen mindannyian különbözünk.

Legyen szó módszertanról vagy egy alkalmazásról, az eszközök, amelyek produktivitáshoz kapcsolódó célok eléréséhez szükségesek, mindenkinél mások.

Ha a fentiekre egy eszköztárként tekintesz, akkor az optimum elérése érdekében neked kell kiválogatnod számodra mi az, ami működik és mi az, ami nem.

Mindennek egy célt kell szolgálnia: értékesebb életet élhess.

Ha ebben egy módszer vagy egy alkalmazás tud úgy támogatni, hogy az alkalmazása nem emészt fel több energiát, mint amennyit nyersz vele, akkor meg is vagy. Ha nem támogat akkor kuka.

Egy definíció

Kezdésnek álljon itt egy definíció, amely Steve Pavlinától származik:

Produktivitás = (Hozzáadott) érték / idő.

Egyszerű, mint a bot:

• a kimenet helyett immár a hozzáadott értéket méri;
• a bemenet helyett pedig az időráfordítást, lévén, hogy az idő az egyik elsődleges erőforrásunk és egyben korlátunk is.

Az idő gondolom tiszta, de mi is az a (hozzáadott) érték?

A (hozzáadott) érték egy olyan kvalitás, tulajdonság, mérték melyet saját magadnak kell meghatározni:

• Mi az, ami számodra értéket jelent?
• Mit tesz boldoggá?
• Mi az, amit szeretsz csinálni?
• Mi az, ami fontos?
• Mi az a dolog, amivel, ha időt töltesz, akkor egy hatalmas plusz jelet tudsz mellé tenni?

A fenti kérdésekre adott válasz, mindenkinél más és más és pont ettől lesz személyes a produktivitás:

• Míg valakinek azt jelenti, hogy a családjával tölt értékes időt, addig másnak azt, hogy egy több száz fős csapatot vezet sikeresen.
• Míg valakinek azt jelenti, hogy minél több mindent elintézni egy nap alatt, addig másnak azt, hogy fókuszált tud maradni, idejével és energiáival szabadon gazdálkodik.
• De olyanok is vannak, akik 30 éves korukra nyugdíjba akarnak menni és utána csak azzal akarnak foglalkozik, amivel valóban szeretnek.

A produktivitás attól lesz személyes, hogy olyan dolgokkal foglalkozol, amik számodra fontosak, hasznosak, az az számodra jelentenek értéket.

Az érték sok mindentől függ

Térjünk vissza a hozzáadott értékhez és a jobb megértés végett másszunk bele kicsit jobban.

Pavlina a hozzáadott értéket a következők szerint fogalmazza meg:

(Hozzáadott) érték = Hatás mértéke x maradandóság x lényegesség x mennyiség / idő.

No nézzük.

• Hatás mértéke: Arra utal, hogy az adott dolog, hány emberre és / vagy milyen mértékben van hatással.
• Maradandóság: Az adott dolog mennyi ideig fejti ezt a hatást.
• Lényegesség: Milyen típusú és minőségű az adott tevékenység? Egy teljesen egyedi dolog vagy egy tökéletesen hétköznapi? Hatása jelentőségteljes és fontos, vagy csak átmeneti és korlátozott mértékű?
• Mennyiség: Az az érték mennyiség, amit az adott tevékenység által létrehozol.

Azaz egy tevékenység értéke annál nagyobb minél nagyobb hatást ér el, minél maradandóbbat alkot egy lényeges dologban, nagy mennyiségben a legrövidebb idő alatt.

Sejted már?

Egy működő definíció

És akkor íme egy rövid, de érthető definíció:

Produktivitás = Értékes kimenet / Felhasznált idő és energia

Annál produktívabb vagy minél kevesebb időre és energiára van szükséged az adott eredmény eléréséhez.

Bár a produktivitás üzleti definíciója jó kiindulási pontnak tűnhet, mégsem elég a személyes szinten történő értelmezéshez.

A feladatok száma helyett elsőként mindig az elvégzendő dolgok hozzáadott értékére kell koncentrálnod.

Egyik kedvenc példám a mosogatógép.

Nem szeretek mosogatni.

Sok időt vesz el, csinálhatnék értelmesebb dolgot is helyette, így nem volt nehéz a döntés anno: mosogatógépet kell venni. Ma meg két kicsi baba mellett egyenesen áldás.

Gondolj csak bele, ha mindennap nettó 10 percet mosogatsz az heti szinten kb. 1 óra. Ez évente 52 óra. Kicsit több mint két nap évente, amit más értékesebb dologra fordíthatsz.

Ahogy a mosogatógép, úgy az egyes tevékenységek felszámolása, egyszerűsítése, automatizálása, kiszervezése, könnyebbé teszi életed, de csak akkor, ha már tisztában vagy prioritásaiddal.

Elsőként tehát az értéket kell meghatároznod, először abba kell energiát tenni, utána jöhetnek az eszközök. 

Először válassz célt, utána eszközt.

Először az érték, utána a hatékonyság

Tehát először gondolj az értékre és csak utána a hatékonyságra.

Szerintem, akkor értékes egy tevékenység, ha az valaki másnak segít (ez lehetek akár én is), hozzátesz az életéhez valamit vagy épp örömmel tölti el, és emiatt cserébe hajlandó időt és energiát beletenni.

Valahogy így vagyok én a Dolgozz okosannal: amikor van időm és energiám, dolgozom rajta valamennyit és teszem mindezt annak reményében, hogy valaki talál benne egy olyan gondolatot, amit magával tud vinni.

Persze az idő múlásával a produktivitásról alkotott fogalmad is változhat, épp ezért érdemes mindig az értékhez visszatérni és ha szükséges akkor változtatni: mi az érték számomra?

Számomra tíz éve teljesen más dolgok voltak fontosak, mint most ikres apukaként.

Ha megtanulsz a lényegre, az értékre koncentrálni; energiádat és idődet okosan használod fel, valamint eszközeid jól választod meg és jól is használod azokat, akkor jóval teljesebb életet élhetsz. 

Miért foglalkozz a produktivitással?

Mert a produktív élet tartalmas és értékes.

Teljesebb életet élhetsz, mivel tudatosan odafigyelsz arra, hogy a valóban fontos dolgokkal foglalkozz.

A produktivitás egyben kiváló eszköz arra, hogy abba az irányba tereld az életed amerre úgy érzed, hogy teljes lesz.

Itt és most pedig azt az életet éld, amit szeretnél.

Válj Te is produktívvá!

Saját példámból kiindulva úgy gondolom, hogy ha belevágsz személyes produktivitásod fejlesztésébe, akkor egy olyan kalandban veszel részt, amelyben minden nap végén egy kicsit közelebb kerülsz ahhoz, amit valójában szeretnél; amit teszel, mindig nagyobb örömmel teszed és minden nappal egyre elégedettebb leszel.

Utólag visszagondolva úgy látom, hogy ez a fejlődési folyamat két jól megfogható fázisra bontható, bár a pontos határt nem feltétlenül lehet meghúzni.

1. Fejlődési fázis

Az első fázis esetében először csak azt veszed észre, hogy szépen, apránként egyre több dolog fog úgy megtörténni, ahogy Te azt szeretnéd. Idővel elérsz addig a pontig, hogy úgy érzed: kézben tartod a dolgaid és minden úgy alakul, ahogy azt szeretnéd.

• Produktív működés

Ekkor következik a második fázis: úgy irányítod az életed, ahogy szeretnéd, miközben magadat is tudatosan fejleszted.

Így éred el a célt: többet, kevesebbel.

A változtatáshoz energiát kell beletenni.

A változás persze nem megy egyik napról a másikra, idő kell hozzá:

• új hozzáállást, szemlélet kell kialakítani;
• új rendszereket, szokásokat kell kialakítani, régieket pedig elfelejteni;
• új eszközök használatát kell megtanulni, a régieket pedig elengedni.

A következőkben összeszedtem pár fontos teendőt és alapelvet, amin elindulhatsz a saját utadon.

Mi az, amit ma megtehetsz?

Fogalmazd meg, hogy mit jelent számodra produktivitás, a személyes hatékonyság!

Akár közhelyesen is hangozhat, de nekem azt, hogy van időm és energiám a számomra fontos emberekkel minőségi időt tölteni, a számomra fontos dolgokkal foglalkozni:

• a családom,
• a barátaim,
• a Dolgozz okosan és
• a sport.

E poszt ráncfelvarrásakor ikerfiaim éppen elmúltak fél évesek. Így most két dologra törekszem, hogy velük legyek és hogy a feleségem válláról minél több terhet vegyek le.

A srácok rengeteg feladatot adnak nekünk, de igyekszünk időt tölteni a családdal és a barátokkal is. 

A futás jelenleg akkor jön össze, ha szombat éjjel tudok egy épkézlábat aludni és van idő elmenni is. A Dolgozz okosanra sem jut, annyi idő, mint korábban, azonban sikerült úgy fejleszteni munkafolyamatot, hogy kevesebb idő alatt elkészüljön egy téma.

Projektmenedzserként a produktivitás számomra a következőket jelenteni azt jelenti, hogy törődni a projektekkel: tényleges fejlődést, eredményt elérni az ügyfélnél; olyan ”Mülleresen”.

Nagyapám mondta egyszer:

• Kisunokám, amikor csinálsz valamit az legyen olyan „Mülleres”
• És az milyen? – kérdeztem vissza.
• Legyen olyan a munkád eredménye, amire később is büszkén azt tudod mondani, hogy igen ezt én csináltam.

Ezt egy életre eltettem magamnak és igyekszem is tartani hozzá magamat.

Te is fogalmazd meg, hogy számodra mit jelent a produktivitás és az érték!

Ha kell írd le magadnak valahova, mik azok a dolgok, amik a legfontosabbak számodra! A következő kérdések segíthetnek megfogalmazni a választ:

• Mik azok a tevékenységek, amiket a legjobban szeretsz csinálni?
• Mi az, amiben a legjobb vagy?
• Mi az, amit akkor is csinálnál, ha fizetnének azért, hogy ne csináld?

Gondold át, hogy mi az első lépés!

Gondold át, hogy mi lehet az első lépés ahhoz, hogy fejleszd személyes hatékonyságod!

Ha nincs egy tipped sem, akkor azt javaslom, hogy kezdd el gyűjtögetni egy megfelelő alkalmazásba azokat a dolgokat, amelyek foglalkoztatnak.

De íme néhány ötlet, amin elindulhatsz:

• tudatosítsd magadban a multitasking hátulütőit;
• alakítsd ki saját produktivitási rendszered;
• regulázd meg a rád zúduló információáradatot;
• ismerkedj meg a tudás átkával és az elmélyült munka fogalmával;
• nézd meg milyen szoftvereket használsz nap, mint nap és tanuld meg profi módon a használatukat.

Ezek mind-mind olyan dolgok, amikkel pozitívan hathatsz saját produktivitásodra.

Gazdálkodj okosan a figyelmeddel!

A napjainkban használt technológiának köszönhetően végtelen mennyiségű információhoz férhetsz hozzá, korlátlanul.

Ez a gyakorlatilag folyamatosan online lét azonban egy túlterhelt állapothoz vezet, ezt nevezik információs túlterhelésnek: bárhol, bármikor és bármihez hozzáférhetsz.

De ez fordítva is igaz: téged is bárhol, bármikor téged is elérhetnek, lebombázhatnak egy jó adag teljesen felesleges információval vagy épp elterelhetik figyelmedet a számodra fontos és értékes dolgokról.

Az információs túlterhelés világában úgy tudsz produktív lenni, ha a figyelmedet a korábbiaknál jobban meg tudod zabolázni és tudatosan csak a számodra valódi értéket jelentő dolgokkal tudj foglalkozni.

Ehhez meg kell húznod saját határaid és fel kell állítanod saját szűrőid. 

Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz

A produktivitás ellensége a multitasking az UC Irvine egyetem tanulmánya szerint átlagosan 23 percbe telik, mire egy kizökkenés újra koncentrálni tudunk. Ez rengeteg elpocsékolt energia.

Egy feladatra koncentrálj, ez elősegíti a flow élményt.

A kiemelkedő dolgok, akkor születnek, amikor leszűkíted a fókuszt.

Foglalkozz nagy kövekkel

Sok mindent el lehet érni és sok mindent meg is lehet valósítani, azonban a legfontosabb, hogy Te mit akarsz elérni?

Szemléletessége miatt egyik kedvenc példám a befőttesüveg és a kavicsok esete.

A mantra szerint nem mindegy, hogy egy befőttesüvegbe elsőként homokot, kavicsot vagy nagy köveket teszel.

Ha a homokkal vagy kaviccsal kezdesz, nem lesz helye a köveknek.

Azonban, ha a kövekkel kezdesz, majd a kavicsokkal és homokkal folytatod, mindegyik megtalálja a maga helyét az üvegben.

Ha az energiád az apró feladatok elvégzésére összpontosítod, kevesebb energiád marad az értékes fontos feladatokra.

Ez egy nagyon egyszerű és mégis nagyszerű módszer: nem arról szól, hogy több dolgot kell elvégezni, hanem arról, hogy a legfontosabb dolgaidat végezd el előbb.

Ha tudatosan gyakorlod, akkor nagy hatással lesz az életedre.

A nagyszerűsége pedig abban rejlik, hogy bármire ráhúzható: pénzügyekre, egy vállalkozás életére az egészségre és így tovább.

Tudd le a nagy köveket, utána jöhet az apró.

Előre haladás a tökéletesség helyett

Egy blogon olvastam a következő történetet egy középiskolai tanárról.

Emberünk fazekas órát tartott, ahol az osztály két csoportra osztotta.

• Az egyik csoport 30 napon keresztül minden nap készített egy edényt.
• A másik csoportnak 30 napon keresztül kellett egy edényen dolgoznia.

Hogy melyik csoport készítette a legjobb edényeket?

Kivétel nélkül mind a 10 legjobb edény abból a csoportból származott, amelyik naponta egy edényt készített.

A produktivitás esetében igaz: az előrehaladás a lényeg, nem a tökéletesség.

Tehát, ha legközelebb valamilyen dokumentumot vagy ennek tervezetét kell elkészítened, minél hamarabb mutass be, egy munkaközi eredményt, hogy mihamarabb visszajelzést kapj így nem töltesz felesleges órákat a tökéletesítéssel.

Folyamatosan keresd a fejlesztési pontokat

Az igény a produktivitás növelésére egyáltalán nem új, hiszen amióta az ember létezik mindig keresi a lehetőségét, hogy hogyan tud valamit gyorsabban, egyszerűbben elvégezni: gondolj csak egy sima egyszerű fénymásolóra, mekkora áldás napjaink irodájában: már nem kell kézzel másolgatni a szöveget. Beteszed az eredetit a gépbe és már jön is a másolat.

Egyre többen ismerjük fel tudatosan vagy tudattalanul, hogy valahol fejlesztés szükséges.

Ez jó.

Napjainkban a személyes produktivitás egyre inkább személyes törekvéssé és készséggé kezd válni.

Ez is jó.

Sokaknak komoly nehézséget is okozhat a munka és a magánélet, a különböző szerepek és felelősségek szétválasztása; könnyen megborulhat az egyensúly: és egyszer csak azon kapod magad, hogy nem tudsz azzal foglalkozni, amivel szeretnél, amit értékesnek tartasz. 

Kis családomon túl, nekem például két szenvedélyem van a futás és a Dolgozz okosan!

A hétköznapi projektmenedzserkedés közben azonban gyakran előfordul, hogy vagy nem fér már bele a napba, hogy bármelyikkel is foglalkozzam vagy egész egyszerűen nincs már energiám vagy kedvem hozzá.

Pontosan ez az, ami miatt folyamatosan arra törekszem, hogy fejlesszem a produktivitásomat: legyen időm a családommal feltöltődni, valamennyit mozogni és a személyes produktivitásról elmélkedni.

Ehhez bizony folyamatosan fejlesztenem kell az eszköztáramat és magamat is.

Te is tégy így!

Megoldást keress, ne kifogást

Ez a folyamatos fejlődés persze energiabefektetést igényel, ami fárasztó és könnyen a kifogások világába kalauzol minket: mindig egyszerűbb megfogalmazni azt, hogy valami miért nem fog sikerülni, mint azt kitalálni, hogy hogyan fog sikerülni valami.

Azt gondolom, hogy kifogások helyett jóval megtérülőbb dolog megoldásokat keresni és implementálni, hiszen ebben a fejlődés.

Az egész csak hozzáállás kérdése!

Ha jól fogalmazod meg, sikerülni fog!

Egyik kedvenc ábrán a szavak és a siker kapcsolatáról.

Úgy sejtem, sokan azért nem mernek belevágni személyes hatékonyságuk fejlesztésébe, a produktivitás szempontjából helyes szokások kialakításába, mert túl nagy falatnak tűnik.

Nem az!

Bár nem szeretem a bullshit dumákat (tényleg), de ez nagyon megmaradt bennem és különösen ideillik:

Ha minden nap csak 1%-ot fejlődsz, akkor ez 377%-os növekedést jelent évente.

Azaz: ha minden nap egy minimálisat tudsz fejlődni, már az is hatalmas változással tud lenni az életedre.

Szóval hajrá vágj bele produktivitásod fejlesztésébe és foglalkozz a számodra fontos dolgokkal.