Produktivitás: 7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

Személyes produktivitás: 7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

Szellemi dolgozóként rendszeresen találom magamat újabb és újabb, bonyolult feladattal, ami kezdetben hatalmasnak tűnik és néha fogalmam sincs, hogy mit fogok vele kezdeni. Produktivitás szempontjából számomra ezek a legnagyobb kihívások: az idő megy, a tökölés nem fér bele, így előbb-utóbb neki kell ugrani annak a nagy ismeretlen és szorongató feladatnak. Magától ritkán készül el valami.

Pedig milyen király lenne, ha csettintésre meglenne, nem?

Agyad egy lusta disznó

Ahhoz, hogy produktívan oldhass meg bonyolult feladatokat legelőször agyad működését érdemes megértened. Ebben könnyen tudok segíteni: agyad egy lusta disznó és semmi nem akar semmit se csinálni. Ez evolúciós kötelessége és ez így rendjén is van.

Annak érdekében, hogy készen álljon a nem várt eseményekre folyamatosan arra törekszik, hogy energiát takarítson meg. Gondolj egy, a bokorból előugró éhes kardfogú tigrisre (mostanában talán a barnamedve aktuálisabb): nem kis energia egy ilyen állattal megküzdeni.

Ha már agy és energiafelhasználás: az agyad a legenergiaigényesebb szerved. Nagy átlagban a testsúly 2%-át teszi ki, ezzel szemben a napi teljes energiafelhasználás 20%-áért felelős. Nyilván mind különbözőek vagyunk, de a lényeg ugyanaz: tömegéhez képest kb. 10-szer annyi energiát emészt fel.

Aztán meg csodálkozol, hogy spórolni próbál?

Óriási szerencse, hogy ma már nem kell mindenféle bokorból ugráló állattal megküzdeni.

Cserébe óriási pech, hogy agyunk még mindig az ősi módszer szerint működik: nagy ívben kerüli az összes olyan feladatot, ami mentális ráfordítást igényel:

  • gondolkodás,
  • összpontosítás,
  • olvasás,
  • elmélyült munka
  • döntések.

Amit tehetsz, hogy tényként kezeled és együtt élsz a tudattal, hogy az agyad egy lusta disznó!

Így a bonyolult feladatokkal csak úgy tudsz megbirkózni, ahogy az agyadnak a legkényelmesebb.

Személyes produktivitás: Igazodj agyad működéséhez

Ahhoz, hogy az agyad számára kényelmesen oldhass meg bonyolult feladatokat még egy dolgot érdemes tisztázni.

Az ember vizuális lény: az információk 90%-a vizuálisan érkezik az agyba.

Erre szintén adottságként kell tekinteni, amit egyébként ki is kell használnod, ha már a produktivitás a cél.

No, de nézzük röviden, hogy mik is azok a módszerek, amiket javaslok:

  • Használd a képzeleted!
  • Kezdd a végén!
  • Tedd szemmel láthatóvá!
  • Haladj kis lépésekben!
  • Hagyj időt a kreativitásnak!
  • Oldd meg több körben!
  • Vágj bele mihamarabb!

A fentiek listát igyekeztem logikailag sorrendben írni, de ezek tetszőleges módon variálhatóak, hiszen minden feladat, probléma más és más.

7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

1. Használd a képzeleted!

Szeretnék rögtön egy klasszikussal indítani: Stephen R. Covey. Az általa írt „A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása” című könyvének egyik alaptétele, hogy „Már a kezdetekkor lásd a célt!”.

Én ezen csavartam egyet és a következőre fogalmaztam át:

Már a kezdetekkor képzeld el a lehető legpontosabban a végeredményt.

Hogy mit értek ez alatt?

  • Tudd előre, hová akarsz eljutni. Azaz próbáld meg, egy (jó féle összetett) mondatban megfogalmazni, hogy mi a célod vagy a feladat: Idén októberben le akarom futni a 30 km-t.
  • Definiáld a végeredményt és fogalmazd meg, hogy honnét tudod, hogy elérted. A fenti példánál, a célvonalon átfutni, újra oxigénhez jutni és kipattintani a sörödet egészen konkrét bizonyítéka annak, hogy elérted a célod.
  • Képzeld el előre az eredményt. Ezt akkor csináltad jól, ha színes, mozgó, 3D-s és hangja is van az általad elképzelteknek. Pont, mint egy jó mozifilmnek.
  • Vizsgáld meg közelebbről. Ha már nagyjából meg van a végeredmény, látod is magad előtt, akkor próbálj meg elmélyedni a részleteiben: Hogy néz ki? Mit látsz? Hogyan csinálod? (Ne restelld leírni, ha valami eszedbe jutott!)

Hogyan indulj neki? A válasz meglepő lehet.

7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

2. Kezdd a végén!

Mint egy jó rendező gondold át az egész jelenetet. Ülj le, kérdezz visszafelé és írd fel a válaszaid!

Keresd meg a választ a Kinek?-re!

Gondolkozz el azon, hogy végső soron ki fogja használni / olvasni / fogyasztani / élvezni a munkád gyümölcsét: Ügyfél? Főnök? Munkatárs? Cimbora? Családtag? Te magad?

Vegyünk az utolsó emailt, amit írtál valakinek. Ugyanazt a történetet biztosan másképpen adnád elő a főnöködnek, mint a legjobb barátodnak.

Ha átgondolod azt, hogy ki lesz a munkád „vevője”, akkor már sok formai és tartalmi kérdésre megkapod a választ.

Ezek feltárásában a következő kérdések segíthetnek.

  • Ki fogja használni a munkám eredményét? Ez megadhatja a stílust és a várható tartalmat.
  • Miért van rá szüksége? Milyen problémát vagy feladatot ez neki megoldani? Ha egy kicsit átgondolod, hogy a másik milyen kontextusban van, miért van szüksége az adott dologra, akkor valószínűleg jobban passzoló megoldást tudsz szállítani.
  • Mit akar látni benne? Milyen információra van szüksége? Minek lesz ez az inputja? Ha jól felméred, hogy információkra van szükség (esetleg az elején tisztázod a fogadó féllel), akkor sok felesleges emailezéstől kímélheted meg magad a későbbiekben. Juniorként egy idő után (vezetői javaslatra) átálltam arra, hogy egy emailt vagy egy emlékeztetőt már eleve úgy írtam meg, a főnököm egy az egyben átvehessen belőle bizonyos részeket, ha továbbítani kellett őket. Ennek a lépésnek köszönhetően neki már nem kellett szüttyögnie a szöveg átírásával. Yeah!
  • Mi a következő lépés? A következő lépés ismeretében szintén emelhetsz egyet az output minőségén. Maradjunk az előző példánál: Mivel tudtam, hogy a tartalom továbbításra kerül, ezért már eleve úgy írtam meg, hogy alkalmas legyen rá. Megspóroltuk az újraszövegezést.

Egyébként nem feltétlenül kell órákat törnöd a fejed ezeken a dolgokon: sokkal egyszerűbb, ha megbeszéled az érintettel, hogy ő mire számít. De erre még visszatérünk lejjebb.

Keresd meg a választ a Mit?-re!

Fentebb már pedzegettem, de inkább még egyszer, mint egyszer se: a lehető legpontosabban fogalmazd meg, hogy mi az, amit csinálsz.

Ha két-három mondatban meg tudod fogalmazni / körül tudod írni a problémát / feladatot, akkor már jó úton jársz.

Nekem részben erről szól a személyes produktivitás: a célok pontos megfogalmazásáról.

Nyugodt vízben könnyebben észreveszed a halat, mint a zavarosban.

Instant Coelho

Kérdések, amik segíthetnek a Mit? tisztázásában:

  • Konkrétan mi is az, amit csinálok? Honnét tudom, hogy készen van? Vegyük ezt a blog bejegyzést: ez akkor tekinthető késznek, ha megírtam a tartalmat, megformáztam, raktam bele képeket, átnéztem a helyesírást, beállítottam minden apróságot és publikáltam a blogon és a Dolgozz okosan! Facebook oldalán. Ekkor van készen.
  • Ki mondja meg, hogy készen van? A fogadó fél szerint mikor van kész? Ha más ember számára készítesz valamit, érdemes lehet egyet diskurálnod vele erről a kérdésről: Szerinte mikor van kész? Mondja el ő, a saját szavaival.
  • Hogyan írható le, ha készen van? A blog bejegyzés: fel van töltve képekkel, magamhoz képest minimális helyesírási hiba van benne és publikált státuszra van állítva a keretrendszerben.

Most már nagyjából tudod, hogy kinek és mit kell csinálnod. Itt az ideje, hogy egy újabb és szintén nagyon fontos kérdést tegyél tisztába. Ez pedig a Hogyan?

Keresd meg a választ a Hogyan?-ra!

A Hogyan?-ra vonatkozó kérdések már közelebb visznek a megvalósítás szintjéhez, hiszen már a célodhoz vezető konkrét lépéseken kezded el törni a fejed.

A kérdések, amiket ilyenkor feltehetsz magadnak:

  • Más hogyan csinálná? Kérdezz meg egy nálad tapasztaltabb embert, hogy ő mit kezdene egy adott feladattal, hogyan állna neki? Szinte biztos, hogy tud mondani egy jó megoldást, vagy ötletet. Vagy egy olyan rossz megoldást, amiről eszedbe jut egy szerinted jó. Kérdezni nem ciki!
  • Hogyan csinálnám, ha rendszeresen kéne csinálnom? Szeretem ezt a kérdést és szinte mindig elsők között merül fel, ha valamivel nekiállok foglalkozni. Ha ezt a kérdést feszegeted, akkor jó eséllyel találsz egy olyan megoldást (például egy programot vagy egy sablont), ami egyszerűbbé teszi a dolgod és ha kidolgozol egy jó megoldást a problémádra, akkor legközelebb már pikk-pakk le tudod a dolgot. Nemrég például írtam egy egyszerű kis szkriptet, ami rendszeresen és automatikusan lefut és kipucolja az ideiglenes fájlok tárolására használt könyvtárakat a gépemen. Mindez egyébként arról jutott eszembe, hogy megtelt a meghajtóm és ki kellett törölnöm néhány gigabájtnyi felesleget.
  • Van-e bármilyen eszköz, ami segíthet? Például nem véletlenül találták fel dokumentum sablonokat, mentés másként gombot és a checklisteket sem. Nem kell újból is újból kitalálni dolgokat.
  • Mit mond a Google? Indulj ki abból, hogy a probléma, amivel szemben találtad magad jó eséllyel nem először merült fel a világuniverzumban, így valószínűleg már más is szívott ilyennel vagy hasonlóval szóval biztosan van valami megoldás a neten. Már csak az a kérdés, hogy megtalálod-e azt az ötletet vagy megoldást, amiből kiindulhatsz. Ne szívasd magad feleslegesen, inkább dolgozz okosan: valaki már biztos megoldotta egyszer azt a problémát (vagy valami hasonlót), keress rá. Konkrét megoldást nem biztos, hogy találsz, de a guglizás arra biztosan jó, beinduljon a kreativitásod. Ne feledd: Google a barátod, Wiki a barátnőd! Az interneten körülnézni nem ciki!

Mire van szükség hozzá?

Tapasztalatom szerint tipikusan ezek azok a dolgok, amikre várnod kell és alaposan visszavetik a produktivitásod. Ha elég korán kezded el átgondolni, hogy mire van szükséged, akkor megspórolhatod magadnak azt, hogy menetközben jusson eszedbe valami és várnod kelljen rá.

  • Eszköz: Lehet, hogy szükséged van egy speciális eszközre. Nekem például szükségem lesz lassan egy új futócipőre és egy edzéstervre is az új(ból) meghódítandó 30 km-es távhoz. Az edzéstervet már kiraktam a falra.
  • Információ: Lehet, hogy meg kell tudnod valamit ahhoz, hogy egyáltalán hozzá tudj kezdeni az adott feladathoz. Ha futásnál maradunk nem árt tudni például, hogy pontosan mikor van a rajt, hol vannak a frissítő állomások, milyen időjárás lesz. Ezek például alapjaiban befolyásolják majd a futásom. De tipikusam ilyen információ a nyitva tartás.
  • Dokumentum: Lehet, hogy valamit el kell olvasnod, mielőtt belevágsz. Ha van ilyen szerezd be már az elején.
  • Email: Lehet, hogy még küldened kell egy emailt valakinek, hogy megkérdezz valamit. Ne légy rest, írd meg azt az emailt!
  • Valakinek a segítsége / rendelkezésre állása: Biztos előfordult már olyan veled, hogy valamivel nem tudtál haladni, mert a másik szabadságon volt. Ennek mindig érdemes utánajárni!
  • Helyszín: Lehet, hogy fizikailag ott kell lenned valahol.
  • Állapot: Sőt még az is lehet, hogy egy adott feladat elvégzéséhez bizonyos állapotban kell lenned. Elmélyült munkát, nem lehet másnaposan végezni ez empirikus tény. Ahhoz bizony fejben frissnek kell lenni. De a 30 km-t sem lehet lefutni egy hét fesztiválozás után.

Ebben a lépésben arra keresed a választ, hogy mire van szükséged ahhoz, hogy megold a feladatot. Magyarul mik azok a dolgok, amelyeknek a hiánya akadályoztathat a feladat elvégzésében, a célod elérése érdekében.

Tárd fel időben ezeket és rengeteg felesleges várakozástól kíméled meg magad.

Kitől? Mitől?

Ahogy tisztázod, hogy mikre van szükséged érdemes már az elején felderíteni azt is, hogy kitől, mitől vagy honnan szerezheted ezeket:

  • Ügyfél? Főnök? Kolléga? Szállító?
  • Családtag? Cimbora?
  • Bolt? Webshop? Iroda?

Legyen szó bármelyikről is a lényeg, hogy már azelőtt tisztázd le ezeket a kérdéseket, mielőtt nekiállsz a feladatnak.

Ez azért fontos, mert már a legelején elkezdheted beggyűjteni azokat a dolgokat, amelyekre a később szükséged lesz.

Most, hogy már ennyi mindent tisztáztál, nagyjából képben is vagy itt az ideje, hogy gondoskodj arról, hogy ne is felejtsd el őket!

7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

4. Tedd szemmel láthatóvá!

Ebben a bejegyzésben is többször céloztam már rá: rögzíts mindent, ami csak eszedbe jut. Magyarul írd ki a fejedből, így láthatóvá válik.

Egyrészt nem kell terhelned magad azzal, hogy mindenre emlékezz másrészt egyébként is vizuális lények vagyunk.

A tudás átka című bejegyzésemben is kiemeltem a vizualitás fontosságát, így itt is megteszem:

  • Az információk 90%-a vizuálisan érkezik az agyba.
  • Az agy nagyjából 60 ezerszer gyorsabban dolgozza fel a vizuális információt a szövegnél.
  • Az agy fele a vizuális feldolgozásra van belőve.
  • Állítólag az emberek 60-65%-a vizuálisan tud a legkönnyebben tanulni – információt feldolgozni.

Pontosan emiatt javaslom, hogy amikor valamit kiírsz a fejedből azt tedd a lehető legvizuálisabb módon. Használd ki, hogy az agyad vizuálisan működik.

7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

  • Elmetérkép: Sokszor hivatkoztam már az elmetérképre is, mint az egyik legjobb információ-feldolgozó eszközre, most is ezzel kezdem a listát. Egy jó elmetérkép segítségével struktúrát adhatsz gondolataidnak, mindezt vizualizálisan és az agyadnak kényelmes módon. Ha valamilyen szoftvert (Xmind, Freemind, Mindmeister) használsz az elmetérkép készítéséhez, akkor azt megspékelheted színes szövegekkel, videókkal, képekkel, hangfelvételekkel, linkekkel és rengeteg egyéb dologgal. Szerintem ez a legjobb megoldás.
  • Jegyzet ábrákkal: Az sem feltétlen baj, ha nem vagy oda az elmetérkép használatáért. Fogj egy papírt és készíts ábrákat, annotáld őket. Vagy használj fehértáblát és firkáld tele. Nekem az egyik legnagyobb kihívás a blog bejegyzések megírása, általában először egy füzetben írok össze-vissza és mostanában már átviszem egy fehértáblára is a vázlatot, gépen már csak ezután kezdek el rajta dolgozni.
  • Szöveges vázlat: Ha csak a kulcsszavak vannak meg a fejedben, akkor pedig fogj egy egyszerű Word-öt és írj ki mindent a fejedből és rendezd össze őket logikai sorrendben. De nem kell feltétlenül ezt sem túlgondolni: használhatsz Todoist-et vagy Trello-t. A lényeg ugyanaz: írd ki a fejedből.
  • Diktáld fel: Ha nincs lehetőséged gép elé ülni, vagy papírt venni magadhoz, akkor egész egyszerűen vedd elő a telefonod és diktálj fel mindent, ami eszedbe jut. Később majd leírod: a Todoist és az Evernote ezt is támogatja. Volt már egy-két blog bejegyzés, ami konkrétan egy ilyen diktálásból indult.

A legfontosabb, hogy minél pontosabban próbáld meg vizuálisan rögzíteni azt, ami a fejedben van.

Így később már nem kell újból kitalálnod, valamint az elméd is elkezdheti a háttérmunkát, hiszen már van valami konkrétum, amihez nyúlhat.

Az elme nem arra való, hogy dolgokat tároljunk benne, hanem arra hogy kreatívak legyünk, problémákat oldjunk meg vele.

David Allen

Személyes produktivitás: 7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

5. Haladj kis lépésekben: Szállíts konkrét részeredményeket, prototípusokat és szerezz visszajelzéseket!

Szerintem neked is panaszkodott már arról egy ismerősöd (vagy te panaszkodtál egy ismerősödnek), hogy több napnyi munkát kell kidobni az ablakon, mert a főnök / ügyfél visszadobta, hogy ez úgy sz*r, ahogy van.

Bonyolult, összetettebb feladatok esetében biztos lehetsz benne, hogy elsőre nem lesz jó, amit csinálsz.

Viszont sok mindent tudsz tenni azért, hogy ne kelljen feleslegesen dolgoznod.

Az egyik ilyen dolog, hogy igyekszel olyan kis lépésekben haladni, amelyek már konkrét részeredményekhez vezetnek és visszajelzést szerezhetsz a részeredmények jóságáról.

A Lean Startup azt mondaná, hogy készíts prototípusokat!

Ennek érdekében a következőket kérdezheted meg magadtól:

  • Mi a célom? Fentiek alapján konkrétan megfogalmazott célodat már tudod.
  • Mi az, amit itt és most meg, együltő helyemben tudok tenni a célom elérése érdekében? Ilyenkor általában kiesik egy jó pár teendő, amiket már írhatsz is fel a listádra, hogy később megvalósítsd.
  • Meddig tudok eljutni a hét végéig? Ha minden héten tisztázod a részcélokat, akkor egyrészt van egy terved a hétre, másrészt pontosítani tudod, hogy hol tartasz. Harmadrészt pedig, ha a hét közepén átnézed a céljaid és valami kimaradt, akkor még mindig tudsz valamit tenni elérésük érdekében. Így a hét végét már egy konkrét részeredménnyel a zsebedben várhatod.

Vegyük példának egy riport vagy dokumentumot, amit el kell készítened a nulláról, mert főnök elejtett egyet ilyet neked: „kéne egy riport a 2018 Q1-es eladásokról”.

Bár lehet, hogy a riportba szánt konkrét információkat még be kell gyűjtened (ami nem kis meló), de addig is érdemes készíteni egy olyan vázlatot a szerkezetről, melyet a főnököd meg tud nézni.

Ezt jó eséllyel a fenti tisztázási folyamat szerint nagyjából meg is tudod tenni.

Így lesz egy vázlatod, amit már tudsz is villantani: odaadod neki és elkezdesz vele diskurálni.

Helló főnök, szeretnék a jó irányba elindulni a riport összeállításánál ezért megmutatnám, hogy milyennek gondolnám a végeredményt. Így és így fog kinézni, ez és ez less benne. Ilyennek képzelted? Nem? Kell bele még valami? Ki kell húzni belőle valamit?

Szerezz visszajelzést!

Ha kell, rajzoltasd olyannak, amilyennek képzelte, a lényeg, hogy szerezz visszajelzést.

Ez azért jó, mert már kvázi a történet elején kapsz egy képet arról, hogy mi lesz a végeredmény. Így már elég hamar a jó úton indulsz el.

További hozománya, hogy neki is idejében megindul a fantáziája azzal kapcsolatban, hogy mire gondolt, amikor azt dobta oda neked, hogy „kéne egy riport, a 2018 Q1-es eladásokról”.

Mi itt a részeredmény?

A főnök válaszából már megtudod, hogy nagyjából hogyan kell kinéznie a riportnak anélkül, hogy 5 napot elcsesztél volna az információk precíz beillesztésével a rossz szerkezetbe.

Ráadásul azt is megspórolhatod, hogy az esetleges újratervezés miatt kiderül, hogy tulajdonképpen tök más információkra van szükséged, mint ahogy eredetileg tervezted.

Megkaptad a visszajelzésed: milyen szerkezetbe, milyen információk kellenek. Tádám.

6. Használd a zuhany erejét: Hagyj időt a kreativitásnak!

Biztos veled is előfordult már, hogy a zuhany alatt, a bevásárlás közben vagy a legváratlanabb pillanatban jutott eszedbe a megoldása valaminek. Ha már úgy is, így működsz, akkor miért nem használod ki tudatosabban: hagyd, hogy az agyad magától szállítsa a megoldást.

Jól hangzik nem? Javaslom, hogy tedd a következőket:

  • Fókuszálj a feladatra. Kezdj el vele foglalkozni elmélyülten és dolgozz rajta amíg bírsz, hadd járjanak azok a kerekek. Többen azt mondják, hogy 52 percig kell foglalkozni egy feladattal, de én inkább azt mondom, hogy foglalkozz velük addig, amíg bírsz, de maximum 52 percig. Az összpontosítás és pihenés arányát inkább lődd be saját magadnak, ez a legfontosabb. Kezdésnek szerintem egyébként a Pomodoro-technika is megteszi. Lehetőség szerint próbálj itt is valamilyen részeredményt elérni.
  • Pihenj egyet, szellőztesd ki a fejed. Ha elfáradtál, pihenj egyet: igyál egy vizet, menj el sétálni vagy sportolni; menj ki a mosdóba és ne csinálj semmit két percig. Hadd töltődjön fel az az akkumulátor egy kicsit. Az agyad ilyenkor átvált automata üzemmódba és elkezd a háttérben dolgozni a probléma megoldásán. Mindeközben agyad azon része, amelyik a döntéshozatalért, összpontosításért felelős gyakorlatilag inaktív, pihen.
  • Kezdj bele valami egészen másba. Lehetőség szerint olyan dologba, ami eltereli a figyelmed, és nem igényel komolyabb erőfeszítést.

El fog telni egy kis idő (nálam általában 1-3 nap), és többnyire a legváratlanabb pillanatban be fog ugrani egy megoldás, mondjuk a zuhany alatt.

Tudod miért működik ez? Hát persze, hogy már megint a dopamin a válasz!

Ez az a vegyület, ami (többek között) a kreativitáshoz (is) szükséges: minél több dopamin szabadul fel annál kreatívabb leszel. Egyszerű, mint a bot.

Hát ezzel csak kéne kezdeni valamit, nem igaz?

Szerencsénkre rengeteg olyan tevékenység van, ami segít a dopamin felszabadításában: edzés, zenehallgatás és igen, a zuhany is ilyen…

A közös ezekben a tevékenységekben, hogy ugyan valamennyi mentális aktivitást kívánnak, de csak pont annyit, hogy lefoglalják a tudatos gondolkodásodat, így engedve teret a csapongó gondolatoknak, a kreativitásnak.

Magyarul, ha eltereled a figyelmed az adott problémáról, feladatról agyad már pihenés közben elkezdi inkubálni, érlelni a dolgokat, azaz elkezd megoldást keresni.

A problémát úgy oldod meg, hogy teljesen máson jár közben az agyad. Zseniális nem?

Még egyszer röviden: Relaxált elme + rutin feladat + dopamin fröccs = Kreativitás.

Szerintem tapasztald ki Te is, hogy neked mennyi az átfutási ideje egy ilyen körnek, később már ezzel tudsz tervezni.

Személyes produktivitás: 7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

7. Iterálj: Oldd meg több körben!

Többször céloztam már rá talán, de inkább konkrét leszek: Ha bonyolult feladatról van szó, tudatosan törekedj arra, hogy több körben oldd meg. Így mindig lesz időd egy kicsit érlelni és értékelni az aktuális helyzetet, állapotot.

Tervezz be időpontot, amikor a feladattal fogsz foglalkozni, akár naptárba is beírhatod.

Hiszen a félmaratont is kilométerről kilométerre futja az ember.

Személyes produktivitás: 7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

Ne cicózz: Vágj bele mihamarabb!

Én úgy vélem, hogy a fenti módszerek segítségével egy látszólag bonyolultnak tűnő feladatot is meg lehet oldani a hétköznapok során.

Noha a fenti lépések ízlés szerint variálhatóak, nem adnak gyors megoldást egy bonyolult feladatra:

  • ahhoz hogy átgondolva, több lépésben oldj meg egy feladatot biztosan nem elég egy óra,
  • az ötletnek érnie kell,
  • visszajelzést kell gyűjtened.

Tehát a legutolsó, de talán legfontosabb tanácsom, hogy dobd be magad és kezdj el dolgozni a feladaton:

  • keresztbe tehetsz a halogatásnak,
  • minél hamarabb tisztul a kép, annál könnyebb lesz vele később haladni.

Ha csak 5 percet, akkor 5 percet foglalkozz a feladattal: találd ki hogy mi a konkrét következő lépés amit megtehetsz a cél felé vagy gondold át és tervezd meg a megoldást a fenti kérdések segítségével.

Személyes produktivitás: 7 egyszerű módszer, amivel lezúzhatod a bonyolult feladatokat

Legyen ez egy eszköztár!

Sokszor előfordul, hogy egy feladatot csak azért halogatunk, mert az túl nagynak és bonyolultnak találjuk.

Helyette könnyebb egy kényelmesebb, kevesebb szellemi ráfordítást és instant jutalmat ígérő dologgal foglalkozni (igen, az indokolatlan Facebookozásra gondolok).

Azonban hosszú távon megtérülőbb, egy egyedi, értékteremtő, elmélyülést és odafigyelést feladatnak nekiugrani.

A fenti módszereket azért gyűjtöttem ide össze, hogy legyen egy eszköztárad arra az esetre, amikor egy megugrandó bonyolult feladatok jön szembe.

Ne feledd, 1969. július 20-án az ember a Holdra lépett! Az valóban bonyolult volt!

Ha észrevételed vagy kérdésed van, ne kímélj: csatlakozz a Dolgozz okosan! produktivitás klubhoz és írd meg ott: https://www.facebook.com/groups/dolgozzokosan/

Ha pedig szeretnél értesülni a Dolgozz okosan! újdonságairól, akkor iratkozz fel a hírlevélre.

Személyes produktivitás: Regulázd meg a rád zúduló információáradatot

Az életünkben naponta rengeteg információ áramlik felénk különböző csatornákon keresztül. Ez az információáradat sokszor olyan intenzív, hogy képtelenségnek tűnik minden feladatot és teendőt kordában tartani. Gyakran érezhetjük úgy, hogy egyszerűen nem maradunk friss szellemileg, mert a figyelmünket folyamatosan más és más inger tereli el. Ebben a cikkben olyan megoldásokat mutatok, amelyek segítenek abban, hogy ne vesszünk el az információk tengerében, és hatékonyabbá váljunk a mindennapokban.

Tudatosítsd és oldd fel a problémát!

A legtöbb ember hajlamos engedni a belső és külső nyomásnak, és átugrani az éppen érkező feladatokra. Ezzel azonban az eredetileg tervezett teendők elmaradnak, és a nap végén gyakran azt érezzük, hogy nem haladtunk semmivel. Ez az érzés ismerős lehet sokak számára, hiszen a folyamatosan beérkező új feladatok rögzítése és rendszerezése nélkül az elménk túltelítődhet.

Fontos felismerni, hogy agyunk nem arra lett tervezve, hogy hatalmas mennyiségű információt tároljon és rendszerezzen. Ezért javasolt egy produktivitási rendszer bevezetése, amely leveszi az elménkről ezt a terhet, így felszabadítva a kreatív energiáinkat. Ehhez pedig első lépésként szokássá kell tennünk a feladatok rendszeres rögzítését.

Miért jó neked, ha rendszerezed a feladataidat?

Az információk rendszerezésének számos előnye van, amelyek közül néhányat az alábbiakban összegyűjtöttem:

  • Az elme tehermentesítésével több kreatív energiánk marad a fontos feladatokra.
  • Csökken a stressz, mert tudjuk, hogy semmiről nem maradunk le.
  • Nagyobb kontrollt nyerünk a napunk felett, mivel minden szükséges információt megtalálunk, amikor szükség van rá.

Csatornák és gyűjtőpontok

Csatornák és gyűjtőpontok

Az első lépés a feladatok rendszerezése felé az, hogy azonosítsuk azokat a csatornákat, amelyeken keresztül az információk érkeznek hozzánk. Ezek lehetnek például:

  • e-mail fiókok (céges, magán),
  • azonnali üzenetküldők (Viber, WhatsApp, Slack),
  • közösségi média platformok (Facebook, Instagram, LinkedIn),
  • naptárak (céges, magán),
  • szóbeli kommunikáció.

Miután azonosítottuk ezeket a csatornákat, létrehozhatunk egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, például a számítógépünkön, telefonunkon vagy tabletünkön található alkalmazások. Ezt követően csökkenthetjük a csatornák és gyűjtőpontok számát, hogy minimalizáljuk az érkező információk mennyiségét és ezzel a figyelmünket elterelő értesítések számát is.

1. Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid

Először is azt javaslom, hogy tudatosan azonosítsd, ha kell készíts egy listát azokról a fizikai és online, elektronikus csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged. Néhány ötlet kezdésnek:

  • Email
    • céges
    • magán
  • Azonnali üzenetküldők
    • Viber
    • WhatsApp
    • Slack
    • Skype
  • Közösségi média
    • Facebook
    • Instagram
    • Linkedin
  • Telefon
    • céges
    • magán
  • Naptár
    • céges
    • magán
  • Postaláda
  • Irattartó
  • Szóbeli kommunikáció

A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz). Ezek lesznek a gyűjtőpontjaid.

Ha akarsz ebből a két dimenzióból csinálhatsz egy mátrixot, amiből egy átfogó képet kaphatsz arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ. Ehhez inspirációként készítettem egy móricka táblázatot, ahol az „x”-ek azt jelentek, hogy az adott eszközön van-e gyűjtőpontod.

 

Lehetséges gyűjtőpontok

Csatorna

Céges telefon

Privát telefon

Céges laptop

Facebook Messenger

 

x

x

Céges email

x

x

x

és így tovább…

   

Nos, elvileg ezeket kéne átnézned rendszeresen ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.

Ha ezekkel meg vagy kialakul egy valós képed arról, hogy hány helyen támadhat az információ.

2. Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjait számát

Ha nem akarod magad különösebben szívatni, akkor a következő lépés, hogy minimálisra csökkented gyűjtőpontjaid és csatornáid számát, így a potenciális értesítések száma is csökkeni fog, amikről tudjuk, hogy remek figyelemelterelők.

Minél kevesebb a lehetséges információforrás, annál kevesebb dolgot kell átnézned később.

Ehhez a következőket kell tenned:

  • minimalizálod az eszközeiden használt alkalmazások számát;
  • kikapcsolod, minimalizálod az értesítéseket;
  • nehezen elérhetővé teszed a megnyitásra csábító alkalmazásokat.

Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben!

Minimalizáld az alkalmazások számát

Sokan sokféle alkalmazást használunk a kommunikációra, erre talán a legjobb példák az azonnali üzenetküldők: Viber, Skype, Facebook, Slack és még sorolhatnám. Valószínűleg Te is használsz legalább hármat.

Ahhoz, hogy minimalizáld a használt alkalmazások (csatornák) számát egyrészről érdemes megvizsgálnod, hogy szükséged van-e egyáltalán az összes általad használt alkalmazásra vagy van esetleg, amit eltávolíthatsz a képből?

Nálam például így vérzett el a WhatsApp: nagyjából két emberrel kommunikáltam az alkalmazáson keresztül, így inkább áthelyeztem a beszélgetést a Facebook Messengerre az esetükben, utána pedig viszlát WhatsApp.

Másrészről érdemes azt is megnézed, hogy vajon az összes eszközödre / felületedre (gyűjtőpont) fel kell, hogy legyen telepítve az adott csatornához kapcsolódó alkalmazás? Sokszor teljesen feleslegesen vannak bizonyos eszközökre telepítve egyes alkalmazások vagy böngésző bővítmények. Személyes kedvencem az, amikor egy kiváló bővítménynek köszönhetően egy megbeszélésen a kivetítőn felugrik egy Facebook üzenet értesítés, aminek az első néhány szavát még el is lehet olvasni. Epic fail.

Ha találsz néhány alkalmazást, amire egész egyszerűen nincs szükséged vagy nincs keresnivalója az adott eszközön, akkor távolítsd el.

Minimalizáld az értesítések számát

Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.

Ez elsőre talán furának és kicsit babrásnak tűnhet, de szerintem idővel Te is rájössz, hogy milyen frankó is az, ha nem szakítja két percenként valami félbe a munkádat. Remélem elég hamar.

Tehát ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogy azonnal értesülj az adott csatornáról érkező információkról. Ha nincs, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki, tüntesd el.

Tedd nehezen elérhetővé

Legutóbbi szabadságom alatt a munkahelyi leveleim kezelésére használt alkalmazást egész egyszerűen a telefonom legutolsó oldalára húztam át, így amikor valamiért a telefont kellett használnom, nem az Outlook ikonja volt az első, ami fogadott a kezdőképernyőn. Nem csábított, hogy megnyissam.

Miért írom ezt ide?

Mert, ha már a telefonod tele kell legyen tömve mindenféle alkalmazással, amelyek értesítésekkel bombáznak, a legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz, hogy áthelyezed a telefonod kezdőoldaláról azon alkalmazások ikonjait, amelyek értesítései kevésbé fontosak vagy ideiglenesen nem szeretnéd őket szem előtt tudni.

Így az ominózus alkalmazások nem lesznek közvetlenül az orrod előtt, aminek köszönhetően egyrészről nem fogod minden alkalommal látni az új üzenetre utaló jelvényeket vagy értesítéseket, másrészről kisebb ingerenciát fogsz érezni az alkalmazás megnyitására, így azok nem fogják elterelni a figyelmed.

Fél siker, gyerünk tovább!

3. Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése

Az Inbox-ok alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan tereled, gyűjtöd a dolgaid későbbi feldolgozás céljából.

Ezek a helyek lesznek személyes produktivitási rendszered belépési pontja.

Ide tartoznak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (pl: email, feladatlista).

Az inbox-ok kialakítása során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:

  • Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
  • Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, ezúttal sem teszek másképp. Kiváló alkalmazás
  • Email: Javaslom, hogy lehetőség szerint egy levelező alkalmazást használj, például vezesd be Gmail-be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid, én is így csinálom egyébként. Ezt is meg tudod oldani például úgy, hogy a céges levelezésre az Outlook-ot használod, privátra pedig a Gmail-t. Ha több munkahelyi vagy privát email címed van, akkor külön-külön egy helyre terelheted őket. Az emaileket különböző bővítmények segítségével át tudod emelni a feladatkezelődbe és így végső soron a teendők között kötnek ki azok a levelek, amelyek teendők lapulnak.
  • SMS: A másik nagy trükk, amit szeretek alkalmazni az az SMS-ek átemelése Gmail-be vagy a Todoist-ba, ezt is megtehet, például az IFTTT-vel. Így nem kell azokkal sem foglalkozni.
  • Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a jegyzetekben található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem. Ráadásul a Pleexy nevű alkalmazás segítségével össze tudod drótozni jegyzeteid a Todoist-tal vagy a Wunderlist-tel.
  • Dokumentumok: Egy jó OneDrive-ot, Google Drive-ot vagy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni. Ide jöhetnek a dokumentumok, PDF-ek, képek és megannyi fájl.
  • Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár vagy az Outlook naptár a megoldás.

Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid! A cél, hogy inboxaid száma is minimális legyen!

4. Áramvonalasítsd gyűjtőpontjaid

Ahogy a fentebb már feszegettem bizonyos dolgokat áramvonalasítani (automatizálni) is tudsz. Így rengeteg melót spórolhatsz meg magadnak.

A legtöbb feladatkezelőbe például lehet emailt továbbítani és a levél feladatként bekerül.

Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom a fentiekben pedzegetett IFTTT , Pleexy és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat.

Amiket én használok:

  • ha nem fogadott hívásom van az Android telefonom, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (IFTTT);
  • ha megcsillagozok a Gmail-ben egy levelet létrejön egy feladat a Todoist-ben, ráadásul úgy, hogy a feladatra kattintva rögtön meg is nyílik az adott email (Pleexy / Zapier);
  • ha kommentet fűzök egy Trello kártyához, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (Butler for Trello / Zapier)

További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre.

Egy jó szkenner is csodákra képes, ha már papírmentes működésről van szó.

5. Alakíts ki helyes szokásokat!

A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.

  • Rögtön írd fel,
  • fotózd le,
  • szkenneld fel.

Miért?

Mert az agynak megvan az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.

Cserébe a szokások olyan cselekvéssorok, rutinok; amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy, a lehető legkevesebb energiát igénylek.

A Wikipedia szerint így:

“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, amelyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”

Tehát próbálj meg mindenből szokást formálni:

  • írd fel a feladatokat egy helyre,
  • a leveleid mindennap dolgozd fel.

Ha szokást formálsz belőlük, akkor jóval könnyebb dolga lesz az elmédnek és így könnyebb lesz a hétköznapijaidba integrálni ezeket a lépéseket.

Automatizálj minél több mindent!

További érv a szokások mellett, hogy azok egyes lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.

Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is, éljen a standard work:

Csak, hogy két személyes kedvencet kiemeljek.

Érdemes elsajátítanod az IFTTT, Pleexy és Zapier használatát, ehhez lejjebb hasznos linkeket találsz.

Használatukkal új dimenziók nyílnak meg előtted!

6. Igazítsd rögzítő eszközeid az Inbox-aidhoz

Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de nézzük meg közelebbről, úgy már nem is olyan vészes.

  • Ha szervezesről vagy GTD értelemben vett projektek menedzseléséről van szó, magam részéről a Kanbant és a Trello-t kedvelem a legjobban. Ismerkedj meg vele Te is.
  • Az operatív, napi dolgok menedzselésére pedig a Todoist-et használom.

Mindkettő széles körben elterjedt, remek irodalmuk van az interneten és kiválóan automatizálhatóak különböző alkalmazások segítségével. Ezeket bátran ajánlom neked is!

Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj az egyik megoldás használatához érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:

  • Telepítsd fel az alkalmazást (Trello, Todoist) a telefonodra!
  • Helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot. Így pikk-pakk eléred az alkalmazást, ha rögzíteni akarsz valamit a rendszeredbe.
  • Számítógépeden, pedig tedd be a linkjüket a könyvjelzősávodba (Chrome esetében: CTRL+D)
  • Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket, ezekkel weboldalakat tudsz eltenni későbbre. (Lejjebb belinkeltem.)
  • Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail és Outlook integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni, mivel az emaileket és be tudod pakolni a rendszeredbe. (Szintén belinkeltem lejjebb).
  • A legtöbb alkalmazásba már emailben is lehet küldeni feladatokat, ismerd meg ezeket a funkciókat is közelebbről. (Ahogy ezt is.)

Néhány hasznos link

A következő egy hónapban foglalkozz a Todoist-tal vagy a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.

Mert lesz ez jó neked?

  • A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod. Ha automatizálsz néhány lépést, még egyszerűbb dolgod lesz.
  • Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agyad azt hiszi, hogy a leírt feladatok elkészültek.
  • Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.
  • A rád zúduló információt, feladatokat kézben és rendben tudod tartani.

Kapcsolódó videók

Todoist

Feladatok továbbítása emailben

IFTTT + Todoist

https://www.youtube.com/watch?v=VTCsXmuIUKs

Trello

Feladatok továbbítása emailben

Trello + Outlook

IFTTT + Trello

Automatizálj!

A fentiekben hivatkozott automatizálásra alkalmas megoldásokról pedig összegyűjtöttem néhány videót arra az esetre, ha valamelyik felkeltette volna az érdeklődésed.

Zapier

IFTTT

Butler for Trello

Pleexy

XMind: Az elmetérkép alkalmazás

xmind elmeterkép mind map

Az XMind egy forradalmi elmetérkép (mind map) készítő eszköz, amely nemcsak a kreativitást serkenti, hanem hatékonyan növeli a produktivitást is. Az XMind használata egyszerűvé és hatékonnyá teszi az összetett projektek és ötletek rendszerezését, így segít a felhasználóknak abban, hogy rendezett és átlátható munkafolyamatokat hozzanak létre. Ez a cikk bemutatja, hogyan változtathatja meg az XMind a munkavégzésedet.

Könnyű Használat és Széleskörű Funkciók

Az XMind első használatakor találkozni fogsz nyolc különböző térképstílussal és húsz előre elkészített sablonnal, amelyek különböző igényekre szabottak. Ezek a sablonok többek között szervezeti ábrákat, projektirányítópultokat és heti tervezési feladatokat is tartalmaznak, amelyek gyorsan használhatók és testreszabhatók.

Az egyik legkiemelkedőbb funkció az XMind felületén az, hogy egyszerre több lapot is megnyithatsz ugyanazon a térképen belül, hasonlóan a Microsoft Excel munkalapjaihoz. Ez a lehetőség különösen hasznos, ha összetett projekteket kell kezelni, mert lehetővé teszi, hogy a különböző feladatokat egyetlen dokumentumban, áttekinthető módon szervezd.

Testreszabhatóság és rugalmas munkavégzés

Az XMind beillesztési menüje különféle lehetőségeket kínál a térképek testreszabására. Ezek közé tartoznak a témák, al-témák, lebegő témák, ICS ikonok, jelölők, kapcsolatok és fájlcsatolmányok. Ezek a funkciók lehetővé teszik, hogy elmetérképeid egyszerűek vagy részletesek legyenek, attól függően, hogy milyen igényeid vannak.

A jelölők (markers) használata különösen hasznos a döntéshozatali folyamatokban. Az ikonok, emotikonok és előrehaladási mutatók vizuálisan jelzik a feladatok állapotát, javítva ezzel a csapat közötti kommunikációt és átláthatóságot. Ez a vizuális megközelítés sokkal gyorsabbá és egyértelműbbé teszi a feladatok kiosztását és nyomon követését.

Integrációk, amik egyszerűsítik a munkát

Az XMind egyik legnagyobb előnye az, hogy integrálható más népszerű alkalmazásokkal, mint például az Evernote. Ez az integráció lehetővé teszi, hogy elmetérképeidet közvetlenül elmentsd az Evernote-ba, vagy Excel- és Word-dokumentumként exportáld őket. Ez a megoldás jelentősen megkönnyíti a dokumentálási folyamatot, mivel minden jegyzeted könnyen elérhető és rendszerezett marad.

A prezentációs mód átalakítja az elmetérképeidet professzionális diavetítésekké, amit azonnal használhatsz megbeszéléseken. Ez a funkció nemcsak időt spórol meg, hanem biztosítja, hogy az elkészített anyagok mindig rendezettek és látványosak legyenek.

Automatikus mentés és fejlesztői lehetőségek

Az XMind automatikus mentési funkciója biztosítja, hogy minden munkád folyamatosan mentésre kerüljön, így elkerülheted az adatvesztést. Ez a funkció kevésbé testreszabható, de mégis nyugalmat ad, mert tudod, hogy az anyagaid biztonságban vannak.

A fejlesztők számára az XMind SDK (Software Development Kit) Python használatával lehetőséget nyújt arra, hogy az alkalmazást saját igényeid szerint alakítsd át. Ez a rugalmasság egyedivé teszi az XMind-et a piacon lévő többi eszközhöz képest, különösen azok számára, akik technikai tudással rendelkeznek.

A clip art könyvtár több mint 100 új grafikai elemmel bővült, amelyekkel vizuálisan is feldobhatod az elmetérképeidet. Ezek az elemek és a széles körű sablonkészlet hozzájárulnak ahhoz, hogy kreatívabb és hatékonyabb térképeket készíthess.

Gyakorlati Alkalmazások és Közösségi Megosztás

Az XMind számos gyakorlati alkalmazása megmutatta, hogy mennyire hatékonyan használható az üzleti életben. Egy példaként szolgálhat egy összetett projekt tervezése, ahol több érdekelt fél vett részt. Az XMind lehetőségei, hogy több lapot nyiss meg és különböző sablonokat használj, lehetővé tették, hogy a projektet kezelhető részekre bontsuk, és biztosították, hogy minden csapattag naprakész információkkal rendelkezzen.

A SWOT sablon segítségével üzleti stratégiánk elemzését végeztük el. A nagyítási funkció lehetővé tette, hogy könnyedén navigáljunk a különböző részletek között, így egyszerre kaptunk átfogó képet és részletes betekintést a stratégia különböző elemeibe.

Az XMind megosztási funkciója a Biggerplate platformmal lehetővé tette, hogy térképeinket megosszuk egy szélesebb közösséggel. Ez a megoldás nemcsak az előre elkészített térképek használatát tette lehetővé, hanem lehetőséget adott arra is, hogy visszajelzéseket kapjunk és együttműködjünk más felhasználókkal.

Összegzés: XMind, Az Elmetérkép Eszköz

Az XMind egyszerű, de hatékony felülete és intuitív funkciói nélkülözhetetlenné teszik ezt az eszközt bármilyen komplex projekt kezeléséhez. Legyen szó kreatív brainstormingról, csapatmunkáról vagy üzleti stratégiák elemzéséről, az XMind az a rugalmasságot és funkcionalitást kínálja, amelyre szükséged van a modern munkakörnyezetben. Az XMind használata jelentősen javítja a munkafolyamatokat, és biztosítja, hogy a kreativitásod és produktivitásod a legmagasabb szinten maradjon.