Az email előnézet funkciója lehetővé teszi az üzenetek gyors áttekintését anélkül, hogy külön megnyitnád őket. Gmail és Outlook felhasználóknak egyaránt ajánlott.
Meguntad már, hogy eláraszt a hírlevél-özön? Ne aggódj, nem vagy egyedül! Most megmutatom, hogyan szabadulhatsz meg tőlük egyszerűen és hogyan tarthatod rendben a Gmail fiókodat!
Hogyan találd meg gyorsan a leiratkozási lehetőségeket?
Először is, nyisd meg a Gmail fiókodat, és kattints a felső részen található keresősávra. Írd be: „leiratkozás” vagy „unsubscribe”. Még hatékonyabb, ha ezt a keresést használod: leiratkozásra vonatkozó e-mailek (link a kereséshez). Így egyből megkapod azokat az e-maileket, amelyek lehetővé teszik a leiratkozást. Például, ha megrendelted egy online áruház hírlevelét, de most már nem szeretnél tőlük leveleket kapni, így könnyedén megtalálhatod az összes tőlük kapott e-mailt is.
Keresési eredmények mentése: Időt takaríthatsz meg!
Ne pazarold az idődet azzal, hogy minden alkalommal újra beírod a keresőszavakat. Csak nyomd meg a CTRL+D kombinációt, és a keresésedet mentsd el könyvjelzőként és tűzd ki a könyvjelzősávra. Ezután minden további nélkül elérheted a keresett e-maileket.
Leiratkozás és a zavaró e-mailek törlése: Tartsd tisztán a bejövő leveled!
Ha végleg szeretnél megszabadulni ezektől az e-mailektől, keress egy ‘leiratkozás’ vagy ‘unsubscribe’ linket az e-mailek alján, vagy használd a Gmail saját ‘leiratkozás’ opcióját, ha elérhető és kattints rá.
Válaszd ki azokat az e-maileket, amelyeket többé nem szeretnél látni, jelöld meg őket, majd kattints a ‘törlés’ vagy ‘kuka’ ikonra. De légy óvatos: ha vannak fontos e-mailek, amelyeket megtartanál, győződj meg róla, hogy eltávolítod a jelölést róluk, mielőtt törlöd a többit!
Címkék használata: Rend a hírlevelek között!
Itt az ideje, hogy rendszerezd a hírleveleidet címkékkel! Ha még nem használtál ilyet, hozz létre egy „hírlevél” címkét. Például, ha egy hírlevélre rákattintasz, nyomd meg az „l” billentyűt, és a felugró ablakban válaszd ki vagy hozz létre egy új címkét „hírlevél” néven. Ezután ezt a címkét alkalmazhatod minden további, hírlevélként érkező e-mailre.
Automatizált szűrők beállítása: Hagyd, hogy a Gmail megtegye helyetted a munkát!
Miután címkéztél minden hírlevelet, állíts be szűrőket! A Gmail lehetővé teszi, hogy automatikusan címkézd az új hírleveleket. Csak kattints a keresősávban lévő lefelé mutató nyílra, add meg a szűrési feltételeket, mint „leiratkozás”, és kattints a „Szűrő létrehozása” opcióra. Ne felejtsd el beállítani a „Címkézés” opciót, és válaszd ki a „hírlevél” címkét!
Időszakos tisztogatás: Maradjon csak az, ami tényleg számít!
Érdemes időről időre „kitakarítani” a hírlevelek között. Ha találsz olyanokat, amelyek már nem relevánsak vagy egyszerűen csak nem érdekelnek többé, ne habozz leiratkozni. Ez nemcsak helyet szabadít fel a bejövő leveledben, hanem segít abban is, hogy később a lényeges üzenetekre koncentrálhass.
Biztonság első: Vigyázz a spam és a phishing csapdákra!
Nem szabad elfelejtenünk a biztonságot sem. Néha az „unsubscribe” linkre kattintva nem a leiratkozási oldalra, hanem egy adathalász weboldalra juthatunk, ami veszélyeztetheti személyes adatainkat. Ha úgy érzed, hogy valami gyanús, inkább töröld az e-mailt, és soha ne adj meg személyes információkat, ha nem vagy biztos az oldal hitelességében.
Zárszó
A hírlevél-áradat megfékezése nem kell, hogy ijesztő vagy időigényes feladat legyen. Ezzel az egyszerű, lépésről lépésre haladó útmutatóval most már te is képes leszel rendet tenni a Gmail fiókodban. Sajátítsd el ezeket a praktikákat, és tartsd a bejövő leveleidet szabályozottan, rendezetten! Emeld fel a hangod, és mondj nemet a zavaró hírlevelekre! Kezdd a változást ma, és élvezd a rendezett, stresszmentes e-mail élményt!
A digitális korszakban az e-mail kommunikáció létfontosságú. Szinte mindenki szembesül azzal a kihívással, hogy hogyan kezelje az áradatnyi bejövő levelet. Ha te is szeretnél hatékonyabbá válni a levelezésben, kövesd az alábbi tippeket és trükköket!
Gmail: Mindennapi segítőtársunk
A Gmail nem csak egy levelező platform, hanem sokunk számára az élet egyik nélkülözhetetlen része. Képzeld el, hogy egy átlagos napon hány levelet kapsz és mennyi időt töltesz azok rendezésével. Hogy ezt az időt lerövidítsd, itt vannak a legfontosabb billentyűparancsok:
Törlés Gmailben: Alt Gr + X Példa: Vannak olyan levelek, amelyekre egyszerűen nincs szükség. Ezzel a parancsokkal egy gombnyomással megszabadulhatsz tőlük.
Címkézés Gmailben: „l” Példa: Elképzelhető, hogy vannak bizonyos projektekhez vagy emberekhez köthető levelek. A címkézés segítségével könnyen csoportosíthatod őket.
Archiválás Gmailben: „e” Példa: Amikor egy fontos levelet már elolvastál, de később is vissza szeretnél rá térni, egyszerűen archiválhatod.
Az Outlook sokak számára a munka szinonimája. Ezen kívül a platform rengeteg integrált funkcióval rendelkezik, amelyek megkönnyítik a munkát. Nézd meg a következő billentyűparancsokat:
Törlés Outlookban:
Asztali: Delete vagy Ctrl + D
OWA: Delete Példa: Hányszor érkezik olyan levél, ami nem releváns? Egy gyors törlés, és már nincs is a látóterünkben.
Mappába Áthelyezés:
Asztali: Ctrl + Shift + V
OWA: Ctrl + Shift + V Példa: Ha egy projektről sok e-mail érkezik, ezeket külön mappába helyezheted át, hogy rendezett legyen a postafiókod.
Archiválás Outlookban:
Asztali: Manuális (a levélre kattintva a menüből választható)
OWA: Backspace vagy V Példa: Ahogyan a Gmailnél, itt is érdemes azokat a leveleket archiválni, amelyeket később szeretnél újra elolvasni.
Záró gondolatok: Hatékony levelezés = idő és energia megtakarítás
Néhány egyszerű billentyűparancs és technika segítségével te is javíthatsz levelezési rutinodon. Kezdd el ma, és néhány nap gyakorlás után észre fogod venni, hogy nem csak gyorsabban, de hatékonyabban is kezeled a leveleidet!
Ahhoz, hogy atombiztos szokásokat alakíts ki, egy olyan környezetet kell magad körül kialakítani, amely támogatja a produktív életmódot.
Ezt leginkább különböző vizuális emlékeztetők használatával tudod megtenni.
Könnyítsd meg az életed: Iktasd ki az erőfeszítést igénylő dolgokat!
Nemrégiben átrendeztem a szobámat, mert nagyon nem ment a papírmentes működés, az iratgyűjtő tálca, a szkenner, az iratmegsemmisítő, a szemetes és a dossziék össze-vissza voltak a szobámban. Kicsit átgondoltam a dolgokat, átpakoltam őket gyakorlatilag egymás mellé, szépen sorjában, így már nem kell össze-vissza rohangálnom, ha egy papírt a helyére akarok tenni: minden szem előtt van és kéznél.
Azért tettem mindezt, mert el kellett fogadnom azt, hogy a helyes szokások kialakításához, megtartásához rengeteg akaraterő és fegyelem szükséges.
Ráadásul az akaraterőm meg olyan, mint a telefonom akkumulátora: véges kapacitású, nap végére lemerül.
Most komolyan, ki a fenének van kedve még este szkennelni, aztán előkeresni a dossziét és beletenni a papírt megfelelő helybe?
Hát a régi rendszer szerint nekem sem volt nagyon.
Ráadásul még ott van egy csomó dolog: család, barátok, sport, munka, a szemetet is le kéne vinni a Dolgozz okosan!-ra is kéne írnom egy bejegyzést a Trello-ról.
Ezek a dolgok mind kihatnak az akaraterőmre. Ha rossz a kedvem vagy stresszes vagyok, akkor nulla az akaraterőm: biztosan nem fogok nekiállni este 8-kor még precízen rendezgetni a dokumentumait. Fogok inkább egy sört és kiolvasom az internetet,
Kezdőként valahogy így lehetsz Te is (pont így jártam én is, nyugi). De ez így van rendjén.
Az ember agya nem szereti munkát, mindig csak azt keresi, hogy hogyan takaríthat meg energiát.
Erre találta fel a természet a szokásokat.
A trükk ott van, hogy egy új szokás kialakítása is fegyelmezettséget és önuralmat kíván, szóval mégiscsak dolgoznia kell az agynak, de csak addig, amíg automatikussá nem válik.
Szóval van megoldás!
Csak segíteni kell az agynak abban, hogy energiát spóroljon: ki kell iktatni minden olyan a dolgot (konkrétan a gondolkodást), amik miatt erőfeszítésbe telik egy látszólag egyszerű tevékenység is, mint egy feladat felírása a Trello-ba.
A bolygó neve: szokás!
A szokásokról Charles Duhigg A szokás hatalma című könyvében már szinte mindent leírt, amit nekünk földi halandóknak tudni kell a szokásokról.
De azért röviden összefoglalom, hogy miről is van szó.
A szokások olyan apró nap-mint-nap meghozott döntések, amelyek alapján teljesen automatikusan egy bizonyos cselekvéssort hajtunk végre.
OMG! Ez alapján ideje komolyan venni. Ha így nézem, akkor életem gyakorlatilag szokásaim összessége:
Hogy mennyit sportolok? Szokás kérdése.
Hogy milyen produktív vagyok? Szokás kérdése.
Hogy felírsz-e valamit a Trello-ba? Szokás kérdése.
A szokásaim határozzák meg, hogy ki vagyok.
Ó, jaj, akkor ismerkedjünk meg a felépítésével közelebbről egy mindennapos történet segítségével:
Csöng a telefonod, fel kell venned. Kíváncsi vagy ki az és mit akar? – Ez a jel vagy emlékeztető, az az inger, ami emlékeztet valamire. ehet egy esemény, egy cselekvés, a nap egy bizonyos időpontja, egy helyszín, más emberek vagy akár érzelmi állapot is. Az emlékeztető hatására indul be az a reflexszerű, mást ne mondjak, tudatos odafigyelést nem igénylő cselekvéssor a rutin.
Felveszed a telefont. Beszéltek. – Rutin. Jel hatására végrehajtott tevékenységek.
Meg tudod, hogy ki az és mit akart. – Jutalom. Az a haszon, amit a cselekvéstől vár az ember. (szerk.: vagy büntetés, attól függ ki keres).
Ennyi.
Tehát azt mondjuk, hogy egy olyan emlékeztetőre van szükség, ami rögtön a helyes rutint hívja meg. Erre talán a vizuális jelek a legjobbak.
De mi van, ha nincs semmilyen emlékeztető jel?
Gondolhatnád. Hiszen mi emlékeztethet téged arra, hogy felírj valamit? Igazad van. Semmi.
De.
Make work visible! – ezt mondja a Personal Kanban.
Legyen szem előtt, hogy mit kell tenned. Legyen kéznél és szem előtt a Trello. Így egyáltalán nem kell gondolkoznod, hogy mit kell tenni.
Lásd, hogy mit kell csinálni!
Gondoskodj arról, hogy mindig legyen egy olyan vizuális jel (emlékeztető) vagy jelrendszer, amely végigvezet a folyamaton úgy, hogy pillanatara se kell megállnod: Gondolkozni.
Én ezért rendeztem újra a dolgozószobámat.
Ránézek a tálcámra, ott a papír. Megfogom és eldöntöm, hogy mi legyen a sorsa:
szkennelem (a szkennert látom, kéznél van hurrá);
berakom az iratrendezőbe (az iratrendezőt látom, kéznél van hurrá);
kidobom a szemetesbe (a szemetest látom, kéznél van hurrá);
megsemmisítem, (az iratmegsemmisítőt látom, kéznél van hurrá).
Mindig minden szem előtt van, így tudom, hogy mit kell tenni. Nulla erőfeszítéssel.
Ezt egyébként bármire alkalmazhatod:
Minden reggel vizet akarsz inni? Tegyél az ágyad mellé egy üres poharat.
Többet akarsz edzeni? Szerezd be otthonra a szükséges eszközöket és tedd olyan helyre, ahol mindig szem előtt lesznek
Többet akarsz futni? Készítsd össze futós szetted és tedd a bejárati ajtó közelébe, így hazaérkezés után már indulhatsz is.
Én általában a következő kérdést szoktam feltenni:
Hogyan tudom ezt a feladatot a lehető legkevesebb erőfeszítéssel megoldani?
Ha erre meg van a válasz, akkor már megint megúsztam valami felesleges dolgot.
[sc name=”minicrm_hirlevel_feliratkozas”]
Csináld meg Trello-ban is!
Beesik egy tennivaló, rögzítenem kell.
Amint észlelem, hogy valamilyen teendőm van (jel) emlékeztetem magam arra, hogy fel kell írni, mert utána elfelejthetem. Ezzel be indítottam a rögzítés folyamatát.
Megkeresem a legközelebbi a Trello-t és felírom (rutin).
Én vagy az életok császára: Felírtam és tudom, hogy ezen már nem kell aggódnom: stressz mínusz. Hawaii, dizsi, napfény. (jutalom)
Bármilyen alkalmazást (Trello, Todoist, Asana, Wunderlist) is használsz a lényeg, hogy mindig szem előtt legyen egy könnyen elérhető helyen.
Így szinte azonnal és fájdalommentesen fogsz tudni bármit felírni.
Ha jól megcsinálod a pillanatok alatt hozzászoksz és elkerülhetetlen lesz, hogy automatikus legyen a rögzítés.
A Trello esetében a következők szerint járj el:
Telepítsd telefonodra a Trello-t és widget formájában tedd ki a gyors hozzáadáshoz szükséges gombot, ami az „új kártya hozzáadása„.
Vedd fel a böngésződ könyvjelzősávjába (CTRL+D) a Trello.com-ot.
Telepítsd fel Chrome böngésződhöz a Gmail bővítményt. (Firefoxhoz sajnos nem találtam.)
Telepítsd fel Chrome böngésződhöz a bővítményt. (Egy hasonló bővítmény Firefoxhoz.)
Így most már gyakorlatilag bármilyen helyzetben tudsz rögzíteni, ha megszáll az ihlet!
Jelzem, hogy egyéb feladatkezelő alkalmazások (Todoist, Asana, Wunderlist) esetében is léteznek hasonló megoldások.
Szájbarágó
Azzal, hogy könnyen elérhetővé teszed a megoldást és vizuális jelekkel emlékezteted magad az egyes lépésekre, teendőkre gyakorlatilag kiiktatod az emberi „gyengeséget” a folyamatból: nem kell hosszasan keresgélni egy ikont vagy egy dossziét, minden ott van, ahol lennie kell. Szem előtt, kéznél. Nem kell gondolkodni, agyad boldog!
Arra bíztatlak, hogy folyamatosan keresd környezetedben azokat a lehetőségeket, amelyek támogatják a produktivitást.
Továbbmegyek, alakítsd úgy a környezeted, hogy ne is kelljen gondolkodnod a következő lépésen, hiszen adja magát.
Ha környezeted produktív, akkor Te is erre a sorsra vagy kárhoztatva, még akkor is, ha éppen hulla fáradt vagy!
Új szokás kialakításakor gondoskodj arról, hogy legyen mindig egy vizuális inger, ami beindítja a folyamatot és egyben emlékeztet a pontos lépésekre!
Levezetésképp
Ha jobban érdekel a szokások témaköre, akkor javaslom olvasd el Charless Duhigg A szokás hatalma című könyvét.
De íme, itt egy rövid magyar nyelvű könyvajánló, ahol még tömörebben elmondják a tutit.
Az életünkben naponta rengeteg információ áramlik felénk különböző csatornákon keresztül. Ez az információáradat sokszor olyan intenzív, hogy képtelenségnek tűnik minden feladatot és teendőt kordában tartani. Gyakran érezhetjük úgy, hogy egyszerűen nem maradunk friss szellemileg, mert a figyelmünket folyamatosan más és más inger tereli el. Ebben a cikkben olyan megoldásokat mutatok, amelyek segítenek abban, hogy ne vesszünk el az információk tengerében, és hatékonyabbá váljunk a mindennapokban.
Tudatosítsd és oldd fel a problémát!
A legtöbb ember hajlamos engedni a belső és külső nyomásnak, és átugrani az éppen érkező feladatokra. Ezzel azonban az eredetileg tervezett teendők elmaradnak, és a nap végén gyakran azt érezzük, hogy nem haladtunk semmivel. Ez az érzés ismerős lehet sokak számára, hiszen a folyamatosan beérkező új feladatok rögzítése és rendszerezése nélkül az elménk túltelítődhet.
Fontos felismerni, hogy agyunk nem arra lett tervezve, hogy hatalmas mennyiségű információt tároljon és rendszerezzen. Ezért javasolt egy produktivitási rendszer bevezetése, amely leveszi az elménkről ezt a terhet, így felszabadítva a kreatív energiáinkat. Ehhez pedig első lépésként szokássá kell tennünk a feladatok rendszeres rögzítését.
Miért jó neked, ha rendszerezed a feladataidat?
Az információk rendszerezésének számos előnye van, amelyek közül néhányat az alábbiakban összegyűjtöttem:
Az elme tehermentesítésével több kreatív energiánk marad a fontos feladatokra.
Csökken a stressz, mert tudjuk, hogy semmiről nem maradunk le.
Nagyobb kontrollt nyerünk a napunk felett, mivel minden szükséges információt megtalálunk, amikor szükség van rá.
Csatornák és gyűjtőpontok
Csatornák és gyűjtőpontok
Az első lépés a feladatok rendszerezése felé az, hogy azonosítsuk azokat a csatornákat, amelyeken keresztül az információk érkeznek hozzánk. Ezek lehetnek például:
e-mail fiókok (céges, magán),
azonnali üzenetküldők (Viber, WhatsApp, Slack),
közösségi média platformok (Facebook, Instagram, LinkedIn),
naptárak (céges, magán),
szóbeli kommunikáció.
Miután azonosítottuk ezeket a csatornákat, létrehozhatunk egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, például a számítógépünkön, telefonunkon vagy tabletünkön található alkalmazások. Ezt követően csökkenthetjük a csatornák és gyűjtőpontok számát, hogy minimalizáljuk az érkező információk mennyiségét és ezzel a figyelmünket elterelő értesítések számát is.
1. Azonosítsd csatornáid és gyűjtőpontjaid
Először is azt javaslom, hogy tudatosan azonosítsd, ha kell készíts egy listát azokról a fizikai és online, elektronikus csatornákról, amelyeket nap, mint nap használsz, amelyek elérnek téged. Néhány ötlet kezdésnek:
Email
céges
magán
Azonnali üzenetküldők
Viber
WhatsApp
Slack
Skype
Közösségi média
Facebook
Instagram
Linkedin
Telefon
céges
magán
Naptár
céges
magán
Postaláda
Irattartó
Szóbeli kommunikáció
A következő lépésként készíts egy listát azokról a gyűjtőpontokról, ahová ezek az információk érkeznek, befutnak (számítógéped, telefonod, tableted és bármilyen hely ahol értesítést kaphatsz). Ezek lesznek a gyűjtőpontjaid.
Ha akarsz ebből a két dimenzióból csinálhatsz egy mátrixot, amiből egy átfogó képet kaphatsz arról, hogy hány helyről zúdul rád az információ. Ehhez inspirációként készítettem egy móricka táblázatot, ahol az „x”-ek azt jelentek, hogy az adott eszközön van-e gyűjtőpontod.
Lehetséges gyűjtőpontok
Csatorna
Céges telefon
Privát telefon
Céges laptop
Facebook Messenger
x
x
Céges email
x
x
x
és így tovább…
Nos, elvileg ezeket kéne átnézned rendszeresen ahhoz, hogy mindennel képbe legyél.
Ha ezekkel meg vagy kialakul egy valós képed arról, hogy hány helyen támadhat az információ.
2. Csökkentsd csatornáid és gyűjtőpontjait számát
Ha nem akarod magad különösebben szívatni, akkor a következő lépés, hogy minimálisra csökkented gyűjtőpontjaid és csatornáid számát, így a potenciális értesítések száma is csökkeni fog, amikről tudjuk, hogy remek figyelemelterelők.
Minél kevesebb a lehetséges információforrás, annál kevesebb dolgot kell átnézned később.
Ehhez a következőket kell tenned:
minimalizálod az eszközeiden használt alkalmazások számát;
kikapcsolod, minimalizálod az értesítéseket;
nehezen elérhetővé teszed a megnyitásra csábító alkalmazásokat.
Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben!
Minimalizáld az alkalmazások számát
Sokan sokféle alkalmazást használunk a kommunikációra, erre talán a legjobb példák az azonnali üzenetküldők: Viber, Skype, Facebook, Slack és még sorolhatnám. Valószínűleg Te is használsz legalább hármat.
Ahhoz, hogy minimalizáld a használt alkalmazások (csatornák) számát egyrészről érdemes megvizsgálnod, hogy szükséged van-e egyáltalán az összes általad használt alkalmazásra vagy van esetleg, amit eltávolíthatsz a képből?
Nálam például így vérzett el a WhatsApp: nagyjából két emberrel kommunikáltam az alkalmazáson keresztül, így inkább áthelyeztem a beszélgetést a Facebook Messengerre az esetükben, utána pedig viszlát WhatsApp.
Másrészről érdemes azt is megnézed, hogy vajon az összes eszközödre / felületedre (gyűjtőpont) fel kell, hogy legyen telepítve az adott csatornához kapcsolódó alkalmazás? Sokszor teljesen feleslegesen vannak bizonyos eszközökre telepítve egyes alkalmazások vagy böngésző bővítmények. Személyes kedvencem az, amikor egy kiváló bővítménynek köszönhetően egy megbeszélésen a kivetítőn felugrik egy Facebook üzenet értesítés, aminek az első néhány szavát még el is lehet olvasni. Epic fail.
Ha találsz néhány alkalmazást, amire egész egyszerűen nincs szükséged vagy nincs keresnivalója az adott eszközön, akkor távolítsd el.
Minimalizáld az értesítések számát
Kapcsold ki a felesleges értesítéseket a telefonodon, tableteden vagy épp a számítógépeden.
Ez elsőre talán furának és kicsit babrásnak tűnhet, de szerintem idővel Te is rájössz, hogy milyen frankó is az, ha nem szakítja két percenként valami félbe a munkádat. Remélem elég hamar.
Tehát ha legközelebb felugrik egy értesítő, gondold át, hogy tényleg szükséged van-e arra, hogyazonnal értesülj az adott csatornáról érkező információkról. Ha nincs, kíméletlenül halkítsd le, kapcsold ki, tüntesd el.
Tedd nehezen elérhetővé
Legutóbbi szabadságom alatt a munkahelyi leveleim kezelésére használt alkalmazást egész egyszerűen a telefonom legutolsó oldalára húztam át, így amikor valamiért a telefont kellett használnom, nem az Outlook ikonja volt az első, ami fogadott a kezdőképernyőn. Nem csábított, hogy megnyissam.
Miért írom ezt ide?
Mert, ha már a telefonod tele kell legyen tömve mindenféle alkalmazással, amelyek értesítésekkel bombáznak, a legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz, hogy áthelyezed a telefonod kezdőoldaláról azon alkalmazások ikonjait, amelyek értesítései kevésbé fontosak vagy ideiglenesen nem szeretnéd őket szem előtt tudni.
Így az ominózus alkalmazások nem lesznek közvetlenül az orrod előtt, aminek köszönhetően egyrészről nem fogod minden alkalommal látni az új üzenetre utaló jelvényeket vagy értesítéseket, másrészről kisebb ingerenciát fogsz érezni az alkalmazás megnyitására, így azok nem fogják elterelni a figyelmed.
Fél siker, gyerünk tovább!
3. Keress egy helyet dolgaidnak: Inbox előkészítése
Az Inbox-ok alatt azokat a helyeket értem, ahová tudatosan tereled, gyűjtöd a dolgaid későbbi feldolgozás céljából.
Ezek a helyek lesznek személyes produktivitási rendszered belépési pontja.
Ide tartoznak a fizikai inbox-ok (egy remek irattálca) és az online inbox-ok (pl: email, feladatlista).
Az inbox-ok kialakítása során vedd figyelembe, hogy miket akarsz bennük tárolni:
Teendők: Keress egy számodra kényelmesnek tűnő, tetszetős felületű alkalmazást. Én a Todoist mellett voksolok, de sokan szeretik a Wunderlist-et is, a te döntésed.
Projektek: Őszinte leszek, annyira megkedveltem a Trello-t, hogy mára mindenkinek azt ajánlom, ezúttal sem teszek másképp. Kiváló alkalmazás
Email: Javaslom, hogy lehetőség szerint egy levelező alkalmazást használj, például vezesd be Gmail-be az összes email címed. Persze akkor sincs dráma, ha szét akarod választani a munkahelyi és a személyes emailjeid, én is így csinálom egyébként. Ezt is meg tudod oldani például úgy, hogy a céges levelezésre az Outlook-ot használod, privátra pedig a Gmail-t. Ha több munkahelyi vagy privát email címed van, akkor külön-külön egy helyre terelheted őket. Az emaileket különböző bővítmények segítségével át tudod emelni a feladatkezelődbe és így végső soron a teendők között kötnek ki azok a levelek, amelyek teendők lapulnak.
SMS: A másik nagy trükk, amit szeretek alkalmazni az az SMS-ek átemelése Gmail-be vagy a Todoist-ba, ezt is megtehet, például az IFTTT-vel. Így nem kell azokkal sem foglalkozni.
Jegyzetek: Ha jegyzetelsz, akkor vélhetően a közeljövőben szükséged lesz a jegyzetekben található információra, ezért érdemes egy, a jegyzetek kezelésére tervezett alkalmazást használnod. Ezen a területen az Evernote és a OneNote a két legjobb alternatíva szerintem. Ráadásul a Pleexy nevű alkalmazás segítségével össze tudod drótozni jegyzeteid a Todoist-tal vagy a Wunderlist-tel.
Dokumentumok: Egy jó OneDrive-ot, Google Drive-ot vagy Dropbox-ot javasolnék erre a célra. Válassz egyet és kezd el használni. Ide jöhetnek a dokumentumok, PDF-ek, képek és megannyi fájl.
Találkozók, megbeszélések: Nem kérdés, hogy a Google Naptár vagy az Outlook naptár a megoldás.
Érdemes mindegyik eszköz esetében egy gyűjtőpontot kinevezni és inbox-nak kinevezni. Így pontosan tudod majd, hogy hol kell keresned feldolgozandó dolgaid! A cél, hogy inboxaid száma is minimális legyen!
4. Áramvonalasítsd gyűjtőpontjaid
Ahogy a fentebb már feszegettem bizonyos dolgokat áramvonalasítani (automatizálni) is tudsz. Így rengeteg melót spórolhatsz meg magadnak.
A legtöbb feladatkezelőbe például lehet emailt továbbítani és a levél feladatként bekerül.
Ha haladóbb felhasználó vagy, akkor erősen javaslom a fentiekben pedzegetett IFTTT , Pleexy és a Zapier megoldásait, remekül lehet vele automatizálni különböző dolgokat.
Amiket én használok:
ha nem fogadott hívásom van az Android telefonom, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (IFTTT);
ha megcsillagozok a Gmail-ben egy levelet létrejön egy feladat a Todoist-ben, ráadásul úgy, hogy a feladatra kattintva rögtön meg is nyílik az adott email (Pleexy / Zapier);
ha kommentet fűzök egy Trello kártyához, akkor létrejön egy feladat a Todoist-ben (Butler for Trello / Zapier)
További példa lehet az áramvonalasításra a papírmentes működés kialakítása: Ha levelet kapsz és van vele valamilyen dolgod, csak fotózd le a telefonoddal a dokumentumot és töltsd fel a megfelelő helyre.
Egy jó szkenner is csodákra képes, ha már papírmentes működésről van szó.
5. Alakíts ki helyes szokásokat!
A produktivitás alapja a helyes, produktív szokások kialakítása, ezért törekedj arra Te is, hogy helyes szokásokat alakíts ki a bejövő dolgok kezelése kapcsán.
Rögtön írd fel,
fotózd le,
szkenneld fel.
Miért?
Mert az agynak megvan az a furcsa jellemzője, hogy mindig a legkisebb ellenállás irányába megy, nem nagyon szeret energiát tenni a dolgokba. Ez van.
Cserébe a szokások olyan cselekvéssorok, rutinok; amelyek nem igényelnek különösebb szellemi ráfordítást. Mondhatni gondolkodás nélkül megy, a lehető legkevesebb energiát igénylek.
A Wikipedia szerint így:
“A szokások, sok ismétlés által automatizálódott cselekvések, amelyek valamilyen szükséglet kielégítésére alakulnak ki. A cselekvések rendszeres gyakorlásának hatására a tudatos cselekvés tudattalan készséggé alakul, ezáltal az egyén gépiesen, külön tudati ellenőrzés nélkül képes végrehajtani a cselekvést. A szokások tehát azok az automatikussá váló cselekvések, melyekről korábban tudatos döntés született és amelyek a tudat kontrollja nélküli cselekvésekké alakultak át. A szokások rendszere meghatározza a személyiséget. A szokások segíthetik vagy gátolhatják az egyén fejlődését, attól függően, hogy azok milyen irányban befolyásolják az élet minőségét.”
Tehát próbálj meg mindenből szokást formálni:
írd fel a feladatokat egy helyre,
a leveleid mindennap dolgozd fel.
Ha szokást formálsz belőlük, akkor jóval könnyebb dolga lesz az elmédnek és így könnyebb lesz a hétköznapijaidba integrálni ezeket a lépéseket.
Automatizálj minél több mindent!
További érv a szokások mellett, hogy azok egyes lépései mindig ugyanazok és ugyanolyan sorrendben következnek.
Így könnyen belátható szerintem, hogy ha valami mindig ugyanúgy történik, akkor bizony automatizálható is, éljen a standard work:
az SMS-eid akár emailben is megkaphatod (lásd feljebb),
Érdemes elsajátítanod az IFTTT, Pleexy és Zapier használatát, ehhez lejjebb hasznos linkeket találsz.
Használatukkal új dimenziók nyílnak meg előtted!
6. Igazítsd rögzítő eszközeid az Inbox-aidhoz
Elsőre talán soknak tűnhet ez a rengeteg lépés, de nézzük meg közelebbről, úgy már nem is olyan vészes.
Ha szervezesről vagy GTD értelemben vett projektek menedzseléséről van szó, magam részéről a Kanbant és a Trello-t kedvelem a legjobban. Ismerkedj meg vele Te is.
Az operatív, napi dolgok menedzselésére pedig a Todoist-et használom.
Mindkettő széles körben elterjedt, remek irodalmuk van az interneten és kiválóan automatizálhatóak különböző alkalmazások segítségével. Ezeket bátran ajánlom neked is!
Ahhoz, hogy minél könnyebben hozzászokj az egyik megoldás használatához érdemes az összes általad használt eszközt felkészítened arra, hogy a legkönnyebben tudj rögzíteni az adott alkalmazásba:
Telepítsd fel az alkalmazást (Trello, Todoist) a telefonodra!
Helyezd ki a telefonod első oldalára a hozzáadást támogató widget-et vagy gombot. Így pikk-pakk eléred az alkalmazást, ha rögzíteni akarsz valamit a rendszeredbe.
Számítógépeden, pedig tedd be a linkjüket a könyvjelzősávodba (Chrome esetében: CTRL+D)
Érdemes a böngésződhöz is megkeresni az alkalmazáshoz fejlesztett bővítményeket, ezekkel weboldalakat tudsz eltenni későbbre. (Lejjebb belinkeltem.)
Több alkalmazáshoz elérhető már Gmail és Outlook integráció is, ezeket is erősen javaslom telepíteni, mivel az emaileket és be tudod pakolni a rendszeredbe. (Szintén belinkeltem lejjebb).
A legtöbb alkalmazásba már emailben is lehet küldeni feladatokat, ismerd meg ezeket a funkciókat is közelebbről. (Ahogy ezt is.)
A következő egy hónapban foglalkozz a Todoist-tal vagy a Trello-val és miközben rendezed dolgaid, tanuld ki használatát, összes trükkjét a webes felületen és a telefonon egyaránt.
Mert lesz ez jó neked?
A rögzítés szokásának kialakításával rengeteg szellemi kapacitásod szabadul fel, mivel a dolgokat már nem kell fejben tartanod. Ha automatizálsz néhány lépést, még egyszerűbb dolgod lesz.
Kevésbé fognak a teendők nyomasztani, lévén egy trükknek köszönhetően az agyad azt hiszi, hogy a leírt feladatok elkészültek.
Afelől sem kell már izgulnod, hogy valamit elfelejtesz, ez önmagában külön ok a nyugalomra.
A rád zúduló információt, feladatokat kézben és rendben tudod tartani.
Kapcsolódó videók
Todoist
Feladatok továbbítása emailben
IFTTT + Todoist
https://www.youtube.com/watch?v=VTCsXmuIUKs
Trello
Feladatok továbbítása emailben
Trello + Outlook
IFTTT + Trello
Automatizálj!
A fentiekben hivatkozott automatizálásra alkalmas megoldásokról pedig összegyűjtöttem néhány videót arra az esetre, ha valamelyik felkeltette volna az érdeklődésed.
Biztos Te is nap, mint nap küszködsz, ügyes-bajos dolgaiddal, de azért igyekszel fejlődni a személyes hatékonyság területén is; talán használsz is különböző alkalmazásokat vagy programokat alkalmanként, amik megkönnyítik az életed.
Nos, ez így rendben is van, de úgy gondolom, hogy a mai világban ez még édeskevés, ahhoz hogy talpon tudj maradni a rád zúduló információ, tennivaló áradattal szemben; és élni tudd azt az életet, amit szeretnél.
